！手把手教你利用钉钉自己制作高效进销存系统

一、进销存管理和钉钉的结合

在日常的生意经营里，不管是小店铺还是大企业，进销存管理都是非常重要的。简单来说，进销存就是管理商品的进货、销售和库存情况。想象一下，你开了一家小超市，每天都有新的货物进来，也有商品被顾客买走，同时你得清楚仓库里还剩下多少货。如果没有一个好的管理方法，很容易就会出现货物积压或者缺货的情况。

钉钉在这方面能帮上大忙。钉钉是大家都比较熟悉的办公软件，它功能强大，使用起来也很方便。我们可以利用钉钉的一些功能，自己动手制作一个适合自己生意的进销存系统。比如说，我们可以在钉钉里创建表格来记录进货、销售和库存的数据，还能设置提醒功能，当库存快没了的时候及时提醒补货。

二、准备工作

明确需求：在开始制作之前，得先搞清楚自己的需求。不同的生意，进销存管理的重点也不一样。比如一家服装店，可能更关注不同款式、尺码的衣服的进货和销售情况；而一家文具店，可能要留意各类文具的库存数量。你可以先列一个清单，把自己需要管理的内容都写下来，像商品名称、规格、进货日期、销售日期、进价、售价、库存数量这些。

收集数据：把现有的商品数据都收集起来。这包括已经在仓库里的商品信息，还有之前的进货和销售记录。这些数据是制作进销存系统的基础，有了它们，我们才能准确地记录和分析后续的业务情况。

学习钉钉功能：虽然钉钉大家都常用，但要制作进销存系统，还得了解一些它的高级功能。比如钉钉表格的使用，你要学会如何创建表格、设置表头、输入数据、使用公式计算等。钉钉的审批流程功能也很有用，我们可以用它来管理进货和销售的审批。

三、创建进销存表格

设计表格结构：打开钉钉表格，先设计好表头。表头就是表格第一行的内容，它规定了每一列数据的含义。常见的表头有“商品名称”“规格”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“销售日期”“销售数量”“销售单价”“库存数量”等。你可以根据自己的需求进行调整。

输入基础数据：把之前收集好的商品数据输入到表格里。在输入的时候要注意数据的准确性，比如商品名称不能写错，数量和单价要填对。如果数据比较多，可以分批次输入，输完一批检查一批，避免出错。

设置计算公式：在进销存管理中，有很多数据是需要通过计算得到的。比如库存数量，它等于进货数量减去销售数量。在钉钉表格里，我们可以使用公式来自动计算这些数据。以计算库存数量为例，在“库存数量”这一列对应的单元格里输入“=进货数量单元格 - 销售数量单元格”，然后按下回车键，表格就会自动算出结果。当有新的进货或销售数据输入时，库存数量也会自动更新。

四、设置审批流程

进货审批流程：在钉钉里创建一个进货审批流程。当有采购需求时，相关人员可以在钉钉上发起进货申请，填写进货的商品名称、数量、单价等信息。申请提交后，会按照预设的流程流转到相关负责人那里进行审批。比如，先由采购人员发起申请，然后部门经理审批，最后财务人员审核资金。这样可以规范进货流程，避免不必要的采购。

销售审批流程：同样地，创建一个销售审批流程。销售人员在接到订单后，在钉钉上发起销售申请，填写销售的商品信息、客户信息、销售价格等。申请经过审批后，才能进行发货等后续操作。这样可以防止低价销售或者未经授权的销售行为。

审批流程的调整：在实际使用过程中，可能会发现审批流程存在一些问题，比如流程太繁琐或者某些环节不需要审批。这时候就需要对审批流程进行调整。可以根据实际情况，增加或减少审批环节，调整审批人员等。

五、数据的维护和分析

日常数据更新：每天或者定期对进销存表格的数据进行更新。有新的进货就及时记录进货信息，有销售就记录销售信息。这样才能保证数据的及时性和准确性，让我们随时了解商品的真实情况。

数据备份：数据很重要，万一丢失了就麻烦了。所以要定期对进销存表格进行备份。可以把表格下载到本地电脑，也可以保存到云盘等存储设备里。

数据分析：通过对进销存数据的分析，我们可以发现很多有用的信息。比如，分析哪些商品的销量比较好，哪些商品容易积压库存。根据这些分析结果，我们可以调整进货策略，多进一些畅销商品，少进一些滞销商品。还可以分析不同时间段的销售情况，找出销售的高峰期和低谷期，合理安排库存。在进行数据分析时，如果觉得手动分析比较麻烦，其实可以借助一些工具，比如建米软件，它能对进销存数据进行快速准确的分析，生成直观的报表和图表，帮助我们更好地做出决策。

六、常见问题及解决办法

数据错误问题：在输入数据的过程中，难免会出现错误。比如输错了商品数量或者单价。当发现数据错误时，要及时进行修改。如果是单个数据错误，可以直接在表格里修改；如果是批量数据错误，可能需要重新导入正确的数据。

审批流程卡顿问题：有时候审批流程可能会出现卡顿的情况，比如审批不及时或者流程走不下去。这可能是因为审批人员太忙没有及时处理，或者流程设置有问题。遇到这种情况，可以提醒审批人员及时处理，或者检查流程设置，看看是否需要调整。

系统安全问题：进销存数据包含了很多商业机密，所以要注意系统的安全。在钉钉里，可以设置不同的权限，比如只有特定的人员才能查看和修改某些数据。要定期修改登录密码，防止数据泄露。

以上就是关于在钉钉上自己制作进销存系统的详细介绍。通过这些步骤，你可以打造一个适合自己生意的进销存管理系统，提高管理效率，减少经营风险。希望这些内容能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、钉钉制作进销存难不难呀？

我就想知道，钉钉制作进销存到底难不难呢。感觉现在很多人都在说用钉钉做这个，但不知道实际操作起来会不会很麻烦。

操作复杂程度方面：

- 对于有一定电脑操作基础和了解进销存流程的人来说，钉钉本身提供了一些模板和工具，上手可能相对容易一些。比如说可以利用它的表单功能快速搭建基本的进销存框架。

- 要是完全没有相关经验，可能就会觉得有点摸不着头脑。像设置库存管理规则、商品分类这些，可能得花点时间去学习。

- 而且涉及到数据的录入和处理，如果数据量比较大，操作起来可能会繁琐。

- 还要考虑和其他系统的对接，要是想和财务系统等打通，可能就需要一些技术支持了。

学习成本方面：

- 得学习钉钉的一些功能使用，比如如何创建流程、设置权限等。

- 要了解进销存的基本原理，不然做出来的系统可能无法满足实际业务需求。

- 可以参考一些网上的教程，但有些教程可能不够详细或者不适合自己的情况。

- 也可以参加一些培训课程，但这又需要额外的时间和费用。

建米软件在这方面：建米软件有成熟的进销存解决方案，要是觉得钉钉制作进销存难，它可以作为一个替代选择，能提供更专业、更简便的操作体验。

后期维护难度方面：

- 随着业务的发展，进销存系统需要不断调整和优化，这对维护者的能力有一定要求。

- 要保证数据的准确性和安全性，防止数据丢失或泄露。

- 可能会遇到一些系统故障，需要及时解决。

- 还要关注钉钉系统的更新，避免因更新导致自己制作的进销存系统出现问题。

二、钉钉制作的进销存能满足企业需求吗？

我听说很多企业都想用钉钉制作进销存，可我就想知道它到底能不能满足企业的实际需求呢。毕竟每个企业的情况都不太一样。

功能完整性方面：

- 基本的进货、销售、库存管理功能一般是可以实现的。比如记录进货数量、销售订单等。

- 但对于一些复杂的业务场景，像多仓库管理、批次管理等，可能需要进一步定制开发。

- 报表生成功能可能不够强大，不能满足企业多样化的数据分析需求。

- 对于一些特殊行业的需求，比如医药行业的药品追溯，可能无法很好地支持。

数据处理能力方面：

- 当企业业务量较大时，钉钉制作的进销存可能会出现数据处理缓慢的情况。

- 数据的存储和安全性也需要考虑，要保证企业重要的进销存数据不丢失、不泄露。

- 数据的准确性也很关键，如果数据出现错误，会影响企业的决策。

- 对于数据的备份和恢复功能，可能需要企业自己额外去设置和管理。

建米软件在满足企业需求上：建米软件专门针对企业进销存需求进行设计，功能更全面，数据处理能力也更强，能更好地适应不同企业的复杂业务。

与其他系统的兼容性方面：

- 企业可能还使用了其他系统，如财务系统、CRM系统等，钉钉制作的进销存需要和这些系统进行对接。

- 对接过程中可能会遇到一些技术难题，需要专业人员来解决。

- 不同系统之间的数据同步可能会出现延迟或不一致的情况。

- 如果兼容性不好，会影响企业整体的运营效率。

三、钉钉制作进销存需要投入多少成本？

朋友说用钉钉制作进销存挺方便的，但我想知道这得投入多少成本呢。毕竟企业都要考虑成本效益。

时间成本方面：

- 前期的调研和规划需要花费时间，了解企业的进销存需求和钉钉的功能。

- 搭建进销存系统的过程中，可能需要反复调试和修改，这也会占用大量时间。

- 后期的维护和优化同样需要投入时间，保证系统的正常运行。

- 员工学习使用这个系统也需要时间，可能会影响工作效率。

人力成本方面：

- 如果企业没有专业的技术人员，可能需要聘请外部的技术顾问来帮忙制作。

- 员工培训也需要安排专人来负责，这就增加了人力成本。

- 系统出现问题时，需要有专人及时处理，避免影响业务。

- 随着企业业务发展，可能还需要增加人员来维护和管理进销存系统。

建米软件成本优势：建米软件提供标准化的解决方案，能节省企业自己制作的时间和人力成本，而且价格相对合理。

资金成本方面：

- 可能需要购买一些钉钉的高级功能，以满足进销存的需求。

- 如果需要定制开发，会有额外的开发费用。

- 数据存储可能也需要一定的费用，特别是当数据量较大时。

- 系统的维护和升级可能也需要支付费用。

四、钉钉制作的进销存和专业软件比怎么样？

我就想知道，钉钉制作的进销存和专业的进销存软件比起来到底怎么样呢。感觉专业软件应该更厉害，但钉钉也有它的优势。

功能专业性方面：

- 专业软件一般是专门为进销存业务设计的，功能更加深入和细致。比如建米软件，对库存管理、成本核算等功能的处理更专业。

- 钉钉制作的进销存可能只是满足基本的业务需求，对于一些复杂的功能可能支持不够。

- 专业软件在行业针对性上更强，能满足不同行业的特殊需求。

- 钉钉的通用性较强，但在专业性上相对较弱。

用户体验方面：

- 专业软件经过长期的优化和改进，用户界面和操作流程可能更加人性化。

- 钉钉制作的进销存可能因为是自己搭建，在用户体验上可能不够完善。

- 专业软件有专业的客服团队，能及时解决用户遇到的问题。

- 钉钉的客服主要针对钉钉整体平台，对于进销存方面的问题可能解答不够专业。

建米软件优势体现：建米软件在功能专业性和用户体验上都有很大优势，能为企业提供更优质的进销存管理服务。

系统稳定性方面：

- 专业软件经过大量企业的使用和验证，系统稳定性较高。

- 钉钉制作的进销存可能会因为各种原因出现不稳定的情况，比如和钉钉系统的兼容性问题。

- 专业软件有更完善的备份和恢复机制，保证数据的安全。

- 钉钉制作的进销存可能在数据安全方面需要企业自己多做工作。