如何进行进销存核查

一、进销存核查的重要性

在商业活动中，进销存核查可是相当重要的。简单来说，进就是采购商品，销就是销售商品，存就是库存商品。想象一下，你开了一家小超市，每天有各种商品进货，又有顾客不断地购买商品，仓库里还堆着不少货物。如果不进行进销存核查，你根本不知道自己到底赚了多少钱，哪些商品好卖，哪些商品积压了。

避免库存积压：比如一家服装店，进了很多款式的衣服，如果不核查进销存，可能某些款式卖得不好，却一直在进货，最后仓库里堆满了这些滞销的衣服，占用了大量资金和空间。

保证财务准确：准确的进销存数据能让财务报表更真实。假如一家企业的销售数据不准确，那么利润核算就会出错，可能导致企业做出错误的决策。

提高运营效率：通过核查，能清楚知道商品的流动情况，及时补货或者调整采购计划。就像一家餐厅，知道哪些菜品的食材消耗快，就能及时采购，保证菜品供应。

二、准备工作

在进行进销存核查之前，得做好充分的准备工作，就像打仗前要准备好武器一样。

收集资料：要把所有和进销存相关的资料都收集起来，包括采购发票、销售单据、库存盘点表等。比如一家文具店，采购发票能显示进了多少文具，销售单据能知道卖了多少，库存盘点表能了解仓库里还剩多少。

整理数据：把收集到的资料进行整理，按照时间顺序或者商品类别进行分类。可以用电子表格来记录这些数据，方便后续的分析。比如一家水果店，把苹果、香蕉等不同水果的进销存数据分别记录。

确定核查范围：明确要核查哪些商品、哪个时间段的数据。是核查所有商品，还是只核查某一类商品呢？是核查一个月的，还是一个季度的呢？这要根据实际情况来定。就像一家五金店，可能只想核查近期畅销的几种工具的进销存情况。

三、进货核查

进货核查是进销存核查的重要环节，它能确保采购的商品数量、价格等信息准确无误。

核对采购订单和发票：采购订单上记录了我们要采购的商品信息，发票则是实际采购的凭证。要仔细核对两者的商品名称、数量、价格是否一致。比如一家超市采购了一批饮料，采购订单上写着 100 箱可乐，单价 50 元一箱，发票上也应该是同样的信息。如果发现不一致，要及时和供应商沟通。

检查商品质量和数量：商品到货后，要进行质量检查和数量清点。比如一家花店进了一批鲜花，要看看鲜花是否新鲜、有无损坏，同时清点数量是否和订单一致。如果发现质量有问题或者数量不对，要及时处理。

核实采购成本：采购成本包括商品的价格、运费、税费等。要确保这些成本都准确记录。比如一家家具店进了一批沙发，除了沙发的价格，还要把运费、安装费等都算进去，这样才能准确核算成本。在这个过程中，如果觉得手动核算采购成本比较麻烦，容易出错，可以试试建米软件，它能自动计算采购成本，提高核算的准确性和效率。

四、销售核查

销售核查能让我们清楚知道商品的销售情况，以及销售收入是否准确。

核对销售订单和出库单：销售订单记录了客户的购买需求，出库单则是商品出库的凭证。要核对两者的商品名称、数量是否一致。比如一家书店，销售订单上客户要购买 5 本《三国演义》，出库单上也应该是 5 本。如果不一致，可能存在发货错误的情况。

检查销售价格和折扣：要确保销售价格和折扣符合公司的规定。比如一家服装店，某件衣服的标价是 200 元，在促销活动中打 8 折，那么实际销售价格应该是 160 元。如果发现销售价格异常，要及时查明原因。

核实销售收入：销售收入是企业的重要收入来源，要确保其准确无误。通过销售单据和财务记录进行核对，看看实际收到的款项和销售金额是否一致。比如一家电器店，销售了一台电视机，价格是 3000 元，财务记录中也应该收到 3000 元。如果有差异，可能存在收款问题或者财务记录错误。

五、库存核查

库存核查能让我们清楚知道仓库里商品的实际数量和状态，避免库存积压或者缺货。

实地盘点：亲自到仓库去清点商品的数量。可以按照商品的存放位置，逐一进行清点。比如一家仓库里存放着各种日用品，从货架的第一层开始，依次清点洗发水、沐浴露等商品的数量。在盘点过程中，要做好记录，把实际数量和系统记录的数量进行对比。

检查库存状态：看看商品是否有损坏、过期等情况。比如一家食品店，要检查食品的保质期，把快过期的食品及时处理。如果发现商品有损坏，要查明原因，是运输过程中造成的，还是存放不当造成的。

分析库存周转率：库存周转率能反映商品的销售速度。计算公式是：库存周转率=销售成本÷平均库存。比如一家玩具店，一个月的销售成本是 10 万元，平均库存是 2 万元，那么库存周转率就是 5 次。库存周转率越高，说明商品销售得越快。如果发现某些商品的库存周转率很低，可能需要采取促销措施，加快商品的销售。在进行库存管理和分析库存周转率时，如果觉得数据处理和分析比较复杂，建米软件可以帮上忙，它能实时更新库存数据，自动计算库存周转率，为库存管理提供有力支持。

六、差异处理

在进销存核查过程中，难免会发现一些差异。这时候，要及时处理这些差异，找出原因，避免问题再次出现。

查找差异原因：差异可能是由于人为错误、系统故障、供应商问题等原因造成的。比如一家超市，在盘点库存时发现某种饮料的实际数量比系统记录少了 10 瓶。这可能是员工在入库或者出库时记录错误，也可能是供应商发货数量不足。要通过查看相关的单据、询问相关人员等方式，找出差异的原因。

调整数据：根据差异原因，对相关的数据进行调整。如果是记录错误，要及时修改系统中的数据。如果是供应商发货数量不足，要和供应商协商解决，要求补货或者退款。比如一家文具店，发现采购的笔记本数量比发票上少了 20 本，和供应商沟通后，供应商同意补货，这时候就要在系统中调整库存数据。

建立预防措施：为了避免类似的差异再次出现，要建立相应的预防措施。比如加强员工培训，提高员工的操作准确性；定期对系统进行维护和检查，确保系统的正常运行；和供应商建立良好的合作关系，加强对供应商的管理。

以上就是进行进销存核查的一些方法和步骤，希望能帮助大家做好进销存管理工作，让企业的运营更加顺畅。

常见用户关注的问题：

一、进销存核查一般多久进行一次合适？

我听说很多做买卖的朋友都在纠结进销存核查的时间间隔，我就想知道到底多久查一次才合适呢。其实这还得看不同的情况。

1. 企业规模大小

如果是那种小本生意，像街边的小杂货店，货物种类和进出量相对少，可能一个月核查一次就行。因为平时好管理，一个月的时间也能积累一定的数据来分析。但要是大型的连锁超市，每天的货物进出量特别大，可能就得一周甚至更短时间核查一次，不然很容易出现货物混乱的情况。

2. 行业特点

像服装行业，款式更新换代快，流行趋势变化也快，可能就得半个月左右核查一次，这样能及时了解哪些款式畅销，哪些滞销，以便及时调整进货策略。而对于一些日用品行业，产品相对稳定，可能一个季度核查一次也没问题。

3. 业务稳定性

要是企业的业务比较稳定，进货和销售的节奏变化不大，那么可以按照固定的时间间隔核查，比如每个月的最后一天。但如果业务波动大，像遇到促销活动或者旺季，就需要增加核查的频率，以免出现库存积压或者缺货的情况。

4. 数据准确性要求

如果企业对数据的准确性要求很高，需要实时掌握库存和销售情况，那么可能每天都要进行部分数据的核查，然后定期进行全面核查。建米软件就能很好地帮助企业实现数据的实时监控和分析，提高核查的效率和准确性。

二、进销存核查需要准备哪些资料？

朋友说在进行进销存核查的时候，资料准备很关键，我就想知道到底要准备些啥。其实准备充分的资料能让核查工作更顺利。

1. 进货资料

进货发票是很重要的，它能清楚地记录每一批货物的进货时间、数量、价格等信息。还有采购合同，合同里会有详细的采购条款，比如交货时间、质量标准等，这些都能帮助我们在核查时确认进货的准确性。进货的验收单也不能少，它能证明货物是否按照要求验收合格。

2. 销售资料

销售发票能反映出每一笔销售的情况，包括销售时间、数量、金额等。销售订单则记录了客户的需求和订单详情，有助于我们了解销售的来源和去向。还有发货单，它能证明货物是否已经发出，和销售发票相互印证。

3. 库存资料

库存盘点表是必须的，它能直观地显示出当前库存的实际数量。库存明细账则详细记录了每一次库存的变动情况，包括进货、销售、退货等。库存的保管账也很重要，它能反映出库存的保管情况，比如是否有损坏、丢失等。

4. 其他资料

企业的财务报表能从整体上反映企业的经营状况，对进销存核查也有一定的参考作用。还有物流运输单据，它能证明货物的运输情况，确保货物的流转正常。建米软件可以帮助企业整合这些资料，方便管理和核查。

三、进销存核查发现差异该怎么处理？

假如你在进销存核查的时候发现了差异，肯定会很着急，我就想知道该怎么处理这些差异呢。其实不同的差异情况有不同的处理方法。

1. 查明差异原因

要看看是不是数据录入错误，比如在输入进货或者销售数量的时候输错了。也有可能是货物在运输或者保管过程中出现了损坏、丢失的情况。还有可能是销售退货没有及时记录，或者进货没有及时入库等原因。

2. 调整库存数据

如果是数据录入错误，那么要及时更正库存数据，确保数据的准确性。要是因为货物损坏或者丢失，要根据实际情况调整库存数量，同时做好记录。建米软件可以方便地对库存数据进行调整和记录。

3. 追究责任

如果差异是由于人为原因造成的，比如员工的疏忽或者违规操作，那么要追究相关人员的责任。可以根据企业的规定进行相应的处罚，同时要对员工进行培训，提高他们的业务水平和责任心。

4. 完善管理制度

通过分析差异产生的原因，要对企业的进销存管理制度进行完善。比如加强数据录入的审核，规范货物的运输和保管流程，建立健全的销售退货和进货入库制度等。这样可以避免类似的差异再次出现。

四、进销存核查能给企业带来哪些好处？

我想知道很多企业都在做进销存核查，它到底能给企业带来哪些好处呢。其实好处还挺多的。

1. 提高库存管理水平

通过核查，企业可以清楚地了解库存的实际情况，知道哪些货物积压，哪些货物缺货。这样就能及时调整库存结构，减少库存积压，降低库存成本。也能保证货物的供应，避免因缺货而影响销售。

2. 优化采购和销售策略

核查能让企业掌握进货和销售的规律，根据销售情况合理安排采购计划。比如，如果某种产品销售情况好，就可以适当增加进货量；如果销售不佳，就可以减少进货。建米软件可以提供数据分析，帮助企业更好地制定采购和销售策略。

3. 发现企业运营问题

在核查过程中，可能会发现一些企业运营中的问题，比如物流配送效率低、员工操作不规范等。及时发现这些问题并加以解决，可以提高企业的运营效率和管理水平。

4. 保障财务数据准确

准确的进销存数据是企业财务核算的基础。通过核查，可以确保库存成本、销售收入等财务数据的准确性，为企业的财务决策提供可靠的依据。