超详细！手把手教你搞定进销存手工账的实用方法

一、什么是进销存手工账

其实，进销存手工账就是用手工的方式来记录企业商品的购进、销售和库存情况的账本。这就好比你开了一家小超市，每天进了多少货，卖出去多少东西，仓库里还剩下多少，都得一笔一笔地记下来。这些记录能够帮助你清楚地了解自己的生意状况，知道哪些商品好卖，哪些商品积压了，以便及时调整进货和销售策略。

二、准备工作

账本和文具：得准备好账本，一般需要用到进货账本、销售账本和库存账本。进货账本用来记录每次进货的详细信息，销售账本记录每一笔销售的情况，库存账本则实时反映商品的库存数量。除了账本，还得准备好笔、橡皮、尺子等文具，方便你记录和修改。比如说，你可以用不同颜色的笔来区分不同类型的记录，像红色笔记录退货情况。

确定记账周期：你要确定好记账的周期，是按天、按周还是按月来记。按天记账的话，能及时反映每天的经营情况，但可能会比较繁琐；按月记账相对轻松一些，但可能不能及时发现问题。一般来说，建议按天记录，这样能更准确地掌握商品的流动情况。举个例子，如果你是卖水果的，水果的保质期短，按天记账就能及时发现哪些水果卖得不好，避免积压变质。

商品分类：对商品进行分类也很重要。你可以按照商品的类型、用途、价格等进行分类。比如在超市里，可以把商品分为食品类、日用品类、文具类等。分类之后，记录和查询都会更方便。就好像你在找牙膏的时候，直接去日用品类里找，很快就能找到。

三、进货账的记录方法

记录进货信息：每次进货的时候，要详细记录进货的日期、供应商名称、商品名称、规格、数量、单价、金额等信息。比如说，你进了一批苹果，要记录下进货的日期是哪天，从哪个供应商那里进的货，苹果的品种、大小（规格），进了多少斤（数量），每斤多少钱（单价），一共花了多少钱（金额）。这些信息能帮助你了解进货成本和供应商的情况。

处理进货退货：有时候会遇到进货退货的情况，比如进的苹果有坏的，你要把这些退给供应商。这时候就要在进货账本里记录退货的日期、商品名称、数量、金额等信息。要在库存账本里相应地减少库存数量。

计算进货总成本：定期（比如一个月）要计算一下进货的总成本。你可以把这个月所有的进货金额相加，得到进货总成本。通过比较不同月份的进货总成本，你可以分析出成本的变化情况，看看是不是有采购成本增加或者减少的趋势。

四、销售账的记录方法

记录销售信息：销售的时候，要记录销售的日期、客户名称（如果有）、商品名称、规格、数量、单价、金额等信息。比如你卖了几斤苹果给一位顾客，要记录下销售的日期，顾客的姓名（如果知道的话），苹果的品种、大小（规格），卖了多少斤（数量），每斤卖多少钱（单价），一共收了多少钱（金额）。这些信息能帮助你了解销售情况和客户需求。

处理销售退货：如果有顾客退货，要在销售账本里记录退货的日期、商品名称、数量、金额等信息。要在库存账本里相应地增加库存数量。比如说，顾客买回去的苹果发现不太新鲜，退了一部分回来，你就要做好记录并增加库存。

计算销售总收入：同样，定期（比如一个月）要计算一下销售的总收入。把这个月所有的销售金额相加，得到销售总收入。通过比较不同月份的销售总收入，你可以分析出销售业绩的变化情况，看看生意是越来越好还是有所下滑。

五、库存账的记录方法

初始库存记录：在开始记账的时候，要记录下每种商品的初始库存数量。比如说，你刚开始经营超市，仓库里有 100 瓶饮料，你就要在库存账本里记录饮料的初始库存是 100 瓶。

实时更新库存：每次进货或者销售之后，都要及时更新库存账本。进货的时候，库存数量增加；销售的时候，库存数量减少。比如你进了 50 瓶饮料，就在库存账本里把饮料的库存数量加上 50；卖了 20 瓶饮料，就把库存数量减去 20。这样就能实时反映商品的库存情况。

定期盘点：定期（比如一个月）要对库存进行盘点，也就是实际去数一数仓库里每种商品的数量，然后和库存账本上的记录进行核对。如果发现有差异，要找出原因，可能是记录错误，也可能是商品丢失等原因。比如说，库存账本上记录饮料有 80 瓶，但实际盘点只有 78 瓶，那就要查找原因并进行调整。

六、常见问题及解决办法

记录错误：在手工记账的过程中，难免会出现记录错误的情况。比如把数量或者金额写错了。这时候可以用橡皮把错误的记录擦掉，然后重新记录正确的信息。如果错误比较多，也可以用红笔划掉错误的记录，然后在旁边写上正确的记录，并签上自己的名字。

数据丢失：如果账本不小心丢失了或者损坏了，那就麻烦了。所以要妥善保管账本，最好把账本放在安全的地方，避免受潮、丢失等情况。可以定期把账本上的数据复印或者拍照保存，以防万一。

计算复杂：当商品种类比较多，业务量比较大的时候，计算进货总成本、销售总收入和库存数量等会比较复杂。这时候可以使用一些简单的工具，比如计算器，来帮助你计算。如果你觉得手工账实在太麻烦，也可以试试建米软件，它可以自动记录和计算进销存数据，大大提高工作效率，减少出错的概率。

以上就是关于进销存手工账怎么做的一些介绍，希望能帮助你做好手工账，更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、进销存手工账适合哪些类型的企业？

我听说啊，很多老板在选择记账方式的时候，都会纠结进销存手工账适不适合自己的企业。其实这个问题还挺关键的，选对了记账方式，企业的财务管理能轻松不少呢。

1. 小型零售店铺：像那些街边的小便利店、小文具店啥的，商品种类不是特别多，每天的交易数量也不算太大。用进销存手工账就挺合适的，简单易上手，不需要复杂的软件操作，老板自己就能轻松搞定记账。

2. 初创企业：刚刚成立的企业，资金相对比较紧张，可能没有太多预算去购买专业的进销存软件。这时候，手工账就成了一个经济实惠的选择。而且通过手工记账，创业者还能更清楚地了解企业的资金流向和运营情况。

3. 部分个体工商户：比如一些小的服装店、小吃店等个体工商户，他们的业务规模不大，对记账的要求也不是特别高。手工账能够满足他们记录进货、销售和库存情况的基本需求，还能节省成本。

4. 业务简单的企业：有些企业的业务模式比较单一，商品的进出货流程不复杂，交易对象也相对固定。这种情况下，使用进销存手工账可以清晰地记录每一笔业务，便于管理。

5. 对数据安全要求高的企业：有些企业担心使用软件会存在数据泄露的风险，而手工账完全由自己掌控，数据安全性更高。对于一些涉及商业机密的企业来说，这可能是一个重要的考虑因素。

不过呢，如果企业发展到一定规模，业务变得复杂起来，手工账可能就会显得力不从心了。这时候可以考虑使用建米软件，它能提高记账效率，减少错误，让企业的财务管理更加科学和规范。

二、进销存手工账需要用到哪些工具？

朋友说，做进销存手工账得先把工具准备好，不然记账的时候容易手忙脚乱。我想知道，到底需要哪些工具才能顺利完成手工账呢？

1. 账本：这是最基本的工具啦。需要准备进货账本、销售账本和库存账本。进货账本用来记录每次进货的时间、商品名称、数量、单价、供应商等信息；销售账本记录销售的时间、商品名称、数量、单价、客户等信息；库存账本则实时更新商品的库存数量。

2. 笔：当然是用来在账本上记录信息的啦。最好准备不同颜色的笔，比如用黑色笔记录正常的业务信息，用红色笔标注一些特殊情况，像退货、损耗等。

3. 计算器：在计算进货成本、销售金额、库存价值等数据的时候，计算器能帮助我们快速准确地得出结果，避免手工计算出现错误。

4. 发票和收据：进货时要向供应商索要发票，销售时要给客户开具收据或发票。这些票据是记账的重要依据，一定要妥善保管。

5. 文件夹：用来整理和存放发票、收据等票据，方便日后查找和核对。可以按照时间顺序或者业务类型进行分类存放。

6. 印章：如果企业有自己的财务专用章，可以在账本和票据上加盖印章，增加记账的规范性和严肃性。

当手工账处理起来比较繁琐的时候，建米软件就能派上用场了。它可以将这些手工记录的数据电子化，方便管理和查询，还能自动生成各种报表，提高工作效率。

三、进销存手工账容易出现哪些错误？

就是说啊，做进销存手工账难免会出现一些错误，这些错误可能会影响企业的财务状况和决策。我就想知道，常见的错误都有哪些呢？

1. 数据记录错误：在手工记录进货、销售和库存数据时，可能会因为粗心大意写错数字、记混商品名称等。比如把进货数量 100 写成了 10，或者把商品 A 记成了商品 B，这会导致库存数量和成本计算出现偏差。

2. 计算错误：在计算进货成本、销售金额、库存价值等数据时，使用计算器也可能会按错键，或者在手工计算时出现加、减、乘、除的错误。这会影响到企业的利润核算和财务报表的准确性。

3. 漏记或重记：有时候可能会忘记记录某一笔进货或者销售业务，也可能会重复记录同一笔业务。漏记会导致库存数量和财务数据不准确，重记则会虚增业务量和成本。

4. 分类错误：对商品进行分类时，如果分类标准不清晰或者分类错误，会影响到库存管理和数据分析。比如把办公用品误分类到了生活用品中，可能会导致库存盘点时出现混乱。

5. 票据丢失：发票、收据等票据是记账的重要依据，如果不小心丢失了，可能会无法准确记录业务信息，也会给税务申报带来麻烦。

6. 记账不及时：没有及时记录业务信息，时间长了容易忘记一些细节，导致记录不准确。而且不及时记账也会影响到企业对库存和资金的实时监控。

为了减少这些错误，企业可以考虑使用建米软件。它有数据校验功能，能自动检查数据的准确性，还能提醒用户及时记录业务信息，大大降低了出错的概率。

四、进销存手工账与电子账相比有什么优缺点？

假如你在选择记账方式，肯定会对比进销存手工账和电子账的优缺点。我听说很多人都在纠结到底选哪个，下面就来聊聊它们各自的特点。

手工账的优点

1. 成本低：只需要购买账本、笔等基本工具，不需要花费大量资金购买软件和设备，对于资金有限的企业来说是一个经济实惠的选择。

2. 直观易懂：账本上的记录一目了然，不需要复杂的操作和培训就能看懂。对于一些文化程度不高或者对电脑操作不熟悉的人来说，手工账更容易上手。

3. 数据安全有保障：数据完全由自己掌控，不用担心软件故障、网络攻击等因素导致数据丢失或泄露。

4. 适合简单业务：对于业务规模小、交易不频繁的企业，手工账能够满足基本的记账需求，操作简单便捷。

手工账的缺点

1. 效率低：手工记录和计算数据比较耗时耗力，尤其是业务量较大时，容易出现错误，而且查找和统计数据也不方便。

2. 缺乏数据分析功能：很难对大量的数据进行深入分析，不能及时提供准确的财务报表和决策支持。

3. 不便于共享和协作：账本只能在一个地方保存，多人协作记账或者与其他部门共享数据比较困难。

电子账的优点

1. 高效准确：建米软件等电子账系统可以自动记录和计算数据，大大提高了工作效率，减少了错误率。

2. 强大的数据分析功能：能够快速生成各种财务报表和数据分析图表，为企业决策提供有力支持。

3. 便于共享和协作：多个用户可以同时登录系统进行操作，方便不同部门之间的协作和数据共享。

电子账的缺点

1. 成本高：需要购买软件和设备，还可能需要支付维护和升级费用。

2. 依赖技术和网络：如果软件出现故障或者网络不稳定，可能会影响正常的记账工作。

3. 存在数据安全风险：虽然有一定的安全措施，但仍然可能面临数据泄露和网络攻击的风险。

企业可以根据自身的实际情况选择适合的记账方式，如果业务简单、对成本敏感，可以先采用手工账；如果业务复杂、需要高效管理和数据分析，建米软件等电子账系统是更好的选择。