进销存存手工帐如何做

一、什么是进销存手工帐

在日常的商业活动里，咱们经常会和货物的买进、卖出打交道。进销存手工帐呢，其实就是用最传统的纸笔方式，把这些货物的进出和库存情况详细记录下来。比如说一个小超市老板，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶，还剩下多少库存，都得靠这手工帐来记清楚。它就像是一个忠实的小账本，帮咱们把生意里货物的流动情况给摸得明明白白。

二、准备工作

账本选择：账本有很多种，像三栏式账本、多栏式账本。如果是小型店铺，业务比较简单，三栏式账本就够用了。它有借方、贷方和余额三栏，能清楚记录每一笔货物的进出和剩余数量。要是业务复杂一些，涉及多种费用和明细，多栏式账本就更合适，它能把各种不同的费用分开记录。举个例子，一家小文具店，平时进货、销售的品类不是特别多，用三栏式账本就能清晰记录；但如果是一家大的办公用品超市，有不同的进货渠道、多样的销售方式，还涉及运输费、促销费等，多栏式账本就能更好地满足记录需求。

文具准备：除了账本，还得准备好笔、计算器、胶水、直尺等文具。笔要选书写流畅的，最好多备几支不同颜色的笔，方便区分不同类型的记录。计算器能快速算出数量和金额，提高记账效率。胶水可以用来粘贴发票、单据等，直尺能让账本上的线条画得更整齐。

确定记账周期：记账周期可以根据自己的业务情况来定。如果是生意比较繁忙、货物进出频繁的，最好每天都记账，这样能及时掌握货物的动态。像水果店，每天都有新的水果进货，也有大量的销售，每天记账就能知道哪些水果畅销、哪些积压了。要是业务量相对较小，一周或者一个月记一次账也是可以的。比如一些手工艺品店，顾客比较少，订单也不多，一周记一次账就足够了。

三、进货记录

记录内容：每次进货，都要详细记录货物的名称、数量、单价、供应商等信息。比如进了一批保温杯，要记清楚是哪个品牌的保温杯，进了多少个，每个多少钱，是从哪个供应商那里进的货。这些信息能帮助咱们了解货物的来源和成本，以后要是出现质量问题或者价格波动，都能有据可查。

记录方法：在账本上，一般借方记录进货的数量和金额。以刚才的保温杯为例，在借方栏里写下进货的数量，再乘以单价算出金额写在对应的位置。在摘要栏里简单注明进货的情况，比如“进 XX 品牌保温杯”。

凭证保存：进货的发票、收据等凭证一定要保存好，它们是记账的重要依据。可以把这些凭证按照时间顺序整理好，用文件夹或者文件袋装好，方便以后查阅。要是遇到税务检查或者和供应商对账，这些凭证就能派上大用场。

四、销售记录

记录内容：销售记录和进货记录类似，要记录货物的名称、数量、单价、客户等信息。比如卖出了几个保温杯，卖给了哪个客户，每个卖了多少钱。通过这些记录，咱们能分析出哪些货物受欢迎，哪些客户是常客。

记录方法：在账本的贷方记录销售的数量和金额。还是以保温杯为例，在贷方栏写下销售的数量，算出金额写好。摘要栏注明销售的情况，比如“卖给 XX 客户保温杯”。

销售凭证：销售时开具的发票、收据或者销售小票也要保存好。这些凭证能证明销售的真实性，也有助于核算收入和利润。有些客户可能会要求开具发票，咱们要按照规定及时开具，并且做好记录。

五、库存记录

计算库存：库存就是进货数量减去销售数量。每天或者每个记账周期结束后，都要计算一下库存数量。比如一开始进了 100 个保温杯，这一天卖出去 20 个，那么库存就是 80 个。可以在账本上专门设置一个库存栏，及时更新库存数量。

定期盘点：光靠计算还不够，还得定期进行实地盘点。一般一个月或者一个季度盘点一次，把实际的库存数量和账本上记录的数量进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因，可能是记录错误，也可能是货物丢失、损坏等。比如盘点时发现保温杯实际数量比账本上少了 5 个，就要仔细回忆是不是有货物损坏没记录，或者是不是销售时记录有误。

库存管理：根据库存情况，合理安排进货和销售。如果某种货物库存过多，就要考虑促销活动，尽快把库存消化掉。要是库存过少，就要及时补货，避免缺货影响生意。比如保温杯库存太多，就可以搞个打折促销活动；要是库存快没了，就赶紧联系供应商进货。

六、常见问题及解决办法

记录错误：有时候可能会因为粗心大意，把数量或者金额写错。遇到这种情况，不要慌张，可以用红笔划掉错误的记录，然后在旁边写上正确的内容，并且签上自己的名字或者做个标记，表明是修改过的。

数据丢失：如果不小心把账本弄丢了或者损坏了，那可就麻烦了。所以平时要做好备份，可以把重要的记录复印一份保存起来，或者用电子表格再记录一遍。这样即使账本出了问题，也还有备份数据可用。

库存差异：前面提到过盘点时可能会出现库存差异。除了查找记录错误和货物损坏的原因，还可能是因为货物被盗或者被员工私自使用了。这时候就要加强管理，安装监控设备，制定严格的规章制度，防止类似情况再次发生。

七、建米软件的推荐

其实，手工记账虽然能满足基本需求，但有时候会比较繁琐，容易出错，数据统计和分析也不太方便。这时候可以试试建米软件，它能自动记录货物的进出和库存情况，避免手工记录的错误，还能快速生成各种报表，让咱们对生意情况一目了然，大大提高工作效率。

以上就是关于进销存手工帐怎么做的一些介绍，希望能对大家有所帮助。只要按照这些方法认真做好记录，相信能把生意里的货物管理得井井有条。

常见用户关注的问题：

一、进销存手工帐适合哪些类型的企业呢？

我听说很多小老板都在纠结自己的企业适不适合做进销存手工帐，我就想知道到底什么样的企业适合这种方式呢。

1. 小型个体商户：像街边的小超市、小卖部，商品种类相对较少，业务量也不是特别大，做手工帐完全能够应付日常的进销存管理。比如一个小便利店，每天进多少货，卖出去多少，手工记录就很方便。

2. 初创企业：刚开始创业，资金有限，可能没办法一下子投入很多资金去购买专业的进销存软件。这时候手工帐就是一个成本较低的选择。而且在企业发展初期，业务模式还不稳定，手工帐也比较灵活，方便随时调整。

3. 业务简单的企业：有些企业的业务流程比较单一，产品进出库的频率不高，手工帐足以满足其对库存和销售情况的记录需求。例如一些小型的加工厂，只生产几种特定的产品，手工记录进出货数量和时间就可以了。

4. 对数据精度要求不高的企业：如果企业对库存数据和销售数据的精度要求不是特别严格，手工帐也能满足基本的管理需求。比如一些季节性的小生意，只需要大致了解库存和销售情况，不需要精确到每一个细节。如果企业发展壮大，对数据精度要求提高，就可以考虑使用建米软件等专业的进销存管理软件来提升管理效率。

二、进销存手工帐有哪些常见的错误呢？

朋友说做进销存手工帐特别容易出错，我就想知道常见的错误都有哪些，好提前预防。

1. 数据记录错误：在手工记录进货、销售和库存数据时，很容易出现数字写错、漏记或者重复记录的情况。比如把进货数量 100 写成了 10，这就会导致库存数据不准确。

2. 分类混乱：没有对商品进行合理的分类，或者在记录时分类不清晰，会给后续的查询和统计带来很大的麻烦。例如把不同类型的商品混在一起记录，很难准确了解各类商品的销售情况。

3. 时间记录不准确：进货和销售的时间记录错误，会影响对业务流程的分析和判断。比如把一笔销售记录到了错误的日期，就无法准确统计某一时间段的销售业绩。

4. 库存盘点不及时：长时间不进行库存盘点，会导致手工帐上的库存数据与实际库存不符。可能会出现有货没记或者记了没货的情况，影响企业的正常运营。为了避免这些错误，也可以考虑使用建米软件，它能自动记录数据，减少人为错误。

三、进销存手工帐和软件记账哪个更方便呢？

我想知道在实际经营中，进销存手工帐和用软件记账到底哪个更方便呢，很多老板都在讨论这个问题。

1. 操作便捷性：手工帐需要手动记录每一笔业务，操作相对繁琐，尤其是业务量较大时，很容易让人感到疲惫。而软件记账只需要在系统中输入相关数据，系统会自动进行计算和统计，操作更加简便快捷。

2. 数据准确性：手工帐容易出现人为错误，导致数据不准确。而软件记账可以避免很多人为因素的干扰，数据的准确性更高。例如建米软件，它有严格的数据校验机制，能有效减少错误的发生。

3. 数据分析功能：手工帐很难对大量的数据进行深入分析，只能进行一些简单的统计。而软件记账可以生成各种报表和图表，帮助企业更好地分析销售情况、库存状况等，为企业决策提供有力支持。

4. 成本方面：手工帐只需要纸和笔，成本较低。但软件记账需要购买软件和相关设备，还可能需要支付一定的维护费用。不过从长远来看，软件记账能提高工作效率，节省人力成本。

四、如何提高进销存手工帐的效率呢？

朋友推荐了一些提高进销存手工帐效率的方法，我想知道还有哪些更好的办法呢。

1. 规范记录格式：制定统一的记录格式，让每一笔业务的记录都清晰明了。比如规定好进货记录要包含商品名称、数量、单价、供应商等信息，这样可以提高记录的准确性和效率。

2. 定期整理数据：每周或者每月对记录的数据进行整理和汇总，及时发现问题并进行调整。例如统计某一时间段的销售总额、各类商品的销售数量等。

3. 合理分工：如果企业有多人参与进销存管理，可以进行合理的分工，让每个人负责不同的环节，提高工作效率。比如一个人负责进货记录，另一个人负责销售记录。

4. 借助辅助工具：可以使用计算器等工具来辅助计算，减少手工计算的时间和错误。如果企业业务量逐渐增大，也可以考虑使用建米软件，它能大大提高进销存管理的效率。