超详细！手把手教你轻松做出精准又实用的进销存库存明细

一、理解进销存库存明细

进销存库存明细，简单来说，就是记录企业商品从采购进来（进），到销售出去（销），再到剩余库存情况（存）的详细账目。这就好比我们自己家里记录柴米油盐的进出情况一样，清楚知道什么时候买了多少，什么时候用掉或者卖了多少，还剩下多少。想象一下，一家小超市，如果老板不清楚每种商品的进货数量、销售数量和库存数量，那很可能会出现某种商品积压卖不出去，而另一种商品却缺货的情况。

作用和重要性

它能帮助企业合理安排采购。比如一家服装店，通过查看进销存明细，老板发现某款牛仔裤销量很好，库存快没了，就可以及时补货，避免错过销售机会。能有效控制成本。如果发现某些商品积压，就可以采取促销等手段尽快处理，减少资金占用。准确的库存明细还能为企业的财务核算提供依据，让企业清楚知道自己的盈利情况。

二、准备工作

确定记录内容

要做好进销存库存明细，得先明确记录哪些内容。一般来说，采购信息包括采购日期、供应商名称、商品名称、采购数量、采购单价等。销售信息则有销售日期、客户名称、商品名称、销售数量、销售单价。库存信息包括商品名称、库存数量、库存位置等。就像我们整理自己的小账本，每一项都要清清楚楚。

选择记录方式

记录方式有很多种。一种是传统的手工记录，准备好账本和笔，按照一定的格式把每一笔采购、销售和库存变化记录下来。这种方式适合一些规模较小、业务简单的企业，成本低，操作也相对简单。另一种是使用电子表格，比如 Excel。用 Excel 可以设置公式自动计算，还能制作图表直观展示数据。对于业务量大、数据复杂的企业，电子表格可能会显得力不从心。其实，还有更专业的办法，比如可以试试建米软件，它能够更高效地管理进销存数据，避免手工记录和电子表格容易出错、数据处理慢的问题。

整理商品信息

要给每一种商品建立档案，包括商品的名称、规格、型号、单位等信息。比如一家文具店，对于铅笔，要记录是 HB 还是 2B 的，长度是多少，每盒多少支等。这样在记录进销存时就能准确区分不同的商品。

三、采购环节记录

采购订单记录

当企业向供应商下采购订单时，就要开始记录。记录订单编号、采购日期、供应商名称、商品名称、规格、数量、单价、金额等信息。举个例子，一家餐厅向供应商订购了 100 斤大米，单价是 5 元/斤，订单编号是 2024001，记录时就要把这些信息准确填好。这样可以方便后续跟踪订单的执行情况。

到货验收记录

商品到货后，要进行验收。记录实际到货的数量、质量情况等。如果发现有商品损坏或者数量不符，要及时和供应商沟通。比如订购的 100 斤大米，实际到货只有 98 斤，就要记录短缺的数量，并与供应商协商解决方案。根据验收结果更新库存明细，增加相应商品的库存数量。

发票及付款记录

收到供应商的发票后，要记录发票号码、开票日期、金额等信息。付款时，记录付款日期、付款方式、付款金额等。这样可以保证财务数据的准确性，也方便后续的对账和审计工作。

四、销售环节记录

销售订单记录

和采购订单类似，当接到客户的销售订单时，记录订单编号、销售日期、客户名称、商品名称、规格、数量、单价、金额等信息。比如一家家具店接到客户订购一套沙发的订单，就要详细记录相关信息，以便安排生产或者发货。

发货记录

商品发货时，记录发货日期、发货数量、物流信息等。如果是通过快递发货，要记录快递单号。这样客户可以查询物流信息，企业也能跟踪商品的送达情况。根据发货数量减少库存明细中的商品数量。

收款记录

收到客户的货款后，记录收款日期、收款方式、收款金额等信息。如果是分期付款，要分别记录每次付款的情况。这样可以清楚知道客户的付款进度，也能保证企业的资金流正常。

五、库存管理与盘点

日常库存管理

要定期检查库存数量，查看是否有商品接近保质期或者出现损坏等情况。比如一家食品店，要经常查看食品的保质期，及时处理快过期的商品，避免造成损失。根据销售情况和采购周期，合理设置安全库存。当库存数量低于安全库存时，及时安排采购。

库存盘点

定期进行库存盘点是很重要的。可以选择每月、每季度或者每年进行一次全面盘点。盘点时，实际清点库存数量，并与库存明细进行核对。如果发现有差异，要查找原因，可能是记录错误、商品丢失或者被盗等。比如盘点时发现某款商品实际库存比记录少了 10 件，就要仔细查找是哪个环节出了问题。

库存调整

根据盘点结果，对库存明细进行调整。如果实际库存比记录多，要增加库存数量；如果实际库存比记录少，要减少库存数量。要记录调整的原因和日期。

六、数据分析与应用

销售数据分析

分析不同商品的销售数量、销售金额、销售趋势等。比如通过分析发现某款手机在某个时间段的销量特别好，可以加大该款手机的采购量。反过来，如果某款商品的销量一直很低，就要考虑是否调整营销策略或者停止采购。

库存周转率分析

库存周转率反映了企业库存的周转速度。计算公式是销售成本除以平均库存余额。库存周转率越高，说明库存周转越快，资金占用越少。比如一家超市的库存周转率很高，说明商品能够快速销售出去，资金能够及时回笼。通过分析库存周转率，可以合理调整库存水平。

采购成本分析

分析不同供应商的采购价格、采购质量等。比较不同供应商提供的商品价格和质量，选择性价比高的供应商。比如一家服装厂发现某个供应商的布料价格更低，质量也不错，就可以增加从该供应商的采购量。

以上就是关于怎么做进销存库存明细的一些详细介绍，希望能帮助大家做好企业的库存管理工作。

常见用户关注的问题：

一、做进销存库存明细需要哪些数据？

我听说好多人在做进销存库存明细的时候，都不太清楚要收集哪些数据，我就想知道这到底得准备些啥呢。其实做进销存库存明细，需要不少关键的数据。

商品基本信息：这包括商品的名称、规格、型号、单位等。比如你卖的是鞋子，那得知道这双鞋是什么牌子、多大尺码、款式是什么样的，单位是“双”。这些信息能让你清楚每一种商品的具体情况。

进货数据：要记录每次进货的日期、数量、进货价格、供应商等。像你从哪个供应商那里进了多少双鞋，花了多少钱，什么时候进的货，这些都得记下来。这样可以方便你核算成本，也能知道和各个供应商的合作情况。

销售数据：销售日期、销售数量、销售价格、客户信息等都得有。比如哪天把鞋卖给了哪个客户，卖了多少双，每双卖了多少钱。通过这些数据，你能分析出销售趋势和客户的喜好。

库存数据：当前库存数量、库存位置等。要清楚每种商品现在还剩多少，放在仓库的哪个地方。这样在发货或者补货的时候能更高效。建米软件就能很好地帮助你管理这些数据，让你的进销存库存明细更加准确和清晰。

损耗数据：商品在运输、存储过程中可能会有损耗，记录损耗的数量、原因等。比如鞋子在运输中可能有磨损不能卖了，得把这部分数量和原因记录下来，这样能更准确地核算成本和利润。

二、用什么工具做进销存库存明细比较好？

朋友说现在做进销存库存明细的工具可多了，我就想知道到底哪个比较好用呢。其实选择合适的工具能让你的工作事半功倍。

Excel表格：这是很多人一开始会用的工具。它比较简单，容易上手。你可以自己设计表格的格式，记录各种数据。但是它也有缺点，当数据量比较大的时候，处理起来会比较麻烦，而且容易出错。

专业的进销存软件：像建米软件就是很不错的选择。它功能很强大，可以自动记录进货、销售、库存等数据，还能生成各种报表，方便你分析数据。而且它有数据安全保障，不用担心数据丢失。

云存储工具：比如百度网盘等。你可以把做好的进销存库存明细文件上传到云盘，方便在不同设备上查看和编辑。不过它主要是起到存储的作用，没有专门的进销存管理功能。

企业资源规划（ERP）系统：如果是大型企业，可能会用到ERP系统。它不仅能管理进销存，还能涉及到财务、人力资源等多个方面。但是它的价格比较高，实施起来也比较复杂。

手机APP：现在有很多专门的进销存手机APP，操作方便，随时随地都能记录数据。而且有些APP还能和电脑端的数据同步，很适合经常外出的人使用。

三、如何保证进销存库存明细的准确性？

我想知道好多人在做进销存库存明细的时候，都担心数据不准确，那到底该怎么保证它的准确性呢。其实这需要多方面的努力。

规范操作流程：制定严格的进货、销售、库存管理流程。比如进货的时候，必须有验收环节，确认数量和质量无误后再入库。销售的时候，要及时记录销售信息，避免漏记。

定期盘点：定期对库存进行全面盘点，核对实际库存数量和系统记录的数量是否一致。如果有差异，要及时查找原因并调整数据。比如每个月或者每个季度进行一次盘点。

培训员工：对涉及到进销存操作的员工进行培训，让他们熟悉操作流程和要求。确保他们能准确地记录数据，避免人为错误。

使用可靠的工具：像建米软件就能减少数据录入错误，提高数据的准确性。它有数据校验功能，能及时发现数据中的问题。

建立审核机制：对录入的数据进行审核，确保数据的真实性和准确性。比如安排专门的人员对进货单、销售单等进行审核。

四、进销存库存明细对企业有什么作用？

朋友推荐说企业一定要重视进销存库存明细，我就想知道它到底有啥作用呢。其实它对企业的发展很重要。

成本控制：通过进销存库存明细，能清楚知道商品的进货成本、销售成本等。这样可以合理控制采购数量和价格，降低成本。比如发现某种商品的进货成本过高，可以寻找更合适的供应商。

销售分析：分析销售数据，了解哪些商品畅销，哪些滞销。根据这些信息调整商品的采购和销售策略。比如畅销的商品可以多进货，滞销的商品可以进行促销活动。

库存管理：掌握库存数量和位置，避免库存积压或缺货。合理安排库存，提高资金的使用效率。建米软件能帮助企业更好地管理库存，让库存处于合理水平。

财务核算：准确的进销存数据是财务核算的基础。可以核算企业的利润、税金等。让企业的财务状况更加清晰。

决策支持：为企业的管理层提供数据支持，帮助他们做出更科学的决策。比如根据销售趋势决定是否要拓展新的市场。