超详细！手把手教你如何巧用表格搭建高效耗材进销存储管理系统

一、了解耗材进销存表格的基本概念

咱们先来说说啥是耗材进销存表格。简单来讲，它就是用来记录耗材从进入到出去整个过程的一种工具。就好比一家小超市，每天会进货各种商品，然后又把这些商品卖出去，这中间的进货、销售以及库存情况就可以用表格清晰地记录下来。在企业里，耗材可能是办公用品、生产原材料等等。比如说一家广告公司，每天会采购不同的纸张、油墨等耗材，同时又会用这些耗材制作广告产品销售给客户，这时候就需要一个表格来管理这些耗材的进出情况。

1. 进：指的是耗材的采购环节。比如一家餐厅，每隔一段时间就会采购蔬菜、肉类、调料等耗材，每次采购的数量、价格、日期等信息都要记录在表格里。

2. 销：也就是耗材的销售或者使用环节。还是拿餐厅举例，每天卖出多少份菜品，用掉了多少蔬菜、肉类等，这些数据也要在表格中体现出来。

3. 存：就是耗材的库存数量。餐厅仓库里还剩下多少蔬菜、肉类、调料等，这个库存数据要实时更新，以便知道什么时候该采购新的耗材了。

二、准备制作表格所需的工具

制作耗材进销存表格，常用的工具就是电子表格软件，像 Excel、WPS 表格等。这些软件大家应该都比较熟悉，在日常办公中经常会用到。它们功能强大，操作也相对简单，很适合用来制作进销存表格。

1. Excel：这是微软推出的一款电子表格软件，功能非常丰富。它有很多内置的函数和工具，可以帮助我们快速计算数据。比如说，我们可以用 SUM 函数来计算采购的总金额，用 VLOOKUP 函数来查找特定的耗材信息。

2. WPS 表格：这是国产的办公软件，和 Excel 的操作界面很相似，而且完全免费使用。对于一些中小企业或者个人用户来说，WPS 表格是一个不错的选择。它也有很多实用的功能，能满足我们制作进销存表格的基本需求。

三、设计表格的基本结构

设计一个合理的表格结构是非常重要的，这样才能清晰地记录耗材的进销存信息。下面我给大家介绍一下表格基本结构的设计方法。

1. 表头设计：表头就是表格最上面一行，用来标注每一列的内容。一般来说，表头应该包含耗材名称、规格型号、单位、期初库存、本期采购、本期销售、期末库存、采购日期、销售日期等信息。比如说，我们要记录一家文具店的耗材进销存情况，表头就可以这样设计：

2. 列的设置：根据表头的内容，我们要设置好每一列的宽度和格式。比如，数量列可以设置为数值格式，日期列可以设置为日期格式。这样可以让数据的显示更加规范和清晰。

3. 行的设置：每一行代表一条耗材的进销存记录。我们可以根据实际情况，设置足够的行数来记录所有的耗材信息。为了方便查看和管理，我们可以给不同的行添加不同的颜色或者样式。

四、录入初始数据

表格结构设计好之后，接下来就要录入初始数据了。初始数据主要包括期初库存和一些基本的耗材信息。

1. 期初库存：就是在开始使用表格记录之前，仓库里已经有的耗材数量。比如说，一家五金店在开始使用进销存表格时，仓库里有 100 把螺丝刀、200 个扳手等，这些数量就是期初库存。我们要把这些数据准确地录入到表格的期初库存列中。

2. 基本耗材信息：除了期初库存，我们还要录入耗材的名称、规格型号、单位等基本信息。这些信息可以帮助我们更好地识别和管理不同的耗材。比如，我们要录入一种油漆的信息，就要填写好油漆的名称、颜色、规格等。

五、记录采购信息

在日常经营中，我们会不断地采购新的耗材。每次采购时，都要及时记录采购信息。

1. 采购日期：记录下采购耗材的具体日期，这有助于我们统计不同时间段的采购情况。比如说，我们可以统计每个月的采购金额，看看哪个月的采购成本比较高。

2. 采购数量：记录下每次采购的耗材数量。这是计算库存的重要依据。比如，我们采购了 50 个鼠标，就要在本期采购列中填写 50。

3. 采购单价：记录下每个耗材的采购价格。这样我们就可以计算出采购的总金额。比如说，每个鼠标的采购单价是 20 元，那么 50 个鼠标的采购总金额就是 1000 元。

六、记录销售信息

除了采购，我们还会销售或者使用耗材。每次销售时，也要及时记录销售信息。

1. 销售日期：和采购日期一样，记录下销售耗材的具体日期，方便统计不同时间段的销售情况。

2. 销售数量：记录下每次销售的耗材数量。这是计算库存的另一个重要依据。比如，我们销售了 20 个鼠标，就要在本期销售列中填写 20。

3. 销售单价：记录下每个耗材的销售价格。这样我们就可以计算出销售的总金额。比如说，每个鼠标的销售单价是 30 元，那么 20 个鼠标的销售总金额就是 600 元。

七、计算库存数量

库存数量是进销存管理的核心数据之一。我们可以通过公式来计算期末库存数量。

1. 计算公式：期末库存 = 期初库存 + 本期采购 - 本期销售。比如说，一家文具店期初有 100 支钢笔，本期采购了 50 支，本期销售了 30 支，那么期末库存就是 100 + 50 - 30 = 120 支。

2. 自动计算：为了提高计算效率，我们可以使用表格软件的函数功能来实现自动计算。在 Excel 或者 WPS 表格中，我们可以在期末库存列中输入相应的公式，然后向下拖动鼠标，就可以自动计算出每一行的期末库存数量。

八、使用建米软件进行更高效的管理

当我们的业务规模逐渐扩大，耗材种类和数量越来越多，用表格管理可能会变得有些繁琐。这时候，我们可以试试建米软件。建米软件可以实现耗材进销存的自动化管理，它能够实时更新库存信息，自动生成采购和销售报表，还能对库存进行预警。比如说，当某种耗材的库存数量低于设定的安全库存时，软件会自动提醒我们及时采购。这样可以大大提高我们的工作效率，减少错误和漏洞。

九、定期检查和维护表格

为了保证表格数据的准确性和完整性，我们需要定期检查和维护表格。

1. 数据核对：定期核对表格中的数据，确保采购信息、销售信息和库存信息的准确性。比如说，我们可以每个月对一次账，看看实际的库存数量和表格中的记录是否一致。

2. 表格清理：随着时间的推移，表格中可能会积累很多无用的数据。我们要定期清理这些数据，保持表格的简洁和高效。比如，我们可以删除一些已经不再使用的耗材记录。

以上就是用表格做耗材进销存的详细步骤和方法，希望能帮到大家。通过合理使用表格，我们可以更好地管理耗材的进销存情况，提高企业的运营效率。

常见用户关注的问题：

一、用表格做耗材进销存需要哪些基本步骤？

我听说很多人想用表格来做耗材进销存，可又不太清楚具体步骤。我就想知道这到底该咋弄。其实用表格做耗材进销存，基本步骤还是比较清晰的。

第一步：确定表格结构

得先想好表格要包含哪些内容，比如耗材名称、规格、进货日期、进货数量、出货日期、出货数量、库存数量这些。有了这些基本的列，表格的框架就搭起来了。

第二步：录入初始数据

把现有的耗材信息都填到表格里，像是每种耗材现在有多少库存，这可是很重要的基础数据。如果数据不准确，后面算出来的结果就不靠谱啦。

第三步：设置公式计算

可以在表格里设置一些公式，像库存数量就可以用进货数量减去出货数量来计算。这样每次有新的进货或者出货，库存数量就能自动更新，省了不少事儿。

第四步：定期更新数据

每次有耗材进货或者出货，都要及时把数据填到表格里。不然表格里的数据和实际情况对不上，就失去用表格做进销存的意义了。要是觉得手动更新太麻烦，也可以考虑用建米软件，它能更方便地管理和更新数据。

二、用表格做耗材进销存容易出现哪些问题？

朋友说用表格做耗材进销存看着简单，实际操作起来可能会遇到不少问题。我就想知道到底会有啥问题呢。其实这里面的问题还真不少。

数据容易出错

手动录入数据的时候，很容易敲错数字或者填错信息。一旦数据错了，后面算出来的库存数量、成本啥的就都不对了，会给管理带来很大的麻烦。

数据更新不及时

有时候忙起来就忘了及时更新表格里的数据，这样表格里的数据就和实际情况有偏差。时间长了，偏差越来越大，就没办法准确掌握耗材的进销存情况了。

难以进行数据分析

表格里的数据多了，想要分析耗材的销售趋势、进货规律就比较困难。不像专业的软件，能快速生成各种报表和图表，方便我们分析数据。建米软件在这方面就有很大的优势，能帮助我们更好地进行数据分析。

数据安全性低

表格一般都存在本地电脑上，如果电脑出故障或者被病毒感染，数据就有可能丢失。而且表格也没有很完善的权限管理，容易被别人误删或者修改数据。

三、表格做的耗材进销存和专业软件有什么区别？

我想知道表格做的耗材进销存和专业软件到底有啥不一样。朋友推荐专业软件，可我觉得表格也挺方便的。其实它们之间的区别还挺明显的。

功能方面

表格的功能相对比较简单，主要就是记录数据和做一些基本的计算。而专业软件功能就丰富多了，除了能记录和计算，还能进行数据分析、生成报表、设置权限管理等。像建米软件，就能根据不同的需求生成各种详细的报表，方便我们了解耗材的进销存情况。

操作难度

表格操作起来比较简单，只要会基本的表格编辑就行。但是专业软件可能需要一定的学习成本，要了解软件的各种功能和操作流程。不过一旦熟悉了，用专业软件会更高效。

数据准确性

表格容易出现数据录入错误和更新不及时的问题，导致数据不准确。专业软件有数据验证和自动更新功能，能保证数据的准确性和及时性。

数据安全性

表格的数据安全性比较低，容易丢失或被修改。专业软件有完善的安全机制，能对数据进行加密和备份，保障数据的安全。

四、怎样让用表格做的耗材进销存更高效？

假如你已经在用表格做耗材进销存了，肯定想让它更高效。我就想知道有啥办法能做到这一点。其实有不少方法可以试试。

优化表格设计

把表格的结构设计得更合理，比如把常用的列放在前面，让数据看起来更清晰。还可以设置不同的颜色来区分不同类型的数据，这样查找和查看数据就更方便了。

使用模板

可以找一些现成的耗材进销存表格模板，或者自己设计一个模板。每次有新的进销存业务，直接在模板里填写数据就行，不用每次都重新创建表格，节省了时间。

利用快捷键

熟悉表格软件的快捷键，能大大提高录入和编辑数据的速度。比如复制、粘贴、求和等操作，用快捷键比用鼠标点要快很多。

结合建米软件

如果觉得表格的功能不够用，可以把表格和建米软件结合起来用。先在表格里记录一些基础数据，然后把数据导入到建米软件里进行更深入的分析和管理。这样既能利用表格的简单易用，又能发挥建米软件的强大功能。