！手把手教你制作进销存近效期管理表格

一、为什么要做进销存近效期表格

在日常的企业经营当中，尤其是涉及商品销售或者生产的企业，管理好商品的进销存是非常关键的。而近效期商品更是管理的重点。想象一下，你是一家药店的老板，店里有各种各样的药品，每种药品都有自己的有效期。如果不做好近效期管理，等到药品过期了才发现，那不仅会造成直接的经济损失，还可能面临监管部门的处罚。

避免损失：近效期商品如果不能及时处理，过期后就只能报废，这就相当于直接把钱扔掉了。比如食品行业，过期食品只能销毁，投入的成本就打了水漂。

合规经营：在很多行业，销售近效期或过期商品是违法行为。像医药行业，必须严格把控药品的有效期，确保销售给顾客的药品在有效期内。

优化库存：通过对近效期商品的管理，可以及时调整进货策略，避免积压过多近效期商品，让库存更加合理。

二、做表前的准备工作

在开始制作进销存近效期表格之前，我们需要做一些准备工作，就像盖房子要先打好地基一样。

收集数据：要把所有商品的信息收集起来，包括商品名称、规格、批次、进货日期、有效期至等。比如在一家超市，要把货架上每一种商品的这些信息都记录下来。

确定表格格式：根据自己的需求和习惯，确定表格的格式。一般来说，会有商品信息列、进货信息列、销售信息列、库存信息列和近效期提醒列等。

选择工具：可以使用 Excel 或者专业的进销存管理软件。Excel 比较常见，大多数人都会用；专业软件功能更强大，使用起来更便捷。比如建米软件，它在处理进销存数据方面非常实用，可以自动根据设定的规则计算近效期，还能生成各种报表，提高工作效率。

三、表格的基本结构设计

接下来就是设计表格的基本结构了，这就像是给房子设计蓝图。

商品信息列：包括商品名称、规格、型号等，这是对商品的基本描述。比如卖手机，要记录手机的品牌、型号、内存大小等信息。

进货信息列：记录商品的进货日期、进货数量、进货价格等。通过这些信息，可以了解商品的成本和进货时间。

销售信息列：包括销售日期、销售数量、销售价格等。这能让我们知道商品的销售情况，分析销售趋势。

库存信息列：实时记录商品的库存数量。通过进货数量和销售数量的计算，可以得出当前的库存。

近效期提醒列：这是非常重要的一列，要根据商品的有效期和当前日期，计算出剩余有效期天数，并设置提醒规则。比如当剩余有效期小于 30 天的时候，进行提醒。

四、数据的录入与更新

表格结构设计好后，就要开始录入数据了，并且要定期更新，就像给植物浇水施肥一样，让表格保持活力。

初始数据录入：把之前收集到的商品信息、进货信息等准确无误地录入到表格中。录入的时候要仔细，避免出现错误。

日常数据更新：每天或者定期更新销售数据和库存数据。比如每天下班前，把当天的销售数量录入到表格中，然后重新计算库存数量。

近效期数据计算：根据商品的有效期和当前日期，计算出剩余有效期天数。可以使用 Excel 的函数来实现，也可以用建米软件自动计算。建米软件会根据设定的有效期规则，自动更新近效期提醒列的数据，非常方便。

五、近效期提醒规则的设置

设置近效期提醒规则就像是给闹钟设定时间，到了时间就提醒我们处理近效期商品。

按剩余天数提醒：可以根据商品的性质和企业的实际情况，设定不同的剩余天数提醒。比如食品类商品，剩余有效期小于 15 天的时候提醒；药品类商品，剩余有效期小于 30 天的时候提醒。

按比例提醒：除了按剩余天数提醒，还可以按有效期的比例来提醒。比如当商品的有效期已经过了 80% 的时候，进行提醒。

提醒方式：可以设置不同的提醒方式，比如在表格中用颜色标记、弹出提醒窗口或者发送邮件提醒等。这样可以确保我们不会错过近效期商品的处理。

六、表格的分析与应用

做好表格不是目的，关键是要通过表格进行分析，为企业的决策提供依据。

近效期商品分析：分析近效期商品的种类、数量、占比等。看看哪些商品容易出现近效期问题，是因为进货过多还是销售不畅。

销售趋势分析：结合销售信息列的数据，分析近效期商品的销售趋势。如果发现某种近效期商品的销售在逐渐下降，就要及时采取措施，比如促销活动。

库存优化决策：根据近效期商品的分析结果，调整进货策略。对于容易出现近效期问题的商品，减少进货量；对于销售好的商品，适当增加库存。

以上就是关于进销存近效期怎么做表的一些详细介绍，希望能帮助大家更好地管理近效期商品，提高企业的经营效益。在实际操作中，可以根据自己的需求对表格进行调整和优化，同时合理利用建米软件等工具，让工作更加轻松高效。

常见用户关注的问题：

一、进销存近效期表格里要填哪些东西啊？

我就想知道，做进销存近效期表格的时候，到底要把哪些内容写进去呢。这直接关系到表格能不能准确反映商品的情况呀。

商品基本信息

商品名称：就是这个商品叫啥，像“洗发水”“牙膏”这些，得写清楚，不然都不知道是啥东西。

规格型号：比如洗发水是500毫升装的，牙膏是100克的，这能区分不同大小的商品。

批次号：每个批次的商品可能生产时间、质量啥的会有点差别，记录批次号方便追溯。

库存信息

进货数量：进了多少货，这是最基本的，清楚进了多少才能知道还剩多少。

库存数量：当前仓库里还有多少这个商品，这能反映库存水平。

存放位置：商品放在仓库的哪个地方，方便找货。

效期信息

生产日期：知道什么时候生产的，才能算出还有多久过期。

有效期至：明确这个商品到什么时候就不能用了。

剩余有效期天数：能直观看到还剩多少时间，方便提前处理近效期商品。

销售信息

已销售数量：卖出去多少了，了解销售情况。

销售趋势：看看这个商品是卖得好还是不好，对处理近效期商品有参考作用。

预计销售时间：根据销售趋势大概估计还得多久能卖完。建米软件在记录这些信息方面很方便，能让表格内容更准确全面。

二、咋让进销存近效期表格更新得及时呢？

我听说及时更新进销存近效期表格可重要了，不然数据不准，很容易出问题。但就是不知道该怎么做才能让表格及时更新。

建立定期盘点制度

可以每周或者每月进行一次全面盘点，把实际的库存数量和表格里的数据对比一下。发现有出入就赶紧更新表格，这样能保证数据的准确性。盘点的时候要认真仔细，一个商品一个商品地核对。

实时录入销售数据

每卖出一件商品，就要马上在表格里记录下来。现在很多销售系统都能和表格关联，卖出去的商品信息能自动同步到表格里，这样就很方便及时更新。

设置提醒功能

可以在表格里设置一些提醒条件，比如商品快到效期了，或者库存数量低于某个值了，就自动弹出提醒。这样就能及时关注到这些情况，做出相应的处理。建米软件就有很好的提醒功能，能让你及时更新表格。

安排专人负责

指定一个人专门负责表格的更新工作，这样责任明确，能保证更新工作有人做。这个人要对表格很熟悉，知道怎么操作，还要有责任心，认真做好更新工作。

三、进销存近效期表格能帮我们发现啥问题呀？

朋友说进销存近效期表格可不只是记录数据的，还能发现很多问题。我就想知道到底能发现啥问题呢。

库存积压问题

如果表格里显示某个商品库存数量很多，但是销售速度很慢，而且快到效期了还没卖出去多少，那就说明这个商品可能积压了。积压库存会占用资金和仓库空间，还可能过期浪费。

销售异常问题

要是某个商品的销售趋势突然下降，或者某个时间段销售数量和平时差别很大，通过表格就能看出来。这可能是市场需求变化、竞争对手影响或者商品本身质量问题等原因导致的。

采购计划问题

从表格里能看到商品的进货数量和销售情况，如果进货数量总是比销售数量多很多，导致近效期商品增多，那就说明采购计划可能不合理，需要调整采购量和采购时间。建米软件能分析这些数据，帮助优化采购计划。

效期管理问题

如果表格里有很多商品快到效期了，但是没有及时处理，那就说明效期管理可能存在漏洞。可能是没有提前预警，或者处理近效期商品的措施不到位。

四、用啥工具做进销存近效期表格比较好呢？

假如你要做进销存近效期表格，肯定想找个好用的工具。我就想知道有哪些工具比较合适。

Excel

Excel是大家比较常用的工具，操作相对简单，很多人都会用。它有丰富的函数和图表功能，可以对数据进行计算和分析。能自己设计表格的格式和样式，满足不同的需求。但是如果数据量很大，处理起来可能会有点慢，而且容易出错。

专业的进销存软件

像建米软件，它专门针对进销存管理设计，功能很强大。能自动更新数据，实时反映库存和效期情况。有完善的提醒功能，能及时提醒处理近效期商品。还能生成各种报表，方便分析数据和决策。

在线表格工具

比如腾讯文档、石墨文档等，这些在线表格可以多人同时编辑，方便团队协作。数据存在云端，不用担心丢失。而且可以随时在不同设备上访问和编辑表格。不过网络不好的时候可能会影响使用。

企业资源规划（ERP）系统

ERP系统功能很全面，除了进销存管理，还能管理财务、生产等多个环节。能实现数据的集成和共享，提高企业管理效率。但是实施成本比较高，需要专业的技术人员维护。