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    用表格如何做进销存

    • 来源:建米软件
    • 2025-09-25 16:51:43
    

    一、什么是进销存以及用表格做进销存的好处

    进销存,简单来说就是企业管理过程中采购(进)、入库(存)、销售(销)的动态管理过程。举个例子,开一家小超市,从供应商那里进货,把货物存放在仓库或者货架上,然后再把商品卖给顾客,这一系列的操作就涉及到了进销存。

    那为什么要用表格来做进销存呢?表格软件像 Excel 大家都比较熟悉,基本都会用,不需要额外去学习复杂的软件操作。比如一个刚创业的小老板,没有太多资金去购买专业的进销存软件,用表格就可以轻松上手管理自己的货物进出情况。表格的灵活性很高,可以根据自己的需求随意调整格式和内容。你可以根据自己店铺的实际情况,添加或者删除一些列,来记录你想记录的信息。表格也有它的局限性,当数据量非常大的时候,可能处理起来会比较麻烦,效率也会降低。不过对于一些中小型企业或者个体商户来说,用表格做进销存还是一个不错的选择。

    二、准备工作

    确定表格软件:常见的表格软件有 Excel、WPS 表格等。如果你平时用 Windows 系统,Excel 是个很好的选择,它功能强大,而且很多人都在用,遇到问题也容易找到解决办法。如果你用国产的 WPS 办公软件,WPS 表格也很不错,它和 Excel 的操作界面很相似,并且有一些免费的模板可以使用。

    规划表格结构:在开始制作表格之前,要先想清楚自己需要记录哪些信息。一般来说,进销存表格需要包含商品名称、规格、单价、数量、进货日期、销售日期等信息。比如你经营一家文具店,对于每一种文具,你要记录它的名称(像铅笔、橡皮)、规格(比如铅笔是 2B 的)、单价(一支铅笔多少钱)、进货的数量和日期、销售出去的数量和日期等。

    三、创建进货表格

    表头设计:在表格的第一行输入表头,常见的表头有“商品编号”“商品名称”“规格”“进货数量”“进货单价”“进货金额”“进货日期”“供应商”等。“商品编号”就像是商品的身份证,方便你快速查找和识别商品。“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”自动计算得出。

    数据录入:当有新的货物进来时,就把相应的信息录入到表格中。比如你进了一批苹果,商品编号可以自己设定,商品名称就是“苹果”,规格可以写“红富士,5 斤装”,进货数量是 100 箱,进货单价是 50 元一箱,那么进货金额就是 5000 元,再记录好进货日期和供应商信息。这里要注意数据的准确性,不然会影响后续的统计和分析。

    公式运用:为了提高效率,可以使用公式来自动计算一些数据。比如在“进货金额”这一列,选中单元格,输入“=进货数量单元格进货单价单元格”,然后按下回车键,就可以自动算出进货金额。当你录入新的进货数据时,这个公式会自动计算相应的进货金额。

    四、创建销售表格

    表头设计:销售表格的表头和进货表格有一些相似之处,也有“商品编号”“商品名称”“规格”,另外还需要“销售数量”“销售单价”“销售金额”“销售日期”“客户”等。通过这些信息,你可以清楚地知道每个商品的销售情况。

    数据录入:每卖出一件商品,就把销售信息录入到表格中。比如你卖出了 10 箱苹果给一个客户,记录好商品编号、名称、规格,销售数量是 10 箱,销售单价是 60 元一箱,销售金额就是 600 元,还有销售日期和客户信息等。

    销售统计:可以使用数据透视表等工具来对销售数据进行统计分析。比如你想知道某个时间段内哪种商品卖得最好,就可以通过数据透视表快速得出结果。通过销售统计,你可以了解商品的销售趋势,以便调整进货策略。

    五、创建库存表格

    表头设计:库存表格的表头有“商品编号”“商品名称”“规格”“期初库存”“进货数量”“销售数量”“期末库存”等。“期初库存”就是在统计开始时的库存数量,“期末库存”可以通过“期初库存+进货数量 - 销售数量”计算得出。

    数据关联:库存表格的数据要和进货表格、销售表格关联起来。可以通过 VLOOKUP 等函数来实现。比如在库存表格的“进货数量”这一列,使用 VLOOKUP 函数从进货表格中查找相应商品的进货数量。这样当进货表格和销售表格的数据更新时,库存表格的数据也会自动更新。

    库存预警:为了避免出现缺货或者积压的情况,可以设置库存预警。比如当某种商品的期末库存低于一定数量时,表格会自动提醒你。可以通过条件格式来实现这个功能,当库存数量小于设定的数值时,单元格会变色提醒。

    六、用表格做进销存可能遇到的问题及解决办法

    数据错误:在录入数据的过程中,可能会出现输入错误的情况。比如把进货数量多输了一个零,这会导致库存数据不准确。解决办法就是在录入数据后仔细核对,也可以设置数据验证,比如限制输入的数字范围,避免输入不合理的数据。

    数据量大处理慢:随着业务的发展,进销存表格的数据会越来越多,处理起来可能会变慢。可以定期对表格进行清理,删除一些已经没有用的历史数据。也可以把表格拆分成多个小表格,分别处理不同时间段或者不同类型的数据。

    数据安全:表格文件可能会因为电脑故障、病毒等原因丢失或者损坏。所以要定期备份表格文件,可以把文件保存到云端或者移动硬盘上。

    七、建米软件的推荐

    当你的业务越来越复杂,用表格做进销存可能会力不从心。这时候可以试试建米软件,它可以解决表格处理数据量大时效率低、容易出错等问题。建米软件有更强大的数据分析功能,能快速准确地生成各种报表,还可以实时更新库存数据,让你随时掌握库存情况。而且它的操作相对简单,即使你不是专业的 IT 人员也能轻松上手。

    以上就是关于用表格如何做进销存的一些介绍,希望能帮助你更好地管理自己的业务。


    常见用户关注的问题:

    一、用表格做进销存需要哪些基本数据?

    我听说好多人想用表格来做进销存,但是不太清楚需要啥基本数据。我就想知道啊,这基本数据要是没搞对,那进销存可就乱套啦。

    商品信息

    得有商品的名称,这是最基础的,就像每个人都有自己的名字一样,得能清楚知道这是啥东西。然后是商品的规格,比如尺寸、型号啥的,不同规格的商品价格和用途可能都不一样呢。还有商品的单位,是按个、按斤还是按箱来算,这也很重要。

    进货数据

    进货日期得记清楚,这样能知道啥时候进的货,方便计算库存时间。进货数量也得明确,进了多少货心里得有数。进货价格也不能少,这关系到成本计算。供应商信息也得记录,以后要是有啥问题,能找到源头。

    销售数据

    销售日期得记录,能分析不同时间段的销售情况。销售数量得明确,卖出去多少东西得搞清楚。销售价格也很关键,这关系到收入。还有客户信息也得留着,说不定以后还能做个回访啥的。

    库存数据

    初始库存数量得有,就是一开始有多少货。当前库存数量要实时更新,这样才能知道还剩多少货。库存位置也得记录,不然找货都费劲。还有库存的安全数量,低于这个数量就得赶紧补货啦。这里建米软件可以很好地帮助我们管理这些数据,让数据更准确和清晰。

    二、表格做进销存如何进行库存盘点?

    朋友说用表格做进销存,库存盘点是个大问题。我就想知道咋盘点才能准确又方便呢。

    制定盘点计划

    得先确定盘点的时间,是每个月、每个季度还是每年盘点一次。然后确定盘点的范围,是全部库存都盘,还是只盘一部分。还要安排好参与盘点的人员,明确每个人的职责。

    准备盘点工具

    要有盘点表,把商品信息、库存数量等都列在上面。还得有计数器,方便数数量。要是有扫码枪就更好啦,扫码能更快速准确地记录数据。

    实地盘点

    按照盘点计划,一个一个商品地去数。把实际数量和表格上记录的数量进行对比。要是发现有差异,得标记出来,看看是哪里出了问题。

    差异处理

    对于盘点出来的差异,得分析原因。是进货没记录,还是销售没登记,或者是商品损坏了。然后根据原因进行调整,更新表格上的库存数据。建米软件在这个过程中可以辅助我们分析差异原因,提高盘点效率。

    盘点项目 操作要点 注意事项
    制定盘点计划 确定时间、范围、人员 时间要合理,人员要分工明确
    准备盘点工具 盘点表、计数器、扫码枪 工具要齐全、准确
    实地盘点 逐一核对数量 认真仔细,避免漏盘
    差异处理 分析原因、调整数据 原因要准确,数据更新要及时

    三、表格做进销存怎样分析销售数据?

    我想知道用表格做进销存,咋分析销售数据才能看出门道来。朋友推荐说分析好了销售数据能发现很多商机呢。

    按时间分析

    可以按天分析,看看每天的销售情况,是不是有周末销售好,工作日销售差的情况。也可以按月分析,对比不同月份的销售数据,找出销售的旺季和淡季。还能按年分析,看看销售的总体趋势是上升还是下降。

    按商品分析

    分析不同商品的销售数量,看看哪些商品卖得好,哪些卖得不好。再分析不同商品的销售金额,有些商品虽然卖得少,但是单价高,销售金额也不少。还可以分析商品的毛利率,看看哪些商品利润高。

    按客户分析

    看看哪些客户购买的次数多,是忠实客户。分析不同客户的购买金额,找出大客户。还可以分析客户的购买偏好,看看他们喜欢买哪些商品。

    综合分析

    把时间、商品和客户等因素综合起来分析。比如在销售旺季,哪些商品在哪些客户群体中卖得好。通过综合分析,能更全面地了解销售情况。建米软件可以帮助我们更方便地进行这些分析,让数据更直观。

    分析维度 分析内容 分析目的
    按时间分析 天、月、年销售情况 找出销售规律
    按商品分析 销售数量、金额、毛利率 了解商品销售状况
    按客户分析 购买次数、金额、偏好 掌握客户需求
    综合分析 多因素结合 全面了解销售情况

    四、表格做进销存容易出现哪些错误?

    假如你用表格做进销存,肯定不想出错。我就想知道容易出现哪些错误,好提前预防。

    数据录入错误

    有时候可能会把数字输错,比如把 10 输成 100。或者把商品名称写错,导致数据混乱。还有可能把日期写错,影响数据的准确性。

    公式使用错误

    在表格里用公式计算库存数量、成本啥的,要是公式用错了,算出来的结果肯定不对。比如计算库存数量的公式没设置好,就会导致库存数据不准确。

    数据更新不及时

    进货或者销售了商品,但是表格里的数据没及时更新。这样库存数量就不对啦,还可能导致补货不及时或者过度补货。

    表格格式混乱

    要是表格格式不规范,比如列宽不合适,字体看不清。或者数据排列不整齐,找数据都费劲。这也会影响数据的准确性和使用效率。建米软件可以避免这些错误,让进销存管理更规范。

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