超详细！药库进销存台账制作方法大

一、药库进销存台账是什么

药库进销存台账，简单来说，就是药库药品进出和库存情况的记录账本。它就像是药库的“健康档案”，详细记录着药品从进入药库到离开药库的整个过程，以及当前药库里还剩下多少药品。

作用：

它能帮助药库管理人员清楚地知道每种药品的数量变化，方便及时补货，避免药品短缺影响患者用药。也能防止药品积压过期，造成浪费。比如，一家医院的药库，如果没有准确的进销存台账，可能会出现感冒药已经缺货，却没有及时采购，导致患者无法买到药；或者某种抗生素大量积压，最后过期只能销毁的情况。

二、做药库进销存台账前的准备工作

确定记录内容：

要明确台账里需要记录哪些信息。一般来说，包括药品的名称、规格、批号、有效期、进货日期、进货数量、供应商、出库日期、出库数量、领用科室等。这些信息就像是药品的“身份证”和“行动轨迹”，能让我们全面了解药品的情况。

选择记录方式：

可以选择传统的纸质台账，用本子和笔进行记录；也可以使用电子表格，如 Excel 来记录。纸质台账比较直观，适合一些小型药库或者对电脑操作不太熟悉的人员。而电子表格则更加方便统计和分析，还能自动计算库存数量。比如，用 Excel 可以设置公式，当输入进货数量和出库数量后，自动算出当前库存。

整理药品信息：

在开始记录之前，要对药库里现有的药品进行一次全面的盘点，把每种药品的信息准确地收集起来，包括名称、规格、数量等。这就像是给药库做一次“体检”，为后续的记录打下基础。

三、进货记录的填写方法

记录进货信息：

当有药品进货时，要及时在台账上记录相关信息。比如，药品名称要写全称，不能写简称，避免混淆。规格要详细，像“100mg20 片”这样的表述。批号和有效期也很重要，这关系到药品的质量和使用安全。进货日期要准确记录，方便后续查询。进货数量要和实际到货数量一致，并且要和供应商提供的送货单进行核对。

记录供应商信息：

要记录供应商的名称、联系方式等信息。这样，当药品出现质量问题或者需要补货时，可以及时联系供应商。比如，一家药库进了一批退烧药，后来发现部分药品有质量问题，通过台账上记录的供应商信息，很快就联系上了供应商进行处理。

建米软件的应用：

在记录进货信息时，如果觉得手动记录比较繁琐，容易出错，可以试试建米软件。它可以自动识别药品信息，快速录入进货数据，还能和供应商系统对接，实时获取进货信息，大大提高了记录的效率和准确性。

四、销售（出库）记录的填写方法

记录出库信息：

当药品出库时，同样要详细记录。出库日期要明确，出库数量要和实际发放的数量相符。领用科室也要记录清楚，这样可以了解各个科室的用药情况。比如，外科领用了一批消毒用品，在台账上就要准确记录外科、领用数量和出库日期。

审核出库信息：

在记录出库信息之前，要对出库申请进行审核，确保是合理的用药需求。比如，有个科室申请大量的镇静剂，经过审核发现是不合理的，就可以及时沟通，避免药品的滥用。

特殊情况处理：

如果出现药品退回的情况，要在台账上做特殊标记。比如，某科室领了一批止咳药，后来发现有部分药品不需要了，退回药库，这时就要在台账上记录退回数量、退回原因等信息。

五、库存记录的管理

定期盘点库存：

要定期对药库的库存进行盘点，一般可以每月或者每季度进行一次。通过盘点，把实际库存数量和台账上记录的数量进行核对，看看是否一致。如果发现有差异，要及时查明原因。比如，盘点时发现某种降压药实际数量比台账记录少了 10 盒，经过调查发现是发放时记录错误。

计算库存数量：

可以根据进货记录和出库记录，计算出当前的库存数量。公式就是：当前库存数量 = 期初库存数量 + 进货数量 - 出库数量。通过这个公式，可以随时了解药库的库存情况，及时进行补货或者调整采购计划。

库存预警：

为每种药品设置一个最低库存和最高库存。当库存数量低于最低库存时，就要及时采购；当库存数量高于最高库存时，要分析原因，是否是采购过多或者用药量减少等原因。比如，设置某种抗生素的最低库存是 50 盒，当库存降到 40 盒时，就要启动采购程序。

六、台账的核对与检查

内部核对：

药库管理人员要定期对台账进行内部核对，检查记录是否完整、准确。比如，检查进货记录和供应商的发票是否一致，出库记录和领用科室的签字是否相符。

外部核对：

可以和财务部门进行核对，看看药品的出入库金额是否和财务账一致。还可以和审计部门合作，对药库的进销存情况进行审计，确保台账的真实性和合法性。

错误处理：

如果在核对过程中发现错误，要及时进行更正。比如，发现进货数量记录错误，要在台账上进行修改，并且注明修改原因和修改人。

七、台账的保存与保密

保存方式：

纸质台账要存放在专门的文件柜里，做好防潮、防火、防虫等措施。电子台账要进行备份，可以备份到移动硬盘或者云端，防止数据丢失。

保存期限：

药库进销存台账一般要保存一定的期限，根据相关规定，可能是 3 年或者 5 年。在保存期限内，要保证台账的完整性和可查阅性。

保密措施：

药库进销存台账涉及到药品的采购、使用等敏感信息，要做好保密工作。只有授权的人员才能查阅和使用台账信息，防止信息泄露。以上就是药库进销存台账的制作方法和相关管理要点，希望能对药库管理人员有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、药库进销存台账做起来麻烦不？

我就想知道这药库进销存台账做起来到底麻不麻烦呀。感觉每天进进出出那么多药，要记录清楚，想想就头大。不过要是做好了，对药库管理肯定有好处。

从数据收集来看：收集药品的进货信息、销售信息和库存信息就挺麻烦的。进货得记清楚药品名称、数量、进价、供应商等；销售要记销售时间、数量、售价、客户等；库存还得定期盘点，看看实际数量和记录的一不一致。

从记录方式来说：要是用传统的纸质记录，那得写好多，而且容易写错、丢失。要是用电子表格记录，虽然方便修改，但数据多了也容易乱，公式设置不好还容易出错。

从工作流程来讲：每次有药品进出库，都得及时记录，不能漏记、错记。而且还得定期对台账进行整理和分析，看看哪些药品畅销，哪些滞销。

从管理要求方面：药库管理有很多规定和要求，台账得符合这些规定，不然可能会出问题。比如药品的有效期管理，得在台账里清楚记录，避免过期药品还在销售。建米软件可以帮助解决这些麻烦，它能自动化记录和整理数据，提高工作效率。

二、药库进销存台账要记录哪些东西？

我听说药库进销存台账要记录的东西可多了，我就想知道具体都有啥。要是记录不全，会不会影响药库的管理呀。

进货方面：要记录药品的名称，不同的药品有不同的用途和管理要求；数量得记准确，这关系到库存和成本；进价也很重要，能算出成本和利润；供应商信息要记清楚，方便以后联系和追溯。

销售方面：销售时间能反映药品的销售规律；销售数量和售价能算出销售额；客户信息可以了解销售对象，比如是医院、诊所还是药店。

库存方面：库存数量要定期更新，保证账实相符；药品的存放位置要记录，方便查找；有效期也得记，避免过期药品影响使用。

其他方面：药品的批号、质量情况等也得记录。批号可以追溯药品的生产批次，质量情况能保证药品的安全使用。建米软件可以对这些记录进行分类管理，方便查询和统计。

三、药库进销存台账多久更新一次合适？

我朋友说药库进销存台账得定期更新，我就想知道多久更新一次合适。更新太频繁感觉麻烦，更新不及时又怕数据不准确。

按业务频率：如果药库业务比较频繁，每天进出库的药品很多，那最好每天更新。这样能保证数据的及时性和准确性，及时掌握库存情况。

按管理要求：有些药库管理规定要求定期更新，比如每周或者每月。按照规定更新可以保证台账符合管理要求。

按盘点周期：一般药库会定期盘点，盘点的时候就可以更新台账。盘点周期可以是每月、每季度或者每年。

按特殊情况：如果有药品出现质量问题、过期等特殊情况，要及时更新台账。建米软件可以设置自动更新的时间间隔，提高更新的效率。

四、药库进销存台账出错了咋解决？

我想知道药库进销存台账要是出错了该咋解决。出错肯定会影响药库的管理和决策，得赶紧解决才行。

先查找错误原因：可能是记录人员粗心写错了，也可能是数据录入的时候出了问题，或者是盘点不准确。找到原因才能对症下药。

进行数据核对：和原始凭证、库存实物等进行核对，看看是哪个环节出了错。比如进货记录和进货发票核对，销售记录和销售单据核对。

修改错误记录：根据核对的结果，对错误的记录进行修改。修改的时候要做好记录，说明修改的原因和时间。

预防再次出错：可以制定一些制度和流程，规范记录和操作。还可以使用建米软件，它有数据校验功能，能减少出错的概率。要对记录人员进行培训，提高他们的业务水平。