如何设置进销存管理系统

一、什么是进销存管理系统

简单来说，进销存管理系统就是对企业的进货、销售、库存这三个环节进行管理的一套系统。想象一下，你开了一家小超市，每天都有各种商品进货，也有顾客来买东西，同时仓库里还得时刻清楚每种商品还剩多少。这时候，进销存管理系统就派上用场了，它能帮你把这一系列的事情都安排得明明白白。

进货管理：主要负责记录商品的采购信息，比如从哪个供应商进的货、进了多少、进价是多少等等。就像超市老板从供应商那里进了一批饮料，系统会详细记录这批饮料的相关信息，方便后续查询和统计。

销售管理：记录商品的销售情况，包括卖给了哪个顾客、卖了多少、售价是多少。还是以超市为例，当顾客买了几瓶饮料，系统会马上更新销售数据，这样老板就能知道每天的销售额和销售数量。

库存管理：实时监控商品的库存数量，当库存低于一定数量时，系统会发出提醒，让你及时补货。比如超市里某种饮料库存快没了，系统就会提醒老板赶紧进货，避免出现缺货的情况。

二、设置前的准备工作

在设置进销存管理系统之前，有一些准备工作是必须要做的，就像盖房子要先打好地基一样。

梳理业务流程：你得先清楚自己企业的进货、销售和库存管理流程是怎样的。比如，进货时是先下订单还是直接采购，销售时是先收款还是先发货等等。只有把这些流程梳理清楚了，才能让系统更好地适应企业的实际情况。举个例子，如果你是一家服装店，进货时可能是先和供应商谈好款式和价格，然后下订单，等货物到了再验收付款。那么在设置系统时，就要按照这个流程来设置相应的功能。

整理基础数据：包括商品信息、供应商信息、客户信息等。商品信息要详细记录商品的名称、规格、型号、进价、售价等；供应商信息要记录供应商的名称、联系方式、地址等；客户信息要记录客户的姓名、联系方式、地址等。这些基础数据是系统运行的基础，一定要认真整理。比如，你有一款手机要录入系统，就要把手机的品牌、型号、颜色、内存大小、进价、售价等信息都准确无误地录入进去。

确定系统需求：不同的企业对进销存管理系统的需求是不一样的。比如，有的企业可能需要系统有报表分析功能，能实时查看销售数据和库存数据；有的企业可能需要系统有采购预警功能，当库存低于一定数量时能及时提醒。你要根据自己企业的实际需求来确定系统需要具备哪些功能。

三、选择合适的进销存管理系统

现在市场上的进销存管理系统有很多种，选择一款合适的系统非常重要。

功能适用性：要根据前面确定的系统需求来选择功能合适的系统。比如，如果你是一家电商企业，可能需要系统有和电商平台对接的功能，能自动同步订单信息和库存信息。再比如，如果你是一家生产企业，可能需要系统有生产管理功能，能对生产过程进行管理。

操作便捷性：系统的操作要简单易懂，员工容易上手。如果系统操作太复杂，员工需要花费大量的时间去学习和适应，会影响工作效率。比如，有些系统的界面设计得很人性化，操作步骤也很简单，员工一看就会用；而有些系统的界面设计得很混乱，操作步骤也很繁琐，员工用起来就会很头疼。

数据安全性：企业的进销存数据包含了很多重要的信息，比如商品的进价、售价、客户信息等，这些数据的安全性非常重要。要选择数据安全性高的系统，比如系统要有数据加密功能、备份功能等。举个例子，如果系统没有数据备份功能，一旦遇到电脑故障或者数据丢失的情况，企业的损失就会很大。

这里可以试试建米软件，它能很好地适应不同企业的业务需求，操作也比较简单，员工容易上手，而且在数据安全方面也有保障，能让企业放心使用。

四、系统设置步骤

当你选择好合适的系统后，就可以开始进行系统设置了。

安装与部署：按照系统的安装说明，将系统安装到服务器或者电脑上。如果是云系统，可能只需要在浏览器中登录账号就可以使用了。安装完成后，要进行必要的配置，比如设置服务器地址、数据库连接等。

基础信息设置：把之前整理好的商品信息、供应商信息、客户信息等录入到系统中。在录入商品信息时，要注意分类管理，比如可以按照商品的类别、品牌等进行分类。要设置好商品的单位、税率等信息。

流程设置：根据企业的实际业务流程，设置进货流程、销售流程、库存管理流程等。比如，设置进货流程时，可以设置先下订单、再采购、最后验收的流程；设置销售流程时，可以设置先收款、再发货的流程。

权限设置：为不同的员工设置不同的操作权限，比如仓库管理员只能进行库存管理操作，销售人员只能进行销售操作等。这样可以保证数据的安全性和保密性。

五、系统的测试与优化

系统设置完成后，还需要进行测试和优化。

测试数据录入：录入一些测试数据，模拟企业的实际业务流程，检查系统的各项功能是否正常。比如，录入一笔进货订单，看看系统是否能正确记录订单信息、更新库存信息等。

功能测试：对系统的各项功能进行全面的测试，比如报表分析功能、采购预警功能等。检查这些功能是否能满足企业的实际需求，如果发现问题，要及时进行调整和优化。

用户反馈收集：让员工使用系统一段时间后，收集他们的反馈意见。员工在实际使用过程中可能会发现一些问题或者提出一些改进建议，根据这些反馈意见，对系统进行进一步的优化。

六、系统的维护与更新

系统设置好并投入使用后，还需要进行维护和更新。

数据维护：定期对系统的数据进行备份，防止数据丢失。要清理系统中的垃圾数据，保证系统的运行速度。比如，每月对数据进行一次备份，删除一些过期的订单信息和客户信息等。

系统更新：随着企业业务的发展和市场环境的变化，系统可能需要进行更新和升级。及时关注系统开发商发布的更新信息，根据企业的实际情况进行系统更新。比如，当系统开发商推出了新的功能模块，而企业正好需要这些功能时，就可以进行系统更新。

技术支持：选择有良好技术支持的系统开发商，当系统出现问题时，能及时得到技术人员的帮助。比如，系统在使用过程中出现了故障，技术人员能及时远程协助解决问题，或者上门服务。

以上就是设置进销存管理系统的一些步骤和要点，希望能帮到你。在设置过程中，要根据企业的实际情况进行灵活调整，让系统更好地为企业服务。

常见用户关注的问题：

一、进销存管理系统一般都有哪些功能？

我听说好多企业都在用进销存管理系统，我就想知道它一般都有哪些功能呢。其实啊，进销存管理系统功能还挺多的。

采购管理：它能让采购流程变得更顺畅。比如可以记录采购订单，清楚知道什么时候订了什么货；还能管理供应商信息，选择更合适的供应商合作；也能对采购价格进行监控，避免花冤枉钱；同时可以跟踪采购进度，了解货物什么时候能到。

销售管理：在销售方面作用很大。能记录销售订单，方便和客户沟通；可以管理客户信息，维护好客户关系；还能统计销售数据，分析哪些产品卖得好；也能处理销售退货等情况，让销售流程更完善。

库存管理：这可是核心功能之一。能实时掌握库存数量，避免缺货或者积压；可以进行库存盘点，保证账实相符；能设置库存预警，当库存快没了或者太多了及时提醒；还能管理库存出入库，让库存流动更清晰。

财务管理：和钱有关的都能管。能记录采购和销售的收支情况，清楚企业的资金流向；可以生成财务报表，方便查看企业的盈利状况；能进行成本核算，了解产品的成本；还能处理应收应付账款，避免资金风险。建米软件的进销存管理系统在这些功能上表现就很不错，能很好地满足企业的需求。

二、进销存管理系统适合哪些企业使用？

朋友推荐我了解一下进销存管理系统，我就想知道它适合哪些企业使用呢。其实不同规模和行业的企业都可能用得上。

小型企业：对于小型企业来说，资金和人力都有限。进销存管理系统可以帮助他们用较少的成本管理好采购、销售和库存。比如小超市，用了系统就能清楚知道进了多少货，卖了多少，还剩多少，避免货物积压或者缺货。

中型企业：中型企业业务量相对较大，数据也更复杂。系统可以提高工作效率，减少人为错误。像一些中型的贸易公司，通过系统能更好地管理供应商和客户，提高订单处理速度。

大型企业：大型企业组织架构复杂，部门之间需要协同工作。进销存管理系统可以实现数据的共享和流通，提高企业的整体运营效率。比如大型的制造业企业，能通过系统协调生产、采购和销售等环节。

零售行业：零售企业每天有大量的商品进出。系统可以帮助他们管理商品的种类、价格和库存，提高销售业绩。比如服装店，能通过系统了解哪些款式卖得好，及时补货。建米软件的系统能根据不同企业的特点进行定制，很适合不同类型的企业使用。

三、进销存管理系统的价格大概是多少？

我想知道进销存管理系统的价格大概是多少呢。其实价格受很多因素影响。

功能模块：功能越多价格越高。如果只需要基本的采购、销售和库存管理功能，价格相对较低；要是还需要财务管理、报表分析等高级功能，价格就会贵一些。

企业规模：大型企业需要处理的数据量大，系统的配置要求也高，价格会比小型企业用的系统贵。比如大型企业可能需要更强大的服务器来支持系统运行。

定制化程度：如果企业有特殊的需求，需要对系统进行定制开发，价格会增加。定制开发需要投入更多的人力和时间。

软件品牌：知名品牌的软件价格可能会高一些，因为它们在技术支持、售后服务等方面更有保障。建米软件就是一个不错的品牌，它的价格根据不同的配置和需求来定，性价比还是挺高的。

四、如何选择一款适合自己企业的进销存管理系统？

假如你要选择一款适合自己企业的进销存管理系统，该怎么选呢。这可是个挺重要的事儿。

功能需求：要明确企业的需求。比如企业主要是做批发的，就需要系统有强大的订单管理和库存管理功能；如果是零售企业，可能更注重销售数据的分析和会员管理功能。

易用性：系统要容易操作，员工能快速上手。要是系统操作太复杂，员工不愿意用，那再好的系统也发挥不了作用。

售后服务：软件使用过程中难免会遇到问题，所以要有好的售后服务。能及时解决问题，保证系统的正常运行。

价格：要根据企业的预算来选择。不能只追求功能强大而忽略了价格，也不能只图便宜而选择功能不完善的系统。建米软件在满足企业功能需求的价格也比较合理，还有不错的售后服务，是个可以考虑的选择。