如何做发票进销存表格

一、为什么要做发票进销存表格

在日常的生意往来中，发票进销存表格可是个非常实用的工具。就好比我们开一家小超市，每天都有商品进货、销售出去，还有库存的变化，同时每一笔交易都会涉及到发票。有了发票进销存表格，我们就能清晰地知道每一种商品进了多少、卖了多少、还剩下多少，以及对应的发票信息。

方便管理库存：通过表格，我们可以随时查看各种商品的库存数量。比如一家文具店老板，在月底准备采购新货时，打开表格就能知道哪种笔的库存快没了，哪种本子还有很多存货，这样就能有针对性地进货，避免库存积压或者缺货的情况发生。

便于财务核算：发票是财务记账的重要依据，把发票信息和进销存数据整合在表格里，财务人员在核算成本、利润时就会轻松很多。例如一家服装店，通过表格可以清楚地算出每件衣服的进价、售价，进而算出利润，还能根据发票信息完成税务申报等工作。

有助于分析销售情况：从表格中我们可以分析出哪些商品卖得好，哪些商品不受欢迎。比如一家水果店，通过查看表格发现最近橙子的销量一直很好，而葡萄的销量不佳，老板就可以调整进货策略，多进一些橙子，少进一些葡萄。

二、准备工作

在开始做发票进销存表格之前，我们需要做一些准备工作，就像盖房子要先准备好材料一样。

明确表格需求：不同的企业或店铺，对发票进销存表格的需求可能不一样。比如一家大型的批发企业，可能需要详细记录每一笔进货和销售的发票号码、金额、日期、客户信息等；而一家小餐馆，可能只需要简单记录食材的进货和使用情况以及对应的发票信息。我们要先想清楚自己需要在表格里记录哪些内容。

选择合适的工具：其实做表格的工具还挺多的，最常用的就是 Excel 了。它功能强大，操作也相对简单，很多人都熟悉。还有一些专业的财务软件也可以制作发票进销存表格，比如建米软件，它专门针对企业的进销存管理和财务管理开发，有很多实用的功能，可以帮助我们更高效地完成表格制作和数据管理。

收集相关数据：这一步就是把之前的进货、销售和库存数据以及对应的发票信息收集起来。比如我们经营一家五金店，要把之前每次进货的发票、销售的小票整理好，记录下商品名称、数量、单价、发票号码等信息，这样才能准确地填入表格中。

三、设计表格结构

设计表格结构就像是给房子设计蓝图，合理的结构能让表格使用起来更方便。

表头设计：表头是表格的重要组成部分，它决定了我们要记录哪些信息。一般来说，发票进销存表格的表头可以包括以下内容：商品名称、规格型号、进货日期、进货数量、进货单价、进货发票号码、销售日期、销售数量、销售单价、销售发票号码、库存数量等。举个例子，一家手机店的发票进销存表格表头，除了上述基本信息外，还可以加上手机的品牌、颜色等信息，这样能更详细地记录商品情况。

列宽和行高调整：在设计表格时，要根据内容的多少和字体大小调整列宽和行高。比如发票号码一般比较长，我们就要把对应的列宽调宽一些，避免内容显示不全。而行高则要保证文字能够完整显示，看起来不会很拥挤。

设置格式：为了让表格看起来更清晰，我们可以设置一些格式。比如把表头的字体加粗、设置不同的颜色，把数字设置成小数点后两位等。还可以给不同的列设置不同的背景颜色，比如进货信息用蓝色背景，销售信息用绿色背景，这样一眼就能区分开来。

四、录入数据

设计好表格结构后，接下来就是把收集到的数据录入到表格中了。

准确录入：录入数据时一定要认真仔细，确保每一个数字和信息都准确无误。比如进货数量和单价，如果录入错误，就会导致成本计算错误，利润核算也会不准确。就像一家蛋糕店，如果把鸡蛋的进货数量录错了，可能会影响到蛋糕的成本核算和定价。

按照顺序录入：可以按照时间顺序或者商品类别顺序录入数据。比如按照时间顺序，先录入最早的进货数据，再录入对应的销售数据，这样能让表格的逻辑更清晰。如果是按照商品类别顺序，就可以把同一类商品的进货、销售和库存信息集中在一起，方便查看和分析。

及时更新：在日常经营中，每天都会有新的进货和销售情况，我们要及时把这些新数据录入到表格中。比如一家花店，每天都会有鲜花进货和销售，老板要在当天营业结束后，把新的进货和销售信息录入表格，这样才能保证表格数据的及时性和准确性。

五、公式运用与数据计算

Excel 有很多强大的公式，运用这些公式可以让我们更方便地计算数据。

计算进货金额：进货金额等于进货数量乘以进货单价。在 Excel 中，我们可以使用乘法公式来计算。比如在进货金额这一列对应的单元格中输入 “=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就能自动算出进货金额。这样就不用我们手动一个一个地去计算了，既快又准确。

计算销售金额：和计算进货金额一样，销售金额等于销售数量乘以销售单价。同样使用乘法公式在销售金额列对应的单元格中进行计算。例如一家书店，通过公式就能快速算出每本书的销售金额，进而算出当天的总销售额。

计算库存数量：库存数量等于上一期的库存数量加上本期的进货数量减去本期的销售数量。我们可以使用加减法公式来计算。比如一家超市，每天通过这个公式就能算出每种商品的实时库存数量，方便及时补货。建米软件在这方面也有很大的优势，它可以自动根据录入的进货和销售数据计算库存数量，还能设置库存预警，当库存数量低于一定值时会自动提醒，让我们的库存管理更加轻松。

六、数据验证与审核

录入完数据并计算好后，我们要对数据进行验证和审核，确保数据的准确性和可靠性。

检查数据的逻辑性：比如库存数量不能是负数，如果出现负数，就说明数据录入可能有错误。再比如销售数量不能大于进货数量和库存数量之和，如果出现这种情况，也需要检查数据。就像一家玩具店，如果销售的玩具数量比进货和库存的总和还多，那肯定是哪里出问题了。

与发票原件核对：把表格中的发票信息和实际的发票原件进行核对，确保发票号码、金额等信息一致。比如一家家具店，在核对发票时发现表格中的发票金额和实际发票金额有差异，就要及时查找原因并进行修正。

多人审核：可以安排不同的人员对表格数据进行审核，这样能减少错误的发生。比如一家企业，让采购人员、销售人员和财务人员分别对表格中的进货、销售和财务数据进行审核，从不同的角度发现问题。

七、数据备份与安全

发票进销存表格里的数据非常重要，我们要做好数据备份和安全工作。

定期备份：可以每周或者每月把表格数据备份到移动硬盘、U盘 或者云盘上。比如一家网店，每周把发票进销存表格备份到云盘上，这样即使电脑出现故障或者数据丢失，也能从备份中恢复数据。

设置访问权限：对表格设置访问密码，只有授权的人员才能打开和修改表格。比如一家公司的财务部门，对发票进销存表格设置了严格的访问权限，只有财务经理和相关会计人员才能查看和操作表格，保证了数据的安全性。

防止病毒攻击：安装杀毒软件和防火墙，定期对电脑进行病毒查杀。比如一家实体店，安装了杀毒软件，定期更新病毒库，防止电脑感染病毒导致表格数据丢失或损坏。

以上就是制作发票进销存表格的一些方法和步骤，希望能帮助到大家，让大家在日常经营中更好地管理发票和进销存数据。

常见用户关注的问题：

一、做发票进销存表格需要哪些数据？

我听说很多人在做发票进销存表格的时候，都不太清楚要准备哪些数据。其实呀，这数据准备得全不全，可关系到表格能不能准确反映进销存的情况呢。

发票相关数据：

就是发票号码，这就像是发票的身份证，能让我们准确地找到每一张发票。还有开票日期，知道什么时候开的票，对统计不同时间段的进销存很重要。发票金额也得有，它能直观地体现业务的规模。发票类型也不能少，比如是增值税专用发票还是普通发票等。

进货数据：

进货商品的名称得记录清楚，这样才能知道进了哪些货。进货数量也很关键，它能反映进货的规模。进货单价也必不可少，通过数量和单价就能算出进货的总成本。还有供应商信息，知道从哪里进的货，方便后续的沟通和管理。

销售数据：

销售商品的名称和进货商品名称对应，这样能清晰地看到哪些商品卖出去了。销售数量要和进货数量关联起来，看看销售情况如何。销售单价能算出销售的总收入。客户信息也很重要，了解是哪些客户买了我们的商品。

库存数据：

期初库存数量就是一开始有多少货，这是基础数据。本期进货数量和本期销售数量结合起来，就能算出期末库存数量。库存商品的存放位置也最好记录，方便查找和管理。库存的成本也得考虑，这样能更好地核算利润。建米软件可以帮助我们更方便地整理和管理这些数据，让发票进销存表格的制作更高效。

二、发票进销存表格有哪些实用的公式？

朋友说做发票进销存表格要是能用上合适的公式，那可省事多了。我就想知道到底有哪些实用的公式呢。其实呀，公式能让表格自动计算，提高工作效率。

进货成本计算公式：

进货成本等于进货数量乘以进货单价。这个公式很简单，但是很实用。通过这个公式，我们能快速算出每一次进货的成本。而且在统计一段时间的进货总成本时，也能通过累加每次的进货成本得到。建米软件可以自动运用这个公式进行计算，减少手动计算的错误。

销售总收入计算公式：

销售总收入等于销售数量乘以销售单价。有了这个公式，我们能清楚地知道每一次销售的收入情况。还能通过统计不同时间段的销售总收入，分析销售业绩的变化。在做销售报表的时候，这个公式能派上大用场。

库存数量计算公式：

期末库存数量等于期初库存数量加上本期进货数量减去本期销售数量。这个公式能让我们随时掌握库存的动态变化。当库存数量过低时，我们就可以及时补货。建米软件可以实时更新库存数量，让我们随时了解库存情况。

利润计算公式：

利润等于销售总收入减去进货总成本。这个公式能直观地反映我们的盈利情况。通过分析利润的变化，我们可以调整进货和销售策略。在评估业务的效益时，这个公式是必不可少的。

三、怎样让发票进销存表格更清晰明了？

我想知道怎样才能让发票进销存表格更清晰明了呢。毕竟表格要是乱糟糟的，看着都头疼，更别说从中获取有用的信息了。

合理设置表头：

表头要简洁明了，准确反映每一列数据的内容。比如“发票号码”“开票日期”“进货商品名称”等，让人一看就知道这列数据是什么。而且表头的字体和颜色可以适当突出，方便区分。建米软件可以提供一些预设的表头模板，让我们更轻松地设置表头。

进行数据分类：

可以把发票数据、进货数据、销售数据和库存数据分开。这样在查看表格的时候，能更清晰地找到自己需要的数据。还可以按照时间、商品类别等进行进一步的分类。比如按月份统计进货和销售情况，按商品类别统计库存数量。

添加数据说明：

对于一些不太容易理解的数据，可以添加说明。比如某些特殊的发票类型，可以在旁边标注一下它的特点和用途。在一些计算公式的单元格旁边，也可以写上公式的含义，方便其他人查看和理解。

使用图表展示：

可以把一些重要的数据用图表展示出来，比如进货和销售的趋势图、库存数量的柱状图等。图表能更直观地反映数据的变化和关系。通过图表，我们能更快地发现问题和趋势。建米软件有强大的图表制作功能，能让我们轻松制作出各种图表。

四、发票进销存表格有哪些常见错误？

朋友推荐说要注意发票进销存表格里的常见错误，不然可能会影响数据的准确性。我就想知道到底有哪些常见错误呢。

数据录入错误：

有时候可能会把发票号码输错，这样就会导致数据和发票对应不上。进货数量或者销售数量也可能输错，这会影响库存数量的计算。单价输错的话，进货成本和销售总收入的计算就会不准确。建米软件有数据校验功能，可以减少数据录入错误。

公式使用错误：

在使用公式计算进货成本、销售总收入等数据时，可能会把公式写错。比如把乘法写成加法，或者引用的单元格错误。这样算出来的数据肯定是不对的。而且在复制公式的时候，可能会出现相对引用和绝对引用设置错误的情况。

数据遗漏：

可能会遗漏某些发票数据，比如忘记记录某一张发票的开票日期或者金额。进货或者销售数据也可能有遗漏，这样就不能完整地反映进销存的情况。库存数据的期初数量或者存放位置也可能遗漏。

数据重复录入：

有时候可能会不小心把同一张发票或者同一笔进货、销售数据录入了两次。这会导致数据不准确，而且在统计数据的时候会出现偏差。建米软件可以通过查重功能，避免数据重复录入。