超详细！手把手教你制作实用的 Excel 进销存自动表

一、了解Excel进销存自动表

在日常的生意经营或者物资管理中，进销存管理是非常重要的一环。就好比一个小超市老板，每天要清楚进了多少货，卖出去多少，还剩下多少库存。而Excel进销存自动表就是一个很好用的工具，能帮助我们轻松管理这些数据。简单来说，它是利用Excel软件的功能，创建出可以自动计算进货、销售和库存数据的表格。

使用Excel做进销存自动表的好处

它成本低。只要你有电脑，安装了Excel软件，就可以开始制作和使用，不用额外花钱去购买专业的管理软件。操作相对简单。Excel是大家比较熟悉的办公软件，基本的操作很多人都掌握，学习起来不会太困难。而且，它还具有很强的灵活性。你可以根据自己的实际需求，对表格的格式、内容和计算方式进行调整。

二、准备工作

在开始制作Excel进销存自动表之前，我们要先做好一些准备工作。就像盖房子要先准备好材料一样，制作表格也要先明确一些基本信息。

明确数据项

你得想清楚表格里要记录哪些数据。一般来说，进货数据要包括进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、进货总价等；销售数据要有销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、销售总价等；库存数据则有商品名称、期初库存数量、当前库存数量等。举个例子，如果你是开文具店的，每次进了多少支笔、什么牌子、多少钱一支，卖出去多少支、卖了多少钱，这些信息都要记录下来。

规划表格结构

接下来，要规划一下表格的结构。也就是确定每个数据项放在表格的什么位置。可以先在纸上画一个草图，或者在Excel里简单地划分一下区域。比如，把进货数据放在表格的左边，销售数据放在中间，库存数据放在右边。这样，整个表格看起来会很清晰，查找和录入数据也方便。

三、创建基础表格

准备工作做好后，就可以开始创建基础表格了。这就像是给房子打下地基，基础打得好，后面的工作才能顺利进行。

新建工作表

打开Excel软件，新建一个工作表。你可以给这个工作表取一个合适的名字，比如“进销存管理表”，这样一看就知道这个表格是做什么用的。

输入表头

在工作表的第一行输入表头，也就是我们前面确定的数据项名称。比如“进货日期”“商品名称”“进货数量”等。为了让表格更美观，可以把表头的字体加粗、设置一下颜色和对齐方式。

设置列宽和行高

根据数据的多少和长度，调整列宽和行高。如果列宽太窄，数据可能显示不全；行高太矮，文字可能会挤在一起。调整到合适的大小，让表格看起来整洁又舒服。

四、设置数据录入规则

为了保证表格数据的准确性和规范性，我们需要设置一些数据录入规则。就像交通规则一样，有了规则，大家才能有序地行驶。

数据验证

比如，对于“商品名称”这一列，可以设置数据验证，只允许从预先设定的列表中选择商品名称。这样可以避免录入错误的商品名称。具体操作是，选中“商品名称”列，在Excel的数据菜单里找到“数据验证”选项，在设置里选择“序列”，然后输入商品名称列表，用逗号分隔。

输入提示

还可以设置输入提示。当鼠标指针停留在某个单元格上时，会弹出一个提示框，告诉用户应该输入什么样的数据。比如，在“进货数量”单元格设置提示“请输入正整数”，这样可以提醒用户正确输入数据。

五、建立计算关系

Excel进销存自动表的核心就是能够自动计算数据。通过建立各种计算关系，让表格根据我们录入的进货和销售数据，自动算出库存数量、进货总价、销售总价等。

计算进货总价

进货总价等于进货数量乘以进货单价。在对应的“进货总价”单元格里输入公式“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就可以自动算出进货总价。如果有多个进货记录，把这个公式向下拖动，就可以快速计算出其他记录的进货总价。

计算销售总价

销售总价的计算方法和进货总价类似，用销售数量乘以销售单价。在“销售总价”单元格输入相应的公式并拖动填充。

计算库存数量

库存数量的计算稍微复杂一些。期初库存数量加上进货数量，再减去销售数量，就是当前库存数量。可以在“当前库存数量”单元格输入公式“=期初库存数量单元格+进货数量单元格-销售数量单元格”。这里要注意，公式里引用的单元格要根据实际情况调整。

六、使用建米软件优化进销存管理

虽然Excel进销存自动表能满足基本的管理需求，但在一些复杂的业务场景下，可能会显得力不从心。比如，当企业的业务规模扩大，数据量增多，需要进行多维度分析和实时数据共享时，Excel就有点难以应对了。这时候，可以试试建米软件。它在进销存管理方面功能强大，能自动同步数据，避免手动录入的错误和繁琐，还能生成各种详细的报表，帮助企业更好地进行决策。

七、数据的维护和更新

制作好表格并使用一段时间后，要定期对数据进行维护和更新。就像给汽车做保养一样，这样才能保证表格正常运行。

定期备份数据

把表格复制一份保存到其他地方，或者上传到云端。万一原表格出现问题，还可以恢复数据。

清理无效数据

删除那些已经没有用的数据，比如很久以前的进货和销售记录。这样可以让表格更简洁，运行速度也会更快。

更新数据

每天或者每周，及时录入新的进货和销售数据，保证库存数量的准确性。

以上就是制作Excel进销存自动表的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你轻松管理进销存数据。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存自动表需要掌握哪些基础操作？

我听说好多人在做 Excel 进销存自动表的时候，都不太清楚要掌握啥基础操作。我就想知道要是基础操作没弄明白，这表还咋做下去呀。下面就来详细说说需要掌握的基础操作。

数据录入

得会把进货、销售、库存这些数据准确地录入到表格里。比如进货日期、商品名称、数量、单价啥的，都要一项一项填好，可不能填错了，不然数据就不准啦。

公式运用

得学会用一些简单的公式，像求和公式 SUM，能快速算出进货总量或者销售总量；还有乘法公式，用来算进货金额或者销售金额。要是对公式不太熟，建米软件里有很多公式模板可以参考，能省不少事儿。

数据排序

有时候需要按照日期或者商品名称来排序，这样能更方便查看数据。在 Excel 里有排序功能，点几下就能把数据排得整整齐齐。

表格格式设置

把表格的格式设置得好看又清晰也很重要。比如调整列宽、行高，设置字体大小、颜色，还可以加个边框啥的，这样看起来就一目了然。

二、Excel 进销存自动表有哪些实用的函数？

朋友说 Excel 里有好多函数，用好了能让进销存自动表做起来轻松不少。我就想知道到底有哪些实用的函数呢。下面就来介绍一下。

VLOOKUP 函数

这个函数可太实用啦，能根据一个值在表格里查找对应的其他信息。比如说根据商品编号查找商品名称、单价啥的，一下子就能找到，特别方便。

IF 函数

IF 函数可以根据条件来判断结果。比如判断库存数量是不是低于某个值，如果低于就提示补货，这样就能及时掌握库存情况。

COUNTIF 函数

它能统计满足某个条件的单元格数量。比如统计某个时间段内的销售订单数量，用这个函数一下子就能算出来。

SUMIF 函数

这个函数可以根据条件来求和。比如只计算某个商品的进货总金额，就可以用 SUMIF 函数。要是觉得这些函数用起来复杂，建米软件能提供函数使用的指导，帮助你更好地运用。

三、怎样让 Excel 进销存自动表的界面更美观？

我想知道要是 Excel 进销存自动表界面乱糟糟的，看着多闹心呀。所以让界面更美观还是很有必要的。下面就说说方法。

选择合适的主题

Excel 里有很多主题可以选，选一个看起来舒服的主题，能让整个表格的风格统一起来，看起来更专业。

添加图表

用图表来展示数据会更直观、更美观。比如用柱状图展示不同商品的销售数量对比，用折线图展示库存数量的变化趋势。

设置数据条和色阶

数据条和色阶能让数据的大小对比更明显。比如用数据条表示库存数量，一眼就能看出哪个商品库存多，哪个少。

使用条件格式

可以根据条件来设置单元格的格式。比如当库存数量低于安全库存时，把单元格背景颜色设置成红色，这样就能及时发现问题。建米软件也有界面美化的功能，能让你的表格看起来更出色。

四、Excel 进销存自动表做好后如何进行数据备份？

朋友推荐一定要做好数据备份，不然万一数据丢了可就麻烦大了。我就想知道 Excel 进销存自动表做好后该怎么备份呢。下面就来介绍一下。

本地硬盘备份

可以把做好的表格复制一份到电脑的其他硬盘分区里。这样就算当前分区出问题了，还有备份可以用。

外部存储设备备份

用 U 盘或者移动硬盘把表格拷贝一份存起来。这样即使电脑坏了，数据也不会丢。

云存储备份

现在有很多云存储服务，比如百度网盘、腾讯微云啥的。把表格上传到云存储里，随时随地都能访问，还不用担心数据丢失。建米软件也有数据备份功能，能更方便地帮你备份数据。

定期备份

设置一个定期备份的时间，比如每天或者每周备份一次。这样能保证数据的及时性和完整性。