仓库管理员必看！如何利用 Excel 制作库存表，能替代人工吗？

一、为什么要用 Excel 做库存表

在日常的生意经营或者物品管理中，库存管理是非常重要的一环。比如你开了一家小超市，每天进进出出那么多商品，如果没有一个清晰的库存表，很容易出现商品积压或者断货的情况。而 Excel 是大家都比较熟悉的办公软件，操作相对简单，容易上手。它就像是一个万能的小账本，可以根据你的需求随意调整格式和内容。而且，Excel 可以进行数据的计算和分析，让你对库存情况一目了然。

二、制作库存表前的准备工作

确定库存表的基本信息：要想清楚库存表需要记录哪些信息。一般来说，商品名称、规格型号、数量、单价、总价这些都是必不可少的。比如你是卖文具的，铅笔有不同的型号，像 2B、HB 等，这些都要详细记录。进货日期、供应商信息也可以添加进去，方便后续的查询和管理。

规划表格的布局：可以先在纸上大致画一下表格的样子，确定好列和行的安排。比如第一行可以用来放表头，像“商品名称”“规格型号”等，从第二行开始记录具体的库存信息。要考虑到后续可能会增加新的商品或者信息，预留一些空白的行和列。

三、创建库存表的基本框架

打开 Excel 并新建工作表：打开 Excel 软件后，点击“新建”，选择“空白工作簿”，这样就有了一个全新的工作表可以用来制作库存表。

输入表头信息：在第一行依次输入之前确定好的基本信息，比如“商品名称”“规格型号”“数量”“单价”“总价”“进货日期”“供应商”等。输入完成后，可以对表头进行一些格式设置，比如加粗、调整字体大小、设置背景颜色等，让表头更加醒目。

设置列宽和行高：根据输入的内容，调整每一列的宽度和每一行的高度，确保内容能够完整显示，不会出现遮挡或者换行的情况。可以通过鼠标拖动列标和行标的边界来进行调整，也可以在“格式”菜单中选择“列宽”或“行高”进行精确设置。

四、录入库存数据

逐个录入商品信息：从第二行开始，按照实际的库存情况，依次录入每个商品的相关信息。在录入数量和单价的时候，要注意数据的准确性，因为总价是根据数量和单价自动计算出来的。

使用数据验证功能：为了避免录入错误的数据，可以使用 Excel 的数据验证功能。比如对于“规格型号”这一列，可以设置下拉菜单，让录入人员只能从预设的选项中选择，减少手动输入可能出现的错误。具体操作是选中需要设置数据验证的列，点击“数据”菜单中的“数据验证”，在“设置”选项卡中选择“序列”，然后输入预设的选项，用逗号分隔。

五、设置计算公式

计算总价：在“总价”这一列，需要根据“数量”和“单价”来计算。在对应的单元格中输入公式“=数量单元格单价单元格”，比如“=B2C2”（假设“数量”在 B 列，“单价”在 C 列），然后按下回车键，就可以自动计算出该商品的总价。将鼠标指针放在该单元格右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以将公式应用到下面的所有单元格。

计算库存总量：如果需要统计某一类商品或者所有商品的库存总量，可以使用 SUM 函数。比如要计算“数量”这一列的总和，在一个空白单元格中输入“=SUM(B:B)”（假设“数量”在 B 列），按下回车键就可以得到库存总量。

六、对库存表进行美化和整理

设置单元格格式：可以对不同类型的数据设置不同的单元格格式。比如“数量”可以设置为整数格式，“单价”和“总价”可以设置为货币格式，这样显示出来会更加规范和美观。选中需要设置格式的单元格，右键点击选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择相应的格式类型。

添加边框和底纹：为了让表格更加清晰易读，可以给单元格添加边框和底纹。选中整个表格区域，点击“开始”菜单中的“边框”按钮，选择合适的边框样式；再点击“填充颜色”按钮，选择喜欢的底纹颜色。

调整字体和对齐方式：统一表格中的字体和字号，让整个表格看起来更加协调。根据内容的特点，设置合适的对齐方式，比如文本内容可以左对齐，数字内容可以右对齐。选中需要调整的单元格，在“开始”菜单中选择相应的对齐方式按钮进行设置。

七、库存表的动态管理

实时更新库存数据：当有新的商品进货或者商品出库时，要及时在库存表中更新相应的数据。比如进了一批新的文具，就按照之前的录入方式，在表格中添加新的记录；如果有商品卖出，就减少对应的数量。

设置库存预警：为了避免出现商品断货的情况，可以设置库存预警。比如当某一商品的库存数量低于一定值时，单元格会自动变色提醒。具体操作是选中“数量”这一列，点击“开始”菜单中的“条件格式”，选择“新建规则”，在“编辑规则说明”中设置条件，比如“单元格值小于”某个数值，然后设置好提醒的格式，如填充颜色等。

数据备份：定期对库存表进行备份，防止数据丢失。可以将文件保存到不同的存储设备中，比如 U 盘、移动硬盘等，也可以上传到云端存储，如百度网盘、腾讯微云等。

八、利用 Excel 的高级功能提升库存管理效率

数据透视表：如果库存数据比较多，想要快速了解某一类商品的库存情况或者不同时间段的库存变化，可以使用数据透视表。选中整个库存表数据区域，点击“插入”菜单中的“数据透视表”，在弹出的对话框中确认数据区域，然后将需要分析的字段拖到相应的区域，如“行”“列”“值”等，就可以快速生成一个数据透视表，直观地展示数据的汇总和分析结果。

图表制作：为了更直观地展示库存数据的变化趋势，可以制作图表。比如用柱状图来比较不同商品的库存数量，用折线图来展示库存数量随时间的变化。选中需要制作图表的数据区域，点击“插入”菜单中的相应图表类型按钮，然后根据向导进行设置和调整。

九、建米软件的推荐

当库存管理变得越来越复杂，Excel 可能在数据处理和协同工作方面会显得有些力不从心。这时候可以试试建米软件，它可以对库存数据进行更高效的管理和分析。比如在多部门协同管理库存时，建米软件能够实现数据的实时共享和同步，避免了信息不一致的问题，让库存管理更加顺畅。

以上就是利用 Excel 制作库存表的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 库存表能设置自动提醒补货功能吗？

我听说很多做库存管理的朋友都特别希望 Excel 库存表能有自动提醒补货功能。你想啊，要是能自动提醒，就不用天天盯着库存数量了，多方便呀。我就想知道到底能不能实现这个功能呢。下面就来详细说说。

1. 函数设置法：可以利用 Excel 的函数来设置提醒。比如用 IF 函数判断库存数量是否低于设定的安全库存值，如果低于就显示提醒字样。这样当库存数据录入后，系统会自动根据函数进行判断。

2. 条件格式提醒：通过设置条件格式，当库存数量满足一定条件时，单元格会改变颜色或者显示特定图标。这样一眼就能看出哪些货物需要补货了。

3. 数据验证提醒：设置数据验证规则，当输入的库存数量不符合要求时，会弹出提醒框。可以将安全库存值作为验证条件。

4. 宏的运用：如果对 VBA 编程有一定了解，可以编写宏来实现自动提醒功能。宏可以根据设定的时间间隔或者特定条件触发提醒。建米软件在库存管理方面也有类似的智能提醒功能，能更高效地帮助企业管理库存。

5. 结合邮件提醒：借助 Outlook 等邮件客户端，当库存达到补货标准时，自动发送邮件提醒相关人员。

二、Excel 库存表如何与实际库存快速核对？

朋友说每次核对实际库存和 Excel 库存表都特别麻烦，要一个个去对，很浪费时间。我就想知道有没有快速核对的方法。下面一起看看。

1. 条形码扫描：使用条形码扫描枪，快速读取货物的条形码信息，并与 Excel 库存表中的数据进行比对。这样可以大大提高核对效率。

2. 盘点单核对：制作盘点单，将实际库存数量记录在盘点单上，然后与 Excel 库存表中的数据逐一核对。可以按照货物类别或者存放位置进行盘点。

3. 数据透视表对比：将实际库存数据和 Excel 库存表数据分别导入数据透视表，通过对比数据透视表中的数据，快速找出差异。

4. 颜色标记法：在 Excel 库存表中，对已经核对过的货物标记不同颜色，这样可以清晰地看到哪些货物已经核对，哪些还未核对。建米软件可以实现库存数据的实时同步，减少核对的工作量。

5. 多人分工核对：如果库存数量较多，可以安排多人分工进行核对，提高核对速度。

三、Excel 库存表能实现多仓库管理吗？

我想知道 Excel 库存表能不能实现多仓库管理呢。现在很多企业都有多个仓库，要是 Excel 能管理多个仓库的库存，那可太实用了。下面来探讨一下。

1. 工作表区分法：可以在 Excel 中创建多个工作表，每个工作表代表一个仓库。在每个工作表中记录该仓库的库存信息。

2. 数据列标识法：在同一工作表中，增加一列来标识货物所属的仓库。通过筛选功能可以快速查看不同仓库的库存情况。

3. 数据透视表汇总：利用数据透视表对不同仓库的库存数据进行汇总和分析。可以按照仓库、货物类别等进行分类汇总。

4. 链接引用法：在不同的工作表或者工作簿之间建立链接引用，实现数据的共享和更新。建米软件在多仓库管理方面有更强大的功能，能实现各仓库之间的实时数据交互。

5. 条件筛选法：通过设置条件筛选，只显示特定仓库的库存信息，方便查看和管理。

四、Excel 库存表如何进行数据备份？

朋友推荐一定要做好 Excel 库存表的数据备份，不然万一数据丢失就麻烦了。我就想知道该怎么进行数据备份呢。下面详细说说。

1. 手动复制备份：定期将 Excel 库存表复制到其他存储设备上，如 U 盘、移动硬盘等。这是最基本的备份方法。

2. 云存储备份：使用云存储服务，如百度网盘、腾讯微云等，将 Excel 库存表上传到云端。这样即使本地设备出现问题，数据也不会丢失。

3. 自动保存设置：在 Excel 中设置自动保存功能，每隔一定时间自动保存一次文件。这样可以减少因意外情况导致的数据丢失。

4. 版本控制备份：在保存文件时，采用不同的版本号进行保存。这样可以查看历史版本的数据，方便对比和恢复。建米软件有完善的数据备份机制，能确保库存数据的安全性和完整性。

5. 外部硬盘备份：将 Excel 库存表备份到外部硬盘上，并定期更新备份数据。