如何做进销存手账

一、什么是进销存手账

在日常生活和生意经营中，我们常常会涉及到商品的买入、卖出以及库存情况。进销存手账就是用来记录这些信息的账本。简单来说，“进”指的是采购商品，也就是我们花钱把东西买进来；“销”就是销售商品，把我们手中的商品卖出去，从而获得收入；“存”则是库存，也就是我们目前还剩下多少商品。

记录内容示例：比如你开了一家小文具店，进了一批笔记本，这就是“进”；有顾客来买走了几本笔记本，这就是“销”；每天晚上关店后，你数一下店里还剩下多少本笔记本，这就是“存”。通过记录这些信息，我们可以清楚地了解自己的生意状况。

二、准备工作

账本选择：可以选择专门的账本，这种账本一般会有预先设计好的表格，方便我们记录信息。如果你喜欢个性化一点，也可以用普通的笔记本，自己来设计表格。比如，在文具店就能买到各种样式的账本，有活页的，方便增减页面；也有装订好的，比较耐用。

书写工具：一支好用的笔是必不可少的。建议选择书写流畅、颜色清晰的笔，比如黑色或蓝色的中性笔。这样记录的信息不仅清晰，而且保存时间也比较长。

确定记录周期：你需要确定是每天、每周还是每月记录一次。一般来说，生意比较繁忙的话，建议每天记录，这样能及时掌握商品的动态；如果生意相对清闲，每周记录一次也是可以的。

三、记录进货信息

日期：记录进货的具体日期很重要，它可以让我们清楚地知道商品是什么时候进来的。比如，在 5 月 10 日进了一批水果，就在账本上明确写上“5 月 10 日”。

商品名称：准确地写下商品的名称，避免混淆。如果是卖衣服，要写清楚衣服的款式、颜色等信息。比如“蓝色纯棉短袖 T 恤”。

数量：记录进货的数量，这是计算库存的基础。比如进了 50 件 T 恤，就写上“50 件”。

单价和总价：记录每件商品的单价以及这次进货的总价。这样可以算出成本，方便后续计算利润。比如每件 T 恤的进价是 20 元，50 件的总价就是 1000 元。

供应商信息：记录供应商的名称、联系方式等信息。如果商品出现问题，方便及时联系供应商。比如供应商是“XX 服装厂，联系电话：138xxxx5678”。

四、记录销售信息

日期：和进货日期一样，销售日期也需要准确记录，这样可以分析不同时间段的销售情况。

商品名称：同样要准确记录销售的商品名称，和进货时的记录保持一致。

数量：记录卖出的商品数量，这对于计算库存和收入很关键。比如卖出了 10 件 T 恤，就写上“10 件”。

单价和总价：记录每件商品的销售单价和这次销售的总价，从而算出收入。比如每件 T 恤卖 30 元，10 件的总价就是 300 元。

客户信息：如果是大客户或者有重要客户，记录他们的信息有助于维护客户关系。比如“客户姓名：张三，联系方式：136xxxx1234”。

五、计算库存

库存的计算方法很简单，就是用进货数量减去销售数量。比如一开始进了 50 件 T 恤，卖出了 10 件，那么库存就是 50 - 10 = 40 件。

定期盘点库存也很重要。可以每周或者每月进行一次盘点，实际清点一下库存数量，和账本上记录的数量进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因，可能是记录错误，也可能是商品丢失等情况。

六、数据分析

销售趋势分析：通过对比不同时间段的销售数据，我们可以发现销售趋势。比如发现某个月的 T 恤销量明显比其他月份高，可能是因为这个月有促销活动或者季节因素。根据销售趋势，我们可以合理安排进货数量。

利润分析：利润等于销售收入减去成本。通过记录进货和销售信息，我们可以算出每一种商品的利润。比如 T 恤的成本是 1000 元，销售收入是 300 元，利润就是 300 - 1000 = -700 元（这里是亏损情况）。分析利润情况可以帮助我们调整商品价格或者优化进货渠道。

库存周转率分析：库存周转率反映了商品的销售速度。计算公式是：库存周转率 = 销售成本 / 平均库存。库存周转率越高，说明商品销售得越快。如果发现某种商品的库存周转率很低，可能需要采取促销措施或者减少进货量。

七、使用建米软件辅助

当生意规模逐渐扩大，手账记录可能会变得繁琐，容易出现错误。这时候可以试试建米软件，它能帮助我们更高效地管理进销存信息。比如在记录进货和销售信息时，软件可以自动计算总价和库存，减少手动计算的工作量和错误率。而且软件还能生成各种报表，方便我们进行数据分析，让我们更清楚地了解生意状况。

以上就是关于如何做进销存手账的详细介绍，希望这些内容能帮助你更好地管理商品的进销存情况，让生意越做越好。

常见用户关注的问题：

一、做进销存手账需要准备什么东西？

我听说好多人想做进销存手账，但都不太清楚要准备啥。其实啊，这就跟咱们出门旅行得带好必备物品一样，做手账也得有合适的工具。

账本：得选那种适合记录数据的账本，最好有很多格子，方便咱们把进货、销售的信息分类记清楚。像建米软件也有电子账本的功能，如果你不想用纸质账本，电子账本也是个不错的选择。

笔：一支好写的笔很重要，粗细合适，颜色也得清晰，不然写出来的字看不清，那手账可就白做了。

计算器：在计算进货成本、销售利润的时候，计算器能帮咱们快速算出准确的数字，避免手动计算出错。

标签贴纸：可以用标签贴纸给不同的类别做标记，比如进货、销售、库存，这样找信息的时候一目了然。

文件袋：把进货单、销售单这些票据都整理好放在文件袋里，方便以后查询核对。

二、进销存手账的记录格式是怎样的？

朋友说他做进销存手账的时候，都不知道该怎么记录，感觉乱糟糟的。其实掌握好记录格式，手账就能变得清晰有条理。

日期：每次记录都要写上准确的日期，这样能清楚知道每笔交易发生的时间。

商品名称：详细写出商品的名字，别用简称，不然时间长了自己都不知道是啥东西。

进货信息：包括进货数量、进货单价、进货总价，这些信息能让咱们清楚进货的成本。

销售信息：记录销售数量、销售单价、销售总价，通过对比进货和销售信息，就能算出利润啦。

库存信息：每次进货和销售后，都要及时更新库存数量，这样就能随时掌握商品的库存情况。建米软件在记录这些信息的时候就很方便，能自动更新库存，还能生成报表。

三、进销存手账多久记录一次合适？

我就想知道，好多人做手账的时候都不确定该多久记录一次。其实这得根据实际情况来定。

业务量少的时候：如果每天的进货和销售业务不多，一天记录一次就行，这样能保证信息的及时更新，也不会太麻烦。

业务量适中的时候：要是业务量一般，比如几天会有一次进货和销售，那就可以两天或者三天记录一次。

业务量多的时候：当业务很繁忙，每天都有大量的进货和销售，那最好每次交易后就马上记录，不然时间长了容易忘记或者记错。建米软件可以实时记录，不管业务量多少都能轻松应对。

定期核对：除了日常记录，还得定期核对账本和实际库存，看看是否一致，一般一个月或者一个季度核对一次比较好。

特殊情况：如果遇到促销活动、大量进货等特殊情况，要及时增加记录的频率，确保能准确反映业务变化。

四、进销存手账能起到什么作用？

假如你做了进销存手账，就会发现它有很多用处。好多人都没意识到手账的重要性呢。

了解经营状况：通过手账能清楚知道进货和销售的情况，算出利润，了解自己的生意到底是赚还是赔。

控制库存：能随时掌握库存数量，避免库存积压或者缺货的情况发生，合理安排进货计划。

分析销售趋势：对比不同时间段的销售数据，能发现哪些商品畅销，哪些滞销，从而调整经营策略。建米软件能生成各种报表，更方便分析销售趋势。

税务申报：准确的进销存记录可以作为税务申报的依据，避免税务风险。

决策参考：在做重大经营决策的时候，手账里的数据能提供有力的参考，让决策更科学合理。