电子表格如何使用进销存

一、进销存管理在电子表格中的重要性

在日常的生意经营中，不管是小店铺还是大公司，进销存管理都是非常关键的一环。进，指的是商品的采购进货；销，就是商品的销售卖出；存，代表着商品的库存情况。把这些信息管理好，就能清楚地知道自己赚了多少钱，还有多少货没卖出去，接下来该进多少货。

举个例子：小李开了一家小文具店，每天都有不同的文具进货，也有各种文具被顾客买走。如果不把这些进货、销售和库存的信息管理好，很可能就会出现某种文具积压太多，占了很多资金和空间，而另一些热门文具却缺货，导致顾客流失的情况。而电子表格就像是一个得力的助手，可以帮助小李轻松地记录和管理这些信息。

二、电子表格基础设置

我们要建立一个合适的电子表格。一般来说，我们可以用 Excel 或者 WPS 表格来操作，它们的功能都很强大，操作也比较简单。

1. 创建工作表：打开软件后，新建一个工作簿，然后根据自己的需求创建不同的工作表。比如，一个工作表用来记录进货信息，一个用来记录销售信息，还有一个用来统计库存信息。

2. 设置表头：在每个工作表的第一行设置表头，也就是列标题。以进货工作表为例，表头可以设置为“进货日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货总价”等。销售工作表的表头可以是“销售日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售总价”等。库存工作表的表头可以有“商品名称”“初始库存”“进货数量”“销售数量”“当前库存”等。

3. 格式调整：为了让表格看起来更清晰，我们可以对表格的格式进行调整。比如，设置合适的列宽和行高，让内容能够完整显示；给表头设置不同的字体颜色和背景颜色，与内容区分开来；还可以设置数据的对齐方式，让表格更加整齐。

三、进货数据的录入与管理

当有商品进货的时候，我们就要及时把相关信息录入到电子表格中。

1. 录入信息：按照进货工作表的表头，依次录入进货日期、商品名称、进货数量、进货单价等信息。录入的时候要注意数据的准确性，比如进货数量不能写错，不然会影响后续的库存计算。

2. 计算进货总价：在“进货总价”这一列，可以通过公式来自动计算。比如，在 Excel 中，选中“进货总价”对应的单元格，输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就可以自动算出进货总价。把这个公式向下拖动，就可以对整列数据进行计算。

3. 数据查询与筛选：如果我们想查看某一段时间内的进货信息，或者某种商品的进货情况，可以使用电子表格的查询和筛选功能。比如，在 Excel 中，点击数据区域的任意单元格，然后在“数据”菜单中找到“筛选”按钮，点击后，表头会出现筛选箭头。点击相应的箭头，就可以按照条件进行筛选，比如筛选出某个月的进货信息，或者某种特定商品的进货信息。

这里需要注意的是，在录入进货数据时，要保证数据的及时和准确。如果数据录入不及时，可能会导致库存信息不准确；如果数据录入错误，就会影响整个进销存管理的结果。比如，建米软件在进货数据管理方面就有很好的表现，它可以自动识别和校验进货数据，避免录入错误，还能快速生成进货报表，让你对进货情况一目了然。

四、销售数据的录入与管理

商品销售出去后，同样要把销售信息录入到电子表格中。

1. 录入销售信息：按照销售工作表的表头，录入销售日期、商品名称、销售数量、销售单价等信息。和进货数据录入一样，要保证数据的准确性。

2. 计算销售总价：和进货总价的计算方法类似，在“销售总价”列使用公式“=销售数量单元格销售单价单元格”来自动计算销售总价。

3. 统计销售业绩：可以通过电子表格的函数来统计不同时间段、不同商品的销售业绩。比如，使用 SUM 函数可以计算某一段时间内的总销售额；使用 COUNT 函数可以统计销售的商品数量。通过这些统计数据，我们可以分析出哪些商品比较畅销，哪些商品销售情况不佳，从而调整进货策略。

在销售数据管理过程中，可能会遇到数据统计复杂的问题。这时候，建米软件就能发挥很大的作用。它可以自动汇总销售数据，生成各种销售报表，还能对销售数据进行深入分析，帮助你更好地了解销售情况，制定合理的销售策略。

五、库存数据的计算与管理

库存管理是进销存管理的核心部分，通过电子表格可以方便地计算和管理库存。

1. 计算当前库存：在库存工作表中，“当前库存”可以通过公式来计算。公式为“=初始库存+进货数量-销售数量”。在 Excel 中，选中“当前库存”对应的单元格，输入这个公式，然后按下回车键，就可以算出当前库存。把公式向下拖动，就可以对整列数据进行计算。

2. 库存预警：为了避免商品缺货或者积压，我们可以设置库存预警。比如，当某种商品的当前库存低于一定数量时，我们希望能够及时得到提醒。在 Excel 中，可以使用条件格式来实现库存预警。选中“当前库存”列的数据区域，在“开始”菜单中找到“条件格式”按钮，选择“突出显示单元格规则” - “小于”，然后输入预警值，设置好突出显示的格式，比如填充颜色或者字体颜色。这样，当库存低于预警值时，对应的单元格就会自动变色，提醒我们及时补货。

3. 库存盘点：定期进行库存盘点是很有必要的。可以把电子表格中的库存数据和实际的库存数量进行对比，找出差异并分析原因。如果发现实际库存和电子表格中的数据不一致，要及时调整表格中的数据，保证库存信息的准确性。

六、进销存报表的生成与分析

通过电子表格中的数据，我们可以生成各种进销存报表，对经营情况进行分析。

1. 生成报表：可以使用电子表格的图表功能来生成直观的报表。比如，使用柱状图可以对比不同商品的进货、销售数量；使用折线图可以展示某段时间内的销售趋势。在 Excel 中，选中要制作图表的数据区域，然后在“插入”菜单中选择合适的图表类型，按照向导的提示进行操作，就可以生成相应的图表。

2. 数据分析：通过对进销存报表的分析，我们可以了解很多经营信息。比如，分析进货和销售的比例，看看是否存在进货过多或者销售不畅的情况；分析不同商品的利润率，找出利润高的商品，加大推广力度；分析销售趋势，预测未来的销售情况，合理安排进货计划。

以上就是电子表格使用进销存的一些基本方法和技巧。掌握了这些方法，你就可以利用电子表格轻松地管理进销存信息，提高经营效率。在实际操作过程中，可能会遇到各种问题，需要我们不断地学习和。希望这些内容能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、电子表格做进销存能满足企业日常需求吗？

我听说很多小老板都想用电子表格来做进销存，我就想知道它到底能不能满足企业日常需求。下面咱就来好好唠唠。

数据记录方面：电子表格可以简单地记录商品的进货、销售和库存数量等基本信息。比如，你可以在表格里清晰地列出每次进货的日期、商品名称、数量和价格等。但如果数据量特别大，记录起来就比较麻烦，而且容易出错。

数据统计方面：它能进行一些基本的统计，像计算库存总量、销售总额等。不过对于复杂的统计分析，比如按时间段分析销售趋势、不同商品的销售占比等，电子表格操作起来就比较费劲，还容易出错。

数据共享方面：如果企业有多个部门需要共享进销存数据，电子表格就不太方便了。因为多人同时编辑可能会导致数据冲突，而且数据更新不及时。

功能扩展性方面：电子表格的功能相对固定，很难根据企业的特殊需求进行扩展。而建米软件在这方面就有优势，它可以根据企业的实际情况定制功能，满足不同企业的多样化需求。

数据安全性方面：电子表格的数据安全性较低，容易丢失或被误删。建米软件则有完善的安全机制，能保障数据的安全。

二、用电子表格做进销存会遇到哪些麻烦？

朋友说他用电子表格做进销存遇到了不少麻烦，我就想知道到底会有哪些问题。下面给大家详细说说。

数据录入错误：手动录入数据时，很容易出现输错数字、漏输等问题。比如把进货数量 100 输成了 10，这就会导致库存数据不准确。

公式设置复杂：要实现一些基本的计算功能，需要设置复杂的公式。如果公式设置错误，计算结果就会出错，而且查找错误也比较困难。

版本管理混乱：多人使用电子表格时，可能会出现多个版本，不知道哪个是最新的，容易导致数据不一致。

数据更新不及时：当有新的进货或销售数据时，需要手动更新表格，很容易忘记，导致数据与实际情况不符。建米软件可以实时更新数据，避免这种情况发生。

缺乏预警功能：电子表格无法自动对库存数量进行预警。当库存不足或积压时，不能及时提醒，可能会影响企业的正常运营。

三、电子表格和专业进销存软件哪个更划算？

我想知道对于企业来说，电子表格和专业进销存软件哪个更划算。下面来分析分析。

前期成本方面：电子表格基本不需要成本，只要有办公软件就能用。而专业的进销存软件，像建米软件，可能需要支付一定的购买费用。但从长期来看，电子表格可能会因为效率低下而增加人力成本。

使用效率方面：电子表格操作相对繁琐，处理大量数据时效率很低。专业进销存软件操作简单，能快速处理数据，提高工作效率。比如建米软件可以一键生成各种报表，节省大量时间。

功能完整性方面：电子表格功能有限，只能满足基本的进销存需求。专业进销存软件功能更全面，除了基本的进销存管理，还能提供财务管理、客户管理等功能。

数据准确性方面：电子表格容易出现数据错误，影响决策的准确性。专业进销存软件有严格的数据校验机制，能保证数据的准确性。

后期维护方面：电子表格需要自己维护，出现问题很难解决。专业进销存软件有专业的售后团队，能及时解决问题。

四、怎样用电子表格快速搭建一个简单的进销存系统？

朋友推荐说可以用电子表格快速搭建一个简单的进销存系统，我就想知道具体该怎么做。下面来分享一下。

确定表格结构：要确定需要记录哪些信息，比如商品名称、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量等。然后根据这些信息设计表格的列。

设置基本公式：设置一些基本的计算公式，如库存数量=进货数量-销售数量。这样可以自动计算库存。

添加数据验证：为了保证数据的准确性，可以添加数据验证功能。比如限制进货数量和销售数量只能输入数字。

建立数据透视表：通过数据透视表可以快速对数据进行统计分析，比如按商品分类统计销售总额。

定期备份数据：为了防止数据丢失，要定期备份电子表格。不过电子表格搭建的系统功能有限，建米软件可以提供更强大、更稳定的进销存管理功能。