超详细！手把手教你如何制作电子档的进销存管理表格

一、什么是电子档进销存

在日常的商业活动中，不管是小店铺还是大公司，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，也就是我们常说的进销存。而电子档进销存呢，就是利用电子表格或者专业软件来记录和管理这些业务数据。举个例子，小张开了一家文具店，每天都有新的文具进货，也有顾客来购买文具，同时仓库里还存放着一定数量的文具。如果他用传统的纸质账本记录，不仅容易出错，查找数据也很麻烦。但要是用电子档进销存，就可以轻松地记录每一笔进货、销售的信息，还能随时查看库存数量。

二、选择合适的工具

电子表格

对于一些小型的个体商户或者业务量比较少的企业来说，电子表格是一个不错的选择。像大家常用的Excel，它操作简单，几乎人人都会用。比如小李经营着一家小饰品店，每天的进货和销售数量都不多，他就可以用Excel来制作一个简单的进销存表格。在表格里设置好进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等列，然后根据实际业务情况随时更新数据。不过呢，电子表格也有它的局限性，当业务量增大时，数据处理和分析就会变得很困难。

专业软件

如果企业的业务规模比较大，业务流程也比较复杂，那么专业的进销存软件就是更好的选择了。专业软件功能强大，可以实现自动化的业务处理和数据分析。比如说一家大型的超市，每天有大量的商品进货和销售，还有不同的供应商和销售渠道。使用专业软件就可以对这些复杂的业务进行高效管理。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它能对商品的进货、销售和库存进行全面管理，还能生成各种报表，帮助企业更好地了解业务情况，提高管理效率。

三、搭建电子档进销存框架

确定基本信息

要确定商品的基本信息，包括商品名称、规格、型号、单位等。就拿一家水果店来说，水果的名称有苹果、香蕉、橙子等，规格可以是按斤或者按箱，单位就是斤或者箱。这些基本信息是电子档进销存的基础，一定要准确无误。

设置进货模块

进货模块主要记录商品的进货信息，比如进货日期、供应商、进货数量、进货单价等。以一家服装店为例，当进了一批新款衣服时，要在进货模块里记录好进货的日期，是从哪个供应商那里进的货，进了多少件，每件的进价是多少。这样在后续的管理中，就可以清楚地知道商品的来源和成本。

设置销售模块

销售模块则记录商品的销售信息，包括销售日期、客户、销售数量、销售单价等。比如一家书店，当有顾客购买了几本书时，要在销售模块里记录下销售的日期，是哪个顾客买的，买了几本，每本的售价是多少。通过销售模块，可以了解商品的销售情况和利润。

设置库存模块

库存模块是用来实时反映商品的库存数量的。它可以根据进货和销售的信息自动更新库存数量。还是以水果店为例，当进了一批苹果，库存数量就会相应增加；当卖出一些苹果，库存数量就会减少。库存模块还可以设置库存预警，当库存数量低于一定值时，就会提醒及时进货。

四、录入初始数据

商品信息录入

把之前确定好的商品基本信息录入到电子档进销存中。比如一家五金店，要把店里的各种五金工具的名称、规格、型号、单位等信息逐一录入。在录入时要认真仔细，避免出现错误。

库存初始数据录入

还要录入商品的初始库存数量。比如一家超市在开始使用电子档进销存时，要对仓库里的商品进行盘点，然后把每种商品的实际库存数量录入到系统中。这样才能保证后续的库存管理准确无误。

五、日常数据维护与管理

及时录入新数据

在日常经营中，只要有商品的进货、销售业务发生，就要及时把相关数据录入到电子档进销存中。比如一家便利店，每天都会有新的商品进货和销售，店员要在当天把这些数据录入系统，这样才能保证数据的及时性和准确性。

数据核对与检查

定期对录入的数据进行核对和检查。可以每周或者每月对进货、销售和库存数据进行一次核对，看看是否有录入错误或者数据异常的情况。比如一家文具店，每月底要对库存数量进行盘点，然后和电子档进销存中的数据进行对比，如果发现有差异，要及时查找原因并进行修正。

数据备份

为了防止数据丢失，要定期对电子档进销存的数据进行备份。可以把数据备份到外部硬盘或者云存储中。比如一家服装店，每周把电子档进销存的数据备份到移动硬盘上，这样即使电脑出现故障，数据也不会丢失。

六、数据分析与应用

销售数据分析

通过对销售数据的分析，可以了解哪些商品比较畅销，哪些商品销售不佳。比如一家化妆品店，通过分析销售数据发现某款口红的销量很高，而某款眼影的销量很低。那么就可以根据这个结果，多进一些畅销的口红，少进一些销售不佳的眼影。

库存数据分析

对库存数据进行分析，可以合理控制库存水平。比如一家电器店，通过分析库存数据发现某款电视机的库存数量过多，而某款冰箱的库存数量不足。那么就可以调整进货策略，减少电视机的进货量，增加冰箱的进货量。

成本与利润分析

还可以通过电子档进销存的数据进行成本与利润分析。比如一家餐厅，通过分析进货成本和销售数据，计算出每道菜的成本和利润。这样就可以了解哪些菜品的利润高，哪些菜品的利润低，从而对菜单进行调整，提高餐厅的盈利能力。

以上就是制作电子档进销存的一些方法和步骤，希望能帮助大家更好地管理商品的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、电子档进销存软件有哪些好用的？

我听说现在很多做小生意或者企业管理库存的人都在找好用的电子档进销存软件。毕竟有了好的软件，管理起进货、销售和库存就轻松多啦。那到底哪些好用呢，咱们一起来唠唠。

软件功能方面：好用的软件得能满足基本的进货、销售和库存管理。比如能快速记录进货的数量、价格，销售的时候能自动更新库存，还能随时查看库存余量。建米软件在这方面就做得不错，功能很全面，能满足不同规模企业的需求。

操作便捷性：操作太复杂的软件，员工学起来费劲，用起来也麻烦。好的软件应该界面简洁，容易上手。建米软件的界面就很友好，即使是没什么电脑基础的人也能很快学会。

数据安全：进销存数据可是企业的重要资产，软件得有可靠的数据安全保障。像加密存储、定期备份这些功能都得有。建米软件采用了先进的加密技术，保障数据安全。

售后服务：软件使用过程中难免会遇到问题，这时候好的售后服务就很关键。能及时解决问题，不影响企业正常运营。建米软件有专业的售后团队，随时为用户解决问题。

二、如何快速上手电子档进销存软件？

朋友说刚开始用电子档进销存软件的时候，感觉一头雾水，不知道从哪儿开始。其实快速上手也有一些小窍门，下面我来给大家说说。

学习软件教程：大多数软件都会提供教程，这是快速了解软件功能的好方法。可以跟着教程一步一步操作，熟悉软件的基本流程。建米软件也有详细的教程，帮助用户快速上手。

参加培训课程：有些软件会提供线上或线下的培训课程。参加培训课程能系统地学习软件的使用方法，还能和其他用户交流经验。建米软件有时候也会举办培训活动。

先从小规模数据开始：不要一开始就把大量的数据录入软件，可以先录入少量的数据进行测试。这样即使出现问题，也容易解决，还能熟悉软件的操作。

多实践操作：光看教程和参加培训还不够，得自己多动手操作。在实际操作中遇到问题，再去查找解决方法，这样能记得更牢。

三、电子档进销存软件对企业有什么好处？

我就想知道电子档进销存软件对企业到底有啥好处呢。其实好处还挺多的，下面给大家详细说说。

提高工作效率：传统的手工记录进销存数据，不仅麻烦，还容易出错。用电子档进销存软件能快速记录和处理数据，大大提高工作效率。建米软件能自动生成各种报表，节省了很多时间。

精准库存管理：软件能实时更新库存数据，让企业清楚知道库存余量。避免了库存积压或缺货的情况，降低了企业的成本。建米软件的库存预警功能，能及时提醒企业补货。

数据分析决策：软件能对进销存数据进行分析，生成各种报表和图表。企业可以根据这些数据进行决策，比如调整进货策略、优化销售方案等。建米软件的数据分析功能很强大，能为企业提供有价值的参考。

规范企业流程：使用软件能规范企业的进销存流程，让各个环节更加透明和可控。员工按照软件的流程操作，减少了人为的失误和漏洞。

四、电子档进销存软件的价格是怎样的？

朋友推荐说在选择电子档进销存软件的时候，价格也是一个重要的考虑因素。不同的软件价格差别还挺大的，下面来分析一下。

功能复杂度：功能越复杂的软件，价格通常越高。比如一些大型企业用的软件，具备很多高级功能，价格就会贵一些。建米软件有不同版本，能根据企业需求选择合适的功能，价格也比较合理。

使用人数：有些软件是按照使用人数收费的，使用人数越多，费用越高。企业可以根据自己的员工数量来选择合适的套餐。

服务模式：有本地部署和云端服务两种模式。本地部署需要购买服务器等硬件设备，成本相对较高。云端服务则比较灵活，按使用时长或功能模块收费。建米软件提供多种服务模式，满足不同企业的需求。

软件品牌：知名品牌的软件通常价格会高一些，因为它们在研发、售后等方面投入比较大。不过品牌软件的质量和服务也更有保障。