没有软件怎么做进销存？教你低成本高效管理库存与交易的方法

一、了解进销存的基本概念

在没有软件的情况下做进销存，得清楚什么是进销存。简单来说，进销存就是采购（进）、销售（销）、库存管理（存）这三个环节。举个例子，小张开了一家小超市，他从供应商那里进货，这就是“进”；顾客到超市买东西，这就是“销”；而超市仓库里存放的商品数量就是“存”。这三个环节相互关联，要是其中一个环节出了问题，就会影响到整个生意。比如进货进多了，库存积压，占用资金；进货进少了，又会出现缺货，影响销售。

二、手工记录进销存信息

使用账本记录：可以准备几本账本，分别记录进货、销售和库存情况。在进货账本上，详细记录每次进货的日期、商品名称、数量、单价、供应商等信息。比如，小王的文具店进了一批笔记本，他就在进货账本上写上“[具体日期]，从 XX 供应商处进了 50 本笔记本，单价 5 元”。销售账本则记录销售的日期、商品名称、数量、单价、顾客等信息。库存账本记录每种商品的初始库存、进货增加量、销售减少量以及当前库存。每天营业结束后，根据进货和销售情况更新库存账本。

制作表格：用纸质表格来记录进销存信息也是个不错的办法。可以自己设计表格，表头包括商品名称、规格、批次、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量等。把表格打印出来，每次有进货或者销售活动时，就在相应的表格里填写信息。这样看起来一目了然，也方便统计和查询。

三、进货管理方法

制定进货计划：根据以往的销售数据和经验，预估未来一段时间的商品需求量，然后制定进货计划。比如，小李的水果店，通过观察发现每周周末的水果销量比平时多 30%，那么在周五进货的时候，就可以适当多进一些受欢迎的水果。要考虑商品的保质期和库存容量，避免过度进货。

选择合适的供应商：寻找可靠的供应商非常重要。要比较不同供应商的商品质量、价格、交货期和售后服务等。可以和供应商建立长期合作关系，争取更优惠的价格和更好的服务。比如，小赵的服装店和一家面料供应商合作了很久，供应商会优先为他提供新款面料，价格也比其他同行更便宜。

严格验收货物：货物到货时，要仔细检查商品的数量、质量、规格等是否与订单一致。如果发现有问题，要及时和供应商沟通解决。比如，收到的货物有损坏或者数量不对，要让供应商及时补货或者处理。

四、销售管理方法

做好销售记录：每完成一笔销售，都要详细记录销售信息，包括商品名称、数量、单价、销售金额、顾客信息等。这样可以方便统计销售额和分析销售情况。比如，通过销售记录发现某款商品的销量一直很好，可以考虑增加进货量；如果某款商品销量不佳，就要分析原因，是价格问题还是款式问题等。

提供优质的售后服务：良好的售后服务可以提高顾客的满意度和忠诚度。如果顾客对商品有疑问或者不满意，要及时处理。比如，顾客买回去的衣服尺寸不合适，要为顾客提供换货服务。

开展促销活动：适当开展促销活动可以增加销售额。比如，在节假日或者店庆的时候，推出打折、满减、赠品等活动。可以通过张贴海报、发传单等方式宣传促销活动，吸引更多的顾客。

五、库存管理方法

定期盘点库存：定期对库存进行盘点，确保库存数量与账本记录一致。可以每月或者每季度进行一次全面盘点。在盘点过程中，要仔细核对商品的数量、规格、型号等。如果发现有差异，要及时查找原因并进行调整。比如，发现库存数量比账本记录少，可能是有商品被盗或者销售记录有误。

分类管理库存：根据商品的重要性、销售速度等因素，将库存商品进行分类管理。比如，把畅销商品列为 A 类，一般商品列为 B 类，滞销商品列为 C 类。对于 A 类商品，要保证充足的库存；对于 C 类商品，要减少进货量，尽快清理库存。

优化库存布局：合理安排库存商品的存放位置，方便货物的进出和管理。比如，把经常销售的商品放在容易拿取的地方，把不常用的商品放在仓库的角落。

六、没有软件做进销存的局限性及解决方案

没有软件做进销存确实存在一些局限性。比如，手工记录容易出错，数据统计和分析比较麻烦，效率也比较低。而且，当业务量增大时，手工管理很难应对。举个例子，一家小商店业务量小的时候，手工记录还能应付，但如果发展成连锁超市，业务量大幅增加，手工管理就会力不从心。

其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它可以实现进销存数据的自动化管理，减少手工记录的错误，提高数据统计和分析的效率。有了建米软件，就可以更轻松地应对业务量的增长，让进销存管理变得更加简单和高效。

以上就是在没有软件的情况下做进销存的一些方法和注意事项，希望能对大家有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、没有软件的话，用什么方法能做简单的进销存记录？

我听说好多小老板刚开始创业的时候，都没专门买软件做进销存，就想先弄个简单的办法记着。我就想知道，到底能用啥方法来做这个简单记录呢。下面我来展开说说。

1. 纸质账本记录：这是最传统的办法啦，就像我们平常记个流水账一样。准备几本账本，一本记进货，一本记销售，一本记库存。进货的时候，把日期、商品名称、数量、单价、供应商这些信息都详细记下来；销售的时候，同样记好日期、商品、数量、售价、客户等；库存账本就根据进货和销售的情况实时更新。不过呢，这种方法比较耗费时间，而且查找和统计数据不太方便。

2. Excel表格：Excel可是个好东西，功能很强大。可以自己设计表格模板，设置进货、销售、库存的列项，然后用公式自动计算库存数量和金额。比如用进货数量减去销售数量就能得出库存数量。还能根据不同的条件进行排序和筛选，方便查看数据。但是如果数据量很大，Excel的处理速度可能会变慢，而且容易出错。

3. 便签记录：对于一些小摊贩或者业务量特别小的商家，便签也是个不错的选择。可以把每次的进货和销售情况写在便签上，然后贴在显眼的地方。不过这种方法只适合简单的记录，不能进行复杂的统计和分析。

4. 手工卡片：可以制作一些卡片，一张卡片对应一种商品。进货的时候在卡片上记录相关信息，销售的时候再做相应的标记。这种方法比较直观，但是卡片容易丢失，而且管理起来也不太方便。如果业务逐渐扩大，还是得考虑更专业的方法，像建米软件就能很好地解决这些问题，实现更高效的进销存管理。

二、没有软件，怎么保证进销存数据的准确性？

朋友说没有软件的话，数据很容易出错，我就想知道怎么才能保证数据准确呢。下面来详细说说。

1. 双人核对：在进货和销售的时候，安排两个人分别记录数据，然后再进行核对。这样可以减少人为的错误，提高数据的准确性。比如一个人负责记录，另一个人负责检查，发现不一致的地方及时查找原因。

2. 定期盘点：定期对库存进行全面的盘点，把实际的库存数量和记录的数据进行对比。如果发现有差异，要及时找出原因，是记录错误还是有商品丢失等情况。一般可以一个月或者一个季度进行一次盘点。

3. 建立审核机制：对于重要的进销存数据，要有专门的人员进行审核。比如在做销售记录的时候，审核人员要检查销售数量、金额等是否正确，避免出现错误。

4. 规范操作流程：制定详细的进销存操作流程，让员工严格按照流程进行操作。比如进货的时候，要先验收商品的数量和质量，然后再进行记录；销售的时候，要按照规定的价格和流程进行操作。如果觉得这些方法太繁琐，建米软件可以提供标准化的操作流程，保证数据的准确性。

三、没有软件，如何进行进销存的数据分析？

我想知道没有软件的话，怎么从这些进销存数据里分析出有用的信息呢。下面来探讨一下。

1. 手工计算比率：可以计算一些简单的比率，比如毛利率、库存周转率等。毛利率就是用销售毛利除以销售收入，通过这个比率可以了解商品的盈利情况。库存周转率就是销售成本除以平均库存，能反映库存的周转速度。不过手工计算比较麻烦，而且容易出错。

2. 绘制图表：用Excel或者手工绘制一些简单的图表，比如柱状图、折线图等。通过图表可以更直观地看出数据的变化趋势。比如用柱状图对比不同商品的销售数量，用折线图展示库存数量的变化。

3. 分类统计：把商品按照不同的类别进行统计，比如按照商品的种类、价格区间等。这样可以了解不同类别商品的销售情况和库存情况，以便做出更合理的决策。

4. 对比分析：可以对比不同时间段的进销存数据，看看销售和库存有什么变化。比如对比本月和上月的销售数据，找出销售增长或者下降的原因。如果觉得手工分析太复杂，建米软件可以快速准确地进行数据分析，提供各种报表和图表。

四、没有软件，进销存管理的效率怎么提高？

朋友推荐说有软件能提高进销存管理效率，我就想知道没有软件的话，怎么提高效率呢。下面来详细说说。

1. 优化流程：对进货、销售和库存管理的流程进行优化，减少不必要的环节。比如进货的时候，简化验收和入库的流程，提高工作效率。

2. 合理安排人员：根据业务的特点和工作量，合理安排人员的工作。比如让熟悉商品的员工负责进货和库存管理，让沟通能力强的员工负责销售。

3. 建立快速响应机制：在出现问题的时候，能够快速做出响应。比如库存不足的时候，能及时联系供应商补货；销售出现异常的时候，能及时调整策略。

4. 加强培训：对员工进行相关的培训，提高他们的业务能力和操作技能。比如培训员工如何更准确地记录数据，如何快速处理业务。如果想要进一步提高效率，建米软件可以提供自动化的管理功能，节省时间和人力。