电子表机如何做进销存

一、什么是进销存及电子表机做进销存的意义

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。对于一些小商家或者个体经营者来说，做好进销存管理非常重要。比如一家小超市，每天要采购新的商品（进），这些商品要存放在仓库或者货架上（存），然后再把商品卖给顾客（销）。如果不能很好地管理这个过程，就可能出现商品积压或者缺货的情况。

使用电子表机做进销存的意义：电子表机一般指的是电子表格软件，像大家常用的 Excel。用电子表机做进销存对很多小商家和个体经营者来说是个不错的选择。它成本低，不用专门去购买昂贵的进销存管理软件；操作相对简单，只要会基本的表格操作就能上手；而且灵活性高，可以根据自己的需求随意调整表格。举个例子，一个街边的小文具店老板，他可能没有太多的资金去购买专业的软件，也没有时间去学习复杂的系统，用电子表机就能轻松地记录文具的进货、库存和销售情况。

二、搭建进销存表格框架

采购表格：采购表格主要记录采购的相关信息。要有日期，这能清楚知道是什么时候采购的商品。比如 2024 年 10 月 1 日采购了一批笔记本。然后是供应商信息，包括供应商名称、联系方式等，方便以后有问题可以联系。接着是商品名称、规格、数量、单价和金额。例如采购了 100 本 A4 规格的笔记本，单价是 5 元，那么金额就是 500 元。还可以加上采购单号，方便查询和管理。

库存表格：库存表格要实时反映商品的库存情况。表头要有商品名称、规格、期初库存、本期入库、本期出库和期末库存。期初库存就是在统计开始时的库存数量，本期入库是这一阶段新采购进来的商品数量，本期出库是销售出去或者其他原因减少的商品数量，期末库存就是期初库存加上本期入库再减去本期出库的数量。比如月初有 200 瓶饮料，这个月又采购了 100 瓶，卖出去了 150 瓶，那么期末库存就是 150 瓶。

销售表格：销售表格记录销售的详细情况。要有销售日期、客户信息（如果是零售可以简单记录）、商品名称、规格、数量、单价和金额。比如 2024 年 10 月 5 日，一位顾客买了 5 支中性笔，单价是 2 元，金额就是 10 元。也可以加上销售单号，便于查询和统计。

三、数据录入与更新

采购数据录入：当采购商品到货后，要及时把采购信息录入到采购表格中。录入的时候要仔细核对，确保商品名称、规格、数量、单价等信息准确无误。比如采购了一批不同口味的薯片，每种口味的规格和数量都不一样，要分别记录清楚。

销售数据录入：每完成一笔销售，就要马上把销售信息录入到销售表格中。现在很多商家用扫码枪扫码销售，扫码枪可以直接把商品信息和数量传输到电子表格中，这样能提高录入效率和准确性。比如顾客在超市买了一堆商品，收银员用扫码枪一扫，商品信息和数量就自动进入表格了。

库存数据更新：根据采购和销售的数据，及时更新库存表格。当有新的采购入库时，在库存表格的本期入库栏增加相应的数量；当有销售出库时，在本期出库栏增加相应的数量，然后自动计算出期末库存。要定期盘点库存，实际库存和表格中的库存可能会有差异，比如商品损坏、丢失等情况，发现差异后要及时调整表格数据。

四、数据统计与分析

采购数据分析：可以统计一段时间内的采购总金额、不同供应商的采购金额占比等。比如统计一个月内从各个供应商那里采购商品的金额，看看哪个供应商的采购金额最大，分析是否可以和这个供应商谈更优惠的价格。还可以分析采购的商品种类和数量的变化趋势，根据销售情况调整采购计划。

销售数据分析：统计一段时间内的销售总金额、不同商品的销售数量和金额占比等。比如分析哪个商品卖得最好，哪个商品卖得不好。对于畅销商品要保证充足的库存，对于滞销商品可以考虑做促销活动或者减少采购量。还可以分析不同时间段的销售情况，比如周末和工作日的销售差异，根据这个调整营销策略。

库存数据分析：分析库存周转率，库存周转率=销售成本/平均库存余额。库存周转率越高，说明库存周转越快，资金占用成本越低。比如一家服装店，库存周转率高，就意味着衣服能很快卖出去，资金能快速回笼。还可以分析库存的积压情况，对于积压时间长的商品要及时处理，避免占用过多的资金和仓库空间。

五、建米软件助力进销存管理

虽然电子表机做进销存很方便，但也有一些局限性。比如数据量大的时候，电子表格的计算和查询速度会变慢，而且容易出错。这时候可以试试建米软件，它能很好地解决这些问题。建米软件可以自动同步采购、销售和库存数据，实时更新库存信息，不用手动一个个去更新表格。而且它的查询和统计功能很强大，能快速生成各种报表，比如采购报表、销售报表、库存报表等，让你对进销存情况一目了然。

六、常见问题及解决办法

数据错误问题：在数据录入过程中，可能会出现录入错误的情况，比如把数量或者单价输错。解决办法是录入后要仔细核对，也可以设置数据验证，比如设置数量和单价必须是正数等。如果发现错误，要及时修改，修改后要重新计算相关数据。

数据丢失问题：电子表格可能会因为电脑故障、误删除等原因丢失数据。要定期备份表格文件，可以备份到移动硬盘、云盘等地方。也可以设置自动保存功能，减少数据丢失的风险。

数据安全问题：电子表格中的数据包含了企业的重要信息，如果被泄露可能会造成损失。可以给表格文件设置密码，限制访问权限。要注意电脑的安全，安装杀毒软件，避免电脑感染病毒导致数据泄露。

以上就是关于电子表机如何做进销存的一些内容，希望能帮助大家更好地管理进销存。在实际操作中，要不断总结经验，根据自己的业务情况调整管理方法。

常见用户关注的问题：

一、电子表机做进销存需要哪些基本数据？

我听说好多人用电子表机做进销存的时候，都不太清楚要准备啥基本数据。其实啊，这些基本数据就像是盖房子的地基，特别重要。下面我就跟你好好唠唠。

商品信息：这可是最基础的啦。得把商品的名称、规格、型号、单位这些都记录清楚。比如说卖手机，得知道是啥牌子、啥型号、多大内存，单位是“部”。有了这些信息，在记录进货和销售的时候才能准确对应。

供应商信息：得知道从哪些供应商那里进货，他们的联系方式、地址，还有供货的价格和账期。要是供应商靠谱，价格又合适，那生意就能做得顺风顺水。像建米软件就能很好地管理供应商信息，方便查询和对比。

客户信息：了解客户是谁，他们的联系方式、购买习惯和信用情况。这样在销售的时候，就能更好地服务客户，还能降低收款风险。

库存数据：要清楚每种商品的初始库存数量、存放位置。这能让你随时知道仓库里还有多少货，需不需要补货。

价格信息：包括进货价格、销售价格。不同的客户可能有不同的销售价格，得记录好。这样在核算成本和利润的时候就不会出错。

二、电子表机做进销存如何保证数据准确？

朋友说用电子表机做进销存，最头疼的就是数据不准确。数据不准，那后续的分析和决策可就全乱套了。下面说说保证数据准确的办法。

规范录入流程：得制定一个统一的录入标准，让录入人员按照这个标准来操作。比如日期的格式、商品名称的写法都要统一。这样能避免因为录入不规范导致的数据错误。

双人核对：录入完数据后，找另一个人再核对一遍。两个人的眼睛总比一个人的准，能发现一些单个录入人员没注意到的错误。

定期盘点：隔一段时间就对库存进行一次盘点，看看实际库存和电子表机里记录的库存是否一致。要是有差异，就得找出原因并进行调整。建米软件可以辅助进行库存盘点，提高盘点的效率和准确性。

数据备份：经常对数据进行备份，防止数据丢失或者损坏。可以备份到外部硬盘或者云存储里。这样就算电脑出问题了，数据也不会丢。

培训录入人员：让录入人员熟悉电子表机的操作和数据录入的要求。他们操作熟练了，出错的概率就会降低。

三、电子表机做进销存能实现自动核算成本吗？

我就想知道电子表机做进销存能不能自动核算成本。要是能自动核算，那可就省了不少事儿。下面来分析分析。

成本核算方法：常见的有加权平均法、先进先出法等。电子表机可以通过设置公式来实现这些核算方法。比如加权平均法，就是用总成本除以总数量得到平均成本。

数据关联：要把进货数据、销售数据和库存数据关联起来。这样在销售商品的时候，就能根据成本核算方法自动计算出销售成本。建米软件在数据关联和成本核算方面有很好的功能，能提高核算的准确性和效率。

公式设置：在电子表机里设置好成本核算的公式。不同的成本核算方法公式不一样，得根据实际情况来设置。设置好后，只要录入相关数据，就能自动计算成本。

实时更新：随着进货和销售的发生，成本数据要实时更新。这样才能保证成本核算的及时性和准确性。

误差调整：在实际操作中，可能会存在一些误差。要定期对成本核算结果进行检查和调整，确保成本数据的准确性。

四、电子表机做进销存如何进行数据安全防护？

假如你用电子表机做进销存，数据安全可不能忽视。要是数据泄露或者丢失了，那损失可就大了。下面说说防护的办法。

设置密码：给电子表机的文件或者软件设置密码。只有授权的人员才能打开和操作，这样能防止数据被他人随意查看和修改。

限制访问权限：根据不同人员的工作职责，设置不同的访问权限。比如录入人员只能录入数据，不能修改成本核算公式。

安装杀毒软件：在电脑上安装正版的杀毒软件，定期进行病毒查杀。这样能防止电脑感染病毒，保护数据安全。

数据加密：对重要的数据进行加密处理。就算数据被别人获取了，没有密码也打不开。建米软件支持数据加密功能，能更好地保护数据安全。

定期备份：经常对数据进行备份，备份到不同的存储介质上。这样就算一个存储介质出问题了，还有其他备份可用。