如何用wps来做进销存

一、什么是进销存及用WPS做进销存的好处

简单来说，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如一家小超市，老板要清楚每天进了多少货，仓库里还剩下多少货，卖出去了多少货，这就是最常见的进销存场景。

那为什么要用WPS来做进销存呢？

WPS大家都很熟悉，基本人人都会用，操作门槛低。不像一些专业的进销存软件，还得专门花时间去学习怎么用。WPS是免费的，对于一些小商家或者刚开始创业的人来说，能节省一笔开支。举个例子，小张开了一家文具店，前期资金紧张，用WPS做进销存就不用额外花钱去买软件了。

二、准备工作

明确需求和数据

在开始用WPS做进销存之前，得先搞清楚自己的需求。比如你是一家服装店，那你可能需要记录衣服的款式、颜色、尺码、进货价格、销售价格等信息。要收集好现有的库存数据，这是基础。比如小王接手了一家二手书店，他得先把店里现有的书籍种类、数量、进价等数据统计好。

创建WPS表格文件

打开WPS表格，创建一个新的文件。为了方便管理，可以给文件取一个合适的名字，比如“XX店铺进销存管理表”。然后根据自己的需求，设置好表头，像“商品名称”“进货日期”“进货数量”“销售日期”“销售数量”“库存数量”等。

三、建立进货记录表格

设计表格结构

在WPS表格里，先把表头设置好。第一行依次输入“商品编号”“商品名称”“进货日期”“供应商”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。商品编号可以方便我们快速查找和识别商品，就像每个人都有自己的身份证号一样。

录入进货数据

每次有进货的时候，就按照表格的结构录入数据。比如小李的杂货店进了一批饮料，他就在对应的行里填写饮料的编号、名称、进货日期、供应商、进了多少瓶、每瓶多少钱，然后表格会自动计算出进货金额。这里要注意数据的准确性，不然会影响后面的库存计算。

四、建立销售记录表格

设计销售表格结构

同样在WPS表格里，创建一个销售记录表格。表头可以设置为“商品编号”“商品名称”“销售日期”“客户”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。销售日期能让我们清楚什么时候卖出去的，客户信息方便我们做客户管理。

录入销售数据

每完成一笔销售，就及时把数据录入到表格里。比如小赵的花店卖出去一束玫瑰，他就把玫瑰的编号、名称、销售日期、买花的客户、卖了几枝、每枝多少钱等信息填好，表格会算出销售金额。

五、库存计算与管理

计算库存数量

在WPS表格里，可以用公式来计算库存数量。库存数量=进货数量 - 销售数量。我们可以在库存记录表格里设置一个公式，让表格自动计算。比如在“库存数量”这一列，输入“=进货数量单元格 - 销售数量单元格”，然后向下拖动，表格就会自动计算出每种商品的库存数量。

库存预警设置

为了避免商品断货，我们可以设置库存预警。比如当某种商品的库存数量低于一定数值时，表格会自动提醒我们。在WPS表格里，可以用条件格式来实现。比如设置当库存数量小于10时，单元格背景颜色变成红色，这样我们一眼就能看到哪些商品需要补货了。

六、数据统计与分析

统计进货和销售数据

用WPS表格的函数可以很方便地统计进货和销售数据。比如用SUM函数可以计算出一段时间内的总进货数量和总销售数量，用AVERAGE函数可以算出平均进货单价和平均销售单价。通过这些数据，我们可以了解商品的销售情况和成本情况。

分析销售趋势

我们可以根据销售记录表格，绘制折线图或者柱状图来分析销售趋势。比如每个月的销售数量变化，通过图表我们可以直观地看到哪个月销售好，哪个月销售差，从而调整进货策略。举个例子，通过分析发现每年夏天饮料的销量会大幅上升，那在夏天来临之前就可以多进一些饮料。

七、使用WPS做进销存的注意事项

数据安全与备份

数据很重要，一定要做好安全和备份。可以定期把WPS表格文件保存到移动硬盘或者云盘里，避免因为电脑故障或者其他原因导致数据丢失。比如老张的电脑突然死机了，如果他没有备份数据，那之前的进销存记录可能就没了。

及时更新数据

每次有进货或者销售的时候，要及时把数据录入到表格里。如果不及时更新，库存数量就不准确了，可能会导致断货或者积压库存。比如小王的文具店卖出去了一批笔，但是他没有及时录入销售数据，结果又进了很多笔，导致库存积压。

八、建米软件的推荐

虽然用WPS做进销存很方便，但当企业规模逐渐扩大，业务变得复杂时，可能就会遇到一些问题，比如数据处理速度慢、功能不够用等。这时候可以试试建米软件，它专门针对企业的进销存管理，能快速处理大量数据，还能提供更丰富的功能，像多仓库管理、采购和销售订单管理等，能帮助企业更高效地管理进销存业务。

以上就是用WPS做进销存的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助到大家。

常见用户关注的问题：

一、用WPS做进销存能满足企业日常需求吗？

我听说很多小老板想用WPS来做进销存，就想知道它到底能不能满足企业日常的那些需求呢。毕竟企业每天进进出出那么多货，数据管理啥的都得跟上。

功能方面

基础功能：WPS有表格功能，能记录进货、销售和库存的基本数据，比如进货日期、商品名称、数量、价格等，简单的流水账记录没问题。

数据计算：可以用公式进行简单的计算，像计算库存金额、销售利润等。

数据整理：能对数据进行排序、筛选，方便查找特定的进货或销售记录。

扩展性：如果企业需求简单，还可以通过宏等功能进行一定的扩展，实现自动化操作。

局限性方面

复杂业务处理：对于复杂的业务流程，比如多仓库管理、批次管理等，WPS处理起来就比较吃力。

实时性：多人同时操作时，数据实时更新可能会有延迟，影响数据的准确性。

安全性：数据存储在本地，安全性相对较低，容易丢失或损坏。

分析功能：虽然能做简单计算，但对于深入的数据分析和报表生成，不如专业的进销存软件。像建米软件这种专业的进销存软件，在复杂业务处理和数据分析方面就有很大优势。

二、用WPS做进销存需要具备哪些技能？

朋友说想用WPS做进销存，可又担心自己没那本事。我就想知道到底得具备哪些技能才能用WPS做好进销存呢。

表格操作技能

数据录入：要能快速准确地将进货、销售和库存数据录入到表格中。

格式设置：会设置表格的格式，比如字体、颜色、对齐方式等，让表格看起来清晰易读。

行列调整：根据数据的多少，合理调整表格的行高和列宽。

数据排序：掌握按不同字段对数据进行排序的方法，方便查找和分析。

公式运用技能

基本公式：像求和、平均值、计数等基本公式要熟练使用，用于计算库存总量、平均价格等。

条件公式：学会使用条件公式，比如IF函数，根据不同条件进行数据判断和计算。

关联公式：能运用VLOOKUP等关联公式，在不同表格之间查找和引用数据。

公式嵌套：对于复杂的计算，要会进行公式嵌套，实现更精确的计算。

数据处理技能

数据筛选：可以根据特定条件筛选出需要的数据，比如筛选出某个时间段内的进货记录。

数据透视表：学会使用数据透视表，对大量数据进行汇总和分析。

图表制作：能将数据制作成图表，如柱状图、折线图等，直观展示数据变化趋势。

数据备份：定期对数据进行备份，防止数据丢失。如果觉得用WPS做进销存太麻烦，也可以考虑建米软件这种专业的进销存管理工具。

三、WPS做的进销存表格数据安全吗？

我想知道用WPS做的进销存表格，里面的数据到底安不安全啊。毕竟企业的进货、销售数据可都是机密呢。

本地存储风险

硬件故障：如果电脑硬盘损坏、主板故障等，存储在本地的WPS进销存表格数据可能会丢失。

病毒攻击：电脑感染病毒后，病毒可能会破坏或篡改表格数据。

误操作：用户不小心删除、覆盖表格，或者错误修改数据，都会导致数据不准确或丢失。

多人操作冲突：多人同时在本地操作表格，可能会出现数据冲突，导致数据不一致。

网络传输风险

网络安全：如果通过网络共享表格，网络存在安全漏洞，数据可能会被窃取或篡改。

云存储风险：使用WPS云存储时，云服务提供商可能存在数据泄露的风险。

权限管理：如果对共享表格的人员权限设置不当，可能会导致敏感数据被不当访问。

数据恢复困难：一旦数据丢失或损坏，恢复数据可能比较困难，尤其是没有定期备份的情况下。而建米软件有专业的数据安全保障机制，能更好地保护企业的进销存数据。

四、用WPS做进销存和专业软件相比有什么优势和劣势？

朋友推荐用WPS做进销存，可我又听说专业软件更好。我就想知道它们相比，WPS到底有啥优势和劣势呢。

优势方面

成本低：WPS有免费版，基本功能可以满足简单需求，不用额外花钱购买软件。

易上手：很多人都熟悉WPS的操作，不需要专门培训就能使用。

灵活性：可以根据企业自身需求，自由设计表格格式和内容。

通用性：WPS是通用办公软件，文件兼容性好，方便与其他文档协作。

劣势方面

功能有限：对于复杂的业务流程和管理需求，WPS的功能不如专业软件强大。

数据处理能力弱：在处理大量数据和实时数据更新方面，专业软件更有优势。

安全性低：前面也提到了，WPS的数据安全保障相对较弱。

缺乏专业支持：遇到问题时，没有专业软件那样完善的技术支持和售后服务。如果企业业务复杂，对进销存管理要求高，建米软件这类专业软件可能是更好的选择。