小超市用 excel 做进销存管理系统，能替代专业软件吗？

一、什么是用 Excel 做进销存管理系统

在日常的生意经营里，进销存管理可是非常关键的一环。简单来说，进销存就是采购进货、销售出货以及库存管理这三个方面。而用 Excel 做进销存管理系统，就是利用 Excel 这个大家都比较熟悉的办公软件，来记录和管理商品的进货、销售和库存情况。

Excel 的优势

Excel 是我们平时工作中常用的软件，基本大家都会用一些基础操作。它操作起来比较简单，不用专门去学复杂的系统操作。而且成本低，不需要额外花钱去购买专业的管理软件。比如一个小超市老板，他可能没有太多资金去买专业软件，用 Excel 就能轻松实现对货物的进销存管理。

适用场景

对于一些小型企业、店铺或者个体经营者来说，Excel 进销存管理系统就很合适。像街边的小文具店，商品种类不是特别多，业务量也不大，用 Excel 来管理进货、销售和库存，既方便又实用。

二、搭建 Excel 进销存管理系统的前期准备

在开始用 Excel 搭建进销存管理系统之前，我们得做好一些准备工作。

明确管理需求

要清楚自己需要管理哪些内容。比如你是开服装店的，那你要管理的可能就是衣服的款式、颜色、尺码、进货价格、销售价格等等。不同的行业需求不一样，明确了需求才能有针对性地搭建系统。

收集基础数据

收集商品的相关信息，像商品名称、规格、进价、售价等。也要记录好供应商和客户的信息。举个例子，一个水果店老板，他要收集水果的品种、产地、进价，还有供应商的联系方式，以及老客户的姓名、电话等信息，这些数据都是搭建系统的基础。

规划表格结构

规划好 Excel 表格的结构很重要。一般来说，可以分为进货表、销售表和库存表。进货表记录每次进货的详细情况，销售表记录销售的信息，库存表则实时反映商品的库存数量。比如在进货表中，可以设置日期、商品名称、数量、进价、供应商等列；销售表可以设置日期、商品名称、数量、售价、客户等列；库存表可以设置商品名称、期初数量、进货数量、销售数量、期末数量等列。

三、创建进货表

进货表是记录商品进货情况的重要表格。

表头设计

表头要包含必要的信息。日期列记录进货的时间，这有助于我们统计不同时间段的进货情况。商品名称列明确进的是什么商品。数量列记录进货的数量，进价列记录每件商品的进货价格，供应商列记录是从哪个供应商进的货。比如一家五金店，进了一批螺丝刀，在进货表中就要准确记录进货日期、螺丝刀的规格型号（商品名称）、进货数量、每把螺丝刀的进价以及供应商名称。

数据录入与更新

每次进货后，要及时在进货表中录入数据。录入时要保证数据的准确性，避免错误。如果商品的进价或者供应商发生了变化，也要及时更新表格。比如原来从 A 供应商进的某种商品，现在换成了 B 供应商，并且进价也有了调整，就要在进货表中相应地修改信息。

数据计算与统计

可以利用 Excel 的公式来计算进货的总金额，总金额等于数量乘以进价。还可以统计不同供应商的供货量等信息。比如通过公式计算出某个月从各个供应商进的货物总金额，方便和供应商对账。

四、创建销售表

销售表用于记录商品的销售情况。

表头设计

销售表的表头同样重要。日期列记录销售的时间，商品名称列明确卖的是什么商品，数量列记录销售的数量，售价列记录每件商品的销售价格，客户列记录是卖给了哪个客户。例如一家书店，卖出了一本《三国演义》，在销售表中就要记录销售日期、《三国演义》这本书的名称、销售数量、售价以及客户姓名（如果是会员客户）。

数据录入与更新

每完成一笔销售，就要及时在销售表中录入数据。如果有退货的情况，也要在销售表中进行相应的记录，一般可以用负数表示退货数量。比如一个客户买了 5 件衣服，后来退了 1 件，就在销售表中该笔销售记录的数量列修改为 4 件，同时可以备注退货情况。

数据计算与统计

利用 Excel 公式计算销售的总金额，总金额等于数量乘以售价。还可以统计不同商品的销售数量和销售金额，分析哪些商品比较畅销。比如通过统计发现某个月某个品牌的洗发水销售数量最多，就可以考虑多进一些该品牌的洗发水。

五、创建库存表

库存表是反映商品库存数量的关键表格。

表头设计

库存表的表头要能清晰反映库存情况。商品名称列明确是哪种商品，期初数量列记录该商品在统计周期开始时的库存数量，进货数量列记录在统计周期内的进货数量，销售数量列记录在统计周期内的销售数量，期末数量列记录统计周期结束时的库存数量。比如一家玩具店，在月初统计某种玩具的期初数量，在这个月内记录该玩具的进货数量和销售数量，最后算出期末数量。

数据关联与更新

库存表的数据要和进货表、销售表关联起来。期末数量等于期初数量加上进货数量减去销售数量。每次进货和销售数据更新后，库存表的数据也要自动更新。比如进货表中记录进了 100 件商品，销售表中记录卖出了 30 件商品，库存表中的该商品期末数量就要相应地更新。

库存预警设置

可以设置库存预警值，当商品的库存数量低于预警值时，提醒我们及时进货。比如设置某种商品的库存预警值为 20 件，当库存数量降到 20 件以下时，Excel 可以通过条件格式设置让该单元格变色，提醒我们补货。

六、使用 Excel 做进销存管理系统的注意事项

在使用 Excel 做进销存管理系统时，有一些地方需要注意。

数据安全

要定期备份 Excel 文件，防止数据丢失。可以把文件备份到移动硬盘或者云盘上。比如一个小餐馆老板，每天营业结束后，把当天的进销存 Excel 文件备份到云盘，这样即使电脑出了问题，数据也不会丢失。

数据准确性

录入数据时要认真仔细，避免录入错误。可以安排专人负责数据录入，并且录入后要进行核对。比如一家花店，在录入鲜花的进货和销售数据时，要反复核对数量和价格，确保数据准确。

系统的局限性

Excel 做的进销存管理系统有一定的局限性。当业务量比较大、数据比较复杂时，可能会出现处理速度慢、容易出错等问题。这时候可以考虑使用专业的管理软件。比如一些大型的批发企业，业务量很大，Excel 可能就无法满足管理需求了。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它能处理大量复杂的数据，提高管理效率，比 Excel 更适合业务量大的企业。

以上就是关于用 Excel 做进销存管理系统的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做进销存管理系统难不难？

我就想知道，用 Excel 做进销存管理系统到底难不难呀。感觉 Excel 平时用得挺多的，但要用来做个管理系统，心里还是有点没底。

以下是具体分析：

基础操作层面：如果只是简单的记录进出货数量、日期等信息，利用 Excel 的表格功能，输入数据、设置一些简单的公式，比如求和、计算差值等，难度不算大。就像平时用 Excel 做个简单的收支记录一样，只要会基本的输入和公式运用就行。

数据处理层面：要是涉及到复杂的数据处理，比如根据不同的条件筛选数据、进行数据的分类汇总等，可能就需要掌握一些稍微高级点的函数，像 VLOOKUP、SUMIF 等。对于不太熟悉函数的人来说，这可能会有一定难度。

系统功能层面：要构建一个完整的进销存管理系统，除了数据记录和处理，还需要有库存预警、报表生成等功能。实现这些功能可能需要运用 Excel 的宏、数据透视表等工具，这对于普通用户来说，学习成本会比较高。

维护和更新层面：随着业务的发展，进销存数据会不断变化，系统也需要不断维护和更新。如果 Excel 文件变得很大，操作起来可能会变得卡顿，而且对公式和数据的修改也容易出错。这时候，可能就需要考虑使用专业的软件，像建米软件，它能更高效地处理这些问题。

二、Excel 做的进销存管理系统能满足企业需求吗？

我听说很多企业都在考虑用 Excel 做进销存管理系统，我就想知道它到底能不能满足企业的需求呢。

以下是详细探讨：

小型企业简单需求：对于一些小型企业，业务量比较少，进销存的流程也相对简单。Excel 可以通过简单的表格设置，记录货物的进出情况，基本能满足日常的管理需求。比如一些小商店，每天的进货和销售数量不多，用 Excel 记录一下，看看库存还有多少，就足够了。

数据准确性方面：在数据量不大的情况下，人工手动输入数据到 Excel 中，只要细心操作，数据的准确性还是可以保证的。但当业务量增大，数据增多时，人工输入容易出现错误，而且 Excel 本身对于数据的校验和纠错功能有限。

功能扩展性方面：Excel 的功能相对有限，很难实现一些复杂的功能，比如与其他系统的集成、实时数据共享等。企业发展壮大后，可能需要更强大的功能来支持业务，这时候 Excel 就显得力不从心了。而建米软件可以根据企业的需求进行定制开发，功能扩展性更强。

数据分析方面：虽然 Excel 可以做一些简单的数据分析，但对于大规模的数据，它的分析能力就比较弱了。企业需要深入了解销售趋势、库存周转率等数据时，Excel 可能无法提供全面、准确的分析结果。建米软件则有更专业的数据分析功能，能为企业决策提供有力支持。

三、用 Excel 做进销存管理系统有哪些优缺点？

朋友说用 Excel 做进销存管理系统挺方便的，但我也听说有不少问题。我就想知道它到底有哪些优缺点呢。

以下是具体优缺点介绍：

优点方面：

成本低：Excel 是办公软件中很常见的，几乎每个电脑都有安装，不需要额外购买其他软件，对于企业来说，能节省不少成本。

易上手：大多数人都或多或少使用过 Excel，基本的操作很容易掌握。即使没有专业的知识，也能快速学会用它来记录进销存数据。

灵活性高：可以根据企业的实际需求，自由设计表格的格式和内容。比如可以根据不同的产品类别，设置不同的列来记录相关信息。

便于分享：Excel 文件可以很方便地通过邮件、共享文件夹等方式进行分享，方便团队成员之间的协作。

缺点方面：

数据安全问题：Excel 文件容易丢失、损坏，而且对于数据的访问权限控制不够严格，容易造成数据泄露。

效率低下：当数据量增大时，手动输入和处理数据会变得非常繁琐，效率低下。而且查找和修改数据也比较麻烦。

功能有限：前面也提到过，Excel 很难实现一些复杂的功能，像库存预警、自动生成报表等功能，实现起来比较困难。

缺乏实时性：Excel 中的数据需要手动更新，不能实时反映最新的进销存情况。而建米软件可以实时更新数据，让企业及时掌握业务动态。

四、有没有比 Excel 更好的进销存管理系统？

我想知道，除了 Excel，有没有更好的进销存管理系统呢。感觉 Excel 虽然方便，但也有不少局限。

以下是一些比 Excel 更合适的系统介绍：

专业进销存软件：像建米软件就是一款专业的进销存管理系统。它有专门的开发团队，功能更加完善。可以实现库存的实时监控，当库存数量低于设定的阈值时，会自动发出预警。

操作便捷性：专业软件通常有更友好的界面和操作流程，不需要用户掌握复杂的 Excel 函数和操作技巧。员工可以很快上手，提高工作效率。

数据安全性：专业软件采用了更先进的技术来保障数据的安全，比如数据加密、备份恢复等功能。可以有效防止数据丢失和泄露，让企业无后顾之忧。

数据分析能力：能对进销存数据进行深入分析，生成各种详细的报表，为企业的决策提供有力支持。而 Excel 在这方面的能力相对较弱。

集成性：可以与企业的其他系统，如财务系统、客户关系管理系统等进行集成，实现数据的共享和流通。这是 Excel 很难做到的。建米软件在集成性方面表现出色，能帮助企业实现更高效的管理。