仓库管理员必看！excel怎样做出入库和库存状态表，选它值不值？

一、为什么要用 Excel 做出入库和库存状态表

在日常的生产、销售或者仓储管理中，我们常常需要对商品的出入库情况以及库存状态进行清晰的记录和管理。比如说，一家小超市，每天都会有各种商品的进货和销售，如果不做好记录，很容易出现商品积压或者缺货的情况。而 Excel 就是一个非常实用的工具，它操作简单，容易上手，能够帮助我们直观地呈现数据。

方便记录数据：可以随时将每一笔出入库的信息，如商品名称、数量、日期等记录下来。

便于数据分析：通过 Excel 的公式和图表功能，我们可以快速计算出库存数量、出入库的频率等，还能制作出直观的图表，让数据一目了然。

灵活调整：如果发现记录有误或者需要对表格进行调整，在 Excel 里操作起来非常方便。

二、前期准备工作

在开始制作表格之前，我们需要做一些准备工作，就像盖房子要先准备好材料一样。

确定表格的基本信息：要想清楚表格里需要包含哪些内容。一般来说，出入库和库存状态表会包含商品信息、出入库信息和库存信息。商品信息包括商品名称、规格、型号等；出入库信息有出入库日期、数量、经手人等；库存信息就是当前的库存数量。

规划表格结构：可以在纸上简单画一下表格的样子，确定好列和行的分布。比如，第一行可以作为表头，列出各项信息的名称，从第二行开始记录具体的数据。

准备好数据：把已有的商品信息、出入库记录等整理好，方便后续录入到表格中。

三、创建基本表格框架

现在我们就可以打开 Excel 开始创建表格了。

新建工作表：打开 Excel 软件后，点击“新建工作表”，就得到了一个空白的表格。

设置表头：在第一行依次输入“商品名称”“规格型号”“入库日期”“入库数量”“出库日期”“出库数量”“当前库存”等内容。输入的时候要注意字体、字号和对齐方式，让表头看起来整齐美观。

调整列宽和行高：根据输入内容的多少，调整每一列的宽度和每一行的高度，确保数据能够完整显示。可以用鼠标拖动列标和行标的边界来进行调整，也可以通过“格式”菜单里的“列宽”和“行高”选项精确设置。

四、录入数据

表格框架搭建好后，就可以把准备好的数据录入进去了。

逐行录入：从第二行开始，按照实际的出入库情况，依次录入商品的各项信息。比如，有一批苹果在 5 月 1 日入库了 100 斤，就在“商品名称”列输入“苹果”，“入库日期”列输入“5 月 1 日”，“入库数量”列输入“100”。

注意数据的准确性：录入数据时要认真仔细，避免出现错误。如果发现录入有误，可以直接在单元格里修改。

保持数据的连续性：尽量按照时间顺序录入出入库信息，这样方便后续的查询和统计。

五、使用公式计算库存数量

在录入了出入库数据后，我们可以使用 Excel 的公式来自动计算当前的库存数量。

基本公式原理：库存数量 = 初始库存 + 入库数量 - 出库数量。在 Excel 里，我们可以通过设置公式来实现这个计算。

设置公式：假设“入库数量”在 D 列，“出库数量”在 F 列，“当前库存”在 G 列。在 G2 单元格（第二行的“当前库存”单元格）输入公式“=初始库存 + SUMIF($C$2:C2,C2,$D$2:D2) - SUMIF($E$2:E2,E2,$F$2:F2)”。这里的“初始库存”需要根据实际情况替换为具体的数值。输入完公式后，按下回车键，就会自动计算出当前的库存数量。然后把鼠标指针放在 G2 单元格的右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以把公式应用到下面的单元格，自动计算出每一行的库存数量。

检查公式的准确性：计算出库存数量后，要检查一下结果是否正确。可以手动计算几行数据进行核对，确保公式设置无误。

六、数据的排序和筛选

当表格里的数据越来越多的时候，为了方便查找和分析，我们可以对数据进行排序和筛选。

排序功能：比如，我们想按照入库日期对数据进行排序。选中表格中的任意一个单元格，然后点击“数据”菜单里的“排序”按钮。在弹出的“排序”对话框中，主要关键字选择“入库日期”，排序依据选择“数值”，次序选择“升序”或者“降序”，然后点击“确定”，表格就会按照入库日期进行排序了。

筛选功能：如果我们只想查看某一种商品的出入库信息，可以使用筛选功能。选中表格中的任意一个单元格，点击“数据”菜单里的“筛选”按钮，这时表头的每一列都会出现一个筛选箭头。点击“商品名称”列的筛选箭头，取消全选，只勾选我们想要查看的商品名称，然后点击“确定”，表格就会只显示该商品的出入库信息了。

灵活运用排序和筛选：根据不同的需求，可以同时使用排序和筛选功能。比如，先筛选出某一时间段内的出入库信息，再按照入库数量进行排序，这样就能更精准地分析数据。

七、制作图表直观展示数据

为了更直观地展示出入库和库存的情况，我们可以制作图表。

选择合适的图表类型：常见的图表类型有柱状图、折线图、饼图等。如果想对比不同商品的出入库数量，可以选择柱状图；如果想展示库存数量随时间的变化趋势，可以选择折线图；如果各种商品在库存中所占的比例，可以选择饼图。

创建图表：选中要制作图表的数据区域，然后点击“插入”菜单里的相应图表类型按钮。比如，要创建柱状图，就点击“柱状图”按钮，Excel 会自动生成一个柱状图。

美化图表：生成图表后，可以对图表的标题、坐标轴、数据标签等进行设置，让图表更加美观和清晰。比如，给图表添加一个合适的标题，调整坐标轴的刻度和字体大小，显示数据标签等。

八、借助建米软件提升管理效率

当业务规模逐渐扩大，出入库和库存管理变得更加复杂时，单纯依靠 Excel 可能会有些力不从心。这时候可以试试建米软件，它专门针对库存管理等业务场景设计。建米软件可以实现数据的实时同步，避免了手动录入数据可能出现的错误和延迟。比如，当有新的出入库操作时，系统会自动更新库存数量，不需要再手动在 Excel 里修改公式和数据。而且，建米软件还能生成各种详细的报表和分析图表，帮助我们更深入地了解库存状况，做出更合理的决策。

以上就是使用 Excel 做出入库和库存状态表的详细步骤和方法，希望能帮助大家更好地管理库存数据。在实际操作过程中，可以根据具体需求对表格进行调整和优化，提高工作效率。

常见用户关注的问题：

一、excel怎样做出入库和库存状态表，数据准确性怎么保证？

我听说很多人用Excel做入库和库存状态表的时候，最头疼的就是数据准确性问题。我就想知道，这数据要是不准，那这表不就白做了嘛。下面我来和你聊聊保证数据准确性的一些办法。

设置数据验证：

在Excel里可以设置数据验证规则，比如规定数量必须是正整数，日期要符合特定格式等。这样在输入数据时，如果不符合规则，就会弹出提示，避免错误数据录入。就好像给数据加了一层防护网，只有符合条件的才能进来。

定期核对数据：

不能做完表就不管了，要定期和实际库存进行核对。可以每周或者每月进行一次盘点，把实际的货物数量和表中的数据对比，发现差异及时查找原因并修正。就像给数据做体检，及时发现问题才能保证健康。

双人录入核对：

可以安排两个人分别录入数据，然后对比两人录入的结果。如果有差异，就说明可能存在录入错误，再仔细检查。这就像两个人一起做一道题，答案不一样就重新算一遍，能大大提高数据准确性。

使用建米软件辅助：

建米软件有强大的数据管理功能，它可以自动对录入的数据进行校验，还能和Excel表格进行数据交互。使用建米软件可以减少人工录入的错误，提高数据准确性。而且它能实时更新数据，让你随时掌握准确的库存信息。

二、excel怎样做出入库和库存状态表，如何让表格更美观易读？

朋友说Excel表格要是做得乱七八糟的，看着就头疼，根本不想看里面的数据。我想知道怎么才能让入库和库存状态表变得美观易读呢。下面就来分享一些小技巧。

合理设置字体和颜色：

选择合适的字体，比如宋体、黑体等，字号要适中，不要太大也不要太小。可以用不同的颜色区分不同类型的数据，比如入库数据用绿色，出库数据用红色，这样一眼就能看清楚。就像给不同的东西贴上不同颜色的标签，方便识别。

使用表格样式：

Excel自带了很多表格样式，你可以根据自己的喜好选择一个。这些样式能让表格有统一的风格，看起来很整洁。就像给房子装修，选择一个合适的风格，立马就不一样了。

添加边框和网格线：

给表格添加边框和网格线，能让数据区域更清晰。可以选择不同的边框样式和颜色，让表格更有层次感。就像给画加上画框，让它更有立体感。

调整列宽和行高：

根据数据的长度调整列宽和行高，让数据能够完整显示，不会出现被截断的情况。这样表格看起来更舒服，不会显得拥挤。就像给人安排合适的座位，坐得才舒服。

使用建米软件模板：

建米软件有很多美观易读的表格模板，你可以直接套用。这些模板经过精心设计，在美观和实用性上都有很好的平衡。使用建米软件模板能让你快速做出漂亮的入库和库存状态表。

三、excel怎样做出入库和库存状态表，能否实现自动计算？

我听说很多人用Excel做表的时候，都希望能实现自动计算，这样就不用手动一个个算了，能省不少时间。我就想知道在做入库和库存状态表的时候能不能实现自动计算呢。下面来看看具体的方法。

使用公式计算：

Excel有很多强大的公式，比如SUM、AVERAGE等。你可以用SUM公式计算入库总量、出库总量等。只要在相应的单元格输入公式，然后拖动填充柄，就能自动计算整列或整行的数据。就像有个小助手帮你算数学题。

设置数据关联：

可以把不同表格的数据关联起来，比如入库表和库存表关联。当入库表的数据更新时，库存表的数据能自动更新。这样就能实时反映库存的变化情况。就像牵一发而动全身，一个数据变了，相关的数据都跟着变。

使用数据透视表：

数据透视表可以对数据进行汇总和分析，能自动计算各种统计数据。你可以根据自己的需求设置数据透视表的字段，快速得到想要的结果。就像一个智能的统计员，能帮你快速整理数据。

利用宏和VBA：

如果你对编程有一定了解，可以使用宏和VBA编写程序，实现更复杂的自动计算功能。比如根据不同的条件自动计算库存成本等。这就像给Excel装上了一个智能大脑，能完成更高级的任务。

结合建米软件：

建米软件有自动计算的功能，它可以和Excel表格无缝对接。你在Excel里录入数据，建米软件能自动进行计算和分析，生成准确的报表。使用建米软件能让自动计算变得更简单、更高效。

四、excel怎样做出入库和库存状态表，怎么进行数据备份？

朋友推荐一定要做好数据备份，不然万一数据丢了，那可就麻烦大了。我就想知道在做入库和库存状态表的时候，怎么进行数据备份呢。下面来给你说说。

定期手动保存：

这是最基本的方法，你可以每隔一段时间就手动保存一下表格。比如每完成一项数据录入就保存一次，避免数据丢失。就像走路的时候时不时回头看看，确认自己走的路没错。

使用Excel自动保存功能：

Excel有自动保存功能，你可以设置自动保存的时间间隔。这样即使遇到突然断电等情况，也能最大程度减少数据损失。就像给数据上了一道保险。

备份到外部存储设备：

把表格复制到U盘、移动硬盘等外部存储设备上。这样即使电脑出问题了，数据也不会丢失。就像把重要的东西放在保险箱里，更安全。

上传到云端：

可以把表格上传到云端存储，比如百度网盘、腾讯微云等。云端存储有很好的安全性和稳定性，还能随时在不同设备上访问。就像把东西放在一个公共仓库，随时都能拿出来。

借助建米软件备份：

建米软件有完善的数据备份功能，它会定期自动备份数据，而且备份的数据可以随时恢复。使用建米软件备份能让你更放心，不用担心数据丢失的问题。