小白必看！excel制作进销存系统的步骤，能替代人工操作吗？

一、了解进销存系统和Excel的优势

在开始用Excel制作进销存系统之前，咱们得先明白啥是进销存系统。简单来说，进销存系统就是管理企业商品的进货、销售和库存情况的系统。比如一家小超市，每天进了多少货，卖出去多少，还剩下多少库存，这些数据都需要一个系统来进行管理和记录。

Excel做进销存系统的优势：Excel是大家都比较熟悉的办公软件，它操作相对简单，而且有丰富的函数和工具可以使用。对于一些小型企业或者个体商户来说，用Excel来制作进销存系统，既不用花费大量的资金去购买专业的软件，又能满足基本的管理需求。举个例子，一个小文具店老板，他可能没有太多的预算去购买专门的进销存软件，这时候用Excel自己做一个简单的系统就非常合适。

二、前期规划与数据准备

明确需求：在动手制作之前，要先明确自己的需求。不同的企业或者商户，对进销存系统的需求可能会有所不同。比如一家服装店，可能更关注衣服的款式、颜色、尺码等信息；而一家食品店，则更在意食品的保质期、进货日期等。所以要根据自己的实际情况，确定需要管理哪些数据。

收集数据：确定好需求之后，就要开始收集相关的数据了。这包括商品的基本信息，如商品名称、规格、单价等；进货信息，如进货日期、供应商、进货数量等；销售信息，如销售日期、客户、销售数量等。可以把这些数据先记录在纸上或者其他表格里，方便后续录入到Excel中。

设计表格结构：根据收集到的数据，设计Excel表格的结构。一般来说，需要设计进货表、销售表和库存表。进货表要包含进货日期、商品名称、供应商、进货数量、进货单价等列；销售表要包含销售日期、商品名称、客户、销售数量、销售单价等列；库存表要包含商品名称、期初库存、进货数量、销售数量、期末库存等列。

三、创建基础表格

进货表的创建：打开Excel，新建一个工作表，命名为“进货表”。在第一行依次输入列标题，如“进货日期”“商品名称”“供应商”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。其中，“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”得到，在对应的单元格中输入公式“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出每一行的进货金额。

销售表的创建：再新建一个工作表，命名为“销售表”。同样在第一行输入列标题，如“销售日期”“商品名称”“客户”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。“销售金额”的计算方法和进货金额类似，也是通过数量乘以单价得到。

库存表的创建：新建“库存表”工作表，输入列标题“商品名称”“期初库存”“进货数量”“销售数量”“期末库存”。“期末库存”可以通过“期初库存+进货数量-销售数量”得到，在对应的单元格中输入公式“=期初库存单元格+进货数量单元格-销售数量单元格”，然后向下拖动填充柄计算出每一行的期末库存。

四、数据录入与更新

初始数据录入：把前期收集好的数据，依次录入到对应的表格中。在录入数据时，要注意数据的准确性，避免录入错误。比如在录入商品名称时，要保证名称的一致性，不能同一个商品有不同的叫法。

日常数据更新：在日常经营过程中，每当有进货或者销售业务发生时，就要及时更新相应表格的数据。比如进了一批新货，就在进货表中新增一行记录；卖出去一批商品，就在销售表中新增一行记录。库存表中的数据也会根据进货和销售情况自动更新。

数据检查与修正：定期对录入的数据进行检查，看看有没有错误或者遗漏的地方。如果发现数据有误，要及时进行修正。比如发现某一笔进货数量录入错误，就可以直接在进货表中修改相应的数据，库存表也会随之自动更新。

五、使用函数与公式进行数据计算

求和函数的使用：在统计进货总金额或者销售总金额时，可以使用SUM函数。比如要计算进货表中所有进货金额的总和，在一个空白单元格中输入“=SUM(进货金额所在列)”，然后按下回车键，就可以得到总金额。

条件求和函数的使用：如果要统计某个时间段内的进货金额或者销售金额，可以使用SUMIF函数。例如，要统计某个月的销售金额，在一个空白单元格中输入“=SUMIF(销售日期所在列,">=开始日期",销售金额所在列)-SUMIF(销售日期所在列,">结束日期",销售金额所在列)”，按下回车键就可以得到该月的销售金额。

数据关联与引用：为了保证数据的一致性和准确性，可以使用VLOOKUP函数进行数据关联与引用。比如在库存表中，要根据商品名称从进货表中引用进货数量，可以在库存表的“进货数量”单元格中输入“=VLOOKUP(商品名称单元格,进货表!商品名称列:进货数量列,列数,FALSE)”，按下回车键就可以引用到相应的进货数量。

六、制作图表进行数据可视化

选择合适的图表类型：根据要展示的数据内容，选择合适的图表类型。比如要展示不同商品的销售情况，可以选择柱状图；要展示库存的变化趋势，可以选择折线图。

创建图表：选中要制作图表的数据区域，然后点击Excel中的“插入”菜单，选择相应的图表类型。比如要制作柱状图，就点击“柱状图”按钮，Excel会自动生成一个柱状图。

图表的美化与调整：生成图表后，可以对图表进行美化和调整。比如修改图表的标题、坐标轴标签、数据系列颜色等，让图表更加清晰和美观。

七、系统的维护与优化

数据备份：定期对Excel文件进行备份，防止数据丢失。可以把文件复制到其他存储设备上，或者上传到云盘进行保存。

系统功能的扩展：随着业务的发展，可能需要对进销存系统进行功能扩展。比如增加供应商管理、客户管理等功能。可以在现有的表格基础上，新增工作表来实现这些功能。

问题的解决与优化：在使用过程中，如果发现系统存在问题，要及时解决。比如公式计算结果错误，就要检查公式是否正确；如果觉得操作不够方便，就可以对表格结构或者操作流程进行优化。

当企业业务逐渐复杂，Excel可能在数据处理和系统功能上显得力不从心。这时候可以试试建米软件，它能实现更高效的进销存管理，自动同步数据，减少人工录入错误，还能提供更丰富的报表和分析功能，让企业管理更轻松。

以上就是用Excel制作进销存系统的详细步骤，希望能帮助到你。在实际操作过程中，可以根据自己的需求进行适当的调整和优化。

常见用户关注的问题：

一、Excel 制作进销存系统难不难啊？

我听说好多人都想用 Excel 做进销存系统，可又担心太难搞不定。我就想知道这到底难不难呢？其实吧，这得看个人情况啦。下面给你详细说说。

1. 基础操作层面

如果只是做个简单的进销存系统，基本的 Excel 操作就行。像输入数据、用公式计算数量和金额啥的，一般有点 Excel 基础的人都能搞定。比如说，用 SUM 函数算进货总数，用 VLOOKUP 查找商品信息，这些基础操作不难学。

2. 数据量大小

要是数据量不大，那 Excel 完全能应付。但要是数据量特别大，比如每天有成百上千条记录，Excel 处理起来可能就有点费劲了，加载和计算速度会变慢。而且数据一多，出错的概率也会增加，查找和修改数据也更麻烦。

3. 功能需求复杂程度

要是只需要简单的记录进货、销售和库存数量，Excel 能轻松实现。可要是需求复杂，像要做库存预警、成本核算、多维度数据分析等，那可能就有点难了。因为这需要用到更高级的函数和数据透视表等功能。

4. 个人能力和经验

对 Excel 操作熟练、有编程基础的人来说，做进销存系统可能相对容易。他们能根据需求自定义函数和宏，让系统更符合自己的要求。而对于 Excel 不太熟悉的人，可能就会觉得有一定难度。不过现在网上有很多教程和模板，跟着学也能做出来。要是觉得 Excel 做起来太麻烦，也可以考虑用建米软件，它能更专业地处理进销存业务。

二、Excel 做的进销存系统能满足日常业务需求吗？

朋友说用 Excel 做个进销存系统挺方便的，我就想知道它到底能不能满足日常业务需求呢？下面来分析分析。

1. 简单业务场景

对于一些小店铺或者业务简单的企业，Excel 做的进销存系统是可以满足需求的。比如一家小文具店，每天的进货、销售数量不多，用 Excel 记录商品的名称、数量、价格等信息，再用公式计算库存和销售额，基本能满足日常管理。

2. 数据记录和查询

Excel 可以方便地记录每一笔进货和销售数据，并且可以通过筛选和排序功能快速查询所需信息。比如要查找某个时间段内某种商品的销售情况，在 Excel 里设置好筛选条件就能很快找到。

3. 成本和利润计算

通过设置公式，Excel 可以计算商品的成本和利润。可以根据进货价格和销售价格算出每笔交易的利润，再汇总统计一段时间内的总利润。不过这种计算相对简单，对于复杂的成本核算可能不够精确。

4. 局限性

但是 Excel 也有局限性。它不能实时更新数据，多人协作时容易出现数据冲突。而且对于大规模的业务数据，Excel 的处理能力有限。如果业务发展壮大，可能就需要更专业的软件，像建米软件，它能更好地应对复杂的业务需求，实现数据的实时共享和协同处理。

三、用 Excel 做进销存系统有啥优点和缺点呀？

我想知道用 Excel 做进销存系统到底有啥好处和不好的地方呢？下面给你仔细说说。

1. 优点方面

成本低：Excel 是办公软件里常用的，基本大家都有，不需要额外花钱买软件，能节省成本。

操作简单：只要会基本的 Excel 操作，就能开始做进销存系统。不需要专门学习复杂的软件操作，容易上手。

灵活性高：可以根据自己的需求随意修改表格的格式和内容。想加个字段或者改个计算方式，自己就能轻松搞定。

数据直观：数据都以表格形式呈现，很直观，一眼就能看清数据情况。

2. 缺点方面

数据安全问题：Excel 文件容易丢失或者损坏，一旦出现问题，数据可能就没了。而且没有很好的权限管理，数据容易被误删或者篡改。

功能有限：对于复杂的业务功能，比如库存预警、自动补货等，Excel 很难实现。就算能实现，也需要花费大量时间和精力。

效率不高：数据量大的时候，手动输入和处理数据很费时间，效率低。而且多人协作时，数据的同步和更新也很麻烦。

分析能力弱：Excel 的数据分析功能相对较弱，对于深入的数据分析和挖掘，很难满足需求。如果业务发展到一定阶段，就需要更专业的软件，建米软件在这方面就有很大优势，它功能强大，能更好地保障数据安全和提高工作效率。

四、有没有 Excel 进销存系统的模板可以用呀？

朋友推荐说可以找 Excel 进销存系统的模板，这样能省不少事。我就想知道到底有没有模板可以用呢？下面来了解一下。

1. 网上资源丰富

在很多网站上都能找到 Excel 进销存系统的模板。像百度文库、豆丁网等，有很多用户分享的模板，你可以根据自己的需求筛选下载。这些模板一般都有基本的进货、销售和库存记录表格，还有一些简单的计算公式。

2. 模板类型多样

有简单的单表模板，适合业务简单的情况，只需要记录基本的商品信息和交易数据。也有复杂的多表模板，包含进货单、销售单、库存报表等多个表格，能满足更详细的业务需求。

3. 修改和定制

下载的模板不一定完全符合自己的要求，不过可以根据实际情况进行修改。比如添加或者删除一些字段，调整计算公式等。要是对 Excel 操作比较熟悉，定制起来也不难。

4. 注意事项

在使用模板时，要注意数据的准确性和安全性。有些模板可能存在公式错误或者数据格式问题，需要仔细检查和修改。从网上下载模板要注意选择正规的网站，避免下载到带有病毒或者恶意软件的文件。如果觉得模板还是不能满足需求，建米软件提供更专业的解决方案，能根据企业具体需求定制系统。