excel进货库存表怎么做？用它做表能节省多少成本？

一、为什么要用 Excel 做进货库存表

在日常的生意经营或者物品管理中，我们常常需要记录进货和库存的情况。比如开一家小超市，每天都有不同商品的进货，同时也有商品的销售，这就需要一个清晰的表格来记录这些数据。Excel 就是一个非常实用的工具，它就像我们的一个得力小助手。

操作简单：Excel 的界面大家都比较熟悉，基本的操作很容易上手。就算你没有太多的电脑知识，也能快速学会用它来创建表格。比如，你只需要简单地点击鼠标，就能输入数据、调整表格的行列。

功能强大：它可以进行各种数据的计算和分析。比如，我们可以通过公式自动计算进货的总价、库存的数量变化等。而且还能制作图表，让数据更加直观地展示出来，方便我们查看和分析。

方便共享：我们可以很轻松地将做好的 Excel 表格发送给同事或者合作伙伴。大家可以在不同的设备上查看和编辑表格，非常方便。

二、准备工作

在开始制作 Excel 进货库存表之前，我们需要做一些准备工作。就像盖房子需要先准备好材料一样，制作表格也需要先明确一些信息。

确定表格内容：要想清楚表格里需要记录哪些信息。一般来说，进货库存表需要包含商品的名称、进货日期、进货数量、进货单价、库存数量等。比如，如果你是卖水果的，那商品名称就是各种水果的名字，进货日期就是水果进货的那一天。

规划表格结构：考虑好表格要分成几列几行。通常，每一列代表一个不同的信息类别，每一行代表一条具体的记录。比如，第一行可以用来填写列的名称，像“商品名称”“进货日期”等，从第二行开始就可以记录具体的数据了。

收集相关数据：把之前的进货和库存数据收集起来。如果你是刚开始做生意，那可以先记录下现有的库存情况。如果已经经营了一段时间，就把之前的进货单、销售记录等找出来，从中提取需要的数据。

三、创建基本表格框架

现在我们就可以开始创建表格的基本框架了，这就像是给房子搭好骨架。

打开 Excel 软件：在电脑上找到 Excel 程序并打开，会出现一个空白的工作表。

设置列标题：在第一行依次输入列的标题，比如“商品编号”“商品名称”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“进货总价”“库存数量”等。这些标题就像是表格的“小标签”，让我们能清楚地知道每一列记录的是什么信息。

调整列宽和行高：根据输入内容的多少，调整列宽和行高，让表格看起来更加整齐美观。我们可以把鼠标指针放在列标题的分隔线上，当指针变成双向箭头时，按住鼠标左键拖动就可以调整列宽了。行高的调整方法也是类似的。

四、输入数据

框架搭好后，接下来就可以往表格里输入数据了。

按顺序输入：从第二行开始，按照实际情况依次输入每一条进货和库存的记录。比如，先输入商品编号，再输入商品名称，然后是进货日期等。输入的时候要注意数据的准确性，不然会影响后面的计算和分析。

检查数据：输入完一部分数据后，要仔细检查一下，看看有没有输入错误或者遗漏的地方。比如，检查进货数量和进货单价的数字是否正确，日期的格式是否符合要求。

添加新记录：随着时间的推移，会有新的进货和销售情况，这时候就需要及时在表格里添加新的记录。可以在表格的最后一行下面插入新的行，然后输入新的数据。

五、设置计算公式

Excel 的一个强大功能就是可以通过公式进行数据的计算。在进货库存表中，我们经常需要计算进货总价和库存数量的变化。

计算进货总价：进货总价等于进货数量乘以进货单价。我们可以在“进货总价”这一列对应的单元格中输入公式“=进货数量单元格进货单价单元格”。比如，如果“进货数量”在 C 列，“进货单价”在 D 列，“进货总价”在 E 列，那么在 E2 单元格中输入“=C2D2”，然后按下回车键，就会自动计算出这一行的进货总价。接着，把鼠标指针放在 E2 单元格的右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以把公式应用到下面的所有行。

计算库存数量：库存数量的计算要考虑进货和销售的情况。一般来说，新的库存数量等于原来的库存数量加上进货数量再减去销售数量。我们可以根据实际情况设置相应的公式。比如，如果“原来库存数量”在 F 列，“进货数量”在 C 列，“销售数量”在 G 列，“新库存数量”在 H 列，那么在 H2 单元格中输入“=F2+C2 - G2”，然后同样通过拖动的方式把公式应用到其他行。

使用函数：除了基本的四则运算公式，Excel 还有很多函数可以使用。比如，SUM 函数可以用来求和，AVERAGE 函数可以用来求平均值。如果我们想计算一段时间内的总进货数量，就可以使用 SUM 函数。在一个空白单元格中输入“=SUM(进货数量所在列的范围)”，比如“=SUM(C2:C100)”，就可以计算出 C 列第 2 行到第 100 行的进货数量总和。

六、数据的排序和筛选

当表格中的数据越来越多的时候，为了方便查看和分析，我们可以对数据进行排序和筛选。

排序：排序可以让数据按照我们指定的规则排列。比如，我们可以按照进货日期对数据进行排序，这样就能清楚地看到进货的先后顺序。操作方法是：选中表格中的任意一个单元格，然后点击 Excel 菜单栏中的“数据”选项卡，在里面找到“排序”按钮。在弹出的排序对话框中，选择要排序的列，比如“进货日期”，然后选择排序的方式，是升序还是降序，最后点击“确定”就可以了。

筛选：筛选可以只显示我们需要的数据。比如，我们只想查看某一种商品的进货和库存情况，就可以使用筛选功能。操作方法是：选中表格中的任意一个单元格，点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，这时每一列的标题旁边都会出现一个筛选箭头。点击“商品名称”列的筛选箭头，取消全选，只勾选我们想要查看的商品名称，然后点击“确定”，表格就会只显示该商品的相关记录。

七、制作图表

图表可以让数据更加直观地展示出来，帮助我们更好地理解数据的变化趋势。

选择图表类型：根据数据的特点和我们想要展示的内容，选择合适的图表类型。比如，如果我们想展示不同商品的进货数量对比，可以选择柱状图；如果想展示库存数量随时间的变化趋势，可以选择折线图。

创建图表：选中要制作图表的数据区域，然后点击 Excel 菜单栏中的“插入”选项卡，在里面选择相应的图表类型。比如，选择柱状图，Excel 就会自动生成一个柱状图。我们可以对图表的样式、颜色等进行调整，让它更加美观。

分析图表：通过观察图表，我们可以发现一些数据的规律和趋势。比如，从折线图中我们可以看到库存数量是上升还是下降，从柱状图中我们可以比较不同商品的进货数量差异。

八、使用建米软件优化管理

虽然 Excel 可以满足基本的进货库存管理需求，但当业务规模逐渐扩大，数据量增多，管理变得复杂时，可能会遇到一些问题。比如，数据的安全性难以保障，多人协作时数据同步不及时等。这时候，可以试试建米软件。它专门针对企业的进货库存管理设计，能够实现数据的实时同步和共享，多人可以同时在线操作，大大提高了工作效率。而且，建米软件有更强大的数据分析功能，可以帮助我们更深入地了解业务情况，做出更合理的决策。

以上就是制作 Excel 进货库存表的详细步骤和一些实用技巧，希望能帮助大家更好地管理进货和库存数据。在实际使用中，大家可以根据自己的需求对表格进行调整和完善。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进货库存表能实现自动计算吗？

我听说很多人用 Excel 做进货库存表就希望能自动计算，这样就省了不少事儿，我就想知道它到底能不能实现自动计算呢。下面来详细说说。

公式设置方面：Excel 有强大的公式功能，像 SUM 函数可以计算进货总量，通过设置好公式，只要输入新的进货数据，总量就能自动更新。比如在进货数量那一列输入数据后，用 SUM 函数就能快速得出总数。

库存余额计算：可以利用公式根据进货和出货数据自动算出库存余额。当有新的进货或者出货记录时，库存余额会自动调整，不用手动一个个去算。

数据关联：把进货表和库存表关联起来，当进货表有数据更新时，库存表也能同步更新相关数据，实现自动计算的效果。

建米软件助力：建米软件可以辅助 Excel 更好地实现自动计算功能。它能帮助优化公式设置，让数据关联更稳定，提高自动计算的准确性和效率。

定期检查：虽然能自动计算，但还是要定期检查数据的准确性，避免公式错误或者数据录入错误导致计算结果出错。

二、Excel 进货库存表怎么设置数据验证？

朋友说在 Excel 进货库存表设置数据验证很重要，能保证数据的准确性，我就想知道具体该怎么设置呢。下面来看看。

选择数据范围：要确定需要设置数据验证的单元格范围，比如进货日期那一列或者进货数量那一列等。

设置验证条件：可以设置数据的类型，比如只能输入数字，防止输入错误的字符。还能设置数据的范围，像进货数量不能为负数等。

提示信息：设置输入提示信息，当用户在单元格输入数据时，会弹出提示框，告知输入的要求，这样能避免错误输入。

建米软件辅助：建米软件可以提供一些预设的数据验证模板，方便快速设置。还能对设置好的数据验证进行管理和优化。

错误警告：当输入的数据不符合验证条件时，设置错误警告信息，提醒用户重新输入正确的数据。

定期更新：随着业务的变化，数据验证的条件可能需要更新，所以要定期检查和更新数据验证设置。

三、Excel 进货库存表如何进行数据排序？

我想知道在 Excel 进货库存表进行数据排序能让数据更清晰，那具体该如何操作呢。下面来了解下。

选择排序依据：可以根据进货日期排序，让数据按照时间顺序排列，方便查看进货的先后顺序。也可以根据进货数量排序，找出进货量多或者少的记录。

单条件排序：只按照一个条件进行排序，比如只按进货日期排序，操作比较简单，在排序功能中选择日期列进行升序或者降序排列。

多条件排序：当需要更精确的排序时，可以设置多个条件。比如先按进货日期排序，再按进货数量排序，这样能更细致地整理数据。

建米软件协助：建米软件可以提供更便捷的排序功能，能快速实现复杂的排序需求，提高排序的效率。

排序后检查：排序完成后要检查数据的完整性和准确性，确保排序没有导致数据丢失或者错乱。

定期排序：为了保持数据的有序性，要定期对进货库存表进行排序。

四、Excel 进货库存表怎么进行数据备份？

朋友推荐说 Excel 进货库存表数据备份很重要，能防止数据丢失，我就想知道具体该怎么备份呢。下面来谈谈。

手动备份：可以定期将 Excel 文件复制到其他存储设备，比如 U 盘或者移动硬盘，这样即使原文件损坏也能恢复数据。

自动备份设置：Excel 本身有自动保存功能，可以设置自动保存的时间间隔，比如每隔 10 分钟自动保存一次，减少数据丢失的风险。

云存储备份：利用云存储服务，将 Excel 文件上传到云端，这样可以随时随地访问和恢复数据，而且不用担心本地设备损坏导致数据丢失。

建米软件支持：建米软件可以提供数据备份的功能，能定期自动备份进货库存表数据，还能对备份数据进行管理和恢复。

备份记录管理：建立备份记录，记录备份的时间、方式和存储位置等信息，方便查找和管理备份数据。

测试恢复：定期测试备份数据的恢复功能，确保在需要时能顺利恢复数据。