如何根据excel表格做进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的原因

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如一家小超市，老板进了一批饮料，这就是“进”；饮料存放在仓库或者货架上，这就是“存”；顾客来买走饮料，这就是“销”。通过对这三个环节的管理，能让企业清楚知道自己的货物流动情况、库存数量，从而合理安排采购和销售计划。

那为什么很多人会选择用 Excel 表格来做进销存呢？其实原因很简单。Excel 是大家比较熟悉的办公软件，很多人都有一定的使用基础，不需要额外花很多时间去学习新软件的操作。它的成本低，基本只要有电脑就能使用，不用专门去购买昂贵的进销存管理软件。Excel 的灵活性很高，可以根据自己的需求随意设计表格样式和计算规则。

二、准备工作

明确需求和目标

在开始用 Excel 做进销存之前，要先明确自己的需求和目标。不同的企业或个人，对进销存管理的要求是不一样的。比如一家服装店，可能更关注不同款式、颜色、尺码衣服的进销存情况；而一家文具店，可能更在意不同品类文具的库存数量和销售速度。你得先想清楚自己要管理哪些商品信息，要统计哪些数据，比如进货日期、进货数量、进货价格、销售日期、销售数量、销售价格、库存数量等等。

收集数据

接下来就是收集相关的数据。把现有的库存信息整理出来，包括商品名称、规格、数量、单价等。还要收集之前的进货和销售记录，如果有的话。举个例子，你开了一家小水果店，就要把店里现有的水果种类、每种水果的剩余数量、进货时的价格以及之前一段时间的销售记录都整理好，这些数据是后续做进销存表格的基础。

安装 Excel 软件

确保你的电脑上安装了 Excel 软件。现在市面上常见的有 Microsoft Excel 和 WPS 表格等，它们的基本功能都差不多，你可以根据自己的习惯选择。如果还没安装，就去官网下载安装一个，安装过程也很简单，按照提示一步步操作就行。

三、创建进销存表格结构

设计表头

表头是表格的关键，它决定了表格要记录哪些信息。一般来说，进货表格的表头可以包括“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“规格”“数量”“单价”“金额”等。销售表格的表头可以有“销售日期”“客户名称”“商品名称”“规格”“数量”“单价”“金额”等。库存表格的表头则需要“商品名称”“规格”“期初库存数量”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存数量”等。比如在一家小零食店，进货表格里记录了从哪个供应商进了什么零食、进了多少、花了多少钱；销售表格记录了把零食卖给了哪个顾客、卖了多少、收了多少钱；库存表格能随时看到每种零食还剩多少。

设置列宽和格式

设计好表头后，要根据内容的多少设置合适的列宽，让表格看起来整齐美观。还要设置好单元格的格式。比如“金额”列要设置成数值格式，保留两位小数，这样显示出来的金额更规范。“日期”列要设置成日期格式，方便查看和排序。

冻结表头

当表格数据很多的时候，滚动表格查看数据时，表头可能会移出视线范围，这样就不方便对照表头查看数据了。这时候可以使用 Excel 的冻结表头功能，让表头始终显示在视线范围内。具体操作方法在不同版本的 Excel 里可能会有点差异，但一般在“视图”菜单里都能找到“冻结窗格”选项。

四、录入数据

录入期初库存数据

先把现有的库存数据录入到库存表格的“期初库存数量”列。比如一家文具店，有 100 支铅笔、50 本笔记本等，就把这些数量准确地录入到对应的单元格里。录入的时候要仔细核对，避免出错。

录入进货数据

每次有进货的时候，就把进货信息录入到进货表格里。包括进货日期、供应商名称、商品名称、数量、单价等。比如进了一批新的文具，有 200 支中性笔，单价是 1 元，就按照表格的格式把这些信息填进去。

录入销售数据

同样，每次有销售业务发生时，把销售信息录入到销售表格中。像卖了 50 支中性笔给某个顾客，单价是 1.5 元，就及时把这些数据录入进去。

五、数据计算与分析

计算进货金额和销售金额

在进货表格和销售表格里，“金额”列的数据可以通过“数量”乘以“单价”来计算。在 Excel 里可以使用公式来实现，比如在进货表格的“金额”列对应的单元格里输入“=数量单元格单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出金额。然后把这个公式向下拖动，就能计算出整列的金额。

计算库存数量

库存表格里的“期末库存数量”可以通过“期初库存数量 + 本期进货数量 - 本期销售数量”来计算。在对应的单元格里输入相应的公式，就能得到最新的库存数量。这样就能随时掌握每种商品的库存情况，避免出现缺货或者积压库存的情况。

数据分析

通过对进销存数据的分析，可以发现很多有用的信息。比如分析不同商品的销售情况，找出哪些商品是畅销品，哪些是滞销品。还可以分析不同时间段的销售趋势，看看什么时候销售情况比较好，什么时候比较差。通过这些分析结果，就能合理调整采购计划和销售策略。例如，发现某款零食一直卖得很好，就可以适当增加进货量；而某款文具销量一直上不去，就可以考虑减少进货或者做一些促销活动。

这里要注意的是，当数据量较大、分析需求较为复杂时，Excel 的功能可能会显得有些力不从心。比如需要进行多维度的数据分析、实时更新数据等。这时候可以试试建米软件，它能对进销存数据进行更高效的管理和分析，自动生成各种报表，帮助你更直观地了解企业的经营状况。

六、数据的更新与维护

及时更新数据

进销存数据是动态变化的，所以要及时更新。每次有进货或者销售业务发生，都要第一时间把数据录入到相应的表格里。如果不及时更新，数据就会不准确，这样做出的决策也可能会出现偏差。比如一家花店，进了一批新的鲜花或者卖出了一些花，都要马上更新表格，不然库存数量就会和实际情况不符。

定期备份数据

为了防止数据丢失，要定期备份 Excel 表格。可以把表格保存到 U 盘、移动硬盘或者云盘里。比如每周或者每月备份一次，这样即使电脑出现故障或者数据被误删，也能找回之前的数据。

检查数据准确性

定期检查数据的准确性，看看有没有录入错误或者计算错误。可以通过核对进货单、销售单和库存实物来检查。比如发现库存表格里的某种商品数量和实际库存对不上，就要仔细查找原因，是录入错误还是计算错误，然后进行修正。

以上就是根据 Excel 表格做进销存的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、如何用 Excel 表格制作简单的进销存系统？

我听说很多小老板都想自己用 Excel 做个简单的进销存系统来管理货物呢。我就想知道，这看似简单的 Excel 到底能不能满足进销存管理的需求呀。下面咱就来好好说说。

明确需求和数据项：得清楚自己要管理哪些东西，比如商品名称、规格、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量这些基本的数据项。有了这些，才能搭建起系统的框架。

创建工作表：一般需要创建进货表、销售表和库存表。进货表记录每次进货的详细信息，销售表记录销售情况，库存表则是实时反映商品的库存数量。

设置公式计算库存：在库存表中，可以用公式来计算库存数量。比如用进货数量总和减去销售数量总和，就能得到当前库存。这能让库存数据实时更新。

数据验证和格式设置：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证，比如限制商品名称只能从下拉列表中选择。设置好表格的格式，让数据看起来更清晰。

定期备份和更新：做好了系统，也不能不管了。要定期备份数据，防止丢失。而且随着业务的发展，要及时更新数据和调整系统。如果觉得 Excel 做的系统不够用了，建米软件是个不错的选择，它功能更强大，能满足更复杂的进销存管理需求。

二、Excel 进销存表格的函数应用有哪些？

朋友说 Excel 里的函数可神奇了，能让进销存表格变得超级智能。我就很好奇，到底有哪些函数能在进销存管理中发挥大作用呢。

SUM 函数：这个函数很常用，它可以用来计算进货数量总和、销售数量总和等。比如在统计一段时间内的总进货量时，用 SUM 函数就能快速得出结果。

VLOOKUP 函数：当需要根据商品名称查找对应的规格、价格等信息时，VLOOKUP 函数就派上用场了。它能在不同的表格之间快速准确地查找数据。

IF 函数：可以用 IF 函数来设置条件判断。比如当库存数量低于某个值时，标记为“缺货”，提醒及时补货。

COUNTIF 函数：这个函数可以统计满足特定条件的记录数量。比如统计某个月内销售次数，用 COUNTIF 函数就能轻松搞定。

日期函数：像 TODAY 函数可以获取当前日期，在记录进货日期、销售日期时很有用。还有 DATEDIF 函数可以计算两个日期之间的天数，方便统计商品的库存时长。如果觉得函数用起来太复杂，建米软件能自动处理这些数据计算，让管理更轻松。

三、Excel 进销存表格如何实现数据可视化？

我想知道，把 Excel 里的进销存数据变成直观的图表，是不是能让人一眼就看懂数据背后的信息呢。下面就来探讨一下。

选择合适的图表类型：根据数据的特点和想要表达的信息，选择合适的图表。比如用柱状图比较不同商品的销售数量，用折线图展示库存数量的变化趋势。

创建图表：选中要制作图表的数据区域，然后在 Excel 的插入菜单中选择相应的图表类型。Excel 会自动生成图表。

美化图表：可以调整图表的颜色、字体、标题等，让图表看起来更美观。还可以添加数据标签，让数据更清晰。

设置动态图表：通过使用 Excel 的数据透视表和切片器功能，可以实现动态图表。这样可以根据不同的条件筛选数据，查看不同时间段、不同商品的销售和库存情况。

定期更新图表：随着数据的更新，要及时更新图表，保证图表反映的是最新的数据情况。要是觉得 Excel 的可视化功能有限，建米软件有更强大的可视化功能，能做出更炫酷的图表。

四、Excel 进销存表格数据安全如何保障？

朋友推荐说一定要重视 Excel 进销存表格的数据安全，不然数据丢了或者被篡改，那可就麻烦大了。我就想知道有哪些方法能保障数据安全呢。

设置密码保护：可以为 Excel 文件设置打开密码和修改密码，只有知道密码的人才能打开和修改文件。这样能防止他人随意查看和修改数据。

定期备份数据：把数据备份到不同的存储设备上，比如移动硬盘、云盘等。这样即使本地文件损坏或丢失，也能从备份中恢复数据。

限制访问权限：如果是多人使用的表格，可以设置不同的访问权限。比如有的人只能查看数据，有的人可以修改数据，这样能减少数据被误操作的风险。

安装杀毒软件：在电脑上安装可靠的杀毒软件，定期进行病毒扫描。防止病毒感染 Excel 文件，导致数据丢失或损坏。

使用数据加密：对于一些敏感的数据，可以使用 Excel 的加密功能进行加密。这样即使文件被他人获取，没有密码也无法查看数据。要是觉得 Excel 的数据安全措施不够完善，建米软件有更专业的数据安全保障机制，能让数据更安全。