如何用excel建立一个进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 建立的好处

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。就好比一家小超市，老板要清楚每天进了多少货，仓库里还剩多少货，又卖出去了多少货，这就是一个典型的进销存场景。

使用 Excel 建立进销存系统有不少好处：Excel 几乎是大家电脑里都有的软件，不需要额外花钱去购买专门的进销存软件。它的操作相对简单，只要你会基本的表格操作，就能上手。而且，Excel 很灵活，可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容。比如说，你可以根据商品的种类、销售的时间段等不同维度来设计表格。

二、准备工作

明确需求：在动手建立之前，你得先想清楚自己要管理哪些信息。还是以小超市为例，你要管理的可能有商品的名称、规格、进价、售价、进货数量、销售数量、库存数量等。不同的企业，需求可能会有所不同。比如一家服装店，可能还需要记录衣服的颜色、尺码等信息。

规划表格结构：根据前面明确的需求，来规划表格的结构。一般来说，我们可以把表格分成几个部分，比如进货表、销售表、库存表。进货表主要记录每次进货的详细信息，销售表记录每笔销售的情况，库存表则实时反映商品的库存数量。

收集基础数据：把商品的基本信息收集起来，包括商品的编号、名称、规格、进价、售价等。这些数据就像是建造房子的砖块，是建立进销存系统的基础。

三、建立进货表

表头设计：进货表的表头可以包括进货日期、供应商名称、商品编号、商品名称、规格、进货数量、进货单价、进货金额等。举个例子，进货日期能让你清楚什么时候进的货，供应商名称方便你和供应商进行沟通和结算。

数据录入：每次进货的时候，就把相关的数据录入到进货表中。比如，你进了一批苹果，进货日期是 2024 年 10 月 1 日，供应商是 XX 果园，商品编号是 001，商品名称就是苹果，规格是每箱 10 斤，进货数量是 20 箱，进货单价是 50 元/箱，那么进货金额就是 20×50 = 1000 元。

数据计算：进货金额可以通过进货数量和进货单价自动计算得出。在 Excel 中，你可以使用公式来实现。比如，在进货金额这一列的单元格中输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就可以自动计算出进货金额。当你录入新的进货数据时，这个公式会自动更新计算结果。

四、建立销售表

表头设计：销售表的表头可以有销售日期、客户名称、商品编号、商品名称、规格、销售数量、销售单价、销售金额等。销售日期能帮助你分析不同时间段的销售情况，客户名称方便你进行客户管理。

数据录入：每完成一笔销售，就把相应的数据录入到销售表中。假如你在 2024 年 10 月 5 日把 5 箱苹果卖给了一位客户，客户名称是 XX 水果店，销售单价是 60 元/箱，那么销售金额就是 5×60 = 300 元。

数据计算：和进货表一样，销售金额也可以通过销售数量和销售单价自动计算。在销售金额这一列使用相应的公式进行计算。

五、建立库存表

表头设计：库存表的表头主要有商品编号、商品名称、规格、期初库存数量、本期进货数量、本期销售数量、期末库存数量等。期初库存数量就是一开始仓库里有的商品数量。

数据关联：本期进货数量可以从进货表中引用过来，本期销售数量可以从销售表中引用过来。在 Excel 中，可以使用 VLOOKUP 等函数来实现数据的引用。比如说，你要在库存表中引用进货表中的本期进货数量，就可以使用 VLOOKUP 函数根据商品编号来查找对应的进货数量。

库存计算：期末库存数量 = 期初库存数量 + 本期进货数量 - 本期销售数量。在 Excel 中设置好这个公式，当进货表和销售表中的数据发生变化时，库存表中的期末库存数量会自动更新。

六、数据统计与分析

进货统计：可以统计一段时间内的进货总数量、总金额，还可以按照商品种类、供应商等进行分类统计。比如，统计 10 月份从 XX 供应商进的水果的总金额。在 Excel 中，可以使用数据透视表来快速实现这些统计功能。

销售统计：统计一段时间内的销售总数量、总金额，分析不同商品的销售情况。例如，看看哪个商品在某个月的销量最高。同样可以使用数据透视表来进行销售数据的统计和分析。

库存分析：分析库存的周转率，看看哪些商品库存积压，哪些商品库存不足。库存周转率 = 销售成本 / 平均库存余额。通过分析库存周转率，你可以及时调整进货策略。

七、可能遇到的问题及解决办法

数据错误：在录入数据的时候，可能会不小心输错数字。比如把进货数量 20 输成了 200。解决办法就是在录入数据后仔细核对，也可以设置数据验证，限制输入的范围。

公式错误：如果公式设置不正确，计算结果就会出错。比如在计算进货金额时，公式中的单元格引用错误。这时候要仔细检查公式，确保引用的单元格正确。

数据丢失：电脑死机、突然断电等情况可能会导致数据丢失。所以要养成定期保存文件的习惯，也可以设置自动保存功能。

八、建米软件的推荐

当你的业务规模逐渐扩大，Excel 可能就有点力不从心了，比如数据量太大时，Excel 的计算速度会变慢，而且数据的安全性和共享性也会受到限制。这时候可以试试建米软件，它可以实现进销存数据的高效管理，能快速处理大量的数据，而且数据的安全性有保障。它还支持多人同时在线操作，方便团队协作。

以上就是用 Excel 建立一个进销存系统的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 建立进销存难不难呀？

我就想知道，很多人都在问用 Excel 建立进销存难不难。其实吧，这事儿说难也难，说不难也不难。下面我给大家唠唠。

基础操作方面：如果你对 Excel 的基本功能，像数据录入、公式运用这些都比较熟悉，那建立一个简单的进销存表格不算难。就好比你会走路了，再去跑个小短程，稍微适应下就行。但要是你对 Excel 一知半解，那可能就会觉得有点头大。

数据量大小：要是你的业务数据量比较小，每天就那么几笔进出货记录，那用 Excel 建立进销存很轻松，就像搭个小积木房子。可要是数据量特别大，每天有成百上千笔记录，Excel 处理起来可能就会力不从心，容易卡顿，这时候就像用小推车去拉大山，有点费劲。

功能需求复杂程度：如果只是简单的记录进货、出货和库存数量，Excel 完全能胜任。但要是你还想有自动预警、数据分析等复杂功能，Excel 可能就没办法很好地实现了，就像普通自行车没办法像赛车一样在赛道上飞驰。

个人学习能力：学习能力强的人，遇到问题能快速去查找资料、学习解决办法，那建立进销存对他们来说可能就是个小挑战。而学习能力弱一点的人，可能遇到一个小问题就会被卡住，觉得很难。其实，要是觉得 Excel 搞不定复杂的进销存管理，也可以考虑建米软件，它功能强大，能轻松应对各种复杂的进销存需求。

二、Excel 建立的进销存准确不？

朋友推荐我研究下 Excel 建立的进销存准不准确。这确实是大家很关心的问题。下面来仔细说说。

人为录入因素：Excel 里的数据全靠人手动录入，要是录入的时候粗心大意，输错了数字或者信息，那整个进销存数据就会不准确。就像建房子的时候，一块砖放错了位置，可能就会影响整栋房子的稳固。

公式设置问题：在计算库存数量、成本等数据的时候，需要设置公式。如果公式设置错误，那计算出来的结果肯定就不对。就像做菜的时候调料放错比例，味道肯定就不对了。

数据更新及时性：要是有新的进货或者出货记录，没有及时更新到 Excel 表格里，那库存数据就会和实际情况不符。就像你知道今天有客人要来，却没提前准备好饭菜一样。

数据完整性：有时候可能会遗漏一些数据，比如赠品、损耗等，这些没记录到 Excel 里，也会影响进销存的准确性。如果 Excel 难以保证准确性，建米软件能实时更新数据，自动计算，大大提高准确性。

三、Excel 进销存能长期用不？

我听说很多人都在纠结 Excel 进销存能不能长期用。这确实得好好分析分析。

业务发展情况：要是你的业务一直比较稳定，数据量变化不大，那 Excel 进销存可以长期用。但要是业务不断发展壮大，数据量越来越大，Excel 可能就满足不了需求了。就像小时候的衣服，长大了就穿不下了。

功能拓展需求：随着企业的发展，可能会有更多的功能需求，比如和其他系统对接、实现移动办公等。Excel 在这方面的拓展性比较差，很难满足这些需求。就像一辆普通汽车，没办法改装成赛车去参加比赛。

数据安全问题：Excel 文件一般保存在本地电脑上，如果电脑出现故障、丢失或者被盗，数据就可能丢失。而且 Excel 的数据安全防护功能相对较弱，容易被他人获取。就像把贵重物品放在一个没有锁的柜子里。

维护成本：长期使用 Excel 进销存，需要花费时间和精力去维护表格，比如更新公式、整理数据等。如果业务繁忙，可能就会顾不过来。这时候可以考虑建米软件，它能长期稳定使用，功能不断拓展，数据安全有保障，维护成本也低。

四、有没有 Excel 进销存的模板可以用呀？

我想知道有没有 Excel 进销存的模板可以用。其实网上有很多这样的模板。下面给大家说说。

模板获取途径：可以在各大办公软件论坛、资源网站上搜索，能找到很多免费的模板。也可以在 Excel 自带的模板库中查找，里面也有一些基础的进销存模板。就像去不同的超市都能买到自己想要的东西。

模板适用性：不同的模板适用于不同的业务类型。有些模板可能适合小型零售店铺，有些可能适合生产企业。所以在选择模板的时候，要根据自己的业务特点来选。就像买衣服要选适合自己尺码和风格的。

模板修改难度：有些模板的格式和内容比较固定，修改起来可能比较麻烦。而有些模板设计得比较灵活，修改起来就相对容易。要是模板不适合自己的需求，还得花时间去调整。

模板质量差异：网上的模板质量参差不齐，有些可能存在公式错误、数据格式不规范等问题。所以在使用模板之前，要仔细检查和测试。要是觉得模板都不太满意，建米软件有专业的进销存模板，质量有保障，还能根据需求定制。