excel这样做库存表，能替代人工管理库存吗？

一、为啥要用 Excel 做库存表

在日常的生意经营或者仓库管理中，库存管理那可是相当重要的一环。就拿一个小超市来说吧，每天都有商品的进货和销售，如果没有一个清晰的库存表，那很容易出现商品积压或者缺货的情况。而 Excel 就是一个很好用的工具，它能帮我们轻松搞定库存管理。

操作简单：Excel 的操作界面大家都比较熟悉，即使你没有什么专业的电脑知识，也能很快上手。不像一些专门的库存管理软件，可能还需要花时间去学习操作方法。

功能强大：它可以进行数据的录入、排序、筛选、计算等操作。比如我们可以通过排序功能，快速找出库存数量最多或者最少的商品；利用计算功能，自动算出库存商品的总价值。

灵活性高：我们可以根据自己的实际需求，随意设计库存表的格式和内容。比如你是卖服装的，就可以在库存表中添加颜色、尺码等信息；如果你是卖食品的，还可以加上保质期等内容。

二、开始动手建库存表

下面我们就来一步一步地创建一个简单的库存表。

打开 Excel 软件：这一步很简单，就像打开其他常用软件一样，找到 Excel 的图标，双击打开就行。

设计表头：表头就是库存表每一列的名称，它能让我们清楚地知道每一列数据代表的是什么。一般来说，库存表的表头可以包括商品名称、商品编号、初始库存、进货数量、销售数量、当前库存、单价、总价值等。比如我们以一个文具店为例，商品名称可以是铅笔、橡皮、笔记本等；商品编号可以是为每个商品设定的一个唯一的数字或字母组合，方便我们识别和管理。

录入数据：表头设计好之后，就可以开始录入数据了。把每个商品的相关信息按照对应的列依次填进去。比如铅笔的初始库存是 100 支，进货数量是 50 支，销售数量是 30 支，单价是 1 元，我们就把这些数据分别填到对应的单元格里。

三、让库存表自动计算

Excel 的一个很大的优势就是可以进行自动计算，这样能为我们节省很多时间和精力。

计算当前库存：当前库存等于初始库存加上进货数量再减去销售数量。在 Excel 中，我们可以使用公式来实现这个计算。比如在当前库存这一列对应的单元格中输入“=初始库存单元格 + 进货数量单元格 - 销售数量单元格”，然后按下回车键，就可以自动算出当前库存的数量。然后把鼠标指针放在这个单元格的右下角，当指针变成黑色的十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以把这个公式应用到下面的所有单元格，快速算出所有商品的当前库存。

计算总价值：总价值等于当前库存数量乘以单价。同样，我们可以在总价值这一列对应的单元格中输入“=当前库存单元格 单价单元格”，按下回车键，再向下拖动鼠标，就能算出所有商品的总价值。

四、用筛选和排序功能管理库存

当库存表中的数据越来越多的时候，我们可能需要快速找到某些特定的数据，这时候筛选和排序功能就派上用场了。

筛选功能：比如我们想找出当前库存数量小于 10 的商品，就可以使用筛选功能。先选中库存表中的数据区域，然后点击 Excel 菜单栏中的“数据”选项卡，再点击“筛选”按钮，这时候每一列的表头旁边都会出现一个小箭头。点击“当前库存”列旁边的小箭头，在弹出的筛选框中，取消全选，然后只勾选小于 10 的选项，最后点击“确定”，这样表格中就只显示当前库存数量小于 10 的商品了。

排序功能：如果我们想按照总价值从高到低对商品进行排序，也很简单。同样选中数据区域，点击“数据”选项卡中的“排序”按钮，在弹出的排序对话框中，主要关键字选择“总价值”，排序依据选择“数值”，次序选择“降序”，然后点击“确定”，表格就会按照总价值从高到低的顺序排列了。

五、给库存表加上数据验证

为了保证我们录入的数据准确无误，我们可以给库存表加上数据验证功能。

限制输入范围：比如进货数量和销售数量不能是负数，我们就可以对这两列设置数据验证。选中进货数量和销售数量这两列，点击“数据”选项卡中的“数据验证”按钮，在弹出的数据验证对话框中，设置允许的类型为“整数”，数据为“大于或等于”，最小值为 0，然后点击“确定”。这样当我们在这两列中输入负数时，就会弹出提示框，提醒我们输入的数据不符合要求。

设置下拉菜单：对于一些有固定选项的数据，比如商品的分类，我们可以设置下拉菜单。比如文具店的商品分类可以有笔类、纸类、办公用品等。选中商品分类这一列，点击“数据验证”按钮，在允许的类型中选择“序列”，然后在来源中输入“笔类,纸类,办公用品”（注意用英文逗号隔开），点击“确定”。这样当我们在这一列中输入数据时，就会出现一个下拉菜单，我们只需要从菜单中选择相应的分类就可以了，避免了输入错误。

六、建米软件助力库存管理

虽然 Excel 能满足我们基本的库存管理需求，但当业务规模不断扩大，库存数据变得更加复杂时，可能就会有些力不从心了。这时候可以试试建米软件，它在库存管理方面有着更强大的功能。比如它可以实现多仓库的管理，实时同步各个仓库的库存数据，避免出现数据不一致的情况。而且建米软件还能生成详细的库存报表，为我们的决策提供更准确的依据。

以上就是用 Excel 做库存表的一些方法和技巧，希望能帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做库存表容易出现哪些错误？

我听说很多人用 Excel 做库存表的时候都遇到过各种问题，我就想知道到底容易出现哪些错误呢。下面就来好好说说。

数据录入错误

在录入库存数据时，可能会因为疏忽输错数字，比如把 100 写成 10。或者录入的日期、产品名称等信息不准确，导致库存数据从一开始就有偏差。

公式错误

如果库存表中使用了公式来计算库存数量、成本等，公式设置错误就会得出错误的结果。比如求和公式引用的单元格范围不对，或者公式逻辑有误。

数据更新不及时

当有新的入库或出库操作时，如果没有及时在 Excel 表中更新数据，就会造成库存数量与实际不符。时间一长，数据偏差会越来越大。

版本混乱

多人协作使用 Excel 做库存表时，可能会出现不同版本的文件。如果没有统一管理，很容易使用到旧版本的数据，导致决策失误。而建米软件可以避免这种版本混乱的问题，它有统一的数据管理平台。

二、Excel 库存表能实现自动预警吗？

朋友说要是 Excel 库存表能自动预警就好了，我就想知道到底能不能实现呢。下面来探讨一下。

条件格式实现简单预警

可以通过设置 Excel 的条件格式，当库存数量低于某个设定值时，单元格会自动变色提醒。但这种预警比较简单，只能起到视觉上的提示作用。

使用函数实现预警

利用函数，如 IF 函数等，可以根据库存数量和预设的安全库存值进行判断。当库存低于安全库存时，在特定单元格显示预警信息。

局限性

Excel 的自动预警功能相对有限，它不能实时监测库存变化。而且如果数据量很大，函数计算可能会变慢，影响预警的及时性。

建米软件的优势

建米软件可以实现实时的库存自动预警。它能实时获取库存数据，当库存达到预警值时，会立即通过多种方式通知相关人员，比 Excel 更高效、准确。

三、怎样让 Excel 库存表更美观易读？

我想知道怎样能让 Excel 库存表看起来更美观易读，毕竟一个清晰好看的表格能提高工作效率。下面就来说说方法。

合理设置字体和字号

选择合适的字体，如宋体、黑体等，字号大小要适中，让数据清晰可见。标题可以用稍大的字号，正文用常规字号。

使用颜色区分

可以用不同颜色的单元格背景来区分不同类型的数据，比如入库用绿色，出库用红色。但颜色不要过于花哨，以免影响阅读。

添加边框和网格线

给表格添加边框和网格线，让数据更有条理。可以选择不同的线条样式和颜色，增强表格的视觉效果。

建米软件的界面优势

建米软件有专业设计的界面，布局合理，数据展示清晰。它的界面美观易读，不需要像 Excel 那样手动设置很多格式。

四、Excel 库存表能和其他软件对接吗？

我听说现在很多企业都有不同的软件系统，我就想知道 Excel 库存表能不能和其他软件对接呢。下面来分析一下。

对接的可能性

理论上，一些支持数据导入导出功能的软件可以和 Excel 进行对接。比如可以将 Excel 中的库存数据导入到财务软件中进行成本核算。

操作难度

但实际操作中，对接可能会有一定难度。不同软件的数据格式可能不同，需要进行数据转换和调整。而且对接过程中可能会出现数据丢失或错误的情况。

建米软件的对接优势

建米软件具有良好的开放性，可以方便地与其他软件进行对接。它支持多种数据格式，能更高效地实现数据的共享和交互。

对接的好处

如果能成功对接，能提高工作效率，减少重复录入数据的工作量。还能实现不同系统之间的数据同步，让企业的管理更加顺畅。