透视表如何做进销存

一、什么是透视表和进销存

在开始学习用透视表做进销存之前，咱们得先搞清楚什么是透视表和进销存。其实，透视表是 Excel 里一个超厉害的工具，它能对大量的数据进行快速汇总和分析。打个比方，你手里有一堆杂乱无章的数据，就像一堆散落在地上的珠子，而透视表就像是一根线，能把这些珠子串起来，让数据变得有条理。

进销存呢，简单来说就是记录企业商品的进货、销售和库存情况。想象一下你开了一家小超市，每天都有商品进货，也有顾客来买东西，那这些商品进了多少、卖了多少、还剩下多少，就是进销存要管的事儿。做好进销存管理，能让你清楚知道自己的生意状况，比如哪些商品好卖，哪些商品积压了，这样就能及时调整进货策略。

二、准备进销存数据

要想用透视表做进销存，得有准确的进销存数据。咱们就接着上面小超市的例子来说，你得把每一笔进货和销售的信息都记录下来。

数据内容方面，至少要包含商品名称、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量这些信息。比如你进了一批苹果，那就要记录苹果的名称、什么时候进的货、进了多少斤；顾客来买苹果，也要记录什么时候卖出去的、卖了多少斤。

数据格式也很重要。日期要按照统一的格式记录，比如“年/月/日”，数量要用数字准确填写。而且数据要规范，不能有空行或者多余的字符，不然在做透视表的时候就容易出错。

数据录入的时候，可以直接在 Excel 表格里一行一行地输入。要是数据量特别大，也可以用导入的方式，从其他文件把数据导进 Excel 里。

三、创建透视表

当你把进销存数据都准备好了，就可以开始创建透视表啦。

第一步：选中数据区域。用鼠标把包含所有进销存数据的表格框选起来，要确保一个数据都不能漏。就像你要打包一堆东西，得把所有东西都包进去才行。

第二步：找到创建透视表的按钮。在 Excel 的菜单栏里，一般能找到“插入”选项，点击它，就能看到“数据透视表”这个按钮，然后点击它。

第三步：设置透视表。这时候会弹出一个对话框，在对话框里确认一下数据区域对不对，然后选择把透视表放在哪里，一般可以选新的工作表，这样比较清晰。选好之后点击“确定”，一个空白的透视表就出现在新的工作表里了。

四、设置透视表字段

创建好透视表之后，接下来要设置透视表的字段，这样才能让透视表按照我们的需求来分析数据。

把商品名称拖到“行”区域。这样透视表就会按照商品名称来进行分类统计。比如小超市里有苹果、香蕉、橙子等商品，透视表就会把每种商品的数据分开显示。

把进货数量和销售数量分别拖到“值”区域。“值”区域主要是用来计算数据的，把进货数量和销售数量放进去，透视表就会自动对它们进行汇总。比如说苹果进了 100 斤，卖了 50 斤，透视表会把这些数量都统计出来。

把进货日期和销售日期拖到“列”区域。这样可以按照日期来查看数据，能清楚地看到不同时间段的进货和销售情况。比如看看每个月进了多少货、卖了多少货。

五、计算库存

在做好前面的步骤之后，我们就可以用透视表来计算库存了。库存的计算其实很简单，就是用进货数量减去销售数量。

在透视表里，我们可以通过添加计算字段的方式来计算库存。具体操作是，在透视表的菜单栏里找到“分析”选项，然后点击“字段、项目和集”，选择“计算字段”。在弹出的对话框里，给这个新字段起个名字，比如“库存”，然后在公式框里输入“=进货数量 - 销售数量”，最后点击“确定”。这样透视表就会自动计算出每种商品的库存数量。

值得注意的是，如果数据里有退货的情况，那在计算库存的时候就要把退货数量考虑进去。退货相当于增加了库存，所以公式可能要变成“=进货数量 + 退货数量 - 销售数量”。

六、对透视表进行美化和调整

做好的透视表可能看起来有点乱，这时候就需要对它进行美化和调整，让它更清晰易读。

调整列宽和行高。把列宽调整到能完整显示数据，行高也调整合适，让表格看起来整齐。就像给房间里的家具摆放调整位置，让空间更合理。

设置数字格式。比如数量可以设置成整数格式，金额可以设置成带有小数点的货币格式，这样数据显示更规范。

添加边框和颜色。给表格加上边框，让它的轮廓更清晰，还可以给表头或者不同的数据区域设置不同的颜色，方便区分。比如表头用蓝色背景，数据区域用白色背景。

七、建米软件助力进销存管理

虽然用透视表能做进销存管理，但在实际的企业经营中，可能会遇到数据量大、操作复杂等问题。这时候可以试试建米软件，它能对大量的进销存数据进行快速处理和分析，还能自动生成各种报表，比用透视表手动操作要方便很多，能大大提高工作效率。

以上就是用透视表做进销存的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理企业的进销存数据。

常见用户关注的问题：

一、透视表做进销存能处理大量数据吗？

我听说很多用透视表做进销存的朋友都在关心这个事儿，就是透视表到底能不能搞定大量的数据呢。我就想知道，要是数据量特别大，透视表会不会就“罢工”啦。

数据处理能力方面

透视表本身有一定数据处理能力，对于一般中小企业日常进销存产生的数据量，它基本能应付。不过要是数据量特别大，比如大型企业海量的货物进出记录，它处理起来可能就有点慢了。

性能影响因素

数据的复杂程度也会影响透视表处理大量数据的性能。如果数据包含很多不同类型的字段，且计算逻辑复杂，透视表在处理时可能就会卡顿。

替代方案考虑

当发现透视表处理大量数据力不从心时，可以考虑使用专业的进销存软件，像建米软件，它在处理大量数据方面有更强大的性能和更高效的算法。

数据优化措施

可以对数据进行优化，比如定期清理不必要的数据，对数据进行分类汇总后再用透视表处理，这样能提高透视表处理数据的效率。

二、用透视表做进销存准确吗？

朋友说他用透视表做进销存，但是有点担心数据准不准。我就好奇，透视表做出来的进销存数据到底可不可靠呢。

数据录入准确性

透视表的准确性很大程度上依赖于数据录入的准确性。如果录入数据时出现错误，比如数量输错、日期写错，那透视表生成的结果肯定就不准了。

计算逻辑正确性

设置透视表的计算逻辑也很关键。要是计算逻辑设置错误，比如在计算库存时公式写错，那得出的进销存数据就会有偏差。

数据更新及时性

进销存数据是动态变化的，如果不能及时更新数据到透视表中，就会导致数据不准确。比如货物已经出库了，但数据没及时录入，库存就会显示不准确。

软件辅助准确性

可以借助专业的进销存软件来提高准确性，建米软件有严格的数据校验机制，能减少人为错误，保证数据的准确性。

三、透视表做进销存能实现自动预警吗？

我想知道用透视表做进销存能不能实现自动预警功能。假如库存快没了或者货物积压太多，能自动提醒就好了。

透视表预警原理

透视表本身没有直接的自动预警功能，但可以通过一些函数和条件格式来实现类似预警的效果。比如设置库存下限，当库存数量低于这个值时，单元格变色提醒。

预警设置难度

设置预警条件相对复杂，需要对透视表的函数和格式设置有一定了解。对于不太懂这些操作的人来说，可能会觉得有难度。

预警实时性问题

透视表的预警依赖于手动刷新数据，如果数据没有及时刷新，就不能实时预警。这在实际的进销存管理中可能会有一定局限性。

专业软件优势

专业的进销存软件，如建米软件，能实现真正的自动预警功能，实时监控数据，一旦达到预警条件就立刻提醒，更方便实用。

四、透视表做进销存和专业软件哪个好？

朋友推荐我用专业的进销存软件，但我也觉得透视表挺方便的。我就想知道这俩到底哪个更好呢。

功能完整性方面

专业软件功能更完整，除了基本的进销存管理，还能有财务、报表分析等功能。而透视表主要侧重于数据的汇总和分析，功能相对单一。

操作便捷性方面

透视表对于熟悉Excel的人来说操作简单，但对于复杂的进销存业务，设置起来可能会比较麻烦。专业的建米软件操作界面更友好，容易上手。

数据安全性方面

专业软件有更完善的数据安全保障机制，能防止数据丢失、泄露等问题。透视表的数据安全性相对较弱，容易因误操作或电脑故障丢失数据。

扩展性方面

随着企业业务的发展，专业软件更容易扩展功能和适应新的需求。而透视表在扩展性上相对较差。