超详细！手把手教你用 WPS 轻松做出实用又高效的进销存表格

一、什么是进销存表格

在日常的商业活动中，不管是小店铺还是大公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。而进销存表格就是用来记录这些信息的工具。简单来说，它就像是一个账本，能清楚地告诉你进了多少货、卖了多少货，还剩下多少货。比如，小张开了一家文具店，每天进了多少铅笔、卖了多少橡皮，这些信息都可以记录在进销存表格里，这样他就能随时了解店里的商品情况，知道什么时候该进货了。

二、WPS做进销存表格的前期准备

熟悉WPS表格界面：打开WPS表格后，你会看到一个类似棋盘的界面。上面有菜单栏，包含了各种功能，比如文件、开始、插入等。还有工具栏，有很多常用的按钮，像保存、打印等。中间是表格区域，你可以在这里输入数据。就好比你要在一个大房子里摆放东西，得先知道房子各个区域的功能。

确定表格基本信息：在动手做表格之前，要先想清楚表格里需要记录哪些信息。一般来说，进销存表格会包含商品名称、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量等。比如，你是卖水果的，商品名称就是苹果、香蕉等，进货日期就是你进这些水果的时间，其他信息以此类推。

三、创建进销存表格框架

新建表格：打开WPS表格，点击“新建”，选择空白表格，这样就创建了一个新的表格文件。就像你要盖房子，先准备好一块空地。

设置表头：在表格的第一行输入之前确定好的基本信息，比如“商品名称”“进货日期”“进货数量”“销售日期”“销售数量”“库存数量”等。输入完后，可以选中这一行，点击菜单栏里的“开始”，选择合适的字体、字号和颜色，让表头看起来更清晰。这就好比给房子的各个房间贴上标签。

四、输入基础数据

录入商品信息：从第二行开始，依次输入商品的相关信息。比如，你进了一批苹果，就在“商品名称”这一列输入“苹果”，在“进货日期”这一列输入具体的日期，在“进货数量”这一列输入进了多少斤苹果。

数据格式调整：对于日期这一列，可以选中单元格，右键点击，选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框里选择日期格式，让日期显示得更规范。对于数量这一列，可以设置为数值格式，方便计算。

五、设置计算公式

计算库存数量：库存数量等于进货数量减去销售数量。在“库存数量”这一列对应的单元格里输入公式，比如在C3单元格（假设“进货数量”在B列，“销售数量”在C列）输入“=B3 - C3”，然后按下回车键，就会自动计算出库存数量。如果有多行数据，把鼠标放在这个单元格右下角，当鼠标变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，下面的单元格就会自动应用这个公式进行计算。

计算销售总额：如果还想知道销售总额，可以再增加一列“销售单价”和“销售总额”。在“销售总额”这一列对应的单元格里输入公式，比如“=销售数量 销售单价”，同样用拖动的方法让下面的单元格自动计算。

六、数据的维护与更新

及时录入新数据：每当有新的进货或者销售情况时，要及时在表格里录入相应的数据。比如，今天又进了一批香蕉，就马上在表格里添加新的一行，录入香蕉的进货信息。

定期检查数据：每隔一段时间，比如一个月，要检查一下表格里的数据是否准确。可以和实际的库存情况进行对比，看看有没有错误。如果发现数据有问题，要及时修改。

七、数据的分析与可视化

数据排序：如果你想知道哪种商品的库存最多或者最少，可以对“库存数量”这一列进行排序。选中“库存数量”这一列，点击菜单栏里的“数据”，选择“排序”，按照升序或者降序排列，这样就能快速看到结果。

制作图表：为了更直观地了解商品的进销存情况，可以制作图表。比如，选中“商品名称”和“库存数量”这两列的数据，点击菜单栏里的“插入”，选择合适的图表类型，如柱状图、折线图等。图表会把数据以图形的形式展示出来，让你一眼就能看出各种商品库存的变化趋势。

八、使用建米软件辅助进销存管理

虽然用WPS做进销存表格能满足基本的需求，但当业务量逐渐增大，数据变得复杂时，可能会遇到一些问题，比如数据处理速度慢、容易出错等。这时候可以试试建米软件，它专门针对进销存管理设计，能快速处理大量的数据，自动生成各种报表，还能实时更新库存信息，让你的管理工作更加轻松高效。就好比你原本用小推车运东西，现在换成了大卡车，运输效率大大提高。

以上就是用WPS做进销存表格的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、WPS 进销存表格能实现自动计算吗？

我听说很多人在做进销存表格的时候都希望能自动计算，这样能省不少事儿呢。我就想知道 WPS 进销存表格到底能不能实现自动计算呀。下面咱们来好好说说。

公式运用方面：WPS 表格有丰富的公式，像求和公式 SUM，能快速算出进货总量、销售总量等。通过设置好公式，只要输入新的数据，它就能自动计算出结果，比如计算某段时间的进货总金额，用单价乘以数量的公式就能搞定。

数据关联方面：可以把不同工作表的数据关联起来。比如进货表和库存表关联，当进货表有新数据录入，库存表能自动更新库存数量，实现自动计算库存的变化。

函数功能方面：VLOOKUP 函数很实用，能在不同表格中查找对应的数据。比如在销售表中，通过商品名称查找进货表中的进价，进而自动计算利润。

数据透视表方面：利用数据透视表可以对进销存数据进行快速汇总和分析。能自动计算不同商品的销售数量、金额等，还能按时间段、类别等进行分类统计。

软件辅助方面：如果觉得自己设置公式麻烦，也可以借助一些第三方插件或者建米软件，它们能和 WPS 结合，更方便地实现自动计算功能，提高工作效率。

二、WPS 进销存表格怎么设置库存预警？

朋友说库存预警很重要，能避免库存积压或者缺货的情况。我就想知道在 WPS 进销存表格里该怎么设置库存预警呢。下面来详细讲讲。

确定预警值：要根据实际情况确定每种商品的最低库存和最高库存。比如日用品，根据销售速度和补货周期，确定最低库存为 100 件，最高库存为 500 件。

使用条件格式：在 WPS 表格中选中库存数量这一列，通过条件格式设置规则。当库存数量低于最低库存时，单元格背景颜色变成红色，高于最高库存时变成黄色，这样就能很直观地看到库存情况。

函数判断：可以使用 IF 函数来判断库存是否达到预警值。比如在一个空白单元格输入“=IF(库存数量<最低库存,"低于预警值","正常")”，根据判断结果显示不同的提示信息。

数据验证：对库存数量这一列设置数据验证，当输入的库存数量超出预警范围时，弹出提示框，提醒输入的数据不合理。

借助软件：建米软件也能帮助设置库存预警，它有更完善的功能和更智能的提醒方式，能及时通知相关人员处理库存问题。

三、WPS 进销存表格如何进行数据备份？

我想知道数据备份很重要，要是不小心数据丢失了可就麻烦了。那在 WPS 进销存表格里该怎么进行数据备份呢。下面来探讨一下。

手动复制粘贴：最简单的方法就是定期把表格复制一份到其他文件夹或者 U 盘里。比如每周五把这周的进销存表格复制到移动硬盘，这样即使原文件出问题也有备份。

另存为不同版本：每次对表格进行重大修改后，用另存为的方式保存为不同的文件名。这样可以保留不同阶段的数据，方便对比和查看历史记录。

云存储备份：WPS 自带云存储功能，可以把进销存表格上传到云端。这样无论在哪里，只要有网络就能访问，而且不用担心本地设备损坏导致数据丢失。

使用外部存储设备：除了 U 盘和移动硬盘，还可以使用光盘进行数据备份。把表格刻录到光盘上，能长期保存数据。

借助专业软件：建米软件有数据备份和恢复功能，能定期自动备份数据，还能在需要时快速恢复数据，让数据安全更有保障。

四、WPS 进销存表格能和其他软件对接吗？

朋友推荐说如果 WPS 进销存表格能和其他软件对接，能提高工作效率。我就想知道它到底能不能和其他软件对接呢。下面来分析分析。

财务软件对接：可以和一些常见的财务软件对接，比如金蝶、用友等。把进销存数据导入财务软件，能实现财务数据和业务数据的统一，方便进行财务核算和报表生成。

电商平台对接：如果有电商业务，可以和电商平台对接。比如和淘宝、京东等平台对接，能实时获取订单数据，更新库存信息，提高销售效率。

办公软件对接：和其他办公软件如 Word、PPT 对接，能把进销存数据以不同的形式展示。比如把数据导入 Word 生成报告，或者导入 PPT 进行演示。

客户管理软件对接：和客户管理软件对接，能把客户信息和进销存数据关联起来。了解客户的购买习惯和需求，提供更个性化的服务。

建米软件对接：建米软件可以和 WPS 进销存表格很好地对接，它有强大的接口功能，能实现数据的无缝传输和共享，进一步提升企业的管理水平。