如何用excel制作仓库进销存

一、为啥用 Excel 做仓库进销存

在很多小仓库或者刚开始做仓库管理的地方，大家都会想到用 Excel 来做进销存管理。为啥呢？Excel 几乎是电脑里都有的软件，不用额外花钱去买其他复杂的管理系统。就好比你开了个小便利店，刚开始生意不大，没必要花大钱去弄一套专业的仓库管理软件。Excel 的操作相对简单，稍微懂点电脑的人都能上手。比如说，你是仓库的新员工，领导让你先简单记录一下货物的进出情况，你打开 Excel 就能开始干。

操作方便：只要会基本的表格录入，像打字、填数字这些，就能把仓库的进货、出货信息记录下来。而且可以随时修改，发现数据录错了，直接在表格里改就行。

灵活度高：可以根据自己仓库的实际情况来设计表格。比如你的仓库主要存放的是服装，你就可以在表格里加上颜色、尺码这些信息。要是存放的是食品，就可以加上保质期、生产日期等内容。

二、做 Excel 仓库进销存表格前的准备

在动手做表格之前，得先把一些事情搞清楚。就像你要盖房子，得先设计好图纸，准备好材料一样。

理清仓库管理流程：要知道货物是怎么进来的，又是怎么出去的。比如，进货的时候是供应商送货上门，还是自己去提货；出货的时候是客户自己来拿，还是通过物流发货。举个例子，一家文具店，进货可能是文具供应商每周送货一次，出货就是顾客到店里购买或者通过电商平台下单后发货。

确定需要记录的信息：一般来说，进货要记录商品名称、数量、进货日期、供应商等；出货要记录商品名称、数量、出货日期、客户等。要是你管理的是电子产品仓库，还可以记录产品的型号、序列号等信息。

规划表格结构：想好表格要分几列几行，每一列代表什么信息。比如第一列可以是商品名称，第二列是数量，第三列是进货日期等等。可以先在纸上画个草图，这样在 Excel 里做的时候就更清晰。

三、创建进货表格

进货表格是记录仓库货物进来情况的，就像给每一批进来的货物都做个“身份证”。

表头设计：在 Excel 的第一行输入表头信息，比如“商品名称”“数量”“进货日期”“供应商”“单价”“总价”等。这些信息能让你清楚地知道每一批货物的详细情况。比如你进了一批保温杯，从“商品名称”能知道是保温杯，“数量”能知道进了多少个，“进货日期”能知道是什么时候进的货。

数据录入：当有新的货物进来时，就在表格的下一行依次录入相应的信息。录入的时候要注意准确，要是数量录错了，后面的库存统计就会出错。比如供应商送来了 50 个保温杯，你就老老实实地在“数量”那一列填上 50。

总价计算：在“总价”这一列，可以用公式来计算。比如在单元格里输入“=数量单元格单价单元格”，这样当你录入数量和单价后，总价就会自动算出来。这样能节省时间，还能避免手动计算出错。

四、创建出货表格

出货表格和进货表格类似，不过记录的是货物出去的情况。

表头设计：同样在第一行输入表头，像“商品名称”“数量”“出货日期”“客户”等。比如你把一批保温杯卖给了一家超市，从这个表格里就能知道卖给了哪家超市，卖了多少个。

数据录入：有货物出去的时候，及时在表格里录入信息。要注意出货数量不能超过库存数量，不然就会出现负数库存的情况。比如你仓库里只有 30 个保温杯，客户要 40 个，那肯定是不行的。

库存更新：每出一次货，都要相应地更新库存数量。可以在表格里设置公式，用进货数量减去出货数量得到当前库存。这样能随时掌握库存情况，避免货物积压或者缺货。

五、库存表格的制作与管理

库存表格是整个进销存管理的核心，它能让你清楚地知道仓库里还有多少货。

初始库存录入：在刚开始做库存表格的时候，要把仓库里现有的货物信息录入进去，包括商品名称、数量等。比如仓库里原本有 100 个笔记本，就在表格里相应的位置填上“笔记本”和 100。

实时更新库存：根据进货表格和出货表格的数据，及时更新库存表格。每进一批货，库存数量就增加；每出一批货，库存数量就减少。可以通过设置公式来自动更新，这样就不用手动一个个去改。

库存预警：可以设置一个库存预警值，当库存数量低于这个值的时候，表格会自动提醒你补货。比如你设定笔记本的库存预警值是 20 本，当库存数量降到 20 本以下时，表格可以通过颜色变化或者弹出提示框来提醒你。

六、图表制作与数据分析

光有表格数据还不够，还可以通过图表来更直观地展示数据，进行数据分析。

创建图表：在 Excel 里有很多种图表可以选择，比如柱状图、折线图、饼图等。比如用柱状图可以比较不同商品的进货量或者出货量；用折线图可以展示库存数量随时间的变化趋势。选择图表的时候要根据你想要展示的数据特点来选。

数据分析：通过图表和表格数据，你可以分析出很多有用的信息。比如分析哪些商品的进货量比较大，说明这些商品比较畅销；哪些商品的库存积压比较多，需要想办法促销。举个例子，你发现某个月保温杯的出货量突然增加，可能是因为天气变冷了，这时候就可以多进一些保温杯。

七、使用 Excel 做仓库进销存的常见问题及解决办法

在使用 Excel 做仓库进销存的过程中，可能会遇到一些问题。

数据错误：录入数据的时候可能会出错，比如输错数字、填错名称等。解决办法就是录入数据后仔细核对，也可以设置数据验证规则，比如限制数量只能输入正整数。

公式错误：设置公式的时候可能会写错，导致计算结果不对。这时候要仔细检查公式，看引用的单元格是否正确。

数据丢失：电脑死机、突然断电等情况可能会导致数据丢失。要养成定期保存数据的习惯，也可以设置自动保存功能。

八、建米软件的推荐

当仓库业务逐渐扩大，Excel 的局限性可能就会显现出来，比如数据处理速度慢、多人协作困难等。这时候可以试试建米软件，它能实现仓库进销存的自动化管理，数据实时同步，多人可以同时操作，大大提高工作效率。而且它的操作界面简单易懂，就算是不太懂电脑的人也能快速上手，能很好地解决 Excel 在处理大规模数据和多人协作时的问题。

以上就是用 Excel 制作仓库进销存的详细方法和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理仓库。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 制作仓库进销存难不难呀？

我就想知道，用 Excel 制作仓库进销存到底难不难呢？好多人都觉得 Excel 是个常用软件，那做这个应该简单吧，但也有人说涉及到数据计算啥的，可能也不轻松。下面咱来仔细说说。

1. 基础操作方面：如果只是简单记录仓库的进货、销售和库存数量，那对于熟悉 Excel 基本表格操作的人来说，难度不算大。就像你会输入数据、设置单元格格式，能做个简单的表格框架，这第一步就不难。

2. 数据计算方面：要是涉及到复杂的计算，比如计算成本、利润，还有不同规格商品的进销存统计，那就有点挑战了。得会用函数，像 SUM、VLOOKUP 等，函数用不好，算出来的数据可能就不对。

3. 数据管理方面：当仓库数据量很大时，管理起来就麻烦了。比如查找某一批次的货物信息，可能要翻好久表格。而且数据容易出错，一旦输错一个数字，后面的计算结果可能全错。

4. 功能扩展性方面：Excel 的功能是有限的，要是后期想增加一些功能，比如自动预警库存不足，Excel 实现起来就比较困难。这时候可能就需要借助像建米软件这样专业的仓库管理软件了，它能更方便地实现各种功能扩展。

二、Excel 制作仓库进销存需要用到哪些函数呢？

朋友说用 Excel 做仓库进销存得会用一些函数，我就好奇到底得用哪些函数呢。下面就给大家唠唠。

1. SUM 函数：这个函数很常用，就是用来求和的。比如你想知道一段时间内的进货总量，就可以用 SUM 函数把每天的进货数量加起来。

2. VLOOKUP 函数：它能根据一个值在表格中查找对应的其他信息。比如你知道商品的编号，想查找这个商品的详细信息，就可以用 VLOOKUP 函数。

3. IF 函数：可以根据条件判断来返回不同的值。比如当库存数量低于某个数值时，显示“库存不足”，就可以用 IF 函数来实现。

4. COUNTIF 函数：能统计满足某个条件的单元格数量。比如统计某个供应商提供的商品数量，就可以用 COUNTIF 函数。不过函数用多了，表格可能会变得复杂，要是觉得麻烦，也可以考虑建米软件，它能自动处理这些数据计算，就不用自己费劲用函数啦。

三、Excel 制作的仓库进销存表格能长期用吗？

我听说有人用 Excel 做了仓库进销存表格，我就想知道这表格能长期用吗？下面来分析分析。

1. 数据量方面：在仓库规模小、数据量少的时候，Excel 表格可以长期使用。因为数据少，操作起来不复杂，能满足基本的记录和计算需求。

2. 数据安全性方面：Excel 表格存在一定的安全隐患。比如文件容易丢失、损坏，而且数据容易被误删或修改。要是数据丢失了，可能会给仓库管理带来很大麻烦。

3. 功能需求方面：随着仓库业务的发展，可能会有更多的功能需求，比如多用户协同操作、数据分析等。Excel 表格很难满足这些需求，这时候就需要更专业的软件，像建米软件就能提供更完善的功能。

4. 维护成本方面：长期使用 Excel 表格，需要花费大量的时间和精力来维护。比如定期备份数据、检查数据准确性等。要是用建米软件，这些维护工作很多都可以交给软件自动完成，能节省不少时间和精力。

四、有没有 Excel 制作仓库进销存的模板可以用呢？

朋友推荐说可以找 Excel 制作仓库进销存的模板，这样能省不少事。我就想知道到底有没有这样的模板可以用呢？下面来聊聊。

1. 网络资源方面：在网上能找到很多免费的 Excel 仓库进销存模板。这些模板一般都有基本的表格框架和一些简单的公式，下载下来稍微修改一下就能用。

2. 模板适用性方面：不过网上的模板不一定完全适合自己的仓库需求。因为每个仓库的业务流程和管理方式都不一样，可能需要对模板进行一些调整和修改。

3. 模板更新方面：随着业务的发展，模板可能需要不断更新。但网上下载的模板更新可能不及时，这时候就会影响使用效果。

4. 专业软件对比方面：和建米软件相比，模板的功能还是比较单一。建米软件不仅有完善的模板，还能根据企业的需求进行定制开发，能更好地满足仓库管理的各种需求。