如何做进销存电子版

一、了解进销存电子版的概念和作用

在开始做进销存电子版之前，咱们得先弄明白它到底是什么，有啥用。简单来说，进销存电子版就是用电子表格或者专门的软件来记录和管理企业的进货、销售和库存情况。

进货管理：这就好比你开了一家小超市，每次从供应商那里进了多少货，进的啥货，花了多少钱，这些都得记清楚。有了进销存电子版，你就能轻松地记录每一笔进货信息，方便后续查询和统计。

销售管理：当顾客来买东西的时候，你得知道卖出去了多少货，卖了多少钱。通过进销存电子版，你可以快速记录销售订单，统计销售额，还能分析哪些商品比较畅销。

库存管理：库存就是你仓库里还剩下多少货。及时了解库存数量很重要，不然可能会出现缺货或者积压的情况。进销存电子版可以实时更新库存数据，让你清楚知道每种商品的库存状态。

二、选择合适的工具

要做进销存电子版，选择合适的工具很关键。常见的工具有电子表格和专业的进销存软件。

电子表格：像 Excel 这样的电子表格软件，很多人都比较熟悉。它的优点是操作简单，成本低，适合一些小型企业或者刚开始做进销存管理的人。你可以自己设计表格，设置公式来计算库存数量、销售额等。电子表格也有一些局限性，比如数据量太大时可能会运行缓慢，而且不太容易实现数据的共享和实时更新。

专业的进销存软件：如果你的企业规模比较大，业务比较复杂，那么专业的进销存软件可能更适合你。这类软件功能强大，能实现进货、销售、库存的一体化管理，还可以生成各种报表，帮助你分析业务数据。比如建米软件，它可以帮助企业高效地管理进销存业务。在处理大量的进货、销售数据时，建米软件能够快速准确地进行记录和统计，还能实时更新库存信息，让你随时掌握企业的运营状况。

三、设计进销存表格结构

不管你选择电子表格还是专业软件，都需要设计一个合理的表格结构来记录进销存数据。

进货表格：进货表格主要记录进货的相关信息。一般包括进货日期、供应商名称、商品名称、数量、单价、金额等。举个例子，你在 5 月 1 号从供应商 A 那里进了 100 件 T 恤，每件单价 20 元，那么在进货表格里就可以记录：进货日期为 5 月 1 号，供应商为 A，商品名称为 T 恤，数量 100 件，单价 20 元，金额 2000 元。

销售表格：销售表格要记录销售的详细情况。通常有销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、金额等。比如 5 月 5 号卖给客户 B 50 件 T 恤，每件售价 30 元，就在销售表格里记录：销售日期 5 月 5 号，客户为 B，商品名称 T 恤，数量 50 件，单价 30 元，金额 1500 元。

库存表格：库存表格是用来反映商品库存数量的。它需要和进货表格、销售表格关联起来，根据进货和销售的情况实时更新库存数量。一般有商品名称、期初库存、本期进货、本期销售、期末库存等列。期初库存就是一开始仓库里的商品数量，本期进货就是这段时间进的货，本期销售就是卖出去的货，期末库存就是当前仓库里还剩下的货。

四、录入基础数据

设计好表格结构后，接下来就要录入基础数据了。

商品信息：把你要管理的商品信息录入到系统里，包括商品名称、规格、型号、单位等。比如你卖的 T 恤，要记录清楚是纯棉的还是聚酯纤维的，尺码是多大，单位是件。

供应商信息：记录供应商的名称、联系方式、地址等。这样在进货的时候就能快速找到对应的供应商。

客户信息：把客户的姓名、电话、地址等信息录入进去，方便在销售的时候进行管理。

五、日常数据记录和更新

在日常运营过程中，要及时记录和更新进销存数据。

进货记录：每次进货后，马上在进货表格里录入相关信息。这样可以保证数据的及时性和准确性。比如你又进了一批裤子，就按照前面说的进货表格结构，把进货日期、供应商、商品名称、数量、单价、金额等信息填好。

销售记录：每完成一笔销售，就记录到销售表格里。这样你就能清楚地知道每天的销售情况。比如卖了一双鞋子，就把销售日期、客户、商品名称、数量、单价、金额等信息记录下来。

库存更新：根据进货和销售的情况，及时更新库存表格。如果进了货，库存数量就增加；如果卖了货，库存数量就减少。这样你就能随时掌握库存的动态。

六、数据的分析和利用

有了进销存电子版的数据，还得学会分析和利用这些数据，这样才能为企业的决策提供支持。

销售分析：通过分析销售数据，你可以了解哪些商品比较畅销，哪些商品滞销。比如你发现某个款式的衣服卖得特别好，就可以多进一些货；如果某个商品一直卖不出去，就要考虑是不是要调整价格或者停止进货。

库存分析：分析库存数据可以帮助你优化库存管理。你可以计算库存周转率，看看商品的流动速度快不快。如果库存周转率低，说明商品积压，占用了大量资金；如果库存周转率高，说明商品销售得快，库存管理比较合理。

成本分析：通过分析进货成本和销售成本，你可以了解企业的盈利情况。比如你可以计算每件商品的利润，看看哪些商品的利润高，哪些商品的利润低，从而调整商品的定价和采购策略。

以上就是做进销存电子版的一些基本步骤和方法。希望这些内容能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、做进销存电子版需要什么软件？

我听说现在很多人都在做进销存电子版，但是对于用什么软件就有点拿不准了。我就想知道市面上这么多软件，到底哪个更适合做这个呢。

以下是一些常见的选择：

Excel：这是大家比较熟悉的办公软件了。它操作相对简单，很多人都有一定的基础。可以根据自己的需求设计表格，灵活性比较高。比如可以自由设置列标题，像“商品名称”“进货数量”“销售数量”“库存数量”等。而且可以通过公式进行数据计算，比如计算库存余额等。不过它也有局限性，对于数据量较大时，处理起来可能会比较慢，也不太方便多人协作。

建米软件：它是专门为企业管理打造的软件。具有功能强大、操作便捷等特点。它可以实现进货、销售、库存等环节的一体化管理。能自动生成各种报表，像进货报表、销售报表、库存报表等，让数据一目了然。还支持多用户同时操作，方便团队协作。

金蝶：在财务和企业管理软件领域知名度较高。它的进销存模块功能也比较完善，能与财务系统很好地集成。可以进行精准的成本核算，对于企业的财务管理有很大帮助。同时它提供了丰富的模板，用户可以快速上手。

用友：也是一款知名的企业管理软件。它的进销存系统可以对商品的采购、销售、库存等进行全程跟踪。能帮助企业合理安排库存，避免积压或缺货的情况发生。而且它有良好的售后服务体系，用户在使用过程中遇到问题能及时得到解决。

二、做进销存电子版要注意哪些数据准确性问题？

朋友说做进销存电子版的时候，数据准确性特别重要，不然就容易出大问题。我就想知道在这个过程中到底要注意哪些方面的数据准确性呢。

以下这些方面需要特别留意：

商品信息录入：在录入商品信息时，要确保商品名称、规格、型号等准确无误。比如同一种商品可能有不同的规格，如果录入错误，就会导致库存统计不准确。而且商品的单位也要统一，比如是按“件”“箱”还是“千克”等，要明确规定。

进货数据：进货的数量、单价、日期等都要准确记录。数量如果记录错误，会直接影响库存数量。单价不准确则会影响成本核算。进货日期的准确记录可以帮助企业分析进货周期等信息。

销售数据：销售的数量、价格、客户信息等都要详细准确。销售数量与库存数量相关联，如果销售数量记录有误，库存就会出现偏差。销售价格的准确记录有助于分析销售利润。客户信息的准确记录方便后续的客户管理和售后服务。

库存盘点：定期进行库存盘点，确保实际库存与电子版记录的库存一致。盘点过程中要仔细核对每一种商品的数量。如果发现差异，要及时查找原因并进行调整。

三、做进销存电子版如何进行数据备份？

朋友推荐说做进销存电子版一定要做好数据备份，不然数据丢了可就麻烦大了。我就想知道到底有哪些方法可以进行数据备份呢。

以下是几种常见的备份方式：

本地硬盘备份：这是比较简单的一种方式。可以定期将进销存电子版的数据文件复制到本地的另一个硬盘分区。比如可以每周将数据备份到D盘的一个专门文件夹中。这样即使系统出现问题，数据也不会丢失。不过要注意本地硬盘也有损坏的风险。

外部存储设备备份：可以使用移动硬盘、U盘等外部存储设备进行备份。定期将数据拷贝到这些设备上，然后将设备妥善保存。这样在本地电脑出现问题时，可以通过外部存储设备恢复数据。但是要注意这些设备容易丢失或损坏。

云备份：现在很多软件都提供云备份功能。将数据上传到云端服务器，由专业的团队进行管理和维护。比如建米软件就支持云备份，它可以自动定时备份数据，不用担心数据丢失的问题。而且可以在任何有网络的地方随时访问备份的数据。

打印备份：虽然现在是电子版，但是将一些重要的数据打印出来也是一种备份方式。比如打印进货单、销售单等，以备不时之需。不过这种方式比较耗费纸张，而且查询起来不太方便。

四、做进销存电子版能带来哪些好处？

我想知道现在这么多人都在做进销存电子版，它到底能给我们带来哪些好处呢。假如你做了进销存电子版，就会发现很多事情都变得不一样了。

以下是一些显著的好处：

提高工作效率：相比于传统的手工记录，电子版可以快速录入和查询数据。比如在查找某一种商品的库存信息时，在电子版中输入商品名称就能快速找到，而手工查找可能需要花费很长时间。而且可以通过软件自动计算库存数量、成本等，减少了人工计算的工作量和错误率。

精准管理库存：可以实时掌握库存数量，避免积压或缺货的情况发生。通过设置库存预警值，当库存数量低于或高于某个数值时，系统会自动提醒。这样企业可以合理安排进货和销售计划，提高资金的使用效率。

方便数据分析：可以生成各种报表和图表，对进货、销售、库存等数据进行分析。比如通过分析销售报表，可以了解哪些商品畅销，哪些商品滞销，从而调整商品的采购和销售策略。建米软件在这方面就表现得很不错，它能提供直观的数据分析结果。

便于团队协作：多人可以同时在软件上操作，实现信息共享。比如销售人员可以实时了解库存情况，避免出现超卖的情况。采购人员可以根据销售数据及时安排进货。而且可以设置不同的权限，保证数据的安全性。