企业采购用erp采购软件怎么使用？能替代人工采购吗？

一、ERP采购软件是什么

ERP采购软件其实就是企业资源规划系统里专门针对采购环节的软件。它能把采购相关的各个流程和信息整合起来，让采购工作变得更高效、透明。比如说，在传统采购中，采购人员可能需要手动记录供应商信息、采购订单、到货情况等，不仅容易出错，而且查找信息也很麻烦。而有了ERP采购软件，这些信息都能集中管理，就像一个大管家，把采购的方方面面都照顾得妥妥当当。

它的好处可多啦：

提高效率：自动化处理采购流程，减少人工操作，节省时间。比如，以前下采购订单可能需要填写很多表格，现在在软件里点几下就能完成。

降低成本：通过对采购数据的分析，能找到更合适的供应商，拿到更优惠的价格。就像你去买东西，货比三家后肯定能挑到性价比最高的。

加强管理：可以实时监控采购进度，及时发现问题并解决。比如，能看到订单是否按时发货、货物是否按时到达等。

二、前期准备工作

在使用ERP采购软件之前，有一些准备工作是必须要做的，就像盖房子要先打好地基一样。

人员培训：让使用软件的人员熟悉软件的基本操作和功能。可以组织专门的培训课程，由软件供应商的技术人员或者公司内部的技术骨干来讲解。比如，让采购人员知道怎么录入采购订单、怎么查询供应商信息等。

数据整理：把现有的采购数据进行整理和录入，包括供应商信息、历史采购记录等。这些数据是软件运行的基础，就像做饭需要有食材一样。整理数据的时候要注意准确性和完整性，不然会影响软件的使用效果。

流程梳理：对企业现有的采购流程进行梳理和优化，使其与软件的功能相匹配。不同的企业采购流程可能会有所不同，要根据实际情况进行调整。比如，有些企业的采购审批环节比较复杂，就要在软件里设置相应的审批流程。

三、基础信息设置

基础信息设置就像是给软件搭建一个框架，让它能更好地为我们服务。

供应商信息录入：把供应商的基本信息，如名称、地址、联系方式、银行账号等录入到软件中。还可以对供应商进行分类，比如分为长期供应商、短期供应商等。这样在采购的时候就能快速找到合适的供应商。例如，当需要采购一批办公用品时，就能迅速从软件中筛选出办公用品的供应商。

采购商品信息录入：将企业采购的商品信息录入，包括商品名称、规格、型号、价格等。可以建立商品分类体系，方便管理和查询。比如，把商品分为原材料、办公用品、设备等类别。这样在查询某种商品时，就能更精准地找到。

采购流程设置：根据企业的实际采购流程，在软件中设置采购申请、审批、订单下达、收货、付款等环节。可以设置每个环节的负责人和审批规则。比如，采购金额在一定范围内的可以由部门经理审批，超过这个范围的需要总经理审批。

四、采购申请与审批

采购申请是采购流程的第一步，就像出发前要先制定计划一样。

采购申请填写：采购人员在软件中填写采购申请单，注明采购的商品名称、数量、用途、预计金额等信息。可以上传相关的附件，如采购需求说明、技术规格书等。比如，申请采购一批电脑，要说明电脑的配置要求、使用部门等。

申请审批流程：申请单提交后，会按照设置好的审批流程进行审批。审批人员可以在软件中查看申请信息，并进行审批操作，如同意、拒绝、修改等。审批过程会有记录，方便查询和追溯。例如，如果部门经理发现采购数量过多，可以在软件中修改数量后再审批通过。

实时跟踪：采购人员可以在软件中实时跟踪申请的审批进度，了解是否通过审批。如果审批不通过，能及时知道原因并进行修改。比如，申请被拒绝后，系统会提示拒绝原因，采购人员可以根据原因重新提交申请。

五、采购订单管理

采购订单是采购工作的重要依据，就像合同一样具有约束力。

订单创建：审批通过后，采购人员根据采购申请单在软件中创建采购订单。订单中要明确商品名称、数量、价格、交货日期、交货地点等信息。可以选择合适的供应商，系统会自动带出供应商的相关信息。比如，选择了一家长期合作的供应商，订单中会自动填写该供应商的地址和联系方式。

订单发送与确认：订单创建后，可以通过软件将订单发送给供应商。供应商可以在系统中确认订单，反馈是否接受订单以及预计交货时间等信息。这样双方都能及时了解订单的情况。例如，供应商确认订单后，采购人员能在软件中看到确认信息和预计交货时间。

订单跟踪与变更：在订单执行过程中，采购人员可以在软件中跟踪订单的进度，如是否发货、是否到达等。如果出现特殊情况，如交货时间变更、商品规格变更等，可以在软件中对订单进行变更操作，并及时通知供应商。比如，由于生产计划调整，需要提前交货，采购人员可以在软件中修改交货日期并通知供应商。

六、收货与付款管理

收货和付款是采购流程的最后两个重要环节，就像一场演出的结尾一样，要圆满完成。

收货管理：货物到达后，仓库人员在软件中进行收货操作，录入实际收货数量、质量情况等信息。软件会自动与采购订单进行比对，如果出现数量不符、质量问题等情况，会进行提示。比如，采购订单是100件商品，实际收货只有90件，软件会提示差异。

付款申请与审批：根据收货情况，采购人员在软件中填写付款申请单，注明付款金额、付款方式等信息。付款申请单会按照审批流程进行审批，审批通过后才能进行付款操作。例如，采购人员申请支付一笔货款，经过财务部门和领导审批通过后，才能进行转账付款。

财务对账：财务人员可以在软件中进行财务对账，将采购订单、收货单、付款单等信息进行核对，确保财务数据的准确性。这样可以避免出现财务差错。比如，核对采购金额和实际付款金额是否一致。

七、数据分析与报表生成

ERP采购软件不仅能处理采购业务，还能对采购数据进行分析，为企业决策提供依据。

采购数据分析：软件可以对采购数据进行多维度分析，如采购金额分析、供应商分析、采购周期分析等。通过分析可以发现采购过程中的问题和潜在的优化空间。比如，通过分析发现某个供应商的价格总是比其他供应商高，就可以考虑更换供应商。

报表生成：根据分析结果，软件可以生成各种报表，如采购报表、供应商评价报表、成本分析报表等。这些报表可以直观地展示采购情况，方便企业管理层查看和决策。例如，管理层可以通过采购报表了解每个月的采购金额和采购趋势。

决策支持：基于数据分析和报表，企业可以做出更科学的采购决策。比如，根据供应商评价报表，选择更优质的供应商；根据成本分析报表，优化采购成本。

在使用ERP采购软件的过程中，建米软件是一款亲测实用的工具。它的操作界面简单易懂，即使是新手也能快速上手。而且它的功能非常强大，能够满足企业采购流程中的各种需求，比如在采购订单管理、数据分析等方面都有很好的表现，可以试试用它来提升采购工作的效率和质量。

以上就是关于ERP采购软件怎么使用的详细介绍，希望能帮助你更好地运用ERP采购软件，让采购工作变得更加轻松和高效。

常见用户关注的问题：

一、erp采购软件怎么使用

嘿，我就想知道这erp采购软件到底咋用啊。现在好多企业都在用这软件，感觉学会了肯定能提高工作效率呢。下面咱就来好好说说它的使用方法。

1. 系统登录与基础设置

得登录系统，一般会有专门的账号和密码。登录进去后，要进行基础设置，比如设置公司的基本信息，像公司名称、地址、联系方式啥的。还要设置供应商信息，把合作的供应商都录进去，包括他们的名称、联系人、电话等。商品信息也得录入，商品的名称、规格、价格这些都不能少。建米软件在基础设置方面做得挺不错的，操作简单，录入信息很方便。

2. 采购订单创建

当有采购需求的时候，就可以创建采购订单啦。要填写订单的基本信息，比如订单编号、采购日期、交货日期等。然后选择要采购的商品，填写采购数量和价格。还得选择对应的供应商，确认订单的金额和交货方式。建米软件的采购订单创建功能很智能，能快速生成订单，还能自动计算金额，减少了人工计算的错误。

3. 采购审批流程

采购订单创建好后，一般需要经过审批。不同的企业可能有不同的审批流程，有的可能需要部门经理审批，有的可能还需要更高层领导审批。在审批过程中，审批人员可以查看订单的详细信息，决定是否通过审批。建米软件可以设置灵活的审批流程，根据企业的实际情况来定制，提高了审批的效率。

4. 采购收货与验收

当货物到达后，要进行收货和验收。在软件中记录收货的数量、日期等信息，然后进行验收，检查货物的质量是否符合要求。如果有不合格的货物，要及时处理，比如退货或者换货。建米软件能实时记录收货和验收的情况，方便后续的查询和统计。

二、erp采购软件有哪些功能

我听说这erp采购软件功能可多了，到底有哪些呢？这软件要是功能全，那在采购工作中肯定能帮大忙。下面就来看看它的功能。

1. 采购管理功能

它可以对采购流程进行全面管理，从采购申请到采购订单，再到收货和付款，整个过程都能监控。能实时查看采购的进度，了解订单是否已经发货、是否已经验收等。还能对采购成本进行控制，避免超支。建米软件的采购管理功能很强大，能让采购工作更加规范和高效。

2. 供应商管理功能

可以对供应商进行管理，记录供应商的基本信息、交易记录、信用评级等。能根据供应商的表现进行评估，选择优质的供应商合作。还能与供应商进行沟通，及时了解供应商的情况。建米软件在供应商管理方面，能提供详细的数据分析，帮助企业选择最合适的供应商。

3. 库存管理功能

能实时监控库存的数量和状态，当库存数量低于设定的安全库存时，会自动提醒采购。还能进行库存盘点，确保库存数据的准确性。还可以对库存的出入库进行管理，记录出入库的时间、数量和原因。建米软件的库存管理功能很实用，能有效避免库存积压或缺货的情况。

4. 报表生成功能

可以生成各种采购相关的报表，比如采购订单报表、采购成本报表、供应商绩效报表等。这些报表能为企业的决策提供数据支持，让管理者能清楚地了解采购情况。建米软件生成的报表很清晰，而且可以根据需要进行定制。

三、erp采购软件能提高采购效率吗

朋友说这erp采购软件能提高采购效率，我就想知道是不是真的。要是真能提高效率，那可太实用了。下面来分析分析。

1. 自动化流程

erp采购软件可以实现采购流程的自动化，比如采购订单的自动生成、审批流程的自动流转等。这样就减少了人工操作的时间和错误，提高了工作效率。以前可能需要人工填写订单、逐个找领导审批，现在软件一键就搞定了。建米软件的自动化流程很流畅，能让采购工作快速推进。

2. 数据实时共享

软件可以实现数据的实时共享，采购人员、仓库管理人员、财务人员等都能实时查看采购相关的数据。这样就避免了信息的延迟和错误，提高了沟通效率。比如采购人员知道库存数量后，就能合理安排采购计划。建米软件的数据实时共享功能很强大，大家都能及时获取最新的信息。

3. 智能分析与决策支持

软件可以对采购数据进行智能分析，比如分析采购成本的变化趋势、供应商的绩效等。根据这些分析结果，能为企业的采购决策提供支持。比如选择更合适的供应商，降低采购成本。建米软件的智能分析功能很精准，能帮助企业做出更明智的决策。

4. 减少重复劳动

有了软件，很多重复的工作就不用再做了。比如以前每次采购都要重新录入供应商信息和商品信息，现在软件里都有记录，直接调用就行。这样就节省了时间和精力，提高了效率。建米软件在减少重复劳动方面做得很好，让工作变得更轻松。

四、如何选择合适的erp采购软件

假如你要选erp采购软件，那可得好好挑挑。现在市场上的软件太多了，真不知道选哪个好。下面就来说说选择的方法。

1. 功能需求匹配

要看看软件的功能是否满足企业的需求。不同的企业采购流程和需求可能不一样，比如有的企业对采购成本控制要求高，有的企业对供应商管理要求高。所以要选择功能能匹配企业需求的软件。建米软件的功能很丰富，可以根据企业的需求进行定制，满足不同企业的要求。

2. 易用性

软件得容易操作才行，要是太复杂，员工都不会用，那再好的功能也白费。要选择界面简洁、操作方便的软件。建米软件的界面设计很人性化，操作简单易懂，员工很容易上手。

3. 数据安全

采购数据涉及到企业的机密，所以数据安全很重要。软件要有完善的安全机制，比如数据加密、权限管理等。建米软件在数据安全方面做得很到位，能保障企业数据的安全。

4. 售后服务

软件在使用过程中难免会遇到问题，所以售后服务很关键。要选择有专业售后团队的软件供应商，能及时解决问题。建米软件的售后服务很不错，有问题能快速响应，帮助企业解决难题。