如何用excel制作进销存管理

一、进销存管理和Excel的关系

在日常的生意经营里，不管是小店铺还是小工厂，都需要对货物的进货、销售和库存情况进行管理，这就是进销存管理。简单来说，进货就是把商品采购进来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。做好进销存管理，能让我们清楚知道自己有多少货、卖了多少、还需要进多少货，避免出现缺货或者积压货物的情况。

而Excel是我们电脑里常见的办公软件，它就像一个功能强大的电子表格。它可以方便地记录数据、进行计算和分析。用Excel来做进销存管理，不需要复杂的操作，只要会基本的表格输入和简单的公式运用，就能轻松上手。比如，小超市老板可以用Excel记录每天进了多少瓶饮料、卖了多少瓶、还剩下多少瓶，这样就能随时掌握饮料的销售和库存情况。

二、制作前的准备工作

明确管理需求：不同的生意，进销存管理的需求也不一样。比如服装店，需要记录衣服的款式、颜色、尺码等信息；而水果店可能只需要记录水果的品种和重量。所以在开始制作之前，要先想清楚自己需要管理哪些信息。比如开一家文具店，就需要记录文具的名称、品牌、进货价格、销售价格等。

规划表格结构：这就好比盖房子要先设计好图纸。要确定需要哪些表格，每个表格里有哪些列。一般来说，进销存管理至少需要进货表、销售表和库存表。进货表可以包含进货日期、商品名称、数量、进货单价等列；销售表可以有销售日期、商品名称、数量、销售单价等列；库存表则要记录商品名称、期初库存、进货数量、销售数量、期末库存等信息。

收集基础数据：把现有的商品信息、供应商信息、客户信息等收集起来。比如，整理出所有商品的清单，包括商品的名称、规格、进价、售价等。记录好供应商的联系方式和客户的购买记录，这些数据将是后续表格填写的基础。

三、创建进货表

表头设计：在Excel工作表的第一行输入表头信息。常见的表头有“进货日期”“商品名称”“商品编号”“供应商”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。“进货日期”能让我们知道什么时候进的货；“商品编号”可以方便我们快速查找商品；“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”自动计算得出。

数据录入：从第二行开始，按照实际的进货情况依次录入数据。比如，3月1日从供应商A进了100个笔记本，每个笔记本的进价是5元，那么就在“进货日期”列输入“3月1日”，“商品名称”列输入“笔记本”，“供应商”列输入“供应商A”，“进货数量”列输入“100”，“进货单价”列输入“5”，“进货金额”列可以通过公式“=进货数量进货单价”自动计算出结果为“500”。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如，在“商品名称”列设置下拉菜单，把所有商品的名称列出来，这样在录入数据时就只能从下拉菜单中选择，避免输入错误的商品名称。

四、创建销售表

表头设置：销售表的表头可以有“销售日期”“商品名称”“商品编号”“客户”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。“销售日期”能让我们了解销售的时间分布；“客户”信息有助于我们分析客户的购买习惯。

销售记录填写：根据实际的销售情况填写表格。例如，3月5日卖给客户B 20个笔记本，每个笔记本的售价是8元，就在“销售日期”列输入“3月5日”，“商品名称”列输入“笔记本”，“客户”列输入“客户B”，“销售数量”列输入“20”，“销售单价”列输入“8”，“销售金额”列通过公式“=销售数量销售单价”计算得出“160”。

与进货表关联：可以通过商品编号等信息，将销售表和进货表关联起来。这样就能清楚知道每个商品的进货来源和销售情况。比如，通过商品编号可以查看某个商品的进货批次、进货价格等信息。

五、创建库存表

库存表结构：库存表的表头通常有“商品名称”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”等。“期初库存”就是一开始的库存数量；“本期进货数量”可以从进货表中获取；“本期销售数量”从销售表中获取；“期末库存”可以通过公式“=期初库存+本期进货数量 - 本期销售数量”计算得出。

数据引用：使用Excel的函数来引用进货表和销售表中的数据。比如，在“本期进货数量”列使用SUMIF函数，根据商品名称从进货表中统计该商品的进货总数；在“本期销售数量”列使用同样的方法从销售表中统计销售总数。

库存预警设置：为了避免缺货情况的发生，可以设置库存预警。比如，当某个商品的期末库存低于一定数量时，单元格会自动变色提醒。可以通过条件格式来实现这一功能。

六、数据计算与分析

计算进货成本和销售利润：在进货表中可以计算出总的进货成本，通过SUM函数对“进货金额”列求和。在销售表中计算总的销售金额，同样使用SUM函数。销售利润可以通过“销售金额 - 进货成本”得出。比如，一段时间内进货成本是5000元，销售金额是8000元，那么销售利润就是3000元。

分析销售趋势：可以制作图表来直观地分析销售趋势。比如，用折线图展示每个月的销售金额变化情况，这样就能清楚看到销售是上升还是下降。通过分析销售趋势，可以调整进货策略，比如销售上升时适当增加进货量。

库存周转率分析：库存周转率反映了库存的周转速度。计算公式是“销售成本/平均库存”。库存周转率越高，说明库存周转越快，资金占用时间越短。通过分析库存周转率，可以优化库存管理，避免库存积压。

七、使用技巧和注意事项

公式运用技巧：除了前面提到的基本公式，还可以使用VLOOKUP函数进行数据查找和匹配。比如，在销售表中通过商品编号查找进货表中的进货单价。使用IF函数可以进行条件判断，比如根据销售数量判断是否给予客户折扣。

数据保护：为了防止数据被误删或修改，可以对重要的工作表进行保护。设置密码后，只有输入正确密码才能对表格进行修改。定期备份数据，避免数据丢失。

持续更新表格：进销存管理是一个动态的过程，每天都有新的进货和销售情况。所以要及时更新进货表、销售表和库存表的数据，保证数据的及时性和准确性。

八、建米软件的推荐

当你的生意规模逐渐扩大，进销存管理变得越来越复杂时，Excel可能会显得力不从心，比如数据处理速度变慢、难以进行复杂的数据分析等。这时候可以试试建米软件，它能自动处理大量的进销存数据，快速生成各种报表和分析图表，让管理变得更加轻松高效。

以上就是用Excel制作进销存管理的详细方法，希望能帮助你更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、Excel 制作进销存管理表格需要掌握哪些基本操作？

我听说很多人都想用 Excel 做进销存管理表格，但又不知道从哪入手，我就想知道到底得掌握啥基本操作呢。下面就来唠唠。

数据录入：这可是最基础的，得会把进货、销售和库存的相关数据准确地填到表格里。比如商品名称、数量、单价、日期这些都得填对。

公式运用：像求和、求平均值、计算总价这些公式得会用。比如计算进货总价，就可以用数量乘以单价的公式。

排序与筛选：排序能让数据更有条理，筛选则可以快速找到你想要的数据。比如按日期排序，或者筛选出某个时间段的销售数据。

数据图表制作：把数据做成图表，能更直观地看出进销存的情况。像柱状图可以对比不同商品的销售数量。

表格格式设置：让表格看起来清晰美观，比如设置字体、颜色、边框这些。这样查看数据的时候也更舒服。

二、用 Excel 制作进销存管理系统有什么优缺点？

朋友说 Excel 做进销存管理系统挺方便的，但也有人说有不少问题，我就想知道到底有啥优缺点呢。下面来仔细说说。

优点方面：

成本低：Excel 基本上大家电脑里都有，不用额外花钱买软件，能省不少成本。

容易上手：操作相对简单，有点电脑基础的人都能很快学会，不用专门去培训。

灵活性高：可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容，想怎么改就怎么改。

数据处理方便：能快速对数据进行计算、分析和整理，提高工作效率。

缺点方面：

数据安全性低：容易丢失或损坏，一旦出问题，数据可能就没了。

功能有限：对于复杂的进销存管理需求，Excel 可能就有点力不从心了。

协作性差：多人同时操作不太方便，容易出现数据冲突。

数据准确性难保证：手动录入数据容易出错，而且检查起来也比较麻烦。

三、如何保证 Excel 进销存管理表格的数据准确性？

我就想知道，用 Excel 做进销存管理表格，咋保证数据准确呢？这可是很关键的事儿。下面就来聊聊。

规范数据录入流程：制定一个统一的录入标准，比如规定好日期的格式、商品名称的写法等，这样能减少录入错误。

双人核对：录入完数据后，让另一个人再核对一遍，两个人检查总比一个人靠谱。

定期数据校验：隔一段时间就对数据进行检查，看看有没有异常，比如数量不对、金额不符这些。

设置数据验证：在 Excel 里设置一些规则，比如限定输入的范围、数据类型等，防止输入错误的数据。

及时更新数据：有新的进货、销售情况，要马上更新表格，保证数据的及时性和准确性。

四、Excel 进销存管理表格能否替代专业的进销存管理软件？

朋友推荐说专业的进销存管理软件好用，但也有人觉得 Excel 表格就行，我就想知道 Excel 表格到底能不能替代专业软件呢。下面来分析分析。

小型业务场景：对于一些小店铺或者业务简单的企业，Excel 表格基本能满足需求。操作简单，成本又低。

复杂业务场景：要是业务复杂，有很多分店、大量数据、复杂的流程，Excel 表格就有点不够用了。专业软件功能更强大，能更好地处理这些情况。

数据安全与稳定性：专业软件在数据安全和稳定性方面通常做得更好，能防止数据丢失和损坏。而 Excel 表格相对就弱一些。

协作与拓展性：专业软件支持多人协作，还能和其他系统对接，拓展性强。Excel 表格在这方面就比较受限。

建米软件的优势：建米软件就是一款专业的进销存管理软件，它功能丰富，能满足各种复杂的业务需求，数据安全有保障，还能方便地进行多人协作，在很多方面都比 Excel 表格更有优势。