超详细！外购进销存明细账究竟该怎么做？方法大

一、什么是外购进销存明细账

咱们先来搞清楚外购进销存明细账到底是啥。简单来说，它就像是一个记录商品“一生”的账本，详细记录了企业从外面采购商品，到把这些商品销售出去，以及在这个过程中库存数量和金额变化的情况。

记录采购情况：每一次从供应商那里购进商品，都要在这个明细账里记清楚。比如进了多少数量的商品，花了多少钱，什么时候进的货，供应商是谁等等。就拿一家小超市来说，老板从批发商那里进了 100 瓶饮料，每瓶进价 3 元，在购进的时候，就要把这些信息准确地记录在明细账里。

记录销售情况：当商品卖出去的时候，同样要做好记录。卖了多少数量，卖了多少钱，卖给了谁，什么时候卖的。还是那家小超市，今天卖出了 20 瓶饮料，每瓶售价 5 元，那这 20 瓶饮料的销售信息也要详细记录。

记录库存情况：通过购进和销售的记录，就能算出当前库存还有多少商品，以及这些库存商品的价值是多少。这样老板就能随时知道自己店里还有多少货，值多少钱，方便后续的采购和销售决策。

二、外购进销存明细账的重要性

很多人可能觉得做外购进销存明细账挺麻烦的，其实它的作用可大了。

掌握经营状况：通过这个明细账，企业老板或者管理者能清楚地知道自己的生意做得怎么样。比如可以对比不同时间段的销售数据，看看哪个月卖得好，哪个月卖得差，分析原因，然后调整经营策略。如果发现某个商品的销量一直上不去，就可以考虑是不是要降价促销，或者减少进货量。

控制成本：从采购环节来看，通过记录不同供应商的进价，可以比较哪家供应商的价格更优惠，以后就可以优先选择这家供应商进货，降低采购成本。在库存管理方面，也能避免库存积压，因为知道库存数量和销售速度，就能合理安排进货量，减少资金的占用。

税务申报：准确的外购进销存明细账是企业进行税务申报的重要依据。税务部门会根据企业的销售和采购情况来核算税款，如果明细账记录不准确，可能会导致税务申报错误，从而面临税务风险。

三、外购进销存明细账的设置

要做好外购进销存明细账，得把账本设置好。

选择合适的账本：可以选择纸质账本，也可以使用电子表格软件，比如 Excel 来记录。纸质账本比较传统，适合业务量比较小的企业，优点是直观，能随时查看；电子表格软件则更适合业务量较大的企业，它可以进行数据的自动计算和分析，提高工作效率。

确定账页格式：一般来说，外购进销存明细账的账页要包含日期、凭证编号、摘要、购进数量、购进单价、购进金额、销售数量、销售单价、销售金额、结存数量、结存单价、结存金额等栏目。这些栏目能全面记录商品的购进、销售和库存情况。

设置账户：根据企业经营的商品种类，为每种商品设置一个独立的账户。比如一家服装店，就要为上衣、裤子、裙子等不同种类的商品分别设置账户，这样可以清晰地记录每种商品的进销存情况。

四、外购进销存明细账的登记方法

账页设置好了，接下来就是如何登记明细账了。

购进业务的登记：当发生购进业务时，根据取得的发票等原始凭证，在相应商品的账户中登记购进日期、凭证编号、购进数量、购进单价和购进金额。比如企业购进了一批办公用品，发票上显示购进 50 本笔记本，单价 5 元，那么就在办公用品账户的购进栏里登记日期、发票编号、50 本、5 元、250 元。

销售业务的登记：销售商品时，依据销售发票等凭证，登记销售日期、凭证编号、销售数量、销售单价和销售金额。假如企业卖出了 20 本笔记本，单价 8 元，就在办公用品账户的销售栏里登记相关信息。

结存数量和金额的计算：每次登记购进和销售业务后，都要计算结存数量和金额。结存数量=上一期结存数量+本期购进数量 - 本期销售数量；结存金额=结存数量×结存单价。结存单价的计算方法有很多种，比如加权平均法、先进先出法等，企业可以根据自己的实际情况选择合适的方法。

五、外购进销存明细账的常见问题及解决办法

在实际操作过程中，可能会遇到一些问题。

数据记录错误：有时候可能会因为粗心，把购进数量或者销售金额写错了。这就需要定期对明细账进行核对，发现错误及时更正。可以将明细账与原始凭证进行逐一核对，找出错误的地方，然后进行修改。

库存数量与实际不符：可能会出现账面上的库存数量和实际仓库里的商品数量不一致的情况。这可能是因为商品被盗、损坏或者记录不及时等原因造成的。解决办法就是定期进行库存盘点，把实际库存数量和账面上的数量进行对比，找出差异，然后调整明细账。

成本计算不准确：如果结存单价计算方法选择不当，或者在计算过程中出现错误，会导致成本计算不准确。这就需要企业根据自身的经营特点，选择合适的成本计算方法，并且在计算过程中仔细核对数据。

六、借助软件做好外购进销存明细账

对于一些业务量较大、商品种类较多的企业来说，手工记录外购进销存明细账可能会比较繁琐，容易出错。这时候可以试试建米软件，它能帮助企业更高效地管理外购进销存业务。

建米软件可以实现数据的自动录入和计算，减少人工操作的工作量和错误率。比如在购进商品时，只需要扫描商品的条形码，软件就能自动记录购进数量、单价和金额等信息；在销售商品时，同样可以通过扫描条形码快速完成销售记录。而且软件还能实时更新库存信息，让企业随时掌握库存动态。建米软件还能生成各种报表，方便企业进行数据分析和决策。

以上就是关于外购进销存明细账怎么做的一些介绍，希望能对大家有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、外购进销存明细账的基本概念是什么

嘿，我就想知道这外购进销存明细账到底是个啥东西呀。其实呀，它就是记录企业购进、销售和库存情况的一本账。

下面来详细说说：

购进方面：这是指企业从外部采购商品的相关记录，包括采购的时间、商品名称、数量、单价、供应商等信息。比如说，你开了个小超市，从供应商那里进了一批饮料，那进这批饮料的具体情况就得记在购进这一块。

销售方面：记录企业把商品卖出去的情况，像销售时间、商品名称、数量、单价、客户等。还是拿小超市举例，你把饮料卖给了某个顾客，这笔销售的详情就得记录在销售这里。

库存方面：它反映的是企业在某个时间点上还剩下多少商品。要根据购进和销售的情况动态变化来计算。如果进了100瓶饮料，卖出去50瓶，那库存就是50瓶。

整体作用：外购进销存明细账能让企业清楚地了解自己的经营状况，知道哪些商品好卖，哪些积压了，方便企业进行采购和销售决策。建米软件在处理这些数据方面就很有一套，能帮助企业更高效地管理外购进销存明细账。

二、做外购进销存明细账需要准备什么资料

朋友说做外购进销存明细账得准备好多东西呢，我就想知道具体要准备些啥。

咱们来看看都需要啥资料：

采购发票：这可是购进商品的重要凭证，上面有商品的详细信息，像名称、数量、价格等，是记录购进情况的关键依据。

销售发票：同样重要，它能准确反映销售出去的商品情况，方便记录销售明细。

出入库单据：入库单记录商品进入仓库的情况，出库单记录商品离开仓库的情况，这对于核算库存很有帮助。

商品清单：包含企业所有商品的基本信息，如名称、规格、型号等，方便在记录明细账时准确填写。

供应商和客户信息：记录与企业有业务往来的供应商和客户的相关信息，有助于后续的业务分析和管理。建米软件可以很好地整合这些资料，让做明细账更轻松。

三、外购进销存明细账有哪些常见的记录方法

我听说外购进销存明细账有好几种记录方法呢，我就想知道都有啥。

下面给大家介绍几种常见方法：

手工记录法：这是最传统的方法，就是用纸质账本，一笔一笔地把购进、销售和库存情况记录下来。优点是简单直观，缺点是效率低，容易出错。

电子表格记录法：用Excel等电子表格软件来记录，比手工记录方便一些，可以进行简单的计算和统计。但数据量一大，管理起来也会有点麻烦。

专业软件记录法：像建米软件就很不错，它专门针对企业的外购进销存管理设计，功能强大，能自动处理数据，生成各种报表，大大提高工作效率。

云端记录法：通过云端平台来记录，数据可以实时同步，方便多人协作管理，而且不用担心数据丢失的问题。

选择依据：企业可以根据自身的规模、业务量和管理需求来选择合适的记录方法。规模小、业务简单的企业可以先从手工或电子表格记录开始，随着业务发展再考虑专业软件或云端记录。

四、如何利用外购进销存明细账进行企业管理

朋友推荐说好好利用外购进销存明细账能让企业管理更上一层楼，我就想知道咋利用。

下面说说利用明细账进行企业管理的方法：

采购决策：通过分析购进和库存情况，了解哪些商品库存快没了，哪些商品销售好需要多进一些，避免盲目采购。比如发现某种商品销售增长很快，库存却不多了，就可以及时补货。

销售策略调整：根据销售记录，找出畅销和滞销商品，对畅销商品加大推广力度，对滞销商品可以考虑降价促销或者调整进货量。

成本控制：核算购进成本和销售成本，分析成本变化情况，找出成本高的环节进行优化，提高企业的利润空间。

库存管理：实时掌握库存数量和状态，避免库存积压或缺货的情况发生。建米软件可以帮助企业更好地分析这些数据，做出合理的管理决策。

业绩评估：通过对比不同时间段的购进、销售和库存数据，评估企业的经营业绩，找出存在的问题和改进方向。