超详细！手把手教你轻松做出实用的手动进销存表格

一、了解手动进销存表格的重要性和用途

在日常的生意经营当中，不管是小商贩还是小公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。手动进销存表格就像是一个贴心的小账本，能帮我们清楚地知道进了多少货、卖了多少货，还剩下多少货。比如说，开一家小文具店，每天会有新的文具进货，也会有顾客来买走文具，如果不记录下来，时间一长，就很容易搞不清库存，可能会出现热门文具断货，或者积压了太多滞销的货品。

记录商品信息：可以详细记录每件商品的名称、规格、进价、售价等信息，方便后续查询和统计。

掌握库存动态：实时了解库存数量，避免缺货或积压，合理安排进货计划。

核算成本和利润：通过对比进货成本和销售金额，计算出利润情况，评估经营效益。

二、准备制作表格所需的工具

其实制作手动进销存表格很简单，不需要什么复杂的工具，只要有电脑和常用的办公软件就行。最常用的就是 Microsoft Excel 或者 WPS 表格，这两款软件功能强大，操作也比较容易上手。就像我们平时写文档、做简单的计算一样，用它们来制作表格再合适不过了。如果你没有安装这些软件，也可以使用在线表格工具，比如 Google Sheets，只要有网络，在浏览器里就能使用。

三、设计表格的基本结构

表头设计：表头就像是表格的“导航栏”，能让我们快速知道每一列数据代表什么。一般来说，表头可以包含商品名称、规格、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等内容。比如在一家水果店，“商品名称”这一列就会记录苹果、香蕉、橙子等；“规格”可能是按斤或者按箱来算。

列宽和行高调整：为了让表格看起来更美观、易读，我们需要调整列宽和行高。如果列宽太窄，数据可能显示不全；行高太矮，文字可能会挤在一起。可以根据实际内容的多少，用鼠标拖动列标和行标的边界来调整。

设置字体和格式：选择合适的字体和格式能让表格更加清晰。字体可以选择宋体、黑体等常见字体，字号一般用 10 号或者 12 号。对于数字，可以设置成货币格式、百分比格式等，方便查看和计算。例如，销售单价可以设置成货币格式，显示为“￥XX.XX”。

四、录入基础数据

商品信息录入：把店里现有的商品信息逐一录入到表格中，包括商品名称、规格、进价、售价等。这一步就像是给每个商品建立一个“档案”，以后不管是进货还是销售，都能快速找到对应的信息。比如，一家服装店，要把每件衣服的款式、颜色、尺码、进价、售价等详细信息录入进去。

初始库存录入：记录下每种商品的初始库存数量。这是表格的起始数据，后续的进货和销售都会基于这个数据进行计算。比如，文具店开业时，有 100 支铅笔、50 本笔记本，就把这些数量录入到“库存数量”列中。

五、进行进货和销售数据的记录

进货记录：每次有新的进货，都要及时记录下来。在表格中找到对应的商品行，填写进货日期、进货数量、进货单价等信息。要根据进货数量更新库存数量。比如，文具店进了 20 支铅笔，就在“进货数量”列填写 20，然后把原来的库存数量加上 20，得到新的库存数量。

销售记录：顾客来买东西时，同样要记录销售日期、销售数量、销售单价等信息。并且，根据销售数量减少库存数量。比如，顾客买了 5 支铅笔，就在“销售数量”列填写 5，然后用原来的库存数量减去 5，得到新的库存数量。

六、计算库存和成本利润

库存计算：库存数量的计算很简单，就是用初始库存数量加上进货数量，再减去销售数量。在表格中，可以使用公式来自动计算。比如，在“库存数量”列的单元格中输入“=初始库存数量+进货数量-销售数量”，然后按下回车键，就会自动计算出结果。当有新的进货或销售时，表格会自动更新库存数量。

成本和利润计算：成本就是进货的总花费，可以用进货数量乘以进货单价来计算。利润则是销售金额减去成本。在表格中，可以分别设置“进货成本”列和“销售金额”列，然后用公式计算出成本和利润。比如，销售金额=销售数量×销售单价，利润=销售金额-进货成本。

七、数据的检查和维护

定期核对数据：定期对表格中的数据进行核对，看看记录是否准确。可以和实际的库存数量、进货单、销售单进行对比。比如，每个月月底盘点一次库存，看看表格中的库存数量和实际的库存数量是否一致。

修正错误数据：如果发现数据有错误，要及时进行修正。比如，发现进货数量记录错了，就把错误的数字改成正确的，然后重新计算库存和成本利润。

备份数据：为了防止数据丢失，可以定期备份表格。可以把表格保存到 U 盘、移动硬盘或者云盘上。这样，即使电脑出了问题，数据也不会丢失。

八、使用工具提高效率（推荐建米软件）

虽然手动进销存表格能满足基本的需求，但当业务量逐渐增大时，手动操作可能会变得繁琐，容易出错。这时候，可以试试建米软件。它能自动处理进货、销售和库存数据，避免手动计算的麻烦和错误。比如，在录入进货和销售信息后，软件会自动更新库存数量、计算成本和利润，大大提高了工作效率。

以上就是手动进销存表格的制作方法和使用要点，希望能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、手动进销存表格有哪些常见的错误需要避免？

我听说很多人在做手动进销存表格的时候，一不小心就会犯些错误，我就想知道这些常见错误都有啥。下面就来好好说说。

数据录入错误

一是数字输错，比如把数量 100 写成 10，这就会让库存数据完全不准确。二是商品名称写错，可能会导致后续统计分析时出现混淆。三是日期录入错误，影响对进销存时间的判断。四是单价输入有误，这会让成本和利润的计算出现偏差。

格式不规范

是单元格格式设置不当，比如把数字设置成文本格式，会影响数据的计算。是行列宽度不一致，看起来不整齐，也不利于数据的查看。是缺乏统一的颜色标识，难以快速区分不同类型的数据。最后是表头和表体的字体、字号不统一，影响表格的整体美观度。

公式运用错误

一方面是公式引用单元格错误，导致计算结果错误。另一方面是公式逻辑错误，比如计算库存余额的公式设置不对。还有就是没有考虑公式的相对引用和绝对引用，在复制公式时出现错误。公式没有及时更新，当数据有变动时，计算结果就不准确了。

数据备份不足

一是没有定期备份，一旦表格损坏就可能丢失大量数据。二是备份文件没有妥善保存，可能会被误删。三是只在本地备份，没有进行云端备份，遇到电脑故障就麻烦了。四是备份版本管理混乱，不知道哪个是最新的备份。建米软件在数据备份方面有很好的功能，可以自动定期备份，还能进行云端存储，保障数据安全。

二、手动进销存表格能和电子设备结合使用吗？

朋友说现在科技这么发达，手动进销存表格能不能和电子设备结合使用呢？我也挺好奇的。下面就来探讨探讨。

使用扫描设备录入数据

可以用扫码枪扫描商品条码，快速准确地录入商品信息，提高录入效率。还能使用手机的扫码功能，随时随地进行数据录入。并且一些专业的扫描设备可以与电脑连接，直接将扫描的数据导入到手动进销存表格中。扫描设备可以减少人工录入的错误，提高数据的准确性。

利用电子表格软件

像 Excel 这样的电子表格软件可以对手动进销存表格进行优化，提供更多的功能和工具。可以使用软件的公式计算功能，自动计算库存余额、成本等数据。还能利用软件的图表功能，直观地展示进销存数据的变化趋势。而且电子表格软件可以方便地进行数据的排序、筛选和查找。软件可以设置数据验证，避免录入错误的数据。建米软件也有类似的功能，并且操作更加简单便捷，适合中小企业使用。

与移动设备同步

可以将手动进销存表格保存到云端，然后在手机、平板等移动设备上随时查看和编辑。移动设备上可以安装相应的办公软件，方便进行数据处理。还能通过蓝牙等方式将移动设备与扫描设备连接，实现数据的快速传输。移动设备的便携性可以让管理人员随时随地掌握库存情况。

数据共享与协作

通过网络可以将手动进销存表格共享给团队成员，实现多人协作。团队成员可以同时对表格进行编辑和查看，提高工作效率。还能设置不同的权限，确保数据的安全性。并且可以实时更新数据，让大家看到最新的库存信息。

三、手动进销存表格适合哪些类型的企业？

我想知道手动进销存表格到底适合哪些企业用呢？下面就来分析分析。

小型个体商户

小型个体商户的业务规模较小，商品种类相对较少，手动进销存表格简单易操作，不需要复杂的系统和技术。而且成本低，不需要投入大量资金购买专业的进销存软件。个体商户的人员较少，手动表格可以满足日常的库存管理需求。手动表格可以根据自己的需求进行灵活调整。

初创企业

初创企业资金有限，手动进销存表格可以节省成本。并且在企业发展初期，业务模式还不稳定，手动表格便于随时调整和修改。初创企业的人员对业务还不够熟悉，手动表格容易上手。手动表格可以帮助企业初步了解进销存管理的流程。建米软件对于初创企业来说也是一个不错的选择，随着企业的发展可以逐步升级功能。

业务简单的企业

一些业务简单的企业，比如只经营少数几种商品的企业，手动进销存表格足以满足其库存管理需求。这类企业的进销存流程不复杂，手动表格可以清晰地记录数据。而且业务简单的企业对数据的分析要求不高，手动表格可以直观地展示库存情况。手动表格的维护成本低，不需要专业的技术人员。

对数据安全要求高的企业

手动进销存表格的数据掌握在企业自己手中，不用担心数据泄露的问题。对于一些涉及商业机密的企业，手动表格可以更好地保护数据安全。企业可以根据自己的安全策略对表格进行加密和备份。并且手动表格不需要连接网络，减少了网络攻击的风险。

四、手动进销存表格和专业软件相比有什么优势？

朋友推荐了专业的进销存软件，但我也想知道手动进销存表格和它相比有啥优势。下面就来看看。

成本低

手动进销存表格只需要使用 Excel 等免费软件，不需要购买专业的软件，节省了软件购买费用。也不需要支付软件的维护和升级费用。而且不需要配备专业的技术人员来维护软件，降低了人力成本。对于一些小型企业来说，手动表格可以满足基本需求，不需要投入过多资金。

灵活性高

手动表格可以根据企业的实际需求进行任意调整和修改，不受软件功能的限制。可以随时添加或删除列和行，适应业务的变化。还能根据自己的习惯设置表格的格式和样式。并且可以根据不同的业务场景制作不同的表格。

易于上手

大多数人都熟悉 Excel 等软件的基本操作，不需要专门的培训就能使用手动进销存表格。对于一些年龄较大或对电脑操作不太熟悉的员工来说，手动表格更容易接受。手动表格的操作简单直观，不需要复杂的设置和配置。而且可以快速地记录和查看数据。

数据安全可控

手动进销存表格的数据掌握在企业自己手中，不用担心软件供应商的数据安全问题。企业可以根据自己的安全策略对表格进行加密和备份。手动表格不需要连接网络，减少了网络攻击的风险。企业可以对表格进行严格的权限管理，确保数据的安全性。建米软件虽然有很好的数据安全保障，但手动表格在这方面也有自己的优势。