超详细！手把手教你搞定采购进销存有哪些实用方法和技巧？

一、采购进销存是什么

采购进销存其实就是商品采购、入库、销售等一系列业务流程的管理。简单来说，采购就是把东西买进来，进就是把采购的商品存到仓库里，销就是把仓库里的商品卖出去。比如说一家小超市，老板去批发市场进了一批饮料，这就是采购；饮料拉回超市放到仓库，这就是进；顾客来超市买走饮料，这就是销。做好采购进销存管理，能让企业清楚知道自己有多少库存，什么时候该补货，赚了多少钱等等。

二、采购环节怎么做

确定采购需求

要做好采购，得清楚自己需要买什么。这就需要分析销售数据和市场趋势。举个例子，一家服装店，通过分析过去的销售数据，发现夏天的时候T恤卖得特别好，尤其是白色纯棉的款式。再结合当下的时尚潮流，预测今年夏天白色纯棉T恤依然会畅销，那就可以确定采购这种T恤的需求。还要考虑库存情况，如果仓库里已经有很多某款商品，那就不需要再大量采购了。

选择供应商

供应商的好坏直接影响采购的质量和成本。要考察供应商的信誉，比如可以通过其他同行了解某个供应商的口碑，看看他们有没有按时交货、商品质量是否稳定等情况。还要比较价格，多找几家供应商报价，对比一下同样的商品哪家价格更实惠。供应商的服务也很重要，像是否能提供良好的售后服务，能不能及时解决商品出现的问题等。比如一家餐厅采购食材，选择了一家信誉好、价格合理且能及时配送的蔬菜供应商，这样就能保证餐厅食材的新鲜和供应稳定。

签订采购合同

采购合同是保障双方权益的重要文件。合同里要明确商品的规格、数量、价格、交货时间和地点等重要信息。比如一家工厂采购机器设备，合同里要写清楚设备的型号、性能参数、采购数量、每台设备的价格，以及设备什么时候送到工厂，送到哪个具体地点等。这样双方都清楚自己的责任和义务，避免以后出现纠纷。

三、进货环节怎么做

货物验收

货物送到后，一定要认真验收。检查商品的数量是否和采购合同一致，质量是否符合要求。比如一家水果店进了一批苹果，要数一数苹果的箱数，看看每箱的个数对不对；还要检查苹果的外观，有没有坏果、烂果，口感是否新鲜等。如果发现数量不对或者质量有问题，要及时和供应商沟通解决。

入库管理

验收合格的商品要及时入库。合理规划仓库空间很重要，不同类型的商品要分类存放。比如一家文具店，把笔、本子、橡皮等分别放在不同的货架区域。要做好库存标识，清楚标明每个商品的名称、规格、数量等信息，方便查找和管理。还可以使用一些库存管理工具，比如库存管理软件，记录商品的入库时间、批次等详细信息。其实，在入库管理方面，建米软件就很不错。它可以实时记录商品的入库情况，自动更新库存数据，让你随时掌握库存动态，提高入库管理的效率。

四、销售环节怎么做

制定销售策略

根据市场需求和库存情况制定合适的销售策略。如果库存比较多，可以采取促销活动，比如打折、满减、买一送一等。比如一家商场在换季的时候，为了清理夏装库存，推出全场夏装八折的活动。如果是新产品上市，可以通过广告宣传、举办新品发布会等方式提高产品的知名度和销量。

销售订单处理

接到销售订单后，要及时处理。确认订单信息，包括商品的名称、数量、价格、客户地址等是否准确。然后安排发货，确保商品能及时送到客户手中。比如一家电商公司，收到客户的订单后，先核对订单信息，然后从仓库里找出相应的商品进行打包，再联系快递公司发货。要及时更新库存数据，保证库存信息的准确性。

客户服务

良好的客户服务能提高客户的满意度和忠诚度。及时处理客户的咨询和投诉，比如客户询问商品的使用方法、售后政策等，要耐心解答。如果客户对商品不满意，要积极协商解决，比如退换货等。举个例子，一家化妆品店，客户买了一款化妆品后觉得不适合自己的肤质，要求退货，店员热情地为客户办理了退货手续，并根据客户的肤质推荐了其他合适的产品，这样客户就会觉得这家店的服务很好，以后可能还会再来消费。

五、库存管理怎么做

库存盘点

定期进行库存盘点很有必要，一般可以每月或者每季度进行一次。通过盘点，能清楚知道实际库存数量和系统记录的是否一致。比如一家五金店，在每月月底进行库存盘点，把仓库里的螺丝、螺母、扳手等工具的实际数量和电脑系统里记录的数量进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因，可能是进货时记录错误，也可能是销售时发货数量有误等。

库存预警

设置合理的库存预警线，当库存数量低于预警线时，及时补货。比如一家便利店，根据以往的销售数据，发现某种饮料平均每天能卖10瓶，补货周期是3天，那么就可以把这种饮料的库存预警线设置为30瓶。当库存数量降到30瓶以下时，就提醒老板及时采购补货，避免出现缺货的情况。

库存成本控制

库存成本包括采购成本、仓储成本、资金占用成本等。要合理控制库存水平，避免库存积压。比如一家服装厂，如果生产了过多的某种款式的衣服，卖不出去，就会占用大量的资金和仓库空间，增加库存成本。可以通过优化采购计划、提高销售效率等方式降低库存成本。

六、数据分析怎么做

采购数据分析

分析采购数据可以了解采购成本的变化趋势、供应商的表现等。比如分析不同时间段的采购价格，看看是否有波动，如果价格上涨了，要分析是市场因素还是供应商的原因。还可以评估供应商的交货准时率、商品质量合格率等，根据分析结果选择更优质的供应商。

销售数据分析

通过销售数据分析能知道哪些商品畅销，哪些商品滞销。比如一家书店，分析销售数据发现文学类书籍的销量一直很好，而一些冷门的专业书籍销量很差。根据这个结果，可以调整采购计划，多进一些畅销的文学类书籍，少进滞销的专业书籍。还可以分析不同客户群体的购买偏好，针对不同客户制定个性化的销售策略。

库存数据分析

库存数据分析能帮助优化库存管理。分析库存周转率，了解商品的销售速度。如果某种商品的库存周转率很低，说明可能存在库存积压的问题，需要采取措施促销或者减少采购量。还可以分析库存的结构，看看不同类型商品的库存占比是否合理。

以上就是关于采购进销存怎么做的一些方法和建议，希望能帮助你做好采购进销存管理，让企业的运营更加顺畅。

常见用户关注的问题：

一、采购进销存系统选哪种好？

我听说现在好多做买卖的都在用采购进销存系统，我就想知道到底选哪种好呢。毕竟选对了系统，能省不少事儿呢。

功能完整性：一个好的采购进销存系统得有采购管理、销售管理、库存管理这些基本功能。像采购管理得能处理采购订单、采购入库啥的；销售管理要能开销售单、统计销售数据；库存管理得能实时掌握库存数量、监控库存上下限。建米软件在功能上就比较全面，能满足不同规模企业的基本需求。

操作便捷性：系统操作得简单易懂，不能太复杂。员工上手快，能提高工作效率。要是操作复杂，还得专门花时间培训员工，多浪费时间和精力啊。建米软件的界面设计就比较人性化，操作起来相对容易。

数据安全性：企业的采购、销售、库存数据可都是重要信息，系统得有可靠的数据安全保障。比如数据加密、定期备份啥的，防止数据丢失或者被泄露。建米软件在数据安全方面有一定的保障措施。

性价比：不能光看功能和品牌，价格也得考虑。要选那种功能满足需求，价格又合理的系统。有些大品牌的系统功能是强大，但价格也贵得离谱。建米软件在性价比方面有一定优势，适合中小企业。

售后服务：系统使用过程中难免会遇到问题，这时候就需要有好的售后服务。能及时响应，帮忙解决问题。要是售后服务不好，出了问题没人管，那可就麻烦了。建米软件有专业的售后团队，能及时为用户解决问题。

二、采购进销存流程怎么优化？

朋友说他们公司的采购进销存流程有点乱，效率不高，我就想知道这流程咋优化呢。优化好了，说不定能让公司运营得更顺畅。

采购环节：要做好采购计划，根据销售数据和库存情况来确定采购数量和时间。不能盲目采购，不然库存积压就麻烦了。还可以和供应商建立长期稳定的合作关系，争取更优惠的采购价格和更好的服务。建米软件可以帮助企业制定合理的采购计划，提高采购效率。

入库环节：货物入库时要严格验收，检查数量、质量是否和采购订单一致。及时录入系统，更新库存数据。这样能保证库存数据的准确性。建米软件可以实时记录入库信息，方便企业管理库存。

销售环节：要及时处理销售订单，快速发货。同时要做好销售数据的统计和分析，了解销售情况，为后续的采购和库存管理提供依据。建米软件可以对销售数据进行详细的分析，帮助企业制定销售策略。

库存管理环节：定期盘点库存，清理积压库存。设置合理的库存上下限，当库存低于下限及时采购，高于上限时要控制采购量。建米软件可以实时监控库存数量，提醒企业及时补货或处理积压库存。

信息共享环节：采购、销售、库存等部门之间要实现信息共享，这样才能协同工作。比如销售部门了解库存情况后可以更好地接单，采购部门根据销售数据可以制定更合理的采购计划。建米软件可以实现各部门之间的信息实时共享。

三、采购进销存数据怎么分析？

我想知道采购进销存数据到底咋分析呢。分析好了这些数据，能发现企业运营中的问题，还能找到改进的方向。

采购数据分析：可以分析采购成本，看看不同供应商的采购价格差异，选择性价比高的供应商。还可以分析采购频率，了解企业的采购规律。建米软件可以对采购数据进行详细的统计和分析，帮助企业降低采购成本。

销售数据分析：分析销售业绩，看看哪些产品卖得好，哪些卖得不好。分析销售趋势，了解市场需求的变化。还可以分析客户购买行为，针对不同客户制定营销策略。建米软件可以生成各种销售报表，方便企业分析销售数据。

库存数据分析：分析库存周转率，了解库存的流动情况。计算库存成本，包括仓储成本、资金占用成本等。分析库存结构，看看哪些产品库存积压，哪些库存不足。建米软件可以实时监控库存数据，帮助企业优化库存结构。

关联数据分析：分析采购、销售、库存之间的关联关系。比如采购量和销售量的关系，库存数量对销售的影响等。通过关联分析可以发现企业运营中的潜在问题。建米软件可以对这些关联数据进行深度分析，为企业提供决策支持。

趋势预测分析：根据历史数据预测未来的采购、销售、库存情况。比如预测下一个月的销售量，提前做好采购和库存准备。建米软件可以利用数据分析模型进行趋势预测，帮助企业提前规划。

四、采购进销存系统和财务系统怎么对接？

朋友推荐说采购进销存系统和财务系统对接起来，能让企业财务管理更方便。我就想知道这俩系统咋对接呢。

确定对接需求：先明确企业需要哪些数据在两个系统之间共享。比如采购成本、销售收入、库存成本等。根据这些需求来确定对接的方式和范围。建米软件可以根据企业的需求，灵活设置对接的内容。

选择对接方式：可以通过接口对接，让两个系统之间实现数据的实时传输。也可以通过文件导入导出的方式，定期将数据从一个系统导入到另一个系统。建米软件支持多种对接方式，方便企业选择。

数据格式统一：两个系统的数据格式可能不一样，需要进行统一。比如采购订单的格式、销售发票的格式等。确保数据在传输过程中不会出现错误。建米软件可以对数据格式进行转换和统一。

测试和调试：对接完成后要进行测试，看看数据传输是否准确，系统是否能正常运行。发现问题及时进行调试和修改。建米软件有专业的技术团队，会协助企业进行测试和调试。

日常维护和管理：对接成功后，要定期检查数据传输情况，确保两个系统之间的数据同步。还要对系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和安全性。建米软件会提供长期的维护和技术支持。