进销存表如何做过期预警

一、为什么要给进销存表做过期预警

在日常的生意经营里，不管是小超市还是大工厂，货物过期都是让人头疼的事儿。想象一下，一家超市里摆满了各种食品、日用品，要是不注意货物的保质期，等顾客来买东西，拿到手里一看已经过期了，这不仅会让顾客心里不爽，还可能砸了自己的招牌。而且过期的货物只能扔掉，这可都是白花花的银子啊。

减少损失：过期商品就像过期的车票，一旦过期就没了价值。通过给进销存表设置过期预警，能提前知道哪些商品快过期了，及时采取措施，比如打折促销、和供应商协商换货等，把损失降到最低。

提升顾客满意度：顾客都喜欢买到新鲜、不过期的商品。要是店里总卖过期货，顾客肯定不愿意再来。有了过期预警，就能保证卖给顾客的都是在保质期内的商品，顾客满意了，回头客自然就多了。

优化库存管理：预警能让我们清楚地知道库存里哪些商品快过期了，哪些商品销售得慢。这样就能合理调整进货计划，避免进太多容易过期的商品，让库存管理更科学。

二、做过期预警前要准备什么

俗话说“巧妇难为无米之炊”，要给进销存表做过期预警，得先把前期的准备工作做好。

整理商品信息：把所有商品的信息都收集起来，包括商品名称、规格、进货日期、保质期等。这就好比给每个商品都建了一个小档案，有了这些信息，才能准确地计算出商品的过期时间。

选择合适的工具：可以用 Excel 来做进销存表，它功能强大，操作也相对简单。如果生意规模比较大，数据量很多，也可以选择专业的进销存管理软件。比如建米软件，它能自动记录商品的进货、销售和库存信息，还能根据设置的保质期自动进行过期预警，大大提高了工作效率。

确定预警规则：得先想好什么时候开始预警。是提前 10 天、20 天，还是根据商品的不同类别设置不同的预警时间。比如食品类可能提前 30 天预警，日用品类提前 60 天预警。

三、用 Excel 做过期预警的方法

Excel 是个很好用的工具，很多人都用它来管理进销存。下面就来看看怎么用 Excel 给进销存表做过期预警。

输入基本信息：打开 Excel，新建一个工作表，在表头依次输入商品名称、规格、进货日期、保质期（天数）、过期日期等列。然后把整理好的商品信息一一输入到对应的单元格里。

计算过期日期：在“过期日期”列对应的单元格里，输入公式“=进货日期单元格+保质期单元格”。比如进货日期在 B2 单元格，保质期在 C2 单元格，就在 D2 单元格里输入“=B2+C2”，然后按下回车键，就会自动计算出该商品的过期日期。把鼠标指针移到 D2 单元格右下角，等指针变成黑色“十”字时，按住鼠标左键向下拖动，下面的单元格就会自动按照公式计算出相应商品的过期日期。

设置预警条件：选中“过期日期”列，点击“开始”菜单里的“条件格式”，选择“新建规则”。在弹出的对话框里，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。然后在“为符合此公式的值设置格式”下面的输入框里输入公式“=$D2-TODAY()<=预警天数”（这里的 D2 是“过期日期”列的第一个单元格，预警天数根据前面确定的规则填写，比如 10 天就输入 10）。接着点击“格式”按钮，选择一种醒目的颜色，比如红色，点击“确定”。这样，当商品的过期日期距离今天的天数小于等于预警天数时，对应的单元格就会变成红色，起到预警的作用。

四、专业软件的过期预警优势

虽然 Excel 能满足一些基本的过期预警需求，但对于一些规模较大、业务较复杂的企业来说，专业的进销存管理软件可能更合适。

自动化程度高：专业软件能自动记录商品的进货、销售和库存信息，不需要人工手动输入，减少了出错的概率。而且它能根据设置好的规则自动进行过期预警，不用像 Excel 那样手动设置公式和条件格式。

功能更强大：除了过期预警，专业软件还能提供更多的功能，比如库存盘点、销售分析、采购管理等。它就像一个多功能的小助手，能帮助企业更好地管理整个进销存流程。

数据安全有保障：专业软件通常有完善的数据备份和恢复机制，能保证数据的安全。不用担心因为电脑故障、误操作等原因导致数据丢失。像建米软件，采用了先进的加密技术，对企业的数据进行多重保护，让企业使用起来更放心。

五、过期预警的后续处理

设置了过期预警，当预警出现后，还得做好后续的处理工作，不然预警就白做了。

及时处理预警商品：一旦发现有商品出现过期预警，要马上采取措施。对于还能销售的商品，可以进行打折促销，吸引顾客购买。比如一家水果店，当水果快过期时，可以推出“买一送一”“第二件半价”等活动。对于不能销售的商品，要及时清理出库存，避免和正常商品混在一起。

分析预警原因：看看是哪些商品经常出现过期预警，分析是进货量太大、销售速度太慢，还是保质期设置不合理等原因造成的。根据分析结果，调整进货计划和销售策略。

定期检查和更新：定期检查过期预警的设置是否合理，根据企业的实际情况进行调整。及时更新商品的信息，保证预警的准确性。

以上就是关于进销存表如何做过期预警的一些方法和建议，希望能对大家有所帮助。不管是用 Excel 还是专业软件，关键是要把过期预警做好，减少企业的损失，提高经营效率。

常见用户关注的问题：

一、进销存表能实现哪些功能？

我听说好多做小生意的朋友都在用进销存表来管理货物呢，我就想知道这小小的表格到底能实现哪些功能呀。其实进销存表功能可不少呢。

1. 记录进货信息：可以详细记录每次进货的时间、商品名称、数量、进价等。比如说进了一批水果，什么时候进的，进了多少斤苹果、香蕉，每斤多少钱，都能清楚地记下来。

2. 记录销售信息：同样能记录销售的时间、商品、数量、售价。就像卖出去多少水果，卖了多少钱，都一目了然。

3. 库存管理：通过进货和销售信息，能实时算出库存数量。这样就知道仓库里还剩多少货，方便及时补货。

4. 成本核算：根据进货和销售情况，能算出商品的成本和利润。看看卖这批水果赚了多少钱，成本控制得怎么样。

5. 数据统计：可以对一段时间内的进货、销售数据进行统计，分析哪些商品畅销，哪些滞销。比如统计一个月内哪种水果卖得最好。

建米软件在这方面就很不错，它能把进销存表的这些功能更好地整合起来，用起来更方便。

二、如何选择适合的进销存软件？

朋友推荐说用进销存软件能让管理更轻松，我就想知道该怎么选择适合自己的软件呢。选择适合的进销存软件有不少要点。

1. 功能需求：要根据自己的业务需求来选。如果是小店铺，可能简单的记录进货、销售和库存功能就够了；要是大型企业，可能还需要有数据分析、多仓库管理等功能。

2. 易用性：软件操作要简单易懂，员工能快速上手。不然学起来太麻烦，会影响工作效率。

3. 安全性：涉及到企业的重要数据，软件的安全性很重要。要确保数据不会泄露，不会被恶意篡改。

4. 价格：不同软件价格不同，要根据自己的预算来选择。有些免费软件功能有限，付费软件可能功能更强大，但也要看性价比。

5. 售后服务：软件使用过程中难免会遇到问题，好的售后服务能及时解决问题，保证业务正常进行。

建米软件就综合考虑了这些因素，功能丰富，操作简单，价格也合理，售后服务也不错，是个不错的选择。

三、进销存表数据不准确怎么办？

假如你发现进销存表的数据不准确，那可就麻烦了，我就想知道该怎么解决这个问题呢。数据不准确有很多原因，解决办法也不少。

1. 检查录入错误：可能是录入数据的时候输错了数字或者名称。要仔细核对每一条进货、销售记录，看看是不是录入有误。

2. 盘点库存：实际库存和表上记录的可能不一样。可以进行一次全面的库存盘点，把实际数量和表上数据对比，找出差异。

3. 检查流程漏洞：看看进货、销售的流程有没有问题。比如是不是存在货物没有及时记录，或者记录不规范的情况。

4. 数据更新不及时：有时候进货、销售后没有及时更新表格，导致数据滞后。要养成及时更新数据的习惯。

5. 软件问题：如果是用软件生成的进销存表，可能软件本身有漏洞。可以联系软件客服，看看能不能解决。

建米软件在数据准确性方面有很好的保障机制，能减少数据不准确的情况发生。

四、进销存管理对企业有什么重要性？

我听说做好进销存管理能让企业发展得更好，就是说啊，我就想知道它到底对企业有啥重要性呢。进销存管理对企业很关键。

1. 提高效率：合理的进销存管理能让货物的进出更有序，减少员工的工作量，提高工作效率。

2. 降低成本：通过准确的库存管理，能避免过度进货，减少库存积压，降低库存成本。

3. 增加利润：了解商品的销售情况，能及时调整进货策略，多进畅销商品，提高销售额，从而增加利润。

4. 提升客户满意度：有充足的库存，能及时满足客户的需求，提高客户的满意度。

5. 数据分析：通过进销存数据的分析，能了解市场需求，为企业的决策提供依据。

建米软件能帮助企业更好地进行进销存管理，发挥这些重要作用。