商超如何做进销存账单

一、了解进销存账单的重要性

对于商超来说，进销存账单就像是一本“生意账本”，它能清晰地记录商品的进货、销售和库存情况。想象一下，你经营着一家小型超市，每天有各种各样的商品进进出出，如果没有一个详细的进销存账单，你根本不知道哪些商品卖得好，哪些商品积压在仓库里。比如，你进了一批水果，如果不做好记录，可能到最后都不知道这批水果卖了多少，还剩多少，有没有亏损。

掌握销售情况：通过进销存账单，能清楚地知道哪些商品是畅销品，哪些是滞销品。比如在夏天，饮料的销量肯定会比冬天好很多，你可以根据账单数据调整进货量，避免积压库存。

控制库存成本：合理的库存可以减少资金的占用。如果库存过多，不仅占用仓库空间，还可能导致商品过期浪费；如果库存过少，又可能会出现缺货的情况，影响销售。通过账单能及时了解库存数量，做到合理补货。

核算利润：进销存账单能帮助你计算出每一笔生意的成本和收入，从而准确地核算出利润。比如你进了一批零食，进价是 1000 元，卖了 1500 元，通过账单就能清楚地算出利润是 500 元。

二、收集基础数据

要做好进销存账单，得收集相关的基础数据。这就好比盖房子，基础数据就是房子的地基，只有地基打得牢，房子才能盖得稳。

商品信息：要详细记录每一种商品的名称、规格、型号、进价、售价等信息。比如你卖的洗发水，有不同的品牌、规格，像 500 毫升和 750 毫升的价格肯定不一样，都要分别记录清楚。

供应商信息：记录供应商的名称、联系方式、供货价格等。不同的供应商提供的商品价格可能会有差异，记录下来可以在进货时进行比较，选择更合适的供应商。比如 A 供应商的饮料进价是 2 元一瓶，B 供应商是 1.8 元一瓶，你就可以优先选择 B 供应商。

客户信息：如果商超有会员制度，要记录会员的姓名、联系方式、消费记录等。了解客户的消费习惯，有助于进行精准营销。比如某个会员经常购买某品牌的牙膏，你可以在该品牌做活动时通知他。

三、选择合适的记录方式

记录进销存账单有多种方式，你可以根据自己商超的规模和实际情况来选择。

手工记录：这是最传统的方式，适合小型商超或者刚开始创业的商家。准备一本账本，按照日期、商品名称、进货数量、销售数量、库存数量等项目进行记录。这种方式简单易懂，成本也低。手工记录容易出错，而且查询和统计数据比较麻烦。比如你想知道某个月某商品的销售总量，可能需要花费很多时间去翻阅账本。

电子表格记录：使用 Excel 等电子表格软件进行记录，比手工记录更方便快捷。可以设置公式自动计算库存数量、销售金额等。例如，在库存数量这一栏设置公式“=上一日库存数量 + 进货数量 - 销售数量”，每天只需输入进货和销售数量，库存数量就会自动更新。电子表格也有局限性，当数据量很大时，操作起来会比较卡顿，而且数据的安全性也相对较低。

使用专业软件：对于大型商超或者业务比较复杂的商家，建议使用专业的进销存管理软件。这类软件功能强大，能实现数据的实时更新和共享，还能生成各种报表。比如建米软件，它可以帮助商超快速准确地记录进销存数据，自动生成详细的报表，方便管理者进行数据分析和决策。而且操作简单，即使是没有专业知识的员工也能很快上手，大大提高了工作效率。

四、进货记录

进货是商超运营的第一步，做好进货记录非常重要。

进货日期：记录每次进货的具体日期，这样可以了解商品的进货周期。比如某种水果每周进一次货，通过记录日期就能掌握规律，避免出现缺货或者积压的情况。

供应商：明确是从哪个供应商那里进的货，方便后续的沟通和结算。如果商品出现质量问题，也能及时找到供应商解决。

商品名称和数量：详细记录进货的商品名称和数量，确保与实际到货一致。比如你进了 100 箱方便面，就要在账单上准确记录，避免出现数量差异。

进货价格：记录每一种商品的进货价格，这关系到成本核算。不同时间进货价格可能会有所波动，记录下来可以进行对比分析。比如上个月进的大米进价是 2 元一斤，这个月是 2.2 元一斤，就要分析价格上涨的原因。

五、销售记录

销售记录能反映出商超的经营状况，要认真做好。

销售日期：记录每一笔销售的日期，分析不同时间段的销售情况。比如周末的销售额通常会比工作日高，通过记录日期就能发现这个规律，合理安排员工排班和商品陈列。

客户信息：如果是会员消费，记录会员的相关信息；如果是散客，也可以简单记录一下消费金额和购买商品。了解客户的消费情况，有助于提高客户满意度和忠诚度。

商品名称和数量：记录销售的商品名称和数量，及时更新库存。比如一位顾客买了 5 瓶饮料，就要在账单上记录清楚，同时将库存数量相应减少。

销售价格：记录每一种商品的销售价格，计算销售金额。销售价格可能会因为促销活动等因素而有所变化，要准确记录。比如某商品原价 10 元，促销价 8 元，就要按照实际销售价格记录。

六、库存管理与盘点

库存管理是进销存管理的关键环节，定期进行盘点能确保库存数据的准确性。

库存数量管理：根据销售情况和进货周期，合理控制库存数量。对于畅销品，要保证一定的库存水平，避免缺货；对于滞销品，要及时采取促销措施，减少库存积压。比如某品牌的薯片很畅销，你就要保证库存充足；而某种口味的饼干销量不好，就可以进行打折促销。

库存盘点：定期对库存进行盘点，一般可以每月或者每季度进行一次。盘点时要将实际库存数量与账单上的库存数量进行核对，找出差异并分析原因。比如盘点时发现某商品实际库存比账单上少了 10 件，可能是销售记录有误或者出现了商品丢失的情况，要及时查明原因并进行调整。

库存成本核算：计算库存商品的成本，包括进货成本、仓储成本等。了解库存成本有助于合理定价和控制成本。比如某商品的进货成本是 5 元，仓储成本是 0.5 元，那么总成本就是 5.5 元，定价时就要考虑这个成本因素。

七、生成进销存报表

定期生成进销存报表，能直观地反映商超的经营状况。

日报表：每天生成一份日报表，记录当天的进货、销售和库存情况。通过日报表可以及时了解当天的经营动态，发现问题及时解决。比如某一天某商品的销售量突然下降，就要分析原因，是商品质量问题还是竞争对手的影响。

周报表和月报表：每周和每月生成报表，对一段时间内的经营数据进行汇总和分析。可以对比不同时间段的销售数据、库存数据等，找出经营中的规律和问题。比如通过月报表发现某个月的销售额比上个月下降了 10%，就要深入分析是哪些商品的销售出现了问题。

年度报表：每年生成一份年度报表，对全年的经营情况进行总结。年度报表可以为下一年的经营计划提供参考，比如根据今年的销售数据确定明年的进货计划和销售目标。

以上就是商超做进销存账单的一些方法和要点，希望能帮助到各位商超经营者。做好进销存账单，能让你的生意更加有条不紊地进行。

常见用户关注的问题：

一、商超做进销存账单需要准备什么资料？

我听说很多商超老板在做进销存账单的时候都有点懵，不知道该准备些啥资料。其实啊，准备好资料能让做账单的过程顺畅很多呢。

商品信息：这可是基础中的基础。要准备商品的名称，像什么洗发水、方便面这些，得写得清清楚楚。还有商品的规格，比如洗发水是 500 毫升装的，方便面是 100 克一包的。商品的型号也得记录好，不同型号可能价格和进货渠道都不一样。商品的分类也很重要，食品归一类，日用品归一类，这样方便后续统计。

进货资料：进货发票那是必不可少的，上面有进货的价格、数量等关键信息。进货合同也得留着，合同里可能会有一些优惠条款或者付款方式的约定。供应商信息也得准备全，包括供应商的名称、联系方式等，以后要是有啥问题还能联系上。每次进货的时间也得记录，这样能知道商品的新鲜度和库存的流转情况。

销售资料：销售小票或者发票要留存好，上面有销售的商品、价格和数量。销售记录也得整理出来，看看哪些商品卖得好，哪些卖得不好。客户信息也可以适当记录一些，比如老客户的购买习惯，说不定以后能做精准营销。销售的时间也很关键，能分析出销售的高峰期和低谷期。

库存资料：定期盘点的库存数据要准备好，看看实际库存和账面上的库存是不是一致。库存的存放位置也得清楚，方便找货。库存的保质期也要关注，避免商品过期造成损失。库存的损耗情况也得记录，是因为破损还是其他原因导致的损耗。建米软件可以很好地帮助整理和管理这些资料，让做进销存账单更轻松。

二、商超进销存账单有哪些常见的错误？

朋友说在做商超进销存账单的时候经常会出错，这可让人头疼了。其实了解常见的错误，就能尽量避免啦。

数据录入错误：有时候可能会把数字输错，比如把 100 写成 1000，这差距可就大了。商品名称也可能写错，把“可口可乐”写成“百事可乐”，那整个账单就乱套了。录入的日期也可能出错，导致销售和进货的时间顺序不对。还有数量录入错误，多输或者少输一个数，都会影响库存的计算。

库存计算错误：没有考虑到商品的损耗，比如水果可能会有烂掉的情况，没有把这部分损耗算进去，库存就会不准确。还有进货和销售的数量没有及时更新，导致库存数量和实际不符。不同批次的商品成本可能不一样，计算库存成本的时候没有分开算，也会造成错误。盘点的时候可能会漏盘或者错盘，影响库存数据的准确性。

分类错误：把商品分类分错了，比如把文具分到了食品类，这样统计出来的数据就没有参考价值了。赠品和正常销售的商品没有分开记录，也会影响销售数据的统计。不同供应商的商品没有分开记录，后续查账的时候就会很麻烦。促销商品和非促销商品没有区分开，会影响利润的计算。建米软件可以通过智能的分类和计算功能，减少这些常见错误的发生。

单据管理错误：单据丢失是很常见的问题，一旦单据丢了，就没办法核实数据的真实性了。单据没有及时录入系统，会导致数据更新不及时。单据的审核不严格，可能会有虚假的数据进入账单。单据的保存方式不当，比如受潮、损坏等，也会影响数据的完整性。

三、商超进销存账单怎么做能更高效？

我就想知道，有没有什么办法能让商超做进销存账单更高效呢？其实还真有不少方法。

使用专业软件：像建米软件就很不错，它可以自动记录进货、销售和库存的数据，不用人工一个个去输入，能节省很多时间。而且软件还能自动生成各种报表，比如库存报表、销售报表等，方便老板们查看和分析。软件还可以设置提醒功能，比如库存快没了提醒进货，避免缺货的情况发生。建米软件的操作也很简单，就算是不太懂电脑的人也能很快上手。

规范流程：制定一个统一的进货流程，从采购申请到验收入库都有明确的步骤。销售流程也得规范，从销售开单到收款都要按照规定来。库存管理流程也很重要，定期盘点库存，及时处理滞销商品。员工培训也不能少，让大家都清楚流程，这样操作起来就不会乱。

数据共享：让各个部门之间的数据能够共享，比如采购部门和销售部门之间可以及时沟通商品的情况。财务部门也能及时获取进销存的数据，方便做财务报表。通过数据共享，可以避免信息不对称导致的错误和延误。可以建立一个共享平台，让大家都能在上面查看和更新数据。

定期分析：定期对进销存账单进行分析，看看哪些商品的利润高，哪些商品的库存积压严重。根据分析结果调整进货策略和销售策略。还可以对比不同时间段的账单，看看业务的发展趋势。通过分析，能让商超的经营更加科学合理。建米软件可以提供详细的数据分析功能，帮助老板们更好地做决策。

四、商超进销存账单能反映出哪些经营问题？

假如你仔细研究商超的进销存账单，会发现里面藏着很多经营问题呢。

商品销售问题：从账单里可以看出哪些商品销售得好，哪些销售得不好。如果某款商品一直销量很低，可能是商品的款式、质量或者价格有问题。销售的季节性也能看出来，比如夏天饮料的销量会高一些，冬天火锅食材的销量会好一些。不同时间段的销售情况也能反映出问题，比如周末和工作日的销售差异。还能看出哪些商品是畅销品，哪些是滞销品，方便调整商品的种类和库存。

库存管理问题：库存积压严重说明进货太多或者销售不畅，会占用大量的资金。库存短缺则可能会导致客户流失，影响生意。库存的周转率也能从账单里看出来，如果周转率低，说明商品的流转速度慢。库存的保质期也得关注，如果有很多临期商品，就得想办法处理了。建米软件可以帮助监控库存情况，及时发现这些问题。

成本控制问题：进货成本高会压缩利润空间，如果账单显示某类商品的进货成本一直居高不下，就得考虑换供应商或者谈判价格了。销售成本也能从账单里分析出来，比如促销活动的成本。还有库存成本，如果库存积压太多，库存成本也会增加。通过分析账单，可以找到降低成本的方法。

利润问题：账单能清楚地反映出各个商品的利润情况，看看哪些商品是赚钱的，哪些是亏本的。整体的利润水平也能从账单里看出来，如果利润一直不高，就得分析是成本高还是售价低的问题。还可以对比不同时间段的利润，看看利润的变化趋势。通过对利润的分析，可以调整经营策略，提高利润。