进销存账目录怎么写

一、什么是进销存账目录

简单来说，进销存账目录就像是一本记录商品买卖和库存情况的账本的“导航图”。它能让我们快速找到自己想要查看的内容。比如说，一家小超市，每天都会有商品进货、销售出去，还有库存的变化。这些信息如果不整理好，就会像一团乱麻。而进销存账目录就是把这些进货、销售、库存的记录按照一定的规则整理出来，方便我们查找和管理。

作用和重要性

它的作用可大了。对于商家来说，能清楚知道每种商品的进了多少、卖了多少、还剩多少。比如一家服装店老板，通过账目录就能快速了解某一款衣服的销售情况，如果销量好，就可以及时补货；如果卖得不好，就考虑调整营销策略。在做财务核算的时候，账目录能提供准确的数据，让商家知道自己赚了多少钱，成本是多少。而且，在应对税务检查等情况时，清晰的账目录也是必不可少的。

二、写进销存账目录前的准备工作

确定记录范围

在开始写账目录之前，得先明确要记录哪些内容。不同的企业，记录范围可能不一样。比如一家文具店，要记录的就是各种文具的进销存情况，像铅笔、橡皮、笔记本等。而一家电器店，就要记录电视、冰箱、洗衣机等电器的相关信息。要把企业涉及到的所有商品都包含进来，不能有遗漏。

收集相关资料

这一步需要收集和商品进销存有关的所有资料。比如进货时的发票，上面会记录进货的时间、商品名称、数量、价格等信息；销售时的销售单，能知道什么时候卖了多少商品、卖给了谁、卖了多少钱。还有库存盘点表，这能让我们清楚当前商品的实际库存数量。举个例子，一家水果店老板在写账目录前，就要把每次进货的水果清单、每天的销售记录以及定期盘点的库存数量等资料都收集好。

选择记录方式

记录方式有很多种。一种是传统的手工记录，用纸质账本把商品的进销存信息一笔一笔地记下来。这种方式适合一些规模较小、业务量不多的企业，比如街边的小杂货店。另一种是使用电子表格，像 Excel 表格，通过设置公式能自动计算一些数据，提高记录效率。对于稍微大一点的企业，这种方式比较合适。还有一种就是使用专业的进销存管理软件。比如建米软件，它可以实现商品信息的快速录入、自动统计分析进销存数据，大大节省了时间和精力，而且数据的准确性也更高。

三、账目录的基本结构

封面

封面就像是书的封面一样，要写清楚这本账目录的基本信息。比如写上企业的名称，让人一看就知道这是哪家公司的账目录；还要写上账目录的名称，像“XX 公司进销存账目录”；记录的时间范围也很重要，比如是 2024 年 1 月 1 日到 2024 年 12 月 31 日。举个例子，一家建材店的账目录封面，就会写上“XX 建材店 2024 年度进销存账目录”。

目录页

目录页是账目录的重要组成部分，它就像一个索引。要把账目录里包含的各个部分的名称和对应的页码都列出来。比如有进货记录、销售记录、库存记录等部分，在目录页上就要分别写上这些部分的名称，然后标注好它们在账目录里的页码。这样，我们在查找信息的时候，就能快速定位到想要的内容。

正文内容

正文内容是账目录的核心。这里面要详细记录商品的进销存信息。比如在进货记录部分，要按照时间顺序记录每次进货的情况，包括进货日期、商品名称、规格型号、数量、单价、供应商等信息。销售记录部分，要记录销售日期、商品名称、规格型号、数量、单价、客户等内容。库存记录部分，要定期更新商品的库存数量、成本金额等。下面是一个简单的表格示例：

四、进货记录的编写

进货信息的填写

在填写进货信息时，要保证准确无误。进货日期要写清楚是哪一天进的货；商品名称要写全称，不能简写，比如不能把“康师傅红烧牛肉面”写成“康师傅面”。规格型号也要详细填写，像衣服的尺码、颜色等。数量和单价要和进货发票上的一致。供应商信息要写全，包括供应商的名称、联系方式等。比如一家家具店进了一批沙发，在记录时就要写清楚进货日期是 2024 年 4 月 15 日，商品名称是“XX 品牌布艺沙发”，规格型号是“三人座，蓝色”，数量是 5 套，单价是 3000 元/套，供应商是“XX 家具厂，联系电话 12345678”。

进货单据的整理与关联

每一次进货都会有相应的单据，比如进货发票、送货单等。要把这些单据按照进货记录的顺序整理好，并且和账目录里的进货记录关联起来。可以在账目录的进货记录旁边标注单据的编号，这样在需要查看原始单据时就能快速找到。比如账目录里记录了一笔进货，旁边标注“发票编号：001”，当需要核对这笔进货信息时，就能根据编号找到对应的发票。

五、销售记录的编写

销售信息的填写

销售信息的填写和进货信息类似，但也有一些不同。销售日期要准确记录，商品名称、规格型号和数量要和销售单一致。单价就是实际销售的价格，客户信息要写清楚客户的姓名或者公司名称、联系方式等。比如一家化妆品店卖了一套护肤品给一位顾客，在记录时要写清楚销售日期是 2024 年 5 月 20 日，商品名称是“XX 品牌美白护肤品套装”，规格型号是“一套含洗面奶、爽肤水、乳液”，数量是 1 套，单价是 500 元，客户是“李四，联系电话 87654321”。

销售单据的整理与关联

销售单据，像销售单、发票等，也要整理好并和账目录里的销售记录关联起来。同样可以在销售记录旁边标注单据编号。这样，如果客户有售后问题需要查询销售信息，或者企业要进行财务核算时，都能快速找到相关单据。

六、库存记录的编写

库存数量的记录

库存数量要定期进行盘点记录。可以选择每月、每季度或者每年进行一次库存盘点。盘点时要实际清点商品的数量，然后和账目录里记录的库存数量进行核对。如果有差异，要找出原因并进行调整。比如一家玩具店每月进行一次库存盘点，在 2024 年 6 月底盘点时，发现某款玩具实际库存数量是 20 个，而账目录里记录的是 25 个，经过查找发现是之前销售记录有误，少记了 5 个，这时候就要把账目录里的库存数量调整为 20 个。

库存成本的计算与记录

库存成本的计算方法有很多种，常见的有加权平均法、先进先出法等。加权平均法就是用总成本除以总数量得到平均成本。先进先出法是先把最早进货的商品成本算出来。选择一种适合企业的计算方法，然后按照这种方法计算库存成本并记录下来。比如一家食品店用加权平均法计算库存成本，在 2024 年 7 月，某种零食的总成本是 1000 元，总数量是 200 包，那么平均成本就是 5 元/包，在库存记录里就要记录该零食的库存成本是“200 包，成本金额 1000 元，平均成本 5 元/包”。

七、账目录的检查与更新

定期检查账目录

要定期对账目录进行检查，看看记录的信息是否准确、完整。可以每月或者每季度检查一次。检查时要核对进货记录和进货单据、销售记录和销售单据是否一致，库存数量和实际盘点数量是否相符。比如一家五金店老板每月都会检查一次账目录，发现有一笔进货记录的数量和进货发票上的不一致，经过核对是记录时写错了，及时进行了更正。

及时更新账目录

当有新的进货、销售或者库存变化时，要及时在账目录里进行更新。比如一家花店进了一批新的鲜花，当天就要在账目录的进货记录里添加这笔信息。如果卖出去了一些花，也要马上更新销售记录和库存记录。这样才能保证账目录里的信息始终是最新、最准确的。

以上就是关于进销存账目录怎么写的详细介绍，希望能帮助大家写好自己的进销存账目录。在实际操作中，如果觉得记录和管理进销存数据比较麻烦，可以试试建米软件，它能让进销存管理变得更加轻松高效。

常见用户关注的问题：

一、进销存账目录都包含哪些内容？

我听说好多人在做进销存账的时候，都不太清楚目录里该有啥。你想想啊，要是目录没弄好，这账做起来肯定乱套。那咱就来唠唠这里面都包含啥。

采购部分：这得有采购订单记录，就是你跟供应商定了多少货，啥时候要；采购入库单，东西啥时候到的，数量对不对都得记清楚；还有采购发票，这可是报销、对账的重要凭证。

销售部分：销售订单得有，客户要啥货，啥时候要，都在这上面；销售出库单，货啥时候发走的，发了多少；销售发票，这是跟客户要钱的依据。

库存部分：库存盘点表，定期得数数仓库里还有多少货，看看跟账上对不对得上；库存调拨单，如果货在不同仓库之间转移，就得有这个记录；库存报废单，要是有坏的、过期的货，得把它处理掉，这也得记录。

财务部分：应收账明细，客户欠你多少钱，啥时候该给；应付账明细，你欠供应商多少钱，啥时候得给；成本核算表，算算每批货的成本是多少。建米软件就能很好地管理这些内容，让你的进销存账目录更清晰。

二、进销存账目录的格式怎么设置？

朋友说设置进销存账目录格式可把他难住了，我就想知道这到底咋弄才好。其实格式设置好了，这账看起来就一目了然。

标题格式：标题要大一些、醒目一些，让人一眼就能看到这是啥内容。可以用加粗、加大字号的方式来突出标题，像“采购部分”“销售部分”这些。

表格格式：如果用表格来记录，表格的列宽要合适，不能太宽浪费空间，也不能太窄内容显示不全。表头要清晰，每一列代表啥得让人一看就明白。

字体和颜色：字体要选择大家都能看清楚的，别用那些花里胡哨的字体。颜色可以适当用一些来区分不同的内容，比如重要的内容用红色标注，但也别用太多颜色，不然会很乱。

页码和日期：在目录里加上页码，方便查找内容。日期也很重要，记录下做这个账的时间，这样以后查询的时候就知道这个数据是啥时候的。建米软件在格式设置上很灵活，能满足你的各种需求。

三、进销存账目录多久更新一次合适？

我想知道进销存账目录到底多久更新一次才好呢。要是更新不及时，这账就不准了，可要是更新太频繁，又太麻烦。

业务量少的情况：如果你的业务量比较少，一个月更新一次就差不多。这样能保证数据不会太滞后，也不会让你花太多时间在更新目录上。

业务量中等的情况：业务量中等的话，半个月更新一次比较合适。这样可以及时反映库存和业务的变化，让你对经营情况有更准确的了解。

业务量多的情况：要是业务量很大，每天都有很多进货、销售的情况，那最好每天更新。这样才能保证账和实际情况一致，不会出现库存不准、账对不上的问题。

特殊情况：要是遇到促销活动、季节性销售高峰等特殊情况，要根据实际情况增加更新的频率。建米软件可以帮助你轻松实现不同频率的更新，让你的账始终准确。

四、进销存账目录和财务报表有啥关系？

朋友推荐我好好研究研究进销存账目录和财务报表的关系，我就想知道这俩到底有啥联系。其实它们之间的关系可密切了。

数据来源：进销存账目录里的数据是财务报表的重要来源。比如采购和销售的数据，会影响财务报表里的收入、成本等项目。

准确性影响：进销存账目录的准确性直接影响财务报表的准确性。要是目录里的数据错了，财务报表肯定也不准。所以做好进销存账目录是做好财务报表的基础。

分析作用：通过对比进销存账目录和财务报表，可以分析企业的经营情况。比如看看库存周转率，就能知道货卖得快不快。

决策依据：它们都是企业决策的重要依据。根据进销存账目录和财务报表，企业可以决定进多少货、定什么价格、怎么控制成本。建米软件能把进销存账目录和财务报表关联起来，让你更方便地进行分析和决策。