！详细进销存台账的多种做法究竟有哪些

一、什么是进销存台账

在日常的商业活动中，不管是开个小超市，还是经营一家大型的工厂，都会涉及到货物的进货、销售和库存管理。而进销存台账就是用来记录这些业务活动的账本。简单来说，它就像是一个“管家”，能清楚地告诉你进了多少货、卖了多少货，还剩下多少货。

举个例子，小张开了一家文具店，每天都会有各种各样的文具进货，也会有不同的顾客来购买。如果没有进销存台账，小张很难知道哪种文具卖得好，什么时候该补货。有了它，小张就能一目了然地掌握店里的经营情况。

二、准备工作

确定记录内容：在开始做进销存台账之前，得先明确要记录哪些内容。一般来说，进货记录要包括进货日期、供应商名称、货物名称、数量、单价、金额等信息。销售记录则要记录销售日期、客户名称、货物名称、数量、单价、金额等。库存记录要实时更新剩余货物的数量、存放位置等。

选择记录工具：记录工具可以根据自己的实际情况来选。如果业务量比较小，用 Excel 表格就足够了。Excel 操作简单，功能也很强大，可以进行数据的计算和统计。要是业务量比较大，数据比较复杂，就可以考虑使用专业的进销存管理软件。比如建米软件，它可以实现进货、销售、库存数据的实时同步，大大提高工作效率，减少人工记录的错误。

三、进货记录做法

及时记录：当货物到达时，要第一时间进行记录。比如小李经营着一家水果店，每次水果进货后，他都会马上在进销存台账上记录进货的时间、水果的种类、数量和进价。这样可以保证数据的准确性和及时性。

核对信息：记录进货信息时，要仔细核对供应商提供的送货单和发票。确保货物的名称、数量、单价等信息一致。如果发现有不符的地方，要及时和供应商沟通解决。

分类记录：可以按照货物的类别进行分类记录。比如在一家五金店，把螺丝、螺母、钳子等分别记录在不同的类别下，这样在查询和统计时会更加方便。

四、销售记录做法

详细记录：每完成一笔销售业务，都要详细记录销售信息。包括销售时间、客户是谁、卖了什么货物、卖了多少、单价是多少、总共收了多少钱。比如小王的服装店，每卖出一件衣服，他都会记录下顾客的姓名、衣服的款式、颜色、尺码、售价等信息。

关联库存：销售记录要和库存数据关联起来。每销售一件货物，就要在库存记录中相应地减少该货物的数量。这样才能保证库存数据的准确性。例如，一家书店卖出了一本《西游记》，就要在库存台账中把《西游记》的库存数量减 1。

分析销售数据：定期对销售记录进行分析，了解哪些货物卖得好，哪些货物卖得不好。比如通过分析发现某款运动鞋销量一直很高，就可以考虑增加这款鞋的进货量；而如果某款帽子销量一直很低，就要考虑调整营销策略或者减少进货量。

五、库存记录做法

定期盘点：定期对库存进行盘点，实际的库存数量和台账上记录的数量进行核对。一般可以每月或者每季度进行一次盘点。比如一家超市每月底都会组织员工对所有商品进行盘点，看看实际的商品数量和台账记录是否一致。

处理差异：如果盘点时发现实际库存和台账记录有差异，要及时查找原因。可能是进货或者销售记录有误，也可能是货物有损坏、丢失等情况。找到原因后，要对台账进行调整，保证库存数据的准确性。

安全库存管理：根据货物的销售情况和补货周期，确定每种货物的安全库存。安全库存就是为了防止货物短缺而预留的库存数量。比如一家便利店，根据以往的销售数据和供应商的补货时间，确定某种饮料的安全库存是 50 瓶。当库存数量低于 50 瓶时，就要及时补货。

六、数据统计与分析

统计进货和销售总额：定期统计一段时间内的进货总额和销售总额。通过对比这两个数据，可以了解企业的经营状况。如果销售总额大于进货总额，说明企业有盈利；反之，则可能处于亏损状态。比如一家餐厅，每月统计进货的食材成本和销售的菜品收入，就能知道这个月是赚了还是赔了。

分析货物周转率：货物周转率是指一定时期内货物的销售成本与平均库存成本的比率。周转率越高，说明货物的销售速度越快，库存管理越有效。例如，一家服装店通过计算发现某款衣服的周转率很高，说明这款衣服很受欢迎，应该继续保持适当的库存。

制作报表：根据统计和分析的数据，制作进销存报表。报表可以直观地展示企业的经营情况，为企业的决策提供依据。比如一家工厂的老板通过查看进销存报表，就能清楚地知道哪些产品的库存积压，哪些产品需要加大生产力度。

七、注意事项

专人负责：最好安排专人负责进销存台账的记录和管理。这样可以保证数据的准确性和连续性。比如一家公司专门安排了一名会计来负责进销存台账的工作，避免了多人操作可能带来的混乱。

数据备份：要定期对进销存台账的数据进行备份，防止数据丢失。可以把数据备份到移动硬盘或者云端。比如一家网店，每天晚上都会自动把当天的进销存数据备份到云端，这样即使电脑出现故障，数据也不会丢失。

保密工作：进销存台账包含了企业的重要商业信息，要做好保密工作。限制访问权限，只有相关的工作人员才能查看和操作。比如一家企业规定只有财务人员和仓库管理人员才能查看和修改进销存台账的数据。

以上就是关于进销存台账做法的一些介绍，希望能帮助大家更好地管理企业的进货、销售和库存。如果在实际操作中遇到复杂的情况，不妨试试建米软件，它能让进销存管理变得更加轻松高效。

常见用户关注的问题：

一、进销存台账记录不准确会有啥后果？

我听说好多做小生意的朋友，因为进销存台账记录不准确吃了不少亏呢，我就想知道这到底会有啥严重后果。下面咱来仔细说说。

1. 库存管理混乱

如果台账记录不准确，很可能会出现明明账面上显示有货，实际仓库里却没了，或者账面上没货，仓库里却堆着很多的情况。这样一来，采购人员可能会重复采购，造成库存积压，占用大量资金；也可能会因为没及时补货，导致缺货，影响销售。比如说一家小超市，台账显示某款饮料还有很多库存，结果顾客要买的时候却没货了，就会让顾客觉得这家超市不靠谱，下次可能就不来了。

2. 成本核算错误

不准确的台账会让成本计算出现偏差。进货的数量和价格记录不对，算出来的成本就不对，进而影响到利润的计算。如果成本算高了，可能会让老板觉得利润低，做出错误的定价决策；如果成本算低了，实际利润没那么多，老板还以为赚了不少，到最后可能发现钱没赚到还亏了本。像一些加工厂，如果原材料的进销存台账不准确，成本核算错误，可能会导致产品定价不合理，在市场上失去竞争力。

3. 税务风险增加

税务部门会根据企业的进销存情况来核查纳税情况。台账记录不准确，可能会让企业申报的销售额和成本与实际情况不符，存在偷税漏税的嫌疑。一旦被税务部门查出来，企业不仅要补缴税款，还可能面临罚款和滞纳金，严重的甚至会影响企业的信誉和正常经营。比如一些贸易公司，因为进销存台账混乱，被税务部门盯上，最后面临高额罚款，企业元气大伤。

4. 决策失误

企业的管理者通常会根据进销存台账来制定生产、销售等方面的决策。不准确的台账会提供错误的信息，导致管理者做出错误的决策。比如看到账面上库存很多，就减少生产，结果市场需求突然增加，没货可卖；或者看到库存少，加大生产，结果市场需求下降，库存积压更严重。这时候，如果使用建米软件来准确记录进销存台账，就能为管理者提供可靠的数据支持，避免决策失误。

二、手工记进销存台账好还是用软件记好？

朋友推荐我用软件记进销存台账，可我还是有点犹豫，手工记感觉也挺踏实的，我就想知道到底哪个更好呢。下面给大家分析分析。

1. 记录效率

手工记账速度慢，尤其是业务量比较大的时候，要一笔一笔地登记，很费时间和精力。而且容易出错，一旦写错了，修改起来也很麻烦。而用软件记账就快多了，只要输入相关数据，软件会自动计算和记录，大大提高了工作效率。比如一家大型的批发企业，每天有大量的进货和销售业务，如果用手工记账，可能需要好几个人专门负责，还容易出错；要是用建米软件，一个人就能轻松搞定，节省了人力成本。

2. 准确性

手工记账容易出现人为的错误，比如数字写错、计算错误等。而软件记账可以避免这些问题，只要数据输入正确，软件会自动进行准确的计算和统计。而且软件还有数据校验功能，能及时发现输入错误的数据，提醒用户修改。像一些小型的零售店，手工记账可能会因为粗心导致库存数量记错，用建米软件就能保证数据的准确性，让老板对库存情况一目了然。

3. 数据分析

手工记账很难对数据进行深入的分析，只能做一些简单的统计。而软件可以对进销存数据进行多维度的分析，比如分析不同时间段的销售情况、不同产品的销售占比等。通过这些分析，企业可以发现销售规律，制定更合理的营销策略。建米软件就有强大的数据分析功能，能为企业提供详细的报表和分析图表，帮助企业管理者做出更科学的决策。

4. 数据安全性

手工记账的账本容易丢失、损坏，一旦出现这种情况，数据就很难找回。而软件记账可以对数据进行备份，即使电脑出现故障或者丢失，数据也不会丢失。而且软件还有权限管理功能，只有授权的人员才能查看和修改数据，保证了数据的安全性。比如一些企业的重要进销存数据，如果用手工账本记录，可能会因为意外情况丢失，造成巨大损失；用建米软件就不用担心这些问题。

三、进销存台账多久更新一次合适？

我想知道进销存台账到底多久更新一次合适呢，不同的生意好像情况也不一样。下面来详细说说。

1. 业务量小的企业

对于一些业务量比较小的企业，比如小型的便利店、文具店等，每天的进货和销售数量不多，可以选择每周更新一次进销存台账。这样既能保证台账数据的及时性，又不会花费太多的时间和精力。每周固定一天，把这一周的进货、销售和库存情况进行整理和记录。比如一家小文具店，每周日晚上盘点一下库存，把这一周进了多少货、卖了多少货记录到台账里，然后计算出最新的库存数量。

2. 业务量中等的企业

业务量中等的企业，像一些小型的加工厂、贸易公司等，每天的业务量相对多一些，建议每天更新一次进销存台账。这样可以及时掌握库存的变化情况，避免出现库存积压或者缺货的情况。每天下班前，把当天的进货、销售数据录入到台账里，更新库存数量。比如一家小型的服装加工厂，每天生产多少件衣服、卖出去多少件，都要及时记录，使用建米软件可以很方便地完成这些操作，保证台账数据的实时性。

3. 业务量大的企业

业务量大的企业，如大型的超市、批发商等，库存变化非常快，需要实时更新进销存台账。这样才能准确地掌握库存情况，及时进行补货和调配。可以使用扫码枪等设备，在进货和销售的时候实时录入数据，让台账数据与实际库存同步。比如一家大型超市，顾客在收银台结账的时候，扫码枪扫描商品条码，数据就会实时传输到进销存系统中，更新库存数量。建米软件也支持实时数据更新，能满足这类企业的需求。

4. 特殊情况

在一些特殊情况下，比如促销活动期间、节假日等，业务量会突然增加，这时候要增加更新台账的频率。即使是业务量小的企业，在促销活动期间也最好每天更新台账，以便及时调整库存和营销策略。如果企业进行了盘点，也要及时更新台账，保证台账数据与实际库存一致。

四、进销存台账需要包含哪些内容？

我听说做好进销存台账很重要，可不知道具体要包含哪些内容。下面就来详细说说。

1. 基本信息

要记录商品的基本信息，比如商品名称、规格、型号、单位等。这些信息可以让使用者清楚地知道是什么商品，方便管理和查询。比如一家五金店，记录螺丝的时候，要写清楚螺丝的规格是 M5 还是 M6，长度是多少，单位是个还是盒。

2. 进货信息

进货信息包括进货日期、供应商名称、进货数量、进货单价、进货金额等。记录进货日期可以了解商品的进货时间，方便计算库存的存放时间；供应商名称可以帮助企业与供应商进行沟通和结算；进货数量和单价用于计算进货成本。比如一家水果店，记录进了多少斤苹果、每斤多少钱，就能算出这批苹果的进货成本。建米软件可以方便地记录这些进货信息，提高工作效率。

3. 销售信息

销售信息有销售日期、客户名称、销售数量、销售单价、销售金额等。销售日期可以分析不同时间段的销售情况；客户名称有助于企业了解客户的需求和购买习惯；销售数量和单价用于计算销售收入。比如一家服装店，记录每天卖了几件衣服、每件卖多少钱，就能算出当天的销售收入。

4. 库存信息

库存信息包括期初库存数量、本期进货数量、本期销售数量、期末库存数量等。期初库存数量是上一个时间段结束时的库存数量；本期进货和销售数量根据实际情况记录；期末库存数量通过期初库存数量加上本期进货数量减去本期销售数量计算得出。通过这些库存信息，企业可以掌握库存的动态变化，及时进行补货和调整。建米软件可以自动计算期末库存数量，保证数据的准确性。

5. 备注信息

备注信息可以记录一些特殊情况，比如商品的质量问题、退货情况、折扣信息等。这些信息可以帮助企业更好地管理商品，处理异常情况。比如一家电器店，某款电器出现了质量问题，在备注里记录下来，方便后续与供应商协商解决。