超详细！手把手教你正确填写进销存账簿各项明细

一、进销存账簿是什么

简单来说，进销存账簿就是用来记录企业商品的购进、销售和库存情况的账本。这就好比我们自己记录每天的收支和剩余的零花钱一样，企业通过进销存账簿来掌握商品的动态。想象一下，一家小超市，每天有各种货物进货，又有不同的商品被顾客买走，还有一些商品存放在仓库里。如果没有一个清晰的记录，老板根本不清楚自己到底进了多少货、卖了多少、还剩下多少，这样很容易导致货物积压或者缺货的情况。

进销存账簿一般有三种类型，分别是进货明细、销售明细和库存明细。进货明细记录了每次进货的详细信息，销售明细则记录了每一笔销售的情况，库存明细反映的是某一时刻仓库里商品的数量和状态。

二、填写进货明细

记录进货日期：这是最基本的信息，就像我们写日记要先写日期一样。准确记录进货日期可以让我们清楚地知道商品是什么时候进入仓库的。比如，小张的文具店在 5 月 10 号进了一批笔记本，那么在进货明细里就要明确写上 5 月 10 号。

填写商品名称和规格：商品名称要写准确，不能含糊。规格也很重要，不同规格的商品价格和用途可能都不一样。还是以文具店为例，进的笔记本可能有 A4 大小、100 页的，也有 A5 大小、50 页的，这些都要详细记录。

记录进货数量：这是明确进了多少商品的关键。比如进了 100 本 A4 笔记本，那就写 100。要注意单位的统一，是本、箱还是件，都要写清楚。

填写进货单价和金额：进货单价就是每件商品的进价，用单价乘以数量就能得到进货金额。比如 A4 笔记本的进价是 5 元一本，进了 100 本，那么进货金额就是 5×100 = 500 元。

记录供应商信息：知道商品是从哪个供应商那里进来的也很重要。如果商品出现质量问题或者其他情况，可以及时联系供应商。比如这批笔记本是从晨光文具供应商那里进的，就要记录下供应商的名称、联系方式等。

三、填写销售明细

记录销售日期：和进货日期一样，销售日期能让我们清楚销售的时间顺序。比如 5 月 15 号卖出了 20 本 A4 笔记本，就写上 5 月 15 号。

填写商品名称和规格：要和进货明细里的商品名称和规格对应起来。这样才能准确知道卖的是哪种商品。

记录销售数量：明确卖出去了多少商品。这里的数量要和库存做关联，卖出去的数量会使库存减少。比如卖出 20 本 A4 笔记本，库存里的 A4 笔记本数量就要相应减少 20 本。

填写销售单价和金额：销售单价是卖给顾客的价格，销售金额就是单价乘以销售数量。比如 A4 笔记本卖给顾客的单价是 8 元一本，卖了 20 本，销售金额就是 8×20 = 160 元。

记录客户信息：如果是企业客户或者重要的个人客户，记录客户信息有助于后续的客户关系管理和售后服务。比如是某个学校一次性采购了这些笔记本，就要记录学校的名称、联系人等信息。

四、填写库存明细

初始库存记录：在开始使用进销存账簿时，要先记录仓库里商品的初始数量。比如一开始仓库里有 50 本 A5 笔记本，就把这个数量记下来。

进货对库存的影响：每次进货后，库存数量要相应增加。比如进了 30 本 A5 笔记本，原来库存是 50 本，那么现在库存就是 50 + 30 = 80 本。

销售对库存的影响：每次销售后，库存数量要相应减少。比如卖出 10 本 A5 笔记本，库存就从 80 本变成 80 - 10 = 70 本。

定期盘点调整：定期对仓库进行盘点，看看实际库存和账簿上记录的库存是否一致。有时候可能会因为商品损坏、丢失等原因导致实际库存和记录不符，这时候就要对库存明细进行调整。比如盘点时发现少了 5 本 A5 笔记本，就要在库存明细里把数量调整为 70 - 5 = 65 本。

五、填写进销存账簿的注意事项

数据准确性：填写的每一个数据都要准确无误。一个小小的错误可能会导致库存数据不准确，进而影响企业的决策。比如进货数量写错了，可能会以为库存很多，就不再进货，结果导致缺货。

及时更新：无论是进货、销售还是库存调整，都要及时记录到账簿里。如果不及时更新，就会出现数据滞后的情况，不能反映商品的真实状态。比如今天进了一批货，却没有及时记录，可能会在销售时以为库存不足，拒绝了客户的订单。

字迹清晰：填写的字迹要清晰，不能潦草。这样方便自己和其他人查看和核对数据。如果字迹模糊，可能会看错数据，造成不必要的麻烦。

妥善保管：进销存账簿是企业重要的财务资料，要妥善保管。可以存放在专门的文件柜里，防止丢失、损坏或者被篡改。

六、借助软件填写进销存账簿

在实际操作中，手动填写进销存账簿可能会比较繁琐，而且容易出错。这时候可以试试借助专业的软件来完成。比如建米软件，它可以帮助企业快速准确地记录进货、销售和库存信息。只要输入相关的数据，软件就能自动计算和更新库存，还能生成各种报表，让企业管理者一目了然地了解商品的动态。使用建米软件可以大大提高工作效率，减少人为错误，让进销存管理变得更加轻松。

以上就是关于进销存账簿怎么填写明细的一些介绍，希望能帮助大家更好地管理企业的商品进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、进销存账簿填写有啥注意事项？

我听说很多人在填进销存账簿的时候都挺头疼的，不知道该注意些啥。其实这里面的门道还不少呢。

准确性方面

数据要准确，每一笔进货、销售和库存的数据都得认真核对，要是数据错了，后面的账可就全乱套了。比如说进货数量，多记或者少记都会影响库存的准确性。

日期要写对，什么时候进的货、什么时候卖出去的，这些日期都得清楚地记在账簿上，这样才能准确反映业务的时间顺序。

金额计算要精确，单价乘以数量得出的金额可不能算错，不然成本和利润的核算就不准确了。

摘要要清晰，简单明了地说明这笔业务的情况，比如是从哪个供应商进的货，卖给了哪个客户。

规范性方面

要按照规定的格式填写，字迹要工整，不能潦草得让人看不清。还有，用规定的笔填写，一般是黑色或者蓝色的钢笔或中性笔。

不能随意涂改，如果写错了，要按照正确的方法进行更正。建米软件在这方面就能很好地规范填写流程，避免很多不规范的操作。

完整性方面

每一项内容都要填写完整，不能有空缺。比如进货的时候，供应商信息、商品名称、规格型号等都要填全。还有销售的时候，客户信息、销售方式等也不能遗漏。而且，相关的凭证要附在账簿后面，像进货发票、销售单据等，这样便于日后的查询和核对。

及时性方面

业务发生后要及时填写，不能拖延。如果今天进的货，明天才记，很容易忘记一些细节。及时填写也能让管理者及时了解库存和销售情况，做出正确的决策。建米软件可以实现实时记录，让数据及时更新。

二、进销存账簿的填写频率是怎样的？

朋友说他一直搞不清楚进销存账簿到底该多久填一次，其实这个填写频率还得根据实际情况来定。

按业务量来定

如果业务量比较大，每天都有很多进货和销售的业务，那最好是每天填写。这样能及时反映当天的库存变化，方便管理。比如超市，每天进进出出的商品很多，只有每天填写才能准确掌握库存。要是业务量适中，两三天有一次进货或者销售业务，可以两三天填写一次。不过要注意，每次填写的时候要把这几天的业务都准确记录下来。要是业务量比较小，一个月可能就几笔业务，可以按周填写，每周把这一周的业务汇总填写到账簿上。

按管理需求来定

如果管理者需要及时了解库存和销售情况，以便做出采购和销售决策，那填写频率就要高一些，可能需要每天或者隔天填写。要是对数据的及时性要求不是特别高，可以适当降低填写频率。建米软件可以根据不同的管理需求设置填写提醒，方便企业合理安排填写时间。

按财务核算要求来定

有些企业需要定期进行财务核算，比如每月末要核算成本和利润。为了保证财务数据的准确性，在核算前要把进销存账簿填写完整。所以在临近核算期的时候，填写频率可能要提高。

按行业特点来定

不同行业的业务特点不同，填写频率也会有所差异。比如服装行业，季节变化快，商品更新换代也快，可能需要更频繁地填写账簿，以便及时调整库存。而一些办公用品行业，业务相对稳定，填写频率可以低一些。

三、进销存账簿填写错误了怎么办？

我就想知道，要是不小心把进销存账簿填错了该咋整。这在实际操作中还挺常见的。

错误类型及处理方法

如果是文字错误，比如商品名称写错了，要是还没结账，可以用划线更正法，在错误的文字上划一条红线，然后在上方写上正确的文字，并且由记账人员在更正处盖章。要是已经结账了，就需要用红字更正法，先用红字填写一张与原错误凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记账凭证，然后用蓝字填写一张正确的记账凭证，并据以记账。如果是数字错误，多记了金额，同样可以用红字更正法，把多记的金额用红字冲销。少记了金额，就用补充登记法，把少记的金额用蓝字补充登记。

凭证错误的处理

如果是记账凭证错误导致账簿填写错误，在结账前发现，可以直接修改记账凭证，然后根据正确的凭证登记账簿。要是结账后发现，就需要按照规定的方法进行更正。而且要注意，更正凭证和账簿后要在旁边注明更正的原因和日期，方便日后查询。建米软件可以对错误的填写进行标记和更正记录，方便追溯。

整页错误的处理

要是整页都填错了，不能直接撕掉这一页。可以在这一页上用红色墨水划对角线注销，注明“此页作废”字样，然后重新填写新的一页。并且要在新页上注明原错误页的页码和更正情况。

错误处理的注意事项

处理错误的时候要保持账簿的整洁，不能乱涂乱画。而且要按照规定的程序进行更正，不能随意更改。要及时通知相关人员，比如财务人员和仓库管理人员，避免因为错误的信息导致后续工作出现问题。

四、进销存账簿填写和财务报表有啥关系？

我听说很多人都不太清楚进销存账簿填写和财务报表之间有啥联系，其实它们的关系可密切了。

对资产负债表的影响

进销存账簿里的库存数据直接影响资产负债表中的存货项目。

准确的库存记录能让资产负债表上的存货金额真实反映企业的实际资产情况。如果进销存账簿填写错误，库存数据不准确，就会导致资产负债表上的存货金额失真，影响企业资产的真实性。建米软件可以保证库存数据的准确记录，为资产负债表提供可靠的数据支持。

对利润表的影响

进货成本和销售成本都和进销存账簿的填写有关。

正确填写进货数量和金额，能准确计算出销售成本，进而影响利润表中的营业成本。销售成本计算准确了，才能正确核算出企业的利润。如果进销存账簿填写不规范，销售成本计算错误，利润表上的利润数据也就不准确了。

对现金流量表的影响

进销存业务涉及到现金的流入和流出。进货的时候支付现金，销售的时候收到现金。

准确记录进销存业务的现金收支情况，能为现金流量表提供准确的数据。比如，通过进销存账簿可以清楚地知道哪些是经营活动产生的现金流量，哪些是投资活动或者筹资活动产生的现金流量。

数据的一致性和连贯性

进销存账簿填写的数据要和财务报表的数据保持一致和连贯。在编制财务报表的时候，要以进销存账簿为依据，确保数据的准确性和可靠性。而且，不同期间的进销存数据和财务报表数据也要有连贯性，方便进行财务分析和决策。建米软件可以实现数据的自动同步和关联，保证进销存数据和财务报表数据的一致性。