超详细！手把手教你如何在钉钉上轻松搞定进销存管理

一、什么是钉钉进销存

在咱们日常做生意的过程中，进销存可是非常关键的环节。简单来说，进销存就是管理商品的进货、销售和库存这三个方面。而钉钉进销存呢，就是利用钉钉这个大家都很熟悉的办公软件平台，来完成商品从采购到销售，再到库存管理的一系列操作。

使用钉钉做进销存的好处

其实，用钉钉做进销存是有不少好处的。比如说，它的操作相对简单，很多商家都已经在使用钉钉进行日常办公沟通了，要是再用它来做进销存，就不用再去专门学习一款新软件的使用方法。而且，钉钉上的数据可以实时同步，不管是老板在办公室，还是销售人员在外面跑业务，都能及时了解商品的库存情况、销售情况等。举个例子，小张是一家小超市的老板，以前他每次盘点库存都要花很长时间，而且还容易出错。自从用了钉钉进销存，他在手机上就能随时查看库存数量，进货的时候也能更合理地安排进货量。

二、准备工作

在开始使用钉钉做进销存之前，咱们得先做好一些准备工作。

开通钉钉进销存功能

你得确保你的钉钉账号已经开通了进销存功能。一般来说，在钉钉的应用中心里可以搜索到进销存相关的应用，然后按照提示进行开通就可以了。有些应用可能需要付费使用，你可以根据自己的需求和预算来选择合适的版本。

整理商品信息

接下来，要把自己店里的商品信息好好整理一下。这包括商品的名称、规格、型号、进价、售价等等。就拿一家服装店来说，你要记录好每件衣服的款式、颜色、尺码、进货价格和销售价格。把这些信息整理得越详细，后面使用钉钉进销存的时候就越方便。

设置仓库信息

如果你有多个仓库，还需要设置好每个仓库的信息。比如仓库的名称、地址、负责人等。这样在管理库存的时候，就能清楚地知道每个商品存放在哪个仓库里。比如说，一家连锁超市有总店仓库和分店仓库，设置好仓库信息后，就能准确地调配商品。

三、进货管理

进货可是保证生意持续进行的重要环节，在钉钉上做好进货管理，能让你的采购工作更高效。

创建采购订单

当你需要进货的时候，可以在钉钉进销存里创建采购订单。在订单里填写好供应商的信息、采购的商品名称、数量、价格等。比如，小王是一家文具店的老板，他要从供应商那里进一批笔记本，就在钉钉上创建采购订单，填好笔记本的品牌、数量和单价。这样一来，订单信息一目了然，也方便和供应商核对。

收货确认

等货物送到后，要在钉钉上进行收货确认。确认实际收到的商品数量、质量等是否和采购订单一致。如果有差异，要及时和供应商沟通解决。举个例子，小李进了一批水果，收货的时候发现有部分水果有损坏，他就在钉钉上记录下来，并和供应商协商退换货的问题。

更新库存

收货确认完成后，钉钉会自动更新库存数量。这样你就能随时知道店里现在有多少商品了。还是以文具店为例，进了 100 本笔记本，收货确认后，库存里的笔记本数量就会相应增加 100 本。

四、销售管理

销售是赚钱的关键，在钉钉上做好销售管理，能让你的销售流程更顺畅。

创建销售订单

当有客户来买东西的时候，你可以在钉钉上创建销售订单。填写好客户的信息、销售的商品名称、数量、价格等。比如，一家花店老板接到一个客户要订 10 束玫瑰花的订单，他就在钉钉上创建销售订单，填好客户的姓名、联系方式和订单详情。

发货处理

确认客户付款后，就要进行发货处理。在钉钉上记录发货的时间、物流信息等。如果是同城配送，还可以记录配送人员的信息。比如，小张的网店卖出了一件衣服，他在钉钉上记录好发货时间和快递单号，方便客户查询物流信息。

更新库存

发货完成后，钉钉会自动减少相应的库存数量。这样就能实时掌握库存的动态。还是以花店为例，卖出 10 束玫瑰花后，库存里的玫瑰花数量就会减少 10 束。

五、库存管理

库存管理得好不好，直接关系到你的资金周转和利润。在钉钉上做好库存管理，能让你更好地控制成本。

库存盘点

定期进行库存盘点是很有必要的。你可以在钉钉上制定盘点计划，然后按照计划进行实地盘点。盘点完成后，把实际盘点的数量和钉钉上记录的库存数量进行对比。如果有差异，要找出原因并进行调整。比如说，一家便利店每个月进行一次库存盘点，发现有几瓶饮料的实际数量和系统记录的数量不一样，经过检查，原来是有几瓶饮料被员工不小心弄破了，就及时在钉钉上更新了库存数量。

库存预警

钉钉进销存可以设置库存预警功能。当某种商品的库存数量低于设定的预警值时，系统会自动提醒你。这样你就能及时补货，避免出现缺货的情况。比如，一家药店设置了感冒药的库存预警值为 10 盒，当库存数量降到 10 盒以下时，系统就会提醒药店老板及时进货。

库存调拨

如果你有多个仓库，有时候需要在不同仓库之间调拨商品。在钉钉上可以很方便地进行库存调拨操作。填写好调拨的商品信息、调出仓库和调入仓库等。比如，一家连锁超市的总店仓库有一批洗发水库存过多，而分店仓库缺货，就可以通过钉钉进行库存调拨，把洗发水从总店仓库调到分店仓库。

六、报表分析

通过钉钉进销存生成的报表，能让你更清楚地了解自己的生意状况。

销售报表

销售报表可以显示一段时间内的销售情况，包括销售数量、销售金额、销售利润等。你可以根据销售报表分析哪些商品卖得好，哪些商品卖得不好。比如，一家餐厅通过销售报表发现某道菜的销量一直很高，就可以考虑增加这道菜的原材料采购量。

采购报表

采购报表能让你了解采购的情况，包括采购数量、采购金额、供应商等。通过分析采购报表，你可以评估供应商的价格和服务，选择更合适的供应商。比如，一家五金店通过采购报表发现某个供应商的价格比其他供应商高，就可以考虑更换供应商。

库存报表

库存报表可以显示库存的数量、金额、周转率等信息。根据库存报表，你可以合理安排库存，避免积压过多的商品。比如，一家服装店通过库存报表发现某款衣服的库存周转率很低，就可以考虑进行促销活动，尽快把库存清理掉。

在使用钉钉做进销存的过程中，可能会遇到一些操作复杂或者功能不够贴合需求的问题。这时候可以试试建米软件，它能根据不同行业的特点，提供更贴合实际业务的进销存管理方案，让你的管理工作更加轻松高效。以上就是在钉钉上做进销存的一些方法和要点，希望能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、钉钉上做进销存需要哪些基础功能？

我听说现在好多人都想用钉钉做进销存，我就想知道到底需要哪些基础功能才行呢。下面咱就来唠唠。

商品管理：得能方便地录入商品信息，像商品的名称、规格、型号这些，这样才能清楚每一种商品的具体情况。还得能对商品进行分类管理，比如分成日用品、食品啥的，查找起来就容易多了。而且要能随时修改商品信息，要是商品的价格变了，就能马上更新。对商品的库存上下限得能设置，库存到了下限就提醒进货，到了上限就提醒别进太多了。建米软件在商品管理方面就做得挺细致的，能很好地满足这些需求。

采购管理：得有采购订单功能，能创建采购订单，记录采购的商品数量、价格、供应商等信息。还得能对采购订单进行跟踪，看看订单的处理进度。对于采购入库也得有管理，能准确记录商品入库的时间、数量等。和供应商的往来账款也得能管理，清楚欠供应商多少钱。

销售管理：要能创建销售订单，方便记录客户购买的商品信息。还得有销售出库管理，准确记录商品出库的情况。对销售数据得能统计分析，像不同时间段的销售额、不同商品的销售情况等。而且要能处理客户的退换货业务，保证客户的权益。

库存管理：实时库存查询肯定得有，随时能知道每种商品还剩多少库存。库存盘点功能也很重要，定期盘点库存，看看实际库存和系统记录的是否一致。库存预警功能前面也提到了，保证库存处于合理水平。库存的调拨管理也得有，要是不同仓库之间需要调货，能方便操作。

二、在钉钉上做进销存如何保证数据安全？

朋友说在钉钉上做进销存挺方便的，但是我就想知道怎么保证数据安全呢。毕竟数据要是出问题了，那可就麻烦大了。

权限设置：得给不同的人员设置不同的操作权限，比如仓库管理员只能操作库存相关的，财务人员只能操作财务相关的。这样能防止一些人员误操作或者恶意篡改数据。建米软件在权限设置方面就很灵活，可以根据企业的实际需求进行设置。

数据加密：对重要的数据要进行加密处理，就算数据被窃取了，没有解密密钥也看不到里面的内容。可以采用一些先进的加密算法，保证数据的安全性。

定期备份：要定期对进销存的数据进行备份，备份到本地或者云端。这样万一数据丢失了，还能从备份中恢复。备份的时间间隔可以根据企业的业务量来定，业务量大的可以每天备份，业务量小的可以几天备份一次。

安全防护软件：安装专业的安全防护软件，像防火墙、杀毒软件等。能防止外部的网络攻击和病毒入侵，保护企业的网络环境安全。

操作日志记录：记录所有人员的操作日志，这样要是数据出了问题，能通过操作日志查找原因，看看是谁在什么时候进行了什么操作。

三、钉钉上做进销存能和其他办公系统集成吗？

我想知道在钉钉上做进销存能不能和其他办公系统集成呢，要是能集成的话，工作效率肯定能提高不少。

财务系统集成：和财务系统集成后，进销存的数据能自动同步到财务系统，像采购的费用、销售的收入这些，财务人员就不用再手动录入了，能减少错误，提高工作效率。建米软件就支持和很多财务系统集成，让财务和业务数据无缝对接。

客户关系管理系统集成：能把客户在进销存中的购买信息同步到客户关系管理系统，这样销售人员就能更了解客户的需求，提供更精准的服务。比如知道客户经常购买哪些商品，什么时候购买的，就能适时地推荐相关商品。

办公自动化系统集成：和办公自动化系统集成后，审批流程就能更顺畅。比如采购申请、销售订单的审批，能直接在办公自动化系统中完成，不用在不同的系统中来回切换。

人力资源系统集成：要是和人力资源系统集成，员工的信息能共享，比如负责采购的员工离职了，能及时在进销存系统中调整权限。员工的绩效和进销存的数据也能关联起来，方便绩效考核。

供应链管理系统集成：和供应链管理系统集成，能更好地协调上下游企业的关系。比如能及时了解供应商的供货情况，也能让客户及时知道商品的发货进度。

四、钉钉上做进销存适合小企业吗？

朋友推荐说可以在钉钉上做进销存，我就想知道这适合小企业吗。毕竟小企业的资源和需求跟大企业不太一样。

成本方面：对于小企业来说，成本是很重要的。在钉钉上做进销存，很多功能可能都包含在钉钉的基础服务里，不用额外花太多钱去购买专门的软件。而且建米软件和钉钉结合使用，性价比也挺高的，能在小企业的预算范围内。

操作难度：小企业的员工可能没有太多的专业知识，操作太复杂的系统会很头疼。钉钉的操作界面比较简单，容易上手，做进销存的相关功能也不会太复杂，员工能很快学会使用。

功能需求：小企业的业务相对简单，对进销存的功能需求没有大企业那么复杂。钉钉上的进销存功能基本能满足小企业的日常需求，像商品管理、采购销售管理这些。而且建米软件还能根据小企业的特殊需求进行定制。

灵活性：小企业的业务变化可能比较快，需要系统有一定的灵活性。在钉钉上做进销存，可以根据业务的变化随时调整功能的使用，比如增加一些新的商品分类，或者调整采购流程。

数据共享：小企业的部门之间沟通比较紧密，需要数据能快速共享。钉钉本身就是一个很好的沟通平台，在上面做进销存，数据能在不同部门之间快速流通，提高工作效率。