如何用excel制作进销存财务系统

一、为什么用 Excel 做进销存财务系统

在日常的小生意或者小型企业管理中，进销存财务系统是非常重要的。它可以帮助我们清晰地记录商品的进货、销售和库存情况，以及与之相关的财务信息。那为什么选择用 Excel 来制作呢？其实，Excel 是大家比较熟悉的办公软件，很多人都有一定的使用基础，不需要额外花费大量时间去学习新软件的操作。而且它的灵活性很高，我们可以根据自己的实际需求来设计系统的样式和功能。

1. 成本低

对于一些小商家或者刚开始创业的人来说，购买专业的进销存财务软件可能会有一定的经济压力。而 Excel 是办公软件套装里常见的工具，基本上大家的电脑里都有安装，不需要额外花钱去购买软件，能帮我们节省不少成本。比如说，一个刚开的小文具店老板，前期资金比较紧张，用 Excel 来做进销存财务系统就再合适不过了。

2. 易上手

就算你没有什么专业的编程知识，只要会使用 Excel 的基本功能，像输入数据、设置公式这些，就能动手制作一个简单的进销存财务系统。举个例子，一个兼职做手工饰品生意的大学生，她虽然没有接触过专业的财务软件，但通过简单的 Excel 操作，就能记录自己饰品的进货、销售和库存情况。

二、制作前的准备工作

在开始用 Excel 制作进销存财务系统之前，我们得先做好一些准备工作，这样才能让后续的制作过程更加顺利。

1. 明确需求

不同的生意类型和规模，对进销存财务系统的需求是不一样的。比如一家服装店，可能需要记录衣服的款式、颜色、尺码、进货价格、销售价格等信息；而一家水果店，可能更关注水果的品种、进货量、销售量和库存保质期等。所以我们要先想清楚自己需要在系统里记录哪些信息，以及要实现什么样的功能，比如是否需要自动计算成本、利润等。

2. 规划表格结构

确定好需求之后，就要开始规划系统的表格结构了。一般来说，进销存财务系统至少需要有进货表、销售表和库存表这三个基本表格。进货表要记录进货的日期、供应商、商品名称、数量、单价等信息；销售表要记录销售的日期、客户、商品名称、数量、单价等信息；库存表则要实时反映商品的库存数量。我们可以先在纸上画一个简单的表格框架，把各个表格的列名和大致内容规划好。

3. 收集数据

在制作系统之前，我们要把现有的商品信息、进货记录、销售记录等数据收集整理好。这些数据是我们制作系统的基础，只有数据准确完整，做出来的系统才能发挥作用。比如，一家超市在制作进销存财务系统之前，要把仓库里所有商品的名称、数量、进价、售价等信息都统计清楚。

三、创建基本表格

做好准备工作之后，就可以开始在 Excel 里创建基本表格了。

1. 进货表

打开 Excel 新建一个工作表，命名为“进货表”。在第一行依次输入列名，比如“进货日期”“供应商”“商品名称”“商品编号”“数量”“单价”“金额”等。这里的商品编号可以方便我们对商品进行管理和查询。然后从第二行开始，就可以输入具体的进货记录了。例如，3 月 1 日从供应商 A 进了 100 件商品 X，单价是 20 元，那么在对应的单元格里依次输入 3 月 1 日、供应商 A、商品 X、对应的编号、100、20，金额那一列可以通过在单元格里输入公式“=数量单价”来自动计算得出 2000 元。

2. 销售表

再新建一个工作表，命名为“销售表”。同样在第一行输入列名，像“销售日期”“客户”“商品名称”“商品编号”“数量”“单价”“金额”等。和进货表类似，从第二行开始输入销售记录。比如 3 月 5 日把 50 件商品 X 卖给了客户 B，单价是 30 元，在相应单元格输入 3 月 5 日、客户 B、商品 X、编号、50、30，金额通过公式计算得出 1500 元。

3. 库存表

新建第三个工作表，命名为“库存表”。列名可以设置为“商品名称”“商品编号”“期初库存”“本期进货”“本期销售”“期末库存”等。期初库存就是刚开始制作系统时商品的库存数量，本期进货和本期销售可以通过引用进货表和销售表的数据来自动计算。比如商品 X 的期初库存是 200 件，通过公式引用进货表得知本期进货 100 件，引用销售表得知本期销售 50 件，那么期末库存那一列可以通过公式“=期初库存+本期进货 - 本期销售”计算得出 250 件。

四、设置数据关联和公式计算

为了让进销存财务系统能够自动更新数据和计算相关信息，我们需要设置数据关联和公式计算。

1. 数据关联

在库存表中，“本期进货”和“本期销售”的数据可以通过 VLOOKUP 函数来引用进货表和销售表的数据。以“本期进货”为例，在库存表的“本期进货”单元格里输入公式“=VLOOKUP(商品编号,进货表!$D$2:$F$100,3,0)”，这里的商品编号是库存表中对应商品的编号，进货表!$D$2:$F$100 表示在进货表的 D2 到 F100 这个区域查找，3 表示返回该区域第三列的数据，0 表示精确匹配。通过这样的设置，库存表就能自动获取进货表中的进货数量。同理，“本期销售”也可以用类似的方法引用销售表的数据。

2. 成本和利润计算

我们还可以在销售表中设置公式来计算成本和利润。成本可以通过引用进货表的单价乘以销售数量来计算，利润则是销售金额减去成本。比如在销售表中添加“成本”和“利润”两列，在“成本”单元格输入公式“=VLOOKUP(商品编号,进货表!$D$2:$F$100,2,0)数量”，“利润”单元格输入公式“=金额 - 成本”。这样，每输入一条销售记录，系统就能自动计算出成本和利润。

五、美化和完善系统

做好基本的表格和公式设置之后，我们可以对系统进行美化和完善，让它更加实用和美观。

1. 表格美化

可以给表格添加边框、设置字体颜色和大小、调整列宽和行高，让表格看起来更加清晰易读。比如把标题行的字体加粗、设置为不同的颜色，给表格的边框设置成深色，这样能让表格的结构更加分明。

2. 数据验证

为了保证输入数据的准确性，我们可以设置数据验证。比如在进货表和销售表的“数量”列，设置数据验证为只能输入正整数，这样可以避免输入错误的数据。具体操作是选中“数量”列，点击数据验证，在设置里选择整数，然后设置最小值为 1。

3. 图表制作

我们还可以制作一些图表来直观地展示数据。比如根据库存表的数据制作柱状图，展示不同商品的库存数量；根据销售表的数据制作折线图，展示销售额的变化趋势。通过图表，我们能更直观地了解生意的运营情况。

六、使用专业软件的补充建议

虽然用 Excel 可以制作一个简单的进销存财务系统，但随着生意的发展和业务量的增加，Excel 可能会显得力不从心。比如数据量太大时，表格的计算速度会变慢，而且数据安全也可能存在隐患。这时候可以试试建米软件，它是一款专业的企业管理软件，能处理大量的进销存和财务数据，操作简单便捷，还能保障数据的安全和稳定，让你的生意管理更加高效。

以上就是用 Excel 制作进销存财务系统的详细步骤和方法，希望能帮助到你。在实际使用过程中，你可以根据自己的需求不断调整和完善系统，让它更好地为你的生意服务。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 制作进销存财务系统难不难？

我就想知道，用 Excel 制作进销存财务系统到底难不难呢。感觉 Excel 平时用着挺简单的，但是要用来做这么专业的系统，心里还是有点打鼓。

难度受自身基础影响：如果你本身对 Excel 的函数、公式运用很熟练，比如 VLOOKUP、SUMIF 这些函数信手拈来，那制作起来可能相对轻松一些。要是基础薄弱，可能就会觉得有点难。

系统复杂程度：简单的进销存财务系统，只涉及基本的进出货记录和简单的财务计算，难度相对较低。但如果要包含库存预警、成本核算、多部门数据整合等复杂功能，那难度就大大增加了。

数据量大小：数据量小的时候，Excel 处理起来还比较轻松。但当数据量非常大，成千上万条记录时，Excel 的运算速度会变慢，而且容易出错，这也会增加制作和维护系统的难度。

缺乏专业指导：如果没有相关的教程或者专业人士指导，自己摸索的话，可能会走很多弯路，遇到问题也不知道怎么解决，会觉得制作过程困难重重。而像建米软件这类专业的系统，有专业的技术支持和教程，能在一定程度上降低难度。

二、Excel 制作的进销存财务系统能满足企业长期需求吗？

朋友推荐说 Excel 可以做进销存财务系统，我就想知道它能不能满足企业长期需求呢。企业发展是个长期的过程，系统得能跟得上才行。

功能扩展性方面：Excel 制作的系统功能扩展比较受限。随着企业业务的增长，可能需要增加新的功能模块，比如客户关系管理、供应商评估等，Excel 很难快速、方便地实现这些扩展。而建米软件具有良好的扩展性，可以根据企业的发展随时添加新功能。

数据安全性：Excel 文件容易丢失、损坏，而且数据的保密性较差。企业长期运营积累的大量重要数据，如果只依靠 Excel 存储，一旦出现意外情况，损失可能很大。建米软件有专业的数据安全保障机制，能更好地保护企业数据。

数据处理能力：长期来看，企业的数据量会不断增加。Excel 在处理大规模数据时，性能会逐渐下降，可能会出现卡顿、死机等情况。建米软件采用专业的数据库，能够高效处理大量数据。

团队协作性：企业是一个团队在运作，多个部门可能都需要使用进销存财务系统。Excel 不利于多人同时协作，容易出现数据冲突等问题。建米软件支持多人在线协作，能提高工作效率。

三、用 Excel 制作进销存财务系统需要掌握哪些知识？

我听说用 Excel 能做进销存财务系统，我就想知道需要掌握哪些知识呢。感觉要做这个系统，肯定得有点真本事才行。

Excel 基本操作：这是基础中的基础，像单元格的编辑、数据的输入输出、表格的格式设置等都要熟练掌握。只有把这些基本功打好，才能进一步进行系统的搭建。

函数与公式运用：很多数据的计算和处理都要依靠函数和公式。比如用 SUM 函数求和，用 IF 函数进行条件判断，用 VLOOKUP 函数进行数据查找等。掌握这些函数能让数据处理更加高效准确。

数据透视表：数据透视表可以对大量数据进行快速汇总和分析，能帮助我们从不同角度查看数据，发现数据中的规律和问题。在进销存财务系统中，用数据透视表可以快速了解库存情况、销售情况等。

图表制作：通过图表可以更直观地展示数据，比如用柱状图展示不同时间段的销售数据，用折线图展示库存的变化趋势等。这有助于企业管理者快速了解系统中的数据情况。如果觉得 Excel 制作图表和系统搭建比较复杂，也可以考虑建米软件，它能更方便地实现数据的可视化展示。

四、Excel 制作的进销存财务系统和专业软件比有什么优缺点？

我想知道，Excel 制作的进销存财务系统和专业软件比起来，到底有啥优缺点呢。感觉各有各的好处，但也得清楚它们的不足才行。

优点方面：

成本低：Excel 是大多数电脑都自带的软件，不需要额外购买其他软件，对于一些小型企业或者个体经营者来说，能节省不少成本。

灵活性高：可以根据自己的需求随意定制系统的格式和功能，只要自己会操作 Excel，想怎么改就怎么改。

容易上手：很多人都对 Excel 有一定的了解，不需要专门花大量时间去学习新的软件操作。

缺点方面：

功能有限：和专业软件如建米软件相比，Excel 制作的系统功能不够全面和强大，无法实现一些复杂的业务流程和数据分析。

数据安全性差：前面也提到过，Excel 文件容易出现各种问题，数据安全得不到很好的保障。

维护困难：随着企业业务的变化，系统需要不断更新和维护，Excel 制作的系统维护起来比较麻烦，而专业软件有专业的团队进行维护和升级。