超详细！财务人员运用进销存系统高效做账的实用方法大

一、什么是进销存做账

在咱们日常的商业活动里，进销存做账可是非常重要的事儿。简单来说，进销存做账就是对企业的进货、销售和库存这三个环节进行详细的记录和核算。进货就是企业采购商品的过程，销售就是把商品卖出去，而库存则是企业仓库里还剩下多少商品。通过对这三个环节的记录，财务人员就能清楚地了解企业的经营状况，比如赚了多少钱，还有多少货没卖出去等等。

进货环节：企业从供应商那里采购商品，这时候财务要记录采购的商品名称、数量、单价、总价以及采购日期等信息。就好比一家水果店老板从水果批发市场进了100斤苹果，每斤3元，那么财务就要记录苹果100斤，单价3元，总价300元，还有进货的具体日期。

销售环节：当企业把商品卖出去后，财务要记录销售的商品名称、数量、单价、总价以及销售日期等。还是以水果店为例，老板把50斤苹果以每斤5元的价格卖出去了，财务就要记录苹果50斤，单价5元，总价250元，以及销售的日期。

库存环节：财务要定期对库存进行盘点，记录库存商品的实际数量，然后和账面上的数量进行对比，看看有没有差异。如果账面上有50斤苹果，但是实际盘点只有45斤，那就得找找原因，是不是有损耗或者其他情况。

二、进销存做账前的准备工作

在开始进销存做账之前，有一些准备工作是必须要做好的。就是要建立完善的进销存管理制度，明确各个环节的操作流程和责任分工。比如采购部门负责采购商品，销售部门负责销售商品，仓库部门负责管理库存，财务部门负责记录和核算。

选择合适的记账方法：常见的记账方法有手工记账和使用软件记账。手工记账适合一些规模较小、业务量较少的企业，操作简单，成本低。但是手工记账容易出错，而且效率比较低。使用软件记账则适合规模较大、业务量较多的企业，软件可以自动生成各种报表，提高记账的准确性和效率。这里给大家推荐建米软件，它在进销存做账方面表现出色，能够自动记录进货、销售和库存信息，还能生成详细的报表，让财务人员的工作更加轻松。

整理相关资料：要把采购合同、销售发票、入库单、出库单等相关资料整理好，这些资料是进销存做账的重要依据。比如采购合同可以证明企业采购商品的数量、价格等信息，销售发票可以证明企业销售商品的收入情况。

三、进货环节的做账方法

当企业采购商品时，财务要根据采购发票和入库单进行记账。一般来说，采购商品会涉及到两个科目，一个是“库存商品”，另一个是“应付账款”（如果是赊购的话）或者“银行存款”（如果是现购的话）。

现购商品的记账：假设一家文具店用现金购买了一批文具，总价为5000元。财务的记账分录就是：借：库存商品 5000元，贷：银行存款 5000元。这表示企业的库存商品增加了5000元，同时银行存款减少了5000元。

赊购商品的记账：还是以文具店为例，如果文具店从供应商那里赊购了一批文具，总价为3000元。财务的记账分录就是：借：库存商品 3000元，贷：应付账款 3000元。这表示企业的库存商品增加了3000元，同时应付账款也增加了3000元，等企业支付货款时，再做相应的分录冲减应付账款。

进货退货的记账：如果企业采购的商品存在质量问题或者其他原因需要退货，财务要根据退货单进行记账。假设文具店把一批价值1000元的文具退给了供应商，财务的记账分录就是：借：应付账款（或者银行存款）1000元，贷：库存商品 1000元。这表示企业的库存商品减少了1000元，同时应付账款或者银行存款也相应减少。

四、销售环节的做账方法

销售环节的做账主要是根据销售发票和出库单进行记录。销售商品会涉及到“主营业务收入”和“应收账款”（如果是赊销的话）或者“银行存款”（如果是现销的话）等科目。

现销商品的记账：比如一家服装店把一件衣服以300元的价格现金卖给了顾客。财务的记账分录就是：借：银行存款 300元，贷：主营业务收入 300元。还要结转销售成本，假设这件衣服的成本是200元，分录就是：借：主营业务成本 200元，贷：库存商品 200元。这表示企业的银行存款增加了300元，主营业务收入增加了300元，同时库存商品减少了200元，主营业务成本增加了200元。

赊销商品的记账：如果服装店把一件衣服以400元的价格赊销给了顾客。财务的记账分录就是：借：应收账款 400元，贷：主营业务收入 400元。同样，也要结转销售成本，假设这件衣服的成本是250元，分录就是：借：主营业务成本 250元，贷：库存商品 250元。等顾客支付货款时，再做相应的分录冲减应收账款。

销售退货的记账：如果顾客对购买的商品不满意要求退货，财务要根据退货发票和入库单进行记账。假设服装店收到了顾客退回的一件价值200元的衣服，成本是150元。财务的记账分录就是：借：主营业务收入 200元，贷：应收账款（或者银行存款）200元。借：库存商品 150元，贷：主营业务成本 150元。这表示企业的主营业务收入减少了200元，应收账款或者银行存款也相应减少，库存商品增加了150元，主营业务成本减少了150元。

五、库存环节的做账方法

库存环节的做账主要是定期对库存进行盘点，确保账实相符。如果发现账实不符，要及时查找原因并进行调整。

定期盘点库存：企业可以每月或者每季度对库存进行一次全面盘点。盘点时要记录库存商品的实际数量、规格、型号等信息，并和账面上的数量进行对比。比如仓库里实际有100件商品，但是账面上记录的是120件，那就存在差异。

盘盈盘亏的处理：如果盘点结果是库存商品盘盈，也就是实际数量比账面上的数量多，要查明原因。如果是由于收发计量错误等原因造成的，要做相应的分录进行调整。假设盘点发现多了10件商品，每件成本是50元。分录就是：借：库存商品 500元，贷：待处理财产损溢 500元。等查明原因后，再根据具体情况进行处理。如果是盘亏，也就是实际数量比账面上的数量少，同样要查明原因。假设盘点发现少了5件商品，每件成本是80元。分录就是：借：待处理财产损溢 400元，贷：库存商品 400元。然后根据原因进行相应的处理，比如是由于管理不善造成的，要计入管理费用；如果是由于自然灾害等不可抗力造成的，要计入营业外支出。

六、进销存报表的生成与分析

做完进销存的账务处理后，还要生成各种报表，通过对报表的分析来了解企业的经营状况。

常见的进销存报表：有库存报表、销售报表、采购报表等。库存报表可以反映企业库存商品的数量、金额、存放位置等信息；销售报表可以反映企业的销售情况，比如销售数量、销售金额、销售客户等；采购报表可以反映企业的采购情况，比如采购数量、采购金额、供应商等。

报表分析的方法：可以通过对比分析、趋势分析等方法来分析报表。比如对比不同时间段的销售报表，看看销售额是增加了还是减少了；分析库存报表，看看库存周转率是高还是低。通过对报表的分析，企业可以发现经营中存在的问题，比如库存积压、销售下滑等，然后采取相应的措施进行改进。

以上就是财务用进销存做账的一些基本方法和步骤，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，要根据企业的具体情况进行灵活处理，同时要注意遵守相关的财务制度和法律法规。

常见用户关注的问题：

一、财务用进销存软件做账有啥好处啊？

我听说现在好多企业都用进销存软件来做账了，我就想知道这到底有啥好处呢？下面我来跟你好好唠唠。

提高工作效率：以前手工做账，那得一笔一笔地记，算个库存数量和金额都得老半天。用了进销存软件，只要录入数据，软件自动就能算出来，像出入库记录、成本核算啥的，一下子就搞定，能省不少时间和精力。

数据准确性高：手工记账难免会出错，比如数字写错、算错啥的。但进销存软件就不会有这些问题，它按照设定好的规则来计算和记录，只要数据录入正确，结果基本不会出错，能保证财务数据的准确性。

方便库存管理：能实时掌握库存的数量、位置、出入库情况等信息。可以设置库存预警，当库存数量低于或高于设定值时，软件会提醒你，这样就不会出现库存积压或者缺货的情况，让库存管理更科学。

便于财务分析：软件可以生成各种报表，像销售报表、采购报表、库存报表等。通过这些报表，能清楚地看到企业的经营状况，分析销售趋势、成本构成等，为企业的决策提供依据。建米软件在这方面就表现得很不错，它能生成详细准确的报表，帮助企业做好财务分析。

实现数据共享：不同部门可以通过软件共享数据，比如销售部门录入销售订单，财务部门能马上看到相关信息，方便各部门之间的协作和沟通，提高企业的整体运营效率。

二、怎么选适合财务用的进销存软件呢？

朋友说选进销存软件可不能瞎选，得选适合自己企业的。我就想知道该从哪些方面去选呢？下面给你说道说道。

功能需求：要根据企业的实际业务需求来选。比如企业业务比较简单，可能只需要基本的采购、销售、库存管理功能就行；要是业务复杂，涉及到生产、委外加工等，那就得选功能更强大的软件。建米软件功能就很丰富，能满足不同企业的多样化需求。

易用性：软件操作要简单易懂，员工容易上手。要是软件操作太复杂，员工得花很长时间去学习，会影响工作效率。可以先试用一下软件，看看操作流程是否符合自己的习惯。

稳定性：软件要稳定可靠，不能经常出现卡顿、死机、数据丢失等问题。不然会影响企业的正常业务开展，还可能导致财务数据出错。可以了解一下软件的口碑和用户评价，看看它的稳定性怎么样。

安全性：财务数据是企业的核心数据，软件必须有良好的安全防护措施，比如数据加密、用户权限管理等，防止数据泄露和被篡改。

售后服务：软件使用过程中难免会遇到问题，所以要有好的售后服务。软件供应商能及时响应，提供技术支持和解决方案，保证企业的正常使用。

三、财务用进销存做账，要注意些啥事儿啊？

假如你开始用进销存软件做账了，那可得注意一些事儿。我来给你提个醒。

数据录入要准确：这是最基本的，要是数据录入错了，后面的计算和报表都会出错。录入数据时要仔细核对，像商品名称、数量、单价等信息都不能搞错。

定期备份数据：以防万一，要定期对财务数据进行备份。可以备份到移动硬盘、云端等，这样即使软件出现问题或者电脑损坏，数据也不会丢失。

规范操作流程：企业要制定一套规范的操作流程，员工按照流程来操作。比如出入库要有相应的单据，先审核再录入系统，保证业务的真实性和准确性。建米软件可以帮助企业规范操作流程，让财务做账更规范。

及时更新软件：软件供应商会不断更新软件，修复漏洞、增加功能。及时更新软件能保证软件的性能和安全性，让做账更顺畅。

做好权限管理：不同岗位的员工有不同的操作权限，比如财务人员可以查看和修改财务数据，销售人员只能录入销售订单。这样可以防止数据被误操作或者恶意篡改。

四、进销存软件能和财务软件对接不？

朋友推荐说要是进销存软件能和财务软件对接就好了，我就想知道到底能不能对接呢？下面来分析分析。

技术上可行：现在很多软件都支持数据接口，通过接口可以实现进销存软件和财务软件的数据对接。只要两个软件的开发商提供相应的接口，就能完成对接。

对接的好处：能实现数据的实时共享和传递，避免重复录入数据。比如进销存软件里的销售数据可以直接传到财务软件里生成凭证，减少人工操作，提高工作效率。

选择合适的软件：要选兼容性好的软件，有些软件之间的对接可能不太顺畅，会出现数据丢失或者格式不匹配的问题。建米软件在兼容性方面表现不错，能和很多财务软件实现良好对接。

需要专业人员操作：对接过程可能比较复杂，需要专业的技术人员来操作。他们要对两个软件的系统和数据结构有一定的了解，才能保证对接成功。

后期维护和管理：对接完成后，还需要进行后期的维护和管理。要定期检查数据的准确性和完整性，及时处理出现的问题，保证两个软件的正常运行。