进销存表格怎么设置

一、为什么要设置进销存表格

在日常的生意经营中，不管是小商铺还是大公司，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。比如开一家小超市，每天会有各种商品进货，也会有顾客来购买商品，同时仓库里还存放着一定数量的商品。这时候，就需要一个清晰的记录来了解商品的流动情况。进销存表格就像是一个“账本”，能帮助我们记录每一笔进货、销售的信息，以及实时的库存数量。通过这个表格，我们可以清楚地知道哪些商品卖得好，哪些商品库存积压了，从而合理安排进货计划，避免资金浪费在不必要的库存上。

二、准备工作

确定表格用途和范围：不同的生意场景，进销存表格的用途和范围也不一样。如果你是做电商的，可能需要记录每一笔订单的详细信息，包括顾客姓名、地址、商品名称、数量等；如果你是线下实体店，可能更关注商品的批次、进货价格等。在开始设置表格之前，要先明确自己的需求。比如，一家服装店老板，他可能更关心不同款式、尺码的衣服的进货和销售情况，以及库存数量，以便及时补货或进行促销活动。

选择合适的工具：常见的制作进销存表格的工具有 Excel、WPS 表格等。这些工具操作相对简单，功能也很强大。如果你对电脑操作比较熟悉，Excel 是个不错的选择；如果你习惯使用国产软件，WPS 表格也能满足你的需求。而且它们都有丰富的模板可以参考，能让你快速上手。

三、设置表头

基本信息表头：这部分主要包括商品的基本信息，比如商品名称、商品编号、规格型号等。商品名称要写得准确清晰，避免产生歧义。商品编号可以自己设定一个规则，方便后续查询和管理。例如，一家文具店的老板可以给每一种文具都编一个独特的编号，像“001”代表铅笔，“002”代表橡皮等。

进货信息表头：记录进货的相关信息，如进货日期、进货数量、进货单价、供应商等。进货日期能让你知道商品是什么时候进来的，方便计算库存的时间成本。进货数量和单价可以帮助你计算进货的总成本。供应商信息则有助于你在需要补货或出现质量问题时能及时联系到对方。

销售信息表头：包含销售日期、销售数量、销售单价、客户等。销售日期可以分析商品的销售趋势，比如哪个时间段卖得好。销售数量和单价能算出销售的总收入。客户信息可以让你了解哪些客户是你的常客，以便进行客户关系管理。

库存信息表头：有期初库存、本期进货、本期销售、期末库存等。期初库存就是这个时间段开始时的库存数量，本期进货和本期销售分别对应这个时间段内的进货和销售数量，期末库存则是通过期初库存加上本期进货再减去本期销售计算得出。这样可以实时掌握库存的动态变化。

四、设置数据录入规则

规范数据格式：日期格式要统一，比如都采用“年/月/日”的形式。数量和单价要使用数字格式，并且保留合适的小数位数。商品名称要使用标准的名称，避免随意简写或使用昵称。这样可以保证数据的准确性和一致性，方便后续的统计和分析。

设置数据验证：可以给一些关键的数据设置验证规则。比如，进货数量和销售数量不能为负数，单价不能低于成本价等。这样可以避免错误的数据录入，提高表格的可靠性。举个例子，如果一家水果店老板在录入水果进货数量时不小心输入了负数，数据验证功能就能及时提醒他。

五、设置计算公式

库存计算公式：前面提到的期末库存计算公式，在 Excel 或 WPS 表格中可以通过函数来实现。一般用“期初库存 + 本期进货 - 本期销售”来计算。比如，一家玩具店期初有 100 个玩具，本期进货 50 个，本期销售 30 个，那么期末库存就是 100 + 50 - 30 = 120 个。

成本和收入计算公式：进货总成本可以用“进货数量 进货单价”来计算，销售总收入用“销售数量 销售单价”来计算。通过这些公式，你可以清楚地知道每一笔生意的成本和收入情况，从而计算出利润。例如，一家花店进了 20 束鲜花，每束进价 10 元，那么进货总成本就是 20 10 = 200 元；如果卖出 15 束，每束售价 20 元，销售总收入就是 15 20 = 300 元。

六、设置数据排序和筛选

数据排序：可以按照日期、商品名称、数量等进行排序。比如按照进货日期排序，能让你清楚地看到商品的进货先后顺序；按照商品名称排序，可以方便查找某一种商品的相关信息。

数据筛选：当表格中的数据很多时，筛选功能就非常实用。你可以根据自己的需求筛选出特定的数据。比如只查看某个时间段内的销售数据，或者只查看某个供应商的进货数据等。这样可以快速找到你需要的信息，提高工作效率。

七、使用建米软件辅助设置和管理

在设置和管理进销存表格的过程中，可能会遇到一些复杂的问题，比如数据的实时同步、多店铺数据的整合等。这时候，可以试试建米软件，它能帮助我们更高效地完成这些工作。建米软件可以自动同步进货、销售和库存数据，避免了手动录入的繁琐和错误。而且它还能生成各种直观的报表，让我们更清晰地了解生意的运营情况。对于有多家店铺的老板来说，建米软件可以将各个店铺的数据整合在一起，进行统一管理和分析，大大提高了管理效率。

以上就是关于进销存表格设置的一些方法和要点，希望能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、进销存表格设置有哪些基本步骤？

我听说很多人在做进销存表格的时候都一头雾水，不知道从哪开始。其实啊，只要掌握了基本步骤，做起来也不难。

确定表格用途：得先想清楚这个表格是给谁用的，是自己看，还是给老板或者财务看。如果是自己用，可能就简单点，要是给别人看，就得考虑全面些。

规划表格结构：一般来说，进销存表格得有进货、销售、库存这几大板块。进货得记录时间、商品名称、数量、单价啥的；销售也类似，还得加上客户信息；库存就是实时的商品数量。

选择工具：可以用 Excel，它功能强大，很多人都会用。要是觉得 Excel 麻烦，也可以考虑专门的进销存软件，像建米软件就挺不错的，操作简单，功能还全。

录入数据：按照规划好的结构，把商品的相关数据填进去。填的时候要仔细，别填错了，不然数据就不准啦。

设置公式：为了方便计算，得设置一些公式。比如计算库存，用进货数量减去销售数量就是库存数量。这样每次录入新数据，库存就自动更新了。

二、进销存表格如何保证数据准确性？

朋友说数据准确对于进销存表格来说可太重要了，要是数据不准，那整个表格就没啥用了。我就想知道怎么才能保证数据准确呢。

规范录入流程：制定一个严格的数据录入流程，让负责录入的人按照流程来操作。比如先审核原始单据，再录入数据，录完还要检查一遍。

定期核对：定期把表格里的数据和实际的商品数量、单据进行核对。要是发现有差异，就得及时查找原因，进行修正。

培训操作人员：对录入数据的人员进行培训，让他们熟悉表格的操作和数据录入的要求。这样可以减少因为操作不当导致的数据错误。

使用软件辅助：像建米软件就有数据校验功能，能自动检查录入的数据是否合理。要是有错误，会及时提醒，这样就能避免很多错误。

建立备份机制：定期对表格数据进行备份，以防数据丢失或者损坏。要是出现问题，可以及时恢复到之前的状态。

三、进销存表格能分析哪些数据？

我想知道进销存表格里的数据能分析出啥有用的东西。感觉里面的数据挺多的，应该能分析出不少东西吧。

销售趋势分析：通过分析不同时间段的销售数据，能看出商品的销售趋势。是销量越来越高，还是越来越低，或者有季节性波动。这样就能提前做好库存管理。

库存周转率分析：计算库存周转率，可以知道商品的销售速度。周转率高，说明商品卖得快；周转率低，可能就得考虑是不是库存积压了。

商品利润分析：把销售金额减去进货成本，就能算出每种商品的利润。这样就能知道哪些商品利润高，哪些利润低，从而调整进货策略。

客户购买行为分析：分析客户的购买记录，能了解客户的购买习惯和偏好。比如哪些客户经常买哪些商品，什么时候买得比较多。这样就能针对不同客户进行精准营销。

供应商供货情况分析：看看不同供应商的供货质量、价格、交货时间等。要是某个供应商经常出问题，就可以考虑换供应商。建米软件就能很方便地进行这些数据分析。

四、进销存表格设置好后怎么维护？

朋友推荐说表格设置好后，维护也很重要。要是不维护，时间长了数据就乱了。我就想知道该怎么维护呢。

及时更新数据：只要有进货、销售的情况发生，就得及时把数据录入到表格里。这样才能保证表格数据的实时性。

清理无用数据：定期检查表格，把一些过期的、没用的数据删掉。不然表格会越来越大，影响操作速度。

检查公式和格式：看看公式有没有出错，格式是不是还符合要求。要是公式错了，计算结果就不对了。

备份数据：和前面说的一样，定期备份数据。可以备份到外部硬盘或者云盘上，以防万一。

根据业务变化调整表格：要是业务有变化，比如增加了新的商品类别，或者销售模式变了，就得相应地调整表格结构和内容。建米软件在维护方面也很方便，能自动更新和备份数据。