仓库管理员必看！怎么用excel做出入库存表，操作难不难？

一、为什么要用 Excel 做出入库存表

在日常的生意经营或者物品管理中，出入库存的管理是至关重要的。比如开一家小超市，每天都会有商品的进货和销售，也就是商品的入库和出库。这时候就需要清晰地记录这些数据，以便掌握库存情况，避免出现商品积压或者缺货的情况。而 Excel 是一款大家都比较熟悉的办公软件，它操作相对简单，容易上手，不需要额外去学习一些复杂的系统。而且它功能强大，可以根据自己的需求对表格进行各种设置和调整。所以用 Excel 来做出入库存表是一个非常不错的选择。

二、创建基础表格框架

1. 新建工作表

打开 Excel 软件后，会自动新建一个工作簿，里面通常有几个工作表，我们可以选择一个空白的工作表来开始创建出入库存表。比如说，你可以把这个工作表命名为“出入库存表”，这样方便以后查找和识别。

2. 设计表头

表头是表格的重要组成部分，它明确了每一列数据的含义。一般来说，出入库存表的表头可以包含以下内容：“日期”，用来记录商品出入库的具体时间；“商品名称”，即所管理的商品的名字；“入库数量”，记录每次进货的商品数量；“出库数量”，记录每次销售或者使用的商品数量；“库存数量”，反映当前仓库中该商品的剩余数量。你可以在工作表的第一行依次输入这些表头信息。

三、输入基础数据

1. 初始库存录入

在开始记录出入库数据之前，要先把现有的库存数量录入到表格中。比如你经营的文具店，有 100 支铅笔、50 本笔记本等，就在对应的“商品名称”行的“库存数量”列中分别输入 100 和 50。

2. 日常出入库数据记录

当有商品入库或者出库时，及时把相关信息记录到表格中。例如，今天进了 20 支铅笔，就在对应的日期行，“商品名称”为铅笔的“入库数量”列输入 20；如果卖出了 10 支铅笔，就在“出库数量”列输入 10。

四、设置库存数量计算公式

1. 基本公式原理

库存数量的计算其实很简单，就是初始库存加上入库数量再减去出库数量。在 Excel 中，我们可以利用公式来自动计算库存数量。

2. 具体公式设置

假设“日期”在 A 列，“商品名称”在 B 列，“入库数量”在 C 列，“出库数量”在 D 列，“库存数量”在 E 列。在 E 列的第二行（因为第一行是表头）输入公式“=E1+C2-D2”（这里假设第一行的库存数量已经是初始库存），然后按下回车键，就可以计算出该行对应的库存数量。接着，把鼠标指针移到该单元格的右下角，当指针变成黑色的“十”字形状时，按住鼠标左键向下拖动，就可以把这个公式应用到下面的所有行，实现库存数量的自动计算。

五、数据的整理与分析

1. 数据排序

有时候我们想按照日期或者商品名称来查看数据，这时候就可以对数据进行排序。选中表格中的数据区域（不包括表头），然后点击 Excel 菜单栏中的“数据”选项卡，在里面找到“排序”按钮。比如你想按照日期排序，就选择“日期”这一列作为主要关键字，然后选择升序或者降序排列，点击“确定”就可以完成排序。

2. 数据筛选

如果你只想查看某一种商品的出入库情况，或者某一段时间内的出入库数据，就可以使用筛选功能。同样选中数据区域，点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，这时候每一列的表头旁边会出现一个筛选箭头。点击“商品名称”列的筛选箭头，取消全选，只勾选你想要查看的商品名称，然后点击“确定”，表格就会只显示该商品的相关数据。

3. 制作图表

为了更直观地了解库存的变化情况，我们可以制作图表。比如选择“日期”列和“库存数量”列的数据，然后点击“插入”选项卡，选择你喜欢的图表类型，如折线图。这样就可以清晰地看到库存数量随时间的变化趋势。

六、遇到问题的解决办法

1. 公式错误

如果在设置公式后，计算结果出现错误，可能是公式输入有误。这时候要仔细检查公式中的单元格引用是否正确，比如是否引用了错误的列或者行。也可以通过点击公式所在的单元格，查看编辑栏中的公式，进行修改。

2. 数据丢失

为了避免数据丢失，要养成定期保存表格的习惯。可以设置自动保存的时间间隔，点击 Excel 菜单栏中的“文件”选项卡，选择“选项”，在弹出的对话框中选择“保存”，设置自动保存的时间。如果不小心删除了某些数据，可以使用“撤销”功能（快捷键 Ctrl+Z）来恢复。

七、建米软件的推荐

当你的业务规模逐渐扩大，出入库数据变得越来越复杂，Excel 可能在数据处理和管理方面会显得力不从心。比如数据量太大时，公式计算可能会变慢，而且数据的安全性和共享性也会受到影响。这时候可以试试建米软件，它专门针对出入库存管理等业务场景进行了优化。建米软件可以实现数据的实时更新和共享，多人可以同时操作，提高工作效率。而且它有强大的数据分析功能，能快速生成各种报表，让你更清晰地了解库存情况。

以上就是用 Excel 做出入库存表的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你轻松管理好出入库数据。

常见用户关注的问题：

一、怎么用 Excel 做出入库存表？

我就想知道啊，很多人都想学会用 Excel 做出入库存表，毕竟这在日常工作和生活中都挺实用的。下面我就给大家详细说说。

明确需求：

得清楚自己做这个出入库存表是要干嘛的。比如是记录小商店的商品出入库，还是工厂的原材料出入库，不同的用途表格设计会不太一样。

设置表头：

一般出入库存表的表头要有日期、商品名称、入库数量、出库数量、库存数量这些基本信息。日期能让你清楚什么时候发生的出入库操作；商品名称可以准确区分不同的物品；入库数量和出库数量是记录每次的变动；库存数量就是当前还剩下多少货啦。

数据录入：

按照实际发生的情况，把每一笔出入库的数据填到对应的表格里。要注意填写准确，不然数据就不准啦。

公式运用：

库存数量可以通过公式来自动计算。比如用初始库存加上入库数量再减去出库数量，就能得到当前库存。这样每次有新的出入库数据，库存数量就会自动更新。建米软件也有类似的功能，能更智能地帮你管理出入库数据。

格式调整：

为了让表格看起来更清晰，可以调整一下字体、颜色、对齐方式等。比如把表头加粗、设置不同的背景颜色，这样能很容易区分表头和数据。

二、Excel 出入库存表有哪些实用技巧？

朋友说用 Excel 做出入库存表要是掌握一些实用技巧，能省不少事儿呢。下面就来聊聊这些技巧。

数据验证：

可以设置数据验证，限制输入的内容。比如入库数量和出库数量只能输入数字，这样能避免输入错误的数据。

条件格式：

通过条件格式可以让表格更直观。比如当库存数量低于某个值时，把这一行的单元格颜色设置成红色，这样就能快速发现哪些商品库存不足了。

数据透视表：

用数据透视表可以对出入库数据进行快速分析。比如按商品名称统计入库和出库的总量，或者按日期统计每天的出入库情况。

图表展示：

把出入库数据做成图表，像柱状图、折线图等。这样能更直观地看到数据的变化趋势，比如库存数量的增减变化。建米软件也能生成各种直观的图表，方便你分析数据。

自动筛选：

使用自动筛选功能，可以快速找到你需要的数据。比如只显示某个商品的出入库记录，或者只显示某个时间段的记录。

三、Excel 出入库存表容易出现哪些错误？

我听说很多人在做 Excel 出入库存表的时候会出现一些错误，下面就来分析分析。

数据录入错误：

这是最常见的错误啦。可能是输错数字，或者把入库数量和出库数量搞混了。比如本来入库 100 件，结果写成了 10 件，这样库存数据就不准了。

公式错误：

如果公式设置不对，库存数量的计算就会出错。比如公式里的单元格引用错误，或者加减运算符号用错了。

重复记录：

有时候会不小心把同一笔出入库记录输入了两次，这样会导致数据不准确。

日期错误：

日期填写错误会影响数据的统计和分析。比如把出入库日期填错了，就没办法准确知道每个时间段的出入库情况。建米软件可以避免这些常见的错误，提高数据的准确性。

格式不一致：

如果表格格式不一致，比如有的单元格是文本格式，有的是数字格式，可能会导致数据计算和分析出现问题。

四、有没有替代 Excel 做出入库存表的软件？

假如你觉得用 Excel 做出入库存表有点麻烦，其实是有替代软件的。下面给大家介绍介绍。

建米软件：

建米软件是一款专门的出入库管理软件，功能很强大。它能自动记录出入库数据，还能生成各种报表和图表，方便你分析数据。而且操作简单，不用像 Excel 那样设置复杂的公式。

管家婆：

管家婆也是一款很受欢迎的库存管理软件。它有很多实用的功能，比如库存预警、销售管理等。可以帮助企业更好地管理库存。

金蝶精斗云：

金蝶精斗云提供了全面的出入库管理解决方案。它可以实现多仓库管理、批次管理等，适合不同规模的企业使用。

用友商贸通：

用友商贸通能帮助企业实现出入库业务的信息化管理。它可以提高工作效率，减少人工错误。

速达软件：

速达软件有简洁易用的界面，能满足中小企业的出入库管理需求。它还支持多用户操作，方便团队协作。