进销存账簿怎么做

一、什么是进销存账簿

在日常的商业活动中，我们经常会和进货、销售以及库存这些事儿打交道。简单来说，进销存账簿就是用来记录企业商品的购进、销售和库存情况的账本。它就像是企业运营的一个“小管家”，能清楚地告诉你在某个时间段内，进了多少货，卖了多少货，还剩下多少货。

记录进货情况：比如一家水果店老板，每次从水果批发市场进了多少苹果、香蕉，花了多少钱，这些信息都要记录在进销存账簿里。这样老板就能知道自己的采购成本，也能清楚不同水果的进货频率和数量。

记录销售情况：还是以水果店为例，每天卖出去多少苹果、香蕉，分别卖了多少钱，这些销售数据也会记录在账簿中。通过销售记录，老板可以分析出哪些水果比较畅销，哪些不太受欢迎。

记录库存情况：进销存账簿会实时反映库存数量。就像水果店老板随时能从账簿上看到店里还剩下多少苹果、香蕉。如果库存快没了，就可以及时补货；要是库存积压太多，就要考虑促销等手段来减少库存。

二、准备工作

在开始做进销存账簿之前，有一些准备工作是必不可少的。

确定记账方法：常见的记账方法有手工记账和电子记账。手工记账就是用纸质账本和笔来记录数据，这种方法比较传统，适合一些规模较小、业务量不多的企业。比如一些小杂货店，老板自己就可以用手工账本记录每天的进销存情况。电子记账则是利用电脑软件来记录，效率更高，也更方便数据的整理和分析。现在很多企业都会选择使用电子记账软件。

准备相关资料：要准备好进货发票、销售发票、入库单、出库单等。这些单据是记录进销存数据的依据。例如，进货发票上会有进货的商品名称、数量、价格等信息，在记录进货情况时就需要参考这些发票。

设置账户：一般需要设置库存商品总账、明细账等。库存商品总账是对所有库存商品的总体记录，而明细账则是按照商品的种类、规格等进行详细记录。比如在一家服装店，库存商品总账可以记录所有衣服的进货、销售和库存总额，而明细账则可以分别记录上衣、裤子、裙子等不同种类衣服的具体情况。

三、进货记录

进货是企业运营的第一步，准确记录进货情况非常重要。

记录进货日期：明确每次进货的时间，这样可以了解商品的采购周期。比如一家文具店老板在 3 月 1 日进了一批笔记本，那么在进销存账簿中就要清楚地记录 3 月 1 日这个进货日期。

记录商品信息：包括商品的名称、规格、型号等。以手机店为例，进货时要记录手机的品牌、型号、颜色等详细信息。如果进了一批苹果 iPhone 14，就要记录清楚是 128G 还是 256G，是什么颜色等。

记录进货数量和价格：这是进货记录的关键内容。要准确记录进了多少件商品，每件商品的进价是多少。比如文具店老板进了 100 本笔记本，每本进价 5 元，就要在账簿中记录数量 100 本，单价 5 元。还要计算出进货的总金额，这里就是 100×5 = 500 元。

记录供应商信息：记录供应商的名称、联系方式等。这样在后续出现质量问题或者需要再次进货时，可以方便联系供应商。比如文具店的笔记本是从某文具批发公司进的货，就要记录该公司的名称和联系电话。

四、销售记录

销售是企业盈利的关键环节，销售记录也不容忽视。

记录销售日期：和进货日期一样，销售日期也能反映销售的时间规律。比如一家蛋糕店在 5 月 10 日卖出了 20 个蛋糕，就要记录 5 月 10 日这个销售日期。

记录商品信息：和进货时记录的商品信息相对应，要准确记录销售的是哪些商品。比如蛋糕店卖出的是巧克力蛋糕、水果蛋糕还是芝士蛋糕等。

记录销售数量和价格：记录卖出了多少商品，每件商品的售价是多少。还是以蛋糕店为例，卖出 20 个巧克力蛋糕，每个售价 30 元，就要记录数量 20 个，单价 30 元，同时计算出销售总金额 20×30 = 600 元。

记录客户信息：如果是大客户或者有长期合作的客户，记录客户信息可以帮助企业维护客户关系。比如一家办公用品店向某公司销售了一批办公用品，就要记录该公司的名称和联系人等信息。

五、库存记录

库存记录能让企业随时了解自己的商品储备情况。

期初库存：就是在一个核算周期开始时的库存数量。比如每个月 1 号开始核算，那么 1 号当天的库存数量就是期初库存。以一家书店为例，3 月 1 日有 500 本某畅销书，这 500 本就是 3 月份的期初库存。

本期入库：本期入库的数量就是在这个核算周期内新进货的数量。假如书店在 3 月份又进了 200 本该畅销书，那么本期入库数量就是 200 本。

本期出库：本期出库的数量就是在这个核算周期内销售出去的数量。如果书店在 3 月份卖出了 150 本该畅销书，那么本期出库数量就是 150 本。

期末库存：期末库存可以通过公式计算得出，即期末库存 = 期初库存 + 本期入库 - 本期出库。按照上面书店的例子，3 月份的期末库存就是 500 + 200 - 150 = 550 本。

六、使用软件辅助

随着科技的发展，现在很多企业都会选择使用软件来做进销存账簿。

其实，在做进销存账簿时，手工记录会比较繁琐，容易出错，而且数据的整理和分析也不方便。这时候可以试试建米软件，它能自动记录进货、销售和库存数据，还能生成各种报表，方便企业进行数据分析。比如通过建米软件，企业可以快速了解哪些商品畅销，哪些商品滞销，从而及时调整采购和销售策略。

七、定期核对和盘点

为了保证进销存账簿的准确性，需要定期进行核对和盘点。

核对账目：要将进销存账簿中的数据和实际的进货发票、销售发票、入库单、出库单等进行核对。比如核对进货数量和进货发票上的数量是否一致。如果发现有差异，要及时查找原因并进行调整。

实地盘点：定期对库存商品进行实地盘点，看看实际库存数量和账簿上记录的数量是否相符。比如一家超市每个月都要对货架上的商品进行盘点。如果发现实际库存比账簿记录少，可能是存在商品丢失、损坏等情况；如果实际库存比账簿记录多，可能是进货记录或者销售记录有误。

以上就是关于进销存账簿怎么做的一些介绍，希望能帮助大家做好进销存管理工作。

常见用户关注的问题：

一、进销存账簿记录错误怎么修改？

我听说很多人在做进销存账簿的时候，难免会出现记录错误的情况，这时候就不知道该咋修改了。我就想知道遇到这种情况到底该咋办呀？下面就来好好说说。

发现错误的时间

如果是当月发现错误，修改起来相对简单。要是隔月才发现，处理起来就稍微复杂一些。比如当月发现某个商品的进货数量记多了，直接把错误的数字划掉，在旁边写上正确的就行。但要是隔月发现，可能还得考虑对其他相关数据的影响。

错误的类型

是数字写错，还是借贷方向记反了。数字写错还好改，要是借贷方向错了，可能会影响整个账簿的平衡。像把进货的借方金额记到贷方了，这就会让账目看起来很混乱。

修改的方法

可以用划线更正法，就是在错误的数字上划一条红线，然后在上方写上正确的数字。也可以用红字更正法，先冲销错误的记录，再重新记录正确的。比如发现金额多记了，就用红字冲减多记的部分。

建米软件的优势

使用建米软件来记录进销存账簿，它能自动校验数据，一旦发现错误会及时提醒，而且修改也很方便，能大大减少错误发生的概率。

修改后的审核

修改完后一定要再次审核，确保修改正确，不会对其他数据产生新的影响。可以让同事帮忙检查一下，或者自己多核对几遍。

二、进销存账簿要保存多久？

朋友说他一直搞不清楚进销存账簿到底要保存多长时间，我也有点好奇。毕竟保存时间要是没弄对，可能会有一些麻烦呢。下面就来探讨探讨。

法律规定

根据相关法律法规，一般企业的会计账簿包括进销存账簿，要保存15年。这是为了保证企业财务信息的可追溯性。

企业自身需求

有些企业可能因为自身的发展规划或者业务特点，需要更长时间保存。比如企业可能会进行长期的数据分析，就需要保留多年的进销存数据。

保存方式

可以选择纸质保存，也可以用电子方式保存。纸质保存要注意防潮、防虫等，电子保存要注意数据的安全性和备份。

建米软件助力

建米软件可以方便地进行电子数据的保存和管理，能设置不同的权限，保证数据的安全，还能自动备份，不用担心数据丢失。

到期处理

当保存期限到期后，要按照规定进行处理。一般要经过相关部门的审批，然后进行销毁等操作。

三、进销存账簿和财务报表有啥关系？

我想知道很多人都不太清楚进销存账簿和财务报表之间到底有啥联系。其实它们之间的关系还挺紧密的呢。下面就来详细说说。

数据来源

进销存账簿是财务报表的数据基础之一。财务报表中的存货、成本等数据都来源于进销存账簿。比如资产负债表中的存货金额，就是根据进销存账簿里的库存数据计算出来的。

反映企业经营状况

进销存账簿记录了企业的进货、销售和库存情况，能反映企业的日常经营活动。财务报表则是对企业整体财务状况的综合反映。通过两者结合，能更全面地了解企业的经营情况。

准确性影响

进销存账簿的准确性直接影响财务报表的质量。如果进销存账簿记录错误，财务报表的数据也会不准确。所以要保证进销存账簿的准确记录。

建米软件的作用

建米软件可以实现进销存数据和财务数据的无缝对接，能自动生成准确的财务报表，提高工作效率和数据准确性。

分析决策

企业管理者可以通过分析进销存账簿和财务报表，做出合理的决策。比如根据库存情况和销售数据，决定是否要增加进货量。

四、进销存账簿可以用电子表格做吗？

朋友推荐说用电子表格做进销存账簿挺方便的，我就想知道到底行不行呢。其实用电子表格做有好处也有一些局限性。下面来分析分析。

优点

电子表格操作简单，容易上手。很多人都熟悉Excel等软件，能快速制作进销存账簿。而且可以随时修改和调整数据，还能进行简单的数据分析。

缺点

数据安全性相对较低，容易被误删或者篡改。而且当数据量较大时，处理起来可能会比较慢，还容易出错。比如一个单元格的数据修改错误，可能会影响整个表格的计算结果。

适用场景

对于一些小型企业或者业务量较少的情况，用电子表格做进销存账簿是可以的。但对于大型企业或者业务复杂的情况，可能就不太合适了。

建米软件更优选择

相比电子表格，建米软件功能更强大，能更好地满足企业的需求。它有完善的权限管理，保证数据安全，还能实现数据的实时更新和共享。

发展趋势

随着企业数字化转型的发展，越来越多的企业会选择专业的进销存管理软件，电子表格可能会逐渐被取代。