超详细！手把手教你用 WPS 打造实用店铺进销存软件

一、了解店铺进销存管理需求

在考虑用WPS来做店铺进销存软件之前，咱们得先清楚店铺进销存管理到底有哪些需求。简单来说，进销存管理就是对店铺的进货、销售和库存情况进行管理。

进货管理：需要记录每次进货的商品信息，比如商品名称、数量、进价、进货日期、供应商等。举个例子，小张开了一家文具店，进了一批笔记本，他就得把笔记本的品牌、数量、每个本子的进价、进货时间以及从哪个供应商那里进的货都记录下来。

销售管理：要记录销售的商品信息，像商品名称、销售数量、售价、销售日期、客户等。还是以小张的文具店为例，有位学生来买了5本笔记本，小张就得记录下卖的是哪种笔记本、卖了几本、每本卖多少钱、什么时候卖出去的以及是哪个学生买的（如果能记录的话）。

库存管理：实时掌握库存数量，了解哪些商品库存多了，哪些商品库存快没了，以便及时补货或者进行促销。比如小张发现某种热门笔记本库存只剩下10本了，而平时一周能卖20本，那他就得赶紧补货了。

二、利用WPS表格创建基础表格

WPS表格是个很强大的工具，咱们可以用它来创建进货表、销售表和库存表。

进货表：在WPS表格里新建一个工作表，命名为“进货表”。第一行设置表头，包括“商品名称”“商品编号”“进货数量”“进价”“进货日期”“供应商”等。商品编号可以自己设定规则，方便识别和管理。比如，小张给笔记本设定的编号是“BJ - 001”。之后每次进货，就在对应的行里填入相应的信息。

销售表：同样新建一个工作表，命名为“销售表”。表头设置为“商品名称”“商品编号”“销售数量”“售价”“销售日期”“客户”等。每次有销售业务发生，就把这些信息填进去。

库存表：再新建一个工作表，命名为“库存表”。表头有“商品名称”“商品编号”“初始库存”“进货数量”“销售数量”“当前库存”等。初始库存就是店铺刚开始有的商品数量，进货数量和销售数量可以通过引用进货表和销售表的数据来自动计算，当前库存 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。这样就能实时掌握库存情况了。

三、使用函数实现数据计算和统计

WPS表格里有很多实用的函数，可以帮助我们进行数据计算和统计。

求和函数SUM：在库存表中，如果要计算某种商品的总进货数量，就可以用SUM函数。比如，小张想知道“BJ - 001”笔记本的总进货数量，他可以在相应单元格输入“=SUM(进货表!C:C)”（假设进货数量在进货表的C列），这样就能快速得到结果。

计数函数COUNT：如果想统计进货或者销售的次数，就可以用COUNT函数。比如，统计“BJ - 001”笔记本的销售次数，在销售表中输入“=COUNTIF(销售表!B:B, "BJ - 001")”（假设商品编号在销售表的B列）。

数据透视表：数据透视表可以对数据进行快速的汇总和分析。比如，小张想知道每个供应商提供的商品总价值，他可以选中进货表的数据，然后在“插入”菜单中选择“数据透视表”，把“供应商”拖到“行”区域，“进货数量”和“进价”拖到“值”区域，这样就能快速得到每个供应商提供商品的总价值。

四、设置数据验证和提醒功能

为了保证数据的准确性和及时性，我们可以设置数据验证和提醒功能。

数据验证：在输入数据时，我们可以设置一些规则，防止输入错误的数据。比如，在进货表的“进价”列，设置数据验证，只允许输入大于0的数字。这样，当小张输入负数时，就会弹出提示框，提醒他输入错误。

提醒功能：可以设置库存预警。在库存表中，当某种商品的当前库存低于设定的安全库存时，自动提醒补货。比如，小张把“BJ - 001”笔记本的安全库存设定为20本，当当前库存低于20本时，对应的单元格可以设置条件格式，让字体变成红色或者背景变色，提醒他赶紧补货。

五、WPS做店铺进销存软件的局限性及建米软件的推荐

虽然用WPS可以做简单的店铺进销存管理，但它也有一些局限性。比如，数据量比较大时，操作起来可能会比较慢，而且数据的安全性和共享性也不太好。如果店铺业务比较复杂，有多个分店或者需要多人同时操作，WPS就有点力不从心了。

这时候，可以试试建米软件。建米软件是一款专业的进销存管理软件，它有更强大的功能。比如，它可以实现多用户同时在线操作，不同分店的数据可以实时同步，大大提高了工作效率。而且，建米软件的数据安全性更高，有完善的备份和恢复机制，不用担心数据丢失的问题。它还提供了丰富的报表和分析功能，能帮助店铺老板更好地了解店铺的经营状况，做出更合理的决策。

六、日常维护和优化

用WPS做好店铺进销存管理后，日常的维护和优化也很重要。

数据备份：定期对WPS表格文件进行备份，防止数据丢失。可以把文件保存到不同的存储设备上，比如移动硬盘或者云盘。

表格优化：随着业务的发展，可能需要对表格的格式和内容进行调整。比如，增加一些新的列来记录更多的信息，或者对表头进行修改，让表格更符合实际需求。

学习新功能：WPS表格不断更新，会有一些新的功能推出。我们可以学习这些新功能，让进销存管理更加高效。比如，新的函数或者数据处理工具，能帮助我们更快地完成数据计算和分析。

以上就是用WPS做店铺进销存软件的相关内容，希望能帮助到各位店铺老板。如果店铺业务发展了，觉得WPS不够用，不妨考虑一下建米软件，让店铺的进销存管理更上一层楼。

常见用户关注的问题：

一、WPS 做店铺进销存软件复杂吗？

我听说很多人想自己用 WPS 做店铺进销存软件，但又担心太复杂。其实啊，这事儿说难不难，说简单也不简单。下面咱们就来仔细唠唠。

功能搭建方面

要实现基本的进货、销售、库存管理功能，得设置好相应的表格。比如进货表格，得有商品名称、进货数量、进货价格、进货日期这些基本信息。销售表格也类似，要记录销售数量、销售价格、销售日期等。库存表格则要实时更新商品的剩余数量。这些表格的表头设置和数据关联相对来说有一定的逻辑性，对于不太懂表格操作的人可能会觉得有点复杂。

数据计算方面

像进货成本、销售利润、库存成本这些数据的计算，需要用到一些公式。比如计算销售利润，就得用销售金额减去进货成本。在 WPS 里设置这些公式，如果公式设置错误，就会导致数据不准确。而且不同商品的计算方式可能还不一样，这就增加了一定的难度。

数据更新与维护方面

店铺的进销存数据是实时变化的，每天都有新的进货和销售记录。要保证数据的及时性和准确性，就得及时更新表格。如果数据录入不及时或者录入错误，就会影响整个进销存系统的准确性。而且随着时间的推移，数据量会越来越大，表格的处理速度可能会变慢，这也需要一定的技巧来优化。

安全与备份方面

用 WPS 做的进销存软件，数据安全是个大问题。要是不小心误删了数据，或者电脑出故障了，数据就可能丢失。所以得定期备份数据，这也增加了操作的复杂性。相比之下，建米软件在数据安全和备份方面有更完善的机制，能让用户更省心。

二、WPS 做的店铺进销存软件能满足日常需求吗？

朋友说用 WPS 做店铺进销存软件挺方便的，我就想知道它到底能不能满足日常需求。其实在很多方面还是能起到一定作用的。

进货管理方面

可以用 WPS 记录每次的进货信息，包括供应商、进货商品、数量、价格等。这样就能清楚地知道从哪些供应商进了什么货，进了多少，花了多少钱。还可以根据历史进货数据，分析哪些商品的进货频率高，哪些供应商的价格更优惠，从而优化进货策略。

销售管理方面

对于销售记录，WPS 也能很好地胜任。可以记录每个客户的购买信息，统计不同时间段的销售数据。比如统计每天、每周、每月的销售额，分析哪些商品卖得好，哪些商品滞销。这样就能及时调整销售策略，比如对滞销商品进行促销活动。

库存管理方面

通过 WPS 可以实时监控库存数量。当库存数量低于设定的安全库存时，能及时提醒补货。还可以对库存商品进行分类管理，比如按商品类别、存放位置等进行分类，方便查找和盘点。对于一些大型店铺，库存数据量较大时，WPS 的处理能力可能会有限，这时候建米软件可能更能满足需求。

报表生成方面

可以利用 WPS 的图表功能生成各种报表，如进货报表、销售报表、库存报表等。这些报表可以直观地展示店铺的进销存情况，帮助店主做出决策。但报表的样式和功能相对来说可能没有专业软件那么丰富。

三、用 WPS 做店铺进销存软件成本高吗？

我想知道用 WPS 做店铺进销存软件成本到底高不高。其实从不同角度来看，成本情况也不一样。

软件使用成本方面

WPS 有免费版和付费版。免费版基本能满足一些简单的进销存需求，如果只是小型店铺，对功能要求不高，用免费版就可以，几乎没有软件使用成本。但如果需要一些高级功能，比如云存储、更多的模板等，就得购买付费版，费用相对来说也不算高。

人力成本方面

用 WPS 做进销存软件，需要有人来设计表格、录入数据、维护系统。如果店主自己有一定的 WPS 操作能力，就可以自己完成这些工作，人力成本为零。但如果需要请人来做，就得支付相应的工资。而且如果操作人员不熟练，可能会花费更多的时间和精力来完成工作，这也间接增加了人力成本。相比之下，建米软件操作相对简单，能减少人力成本。

时间成本方面

设计和搭建 WPS 进销存系统需要花费一定的时间。要考虑表格的结构、公式的设置、数据的关联等，这对于不熟悉 WPS 的人来说可能需要花费几天甚至几周的时间。而且在使用过程中，如果遇到问题，还得花时间去解决。而建米软件是现成的系统，安装后就能使用，能节省大量的时间。

数据安全成本方面

为了保证数据安全，需要定期备份数据。如果数据量较大，可能还需要购买外部存储设备。而且要防止数据泄露，可能还需要采取一些安全措施，这也会增加一定的成本。建米软件在数据安全方面有专业的保障，能降低数据安全成本。

四、WPS 做的店铺进销存软件能和其他软件对接吗？

朋友推荐说如果 WPS 做的进销存软件能和其他软件对接就更方便了。下面咱们来看看这方面的情况。

与财务软件对接方面

店铺的进销存数据和财务数据是紧密相关的。如果能和财务软件对接，就能实现数据的自动同步。比如销售数据能自动同步到财务软件中，方便进行财务核算。但 WPS 要和财务软件对接，可能需要一定的技术手段。有些财务软件有开放的接口，可以通过编程实现对接，但对于不懂编程的店主来说就比较困难了。建米软件在这方面有更完善的对接机制，能方便地和多种财务软件对接。

与电商平台对接方面

如果店铺有线上销售渠道，和电商平台对接就能实时获取销售数据。但 WPS 本身没有直接和电商平台对接的功能，需要借助一些第三方工具或者开发专门的程序来实现。而且不同的电商平台对接方式可能不一样，这就增加了对接的难度。建米软件支持和多个主流电商平台对接，能更轻松地实现数据同步。

与办公软件对接方面

WPS 本身就是办公软件，和其他办公软件如 Word、Excel 等对接相对容易。可以将进销存数据导入到其他办公软件中进行进一步的处理和分析。比如将销售数据导入到 Word 中生成报告，或者在 Excel 中进行更复杂的数据分析。

与客户管理软件对接方面

如果能和客户管理软件对接，就能更好地了解客户的购买行为和需求。但 WPS 做的进销存软件和客户管理软件对接也存在一定的困难。需要考虑数据格式的兼容性、接口的开放性等问题。建米软件在客户管理方面有更完善的功能，并且能方便地和客户管理软件对接。