如何通过excel做一个进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

咱们先来说说啥是进销存。简单来讲，进销存就是记录商品的进货、销售和库存情况的管理系统。比如说，你开了一家小超市，每天进了多少货，卖出去多少东西，仓库里还剩下多少库存，这些都属于进销存的范畴。

那为啥要用 Excel 来做进销存呢？

Excel 几乎是大家电脑里都有的软件，不用额外花钱去买专门的管理软件。它的操作相对简单，即使你不是专业的 IT 人员，也能快速上手。而且，Excel 的功能很强大，可以根据自己的需求灵活定制进销存表格。举个例子，你可以自由设置列标题，添加计算公式，让表格完全符合你的业务需求。

二、准备工作

确定表格的基本信息

在开始动手做表格之前，你得先想清楚要记录哪些信息。一般来说，进货表格需要记录进货日期、供应商名称、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额等；销售表格要记录销售日期、客户名称、商品名称、销售数量、销售单价、销售金额等；库存表格则要记录商品名称、期初库存、进货数量、销售数量、期末库存等。

创建工作簿和工作表

打开 Excel 软件，新建一个工作簿。通常我们会创建三个工作表，分别命名为“进货表”、“销售表”和“库存表”。这样分类清晰，方便后续的管理和查看。比如，你在查看进货情况时，直接点开“进货表”就能一目了然。

三、制作进货表

设置表头

在“进货表”的第一行依次输入“进货日期”、“供应商名称”、“商品名称”、“进货数量”、“进货单价”、“进货金额”等内容。这些就是表格的表头，相当于给每列数据起了个名字，方便我们识别和输入数据。

输入数据

从第二行开始，就可以根据实际的进货情况输入数据了。比如，3 月 1 号从 A 供应商进了 100 件商品甲，进货单价是 10 元，那么就在对应的“进货日期”列输入“3 月 1 号”，“供应商名称”列输入“A 供应商”，“商品名称”列输入“商品甲”，“进货数量”列输入“100”，“进货单价”列输入“10”。

计算进货金额

进货金额等于进货数量乘以进货单价。在“进货金额”列对应的单元格里输入公式“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就能自动计算出进货金额了。比如，刚才的例子中，在“进货金额”单元格输入“=C2D2”（假设“进货数量”在 C 列，“进货单价”在 D 列），就会得出进货金额 1000 元。把这个公式向下拖动，就可以自动计算出其他行的进货金额。

四、制作销售表

设置表头

和进货表类似，在“销售表”的第一行输入“销售日期”、“客户名称”、“商品名称”、“销售数量”、“销售单价”、“销售金额”等表头。

输入数据

按照实际的销售情况，从第二行开始输入数据。比如，3 月 5 号把 50 件商品甲卖给了 B 客户，销售单价是 15 元，就在相应的列输入对应的信息。

计算销售金额

同样的道理，销售金额等于销售数量乘以销售单价。在“销售金额”列输入公式“=销售数量单元格销售单价单元格”，计算出销售金额，并向下拖动公式计算其他行。

五、制作库存表

设置表头

在“库存表”的第一行输入“商品名称”、“期初库存”、“本期进货数量”、“本期销售数量”、“期末库存”等表头。

输入期初库存

在“期初库存”列输入每种商品一开始的库存数量。比如，商品甲一开始有 200 件库存，就在对应的单元格输入“200”。

计算本期进货数量和本期销售数量

本期进货数量可以通过对“进货表”中该商品的进货数量进行求和得到。在“本期进货数量”列对应的单元格输入公式“=SUMIF(进货表!商品名称列范围,当前商品名称单元格,进货表!进货数量列范围)”。比如，假设“进货表”的商品名称在 A 列，进货数量在 C 列，“库存表”的商品名称在 A 列，当前商品名称在 A2 单元格，那么公式就是“=SUMIF(进货表!A:A,A2,进货表!C:C)”。

本期销售数量的计算方法和本期进货数量类似，使用 SUMIF 函数对“销售表”中的销售数量进行求和。

计算期末库存

期末库存等于期初库存加上本期进货数量减去本期销售数量。在“期末库存”列对应的单元格输入公式“=期初库存单元格+本期进货数量单元格-本期销售数量单元格”，然后向下拖动公式计算其他商品的期末库存。

六、数据的更新和维护

及时更新数据

每次有进货或者销售的业务发生，都要及时在对应的表格里输入数据。比如，今天又进了一批货，那就马上在“进货表”里记录下来，这样才能保证库存数据的准确性。

定期检查数据

每隔一段时间，比如一个月或者一个季度，要对进销存数据进行检查。看看有没有输入错误的数据，或者有没有遗漏的记录。比如，检查进货金额的计算是否正确，库存数量是否和实际库存相符。

七、使用 Excel 做进销存的局限性及建米软件的推荐

虽然 Excel 可以做进销存，但是它也有一些局限性。比如说，当数据量比较大的时候，Excel 的计算速度会变慢，而且容易出现数据错误。Excel 不便于多人同时操作，如果有多个员工需要同时录入和查看数据，就会很不方便。

这时候可以试试建米软件，它可以解决 Excel 做进销存的这些问题。建米软件能够快速处理大量的数据，计算速度快且准确。而且支持多人同时在线操作，不同的员工可以根据权限录入和查看数据，大大提高了工作效率。

以上就是通过 Excel 做一个进销存的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做进销存需要掌握哪些基本函数？

我听说好多人想用 Excel 做进销存，但是不太清楚得掌握啥基本函数。我就想知道这些函数是不是很难学呀。其实呢，掌握一些基本函数对用 Excel 做进销存可太有帮助啦。

1. SUM 函数：这可是个超常用的函数，用来求和的。在进销存里，我们可以用它来计算进货的总量、销售的总量。比如说，把每天的进货数量加起来，就能知道一段时间内总共进了多少货。

2. VLOOKUP 函数：这个函数就像个小侦探，能帮我们在表格里快速查找信息。在进销存中，当我们有一个商品信息表，想根据商品编号查找对应的商品名称、价格等信息时，VLOOKUP 函数就能派上大用场。

3. IF 函数：它就像个小法官，能根据条件判断来返回不同的值。在进销存里，我们可以用它来判断库存是否低于某个安全值，如果低于就提醒补货。

4. COUNT 函数：用来计算单元格区域中包含数字的单元格的个数。在进销存中，我们可以用它来统计进货的次数或者销售的次数。

5. AVERAGE 函数：这个函数可以计算平均值。比如我们可以用它来计算一段时间内商品的平均进货价格或者平均销售价格。

要是觉得 Excel 函数用起来还是有点麻烦，建米软件是个不错的选择，它能简化进销存管理流程，让数据处理更轻松。

二、如何设计 Excel 进销存表格的结构？

朋友说想用 Excel 做进销存，但是不知道咋设计表格结构。我就寻思着，这表格结构设计好了，后面用起来肯定更顺手。

1. 表头设计：表头是表格的关键，要包含必要的信息。像商品名称、商品编号、进货日期、进货数量、进货价格、销售日期、销售数量、销售价格、库存数量等。这样我们能清楚地看到商品的进出情况。

2. 进货表设计：专门记录进货信息。可以按照日期排序，每一行记录一次进货的详细情况，包括供应商信息等。这样方便我们统计不同供应商的供货情况。

3. 销售表设计：用来记录销售信息。同样按照日期排序，记录客户信息、销售数量、销售金额等。通过销售表，我们能分析不同客户的购买习惯。

4. 库存表设计：实时反映商品的库存数量。可以和进货表、销售表关联起来，当有进货或销售操作时，库存数量自动更新。

5. 汇总表设计：对进货、销售、库存信息进行汇总。比如统计一段时间内的总进货金额、总销售金额、利润等。汇总表能让我们快速了解进销存的整体情况。

如果觉得自己设计 Excel 表格结构太复杂，建米软件有现成的进销存表格模板，拿来就能用，很方便。

三、Excel 进销存表格如何进行数据更新和维护？

我想知道用 Excel 做了进销存表格后，咋进行数据更新和维护呀。感觉数据准确了，才能让我们对进销存情况有个正确的判断。

1. 定期更新数据：每天或者每周，把新的进货和销售数据录入到表格中。这样能保证数据的及时性，让我们随时了解最新的库存情况。

2. 检查数据准确性：录入数据后，要仔细检查。看看数字有没有输错，日期对不对等。可以通过公式计算来验证数据的准确性，比如进货数量和库存增加量是否匹配。

3. 清理无用数据：随着时间推移，表格里会有一些不再需要的数据。比如很久以前的进货记录，已经没有参考价值了，就可以把它们删除，让表格更简洁。

4. 备份数据：定期把 Excel 表格备份到其他地方，比如移动硬盘或者云盘。防止数据丢失，万一电脑出问题了，还有备份能恢复数据。

5. 更新函数和公式：如果表格结构或者业务规则发生了变化，要及时更新相关的函数和公式。保证数据计算的正确性。

建米软件在数据更新和维护方面更智能，能自动更新数据，还能定期备份，减少我们的工作量。

四、Excel 进销存表格能生成哪些有用的报表？

朋友推荐用 Excel 做进销存，说能生成好多有用的报表。我就想知道到底能生成哪些报表，对管理进销存能有多大帮助。

1. 进货报表：可以按时间、供应商等维度生成。通过进货报表，我们能知道一段时间内从各个供应商进了多少货、花了多少钱。还能分析不同供应商的供货价格和质量。

2. 销售报表：按时间、客户、商品等维度统计。销售报表能让我们了解哪些商品卖得好，哪些客户购买量大。根据销售报表，我们可以调整销售策略。

3. 库存报表：反映商品的库存情况。包括库存数量、库存金额、库存周转率等。通过库存报表，我们能及时发现库存积压或者缺货的问题。

4. 利润报表：计算一段时间内的利润。利润报表能让我们清楚地知道进销存业务的盈利情况，分析成本和收入的构成。

5. 趋势报表：对进货、销售、库存数据进行趋势分析。比如分析销售数量是上升还是下降趋势，帮助我们预测未来的业务情况。

建米软件生成报表更高效，还能生成更丰富多样的报表，满足不同的管理需求。