！手把手教你在 Excel 里打造高效实用的进销存系统

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如一家小超市，进就是从供应商那里采购商品，存就是把采购回来的商品放在仓库里，销就是把仓库里的商品卖给顾客。

用 Excel 做进销存的好处可不少：Excel 是大家比较熟悉的办公软件，很多人都会用，不用再去专门学习新软件的操作，降低了学习成本。就像我们平时用惯了家里的菜刀，再去用新的刀具可能还得适应一下，而 Excel 就像是那把熟悉的菜刀。它的成本低，几乎每个办公电脑上都安装了 Excel，不需要额外花钱购买软件。Excel 具有一定的灵活性，可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容。

二、做进销存前的准备工作

明确需求：在动手做之前，得先清楚自己要做的进销存需要包含哪些内容。比如是小型的零售店，可能只需要记录商品的名称、进货数量、销售数量、库存数量就可以了；但如果是大型的企业，可能还需要记录进货价格、销售价格、供应商信息、客户信息等。

规划表格结构：这就好比盖房子要先设计好图纸一样。一般来说，一个基本的进销存表格可以分为进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货日期、商品名称、进货数量、进货单价等信息；销售表要记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价等信息；库存表则要实时反映商品的库存数量。

准备数据：把之前的进货和销售数据整理出来，如果是刚开始做，那就准备好商品的基本信息，比如商品名称、规格等。

三、创建进货表

表头设计：在 Excel 中新建一个工作表，命名为“进货表”。在第一行依次输入表头，如“进货日期”“商品编号”“商品名称”“规格型号”“进货数量”“进货单价”“进货金额”“供应商”等。这里的商品编号就像是商品的身份证，方便后续的管理和查询。

数据录入：从第二行开始，依次录入每次进货的相关信息。在录入进货金额时，可以使用公式来计算，比如在“进货金额”对应的单元格中输入“=进货数量进货单价”，然后向下拖动单元格右下角的填充柄，就可以自动计算出每一行的进货金额。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以对一些关键数据设置数据验证。比如在“商品编号”这一列，可以设置为只能输入特定格式的编号，避免输入错误的编号。

四、创建销售表

表头设计：再新建一个工作表，命名为“销售表”。表头可以设置为“销售日期”“商品编号”“商品名称”“规格型号”“销售数量”“销售单价”“销售金额”“客户”等。

数据录入与计算：和进货表一样，从第二行开始录入销售数据。销售金额也可以使用公式计算，即“=销售数量销售单价”。还可以设置一些条件格式，比如当销售数量大于库存数量时，单元格自动变色提醒。

关联进货表：为了方便查询商品的进货信息，可以在销售表中通过 VLOOKUP 函数关联进货表。比如在销售表中输入商品编号后，自动从进货表中获取商品名称、规格型号等信息。

五、创建库存表

表头设计：新建一个工作表，命名为“库存表”。表头设置为“商品编号”“商品名称”“规格型号”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”等。

数据计算：期初库存可以手动输入，本期进货数量和本期销售数量可以通过 SUMIF 函数从进货表和销售表中获取。期末库存的计算公式为“=期初库存+本期进货数量-本期销售数量”。

实时更新：每次有进货或销售操作后，库存表会自动更新期末库存数量。这样就可以实时掌握商品的库存情况，避免出现缺货或积压的情况。

六、使用函数和图表进行数据分析

函数应用：除了前面提到的公式和函数，还可以使用其他函数进行数据分析。比如使用 SUM 函数计算某一时间段内的总进货金额和总销售金额；使用 AVERAGE 函数计算商品的平均进货单价和平均销售单价。

图表制作：为了更直观地展示数据，可以制作一些图表。比如制作柱状图来比较不同商品的销售数量，制作折线图来展示库存数量的变化趋势。通过图表，能更快速地发现数据中的规律和问题。

七、使用建米软件优化进销存管理

虽然用 Excel 可以做一个简单的进销存系统，但当业务量逐渐增大时，可能会遇到一些问题，比如数据处理速度慢、容易出错、难以实现多用户协同操作等。这时候，可以试试建米软件，它能很好地解决这些问题。建米软件可以实现数据的实时同步和共享，多人可以同时操作，提高工作效率。而且它的功能更强大，能自动生成各种报表，对数据进行更深入的分析，帮助企业更好地管理进销存业务。

以上就是在 Excel 里做一个进销存系统的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做进销存难不难啊？

我听说好多人都想用 Excel 做进销存，我就想知道这到底难不难呢。其实啊，用 Excel 做进销存，说难也难，说不难也不难。下面给你仔细唠唠。

数据录入方面：如果数据量小，那录入起来还算轻松，就跟平时在 Excel 里填表格一样。但要是数据量大，那可就麻烦了，得一个个手动输入，还容易出错。

公式运用方面：要计算库存、成本这些，就得用到公式。像 SUM、VLOOKUP 这些公式得熟练掌握，不然算出来的数据可能就不对，这对不太懂公式的人来说有点难。

数据更新方面：进销存的数据是实时变化的，每次有进货或者销售，都得及时更新表格。要是更新不及时，数据就不准确了，这就需要时刻盯着，挺费精力的。

数据安全性方面：Excel 文件要是不小心删除或者损坏了，数据就没了。而且如果没有设置好权限，别人也能随意修改数据，这就很不安全。要是用建米软件来做进销存，在数据安全性方面就会好很多，它有专业的防护措施。

二、Excel 做的进销存能满足企业需求不？

朋友说他们公司想用 Excel 做进销存，我就想知道这能不能满足企业的需求呢。咱来分析分析。

功能完整性方面：简单的企业，只需要记录进货、销售和库存数量，Excel 基本能满足。但要是企业业务复杂，比如涉及到多仓库管理、批次管理、成本核算等，Excel 就有点力不从心了。

数据处理能力方面：小公司数据量少，Excel 处理起来还可以。但大公司数据量大，Excel 处理速度就会变慢，甚至可能出现卡顿，影响工作效率。

数据分析方面：Excel 虽然能做一些简单的数据分析，但对于复杂的数据分析，比如销售趋势分析、库存周转率分析等，就不如专业的软件了。建米软件在数据分析方面就很强大，能为企业提供更有价值的信息。

协作性方面：如果企业多个部门需要同时使用进销存数据，Excel 就不太方便了。因为它只能一个人编辑，其他人只能查看，不能实时协作。而建米软件可以多人同时在线操作，提高了协作效率。

三、用 Excel 做进销存得注意啥？

朋友推荐说 Excel 可以做进销存，我就想知道用的时候得注意些啥。下面就给你说说。

表格设计方面：要设计好表格的结构，比如表头、列宽、行高这些。合理的表格结构能让数据更清晰，方便查看和操作。

数据准确性方面：录入数据的时候一定要仔细，检查好数据的准确性。一旦数据出错，后面的计算和分析都会出错。

备份方面：要定期备份 Excel 文件，防止数据丢失。可以把文件备份到不同的地方，比如 U 盘、云盘等。

公式检查方面：使用公式计算的时候，要经常检查公式是否正确。有时候公式可能会因为数据的变化而出现错误，及时发现并修正。要是觉得 Excel 麻烦，也可以考虑用建米软件，它能减少很多这些方面的麻烦。

四、有没有 Excel 做进销存的模板啊？

假如你想用 Excel 做进销存，肯定想找个模板，我也想知道有没有现成的模板呢。下面来谈谈。

网上搜索方面：在网上搜索 Excel 进销存模板，能找到很多。但这些模板质量参差不齐，有些可能不太符合自己的需求。

模板适用性方面：要根据自己企业的业务特点选择合适的模板。比如是批发行业，就需要有批发价、零售价等信息的模板。

模板修改方面：找到模板后，可能需要根据实际情况进行修改。这就需要对 Excel 有一定的操作能力，不然可能改不好。

模板更新方面：随着企业业务的发展，模板可能需要更新。如果自己不会更新，就会影响使用。建米软件有自带的模板，还能根据企业需求定制，就不用为模板的事情操心了。