进销存应该怎么样填写

一、什么是进销存

在了解如何填写进销存之前，咱们先弄清楚什么是进销存。简单来说，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如说一家小超市，老板从供货商那里进了一批饮料，这就是“进”；饮料进到超市仓库里存放起来，这就是“存”；顾客来超市买走了饮料，这就是“销”。记录这一系列过程的表格或者账本就是进销存记录。

二、填写前的准备工作

熟悉业务流程：你得先清楚自己所在企业的采购、销售和库存管理流程。比如，采购是先下订单还是直接收货，销售是先收款还是先发货等等。以一家服装店为例，采购流程可能是设计师选款后，采购人员和供应商谈好价格、数量和交货时间，然后签订采购合同。熟悉了这个流程，填写进销存时才能准确记录每个环节。

确定记录方式：可以选择传统的纸质账本，也可以使用电子表格或者专业的进销存软件。纸质账本适合业务量小的企业，成本低，但查找和统计数据不太方便。电子表格如 Excel 比较灵活，能进行简单的数据分析，但数据安全性和处理大量数据的能力有限。像一些小型网店，业务量不大，用 Excel 记录进销存就足够了。而对于业务复杂、数据量大的企业，专业的进销存软件是更好的选择。这里给大家推荐建米软件，它可以帮助企业更高效地管理进销存数据，自动生成各种报表，还能实时更新库存信息，提高工作效率。

整理基础资料：要准备好商品信息、供应商信息、客户信息等。商品信息包括商品名称、规格、型号、单位等，供应商信息有供应商名称、联系方式、交货期等，客户信息包含客户姓名、地址、联系方式等。比如一家文具店，商品信息要详细到每一种笔的品牌、颜色、粗细等，这样在填写进销存时才能准确记录。

三、进货信息的填写

采购日期：填写实际采购商品的日期。这很重要，因为它能反映商品的采购时间顺序，方便后续的成本核算和库存管理。比如，一家水果店在 5 月 1 日采购了一批苹果，那么在进销存记录里就要准确填写 5 月 1 日。

供应商信息：记录供应商的名称、联系方式等。这样如果商品出现质量问题或者需要补货，就能及时联系到供应商。比如，一家家具厂从某木材供应商那里采购木材，就要详细记录该供应商的名称、地址、电话等信息。

商品信息：填写商品的名称、规格、型号、数量、单价、金额等。商品名称要准确，不能有歧义。规格和型号能区分不同的商品，数量和单价用于计算采购金额。例如，一家电脑店采购了 10 台某品牌的笔记本电脑，规格是 15.6 寸屏幕，型号是 XYZ123，单价是 5000 元，那么金额就是 50000 元，都要准确填写在进销存记录中。

采购单号：如果有采购单号，一定要填写。采购单号是采购业务的唯一标识，方便查询和跟踪采购订单的执行情况。比如，企业通过采购系统下了一个订单，系统会生成一个采购单号，在填写进销存时就要把这个单号记录下来。

四、销售信息的填写

销售日期：填写实际销售商品的日期。这有助于统计不同时间段的销售业绩，分析销售趋势。比如，一家蛋糕店在 6 月 10 日卖出了 20 个蛋糕，那么销售日期就填 6 月 10 日。

客户信息：记录客户的姓名、联系方式等。对于一些老客户，还可以记录他们的购买习惯和偏好，以便进行精准营销。比如，一家美容院的客户李女士经常来做面部护理，在销售记录里就要记录她的姓名、电话等信息。

商品信息：和进货信息填写类似，要填写商品的名称、规格、型号、数量、单价、金额等。不过这里的单价是销售单价，金额是销售金额。例如，一家书店卖出了 5 本某小说，单价是 30 元，那么销售金额就是 150 元。

销售单号：如果有销售单号，也要填写。销售单号可以方便企业跟踪销售订单的执行情况，比如是否发货、是否收款等。比如，电商平台生成的订单号就是销售单号，企业要把它记录在进销存中。

五、库存信息的填写

期初库存：填写每个会计期间开始时的库存数量和金额。这是计算本期库存变化的基础。比如，一家五金店在 7 月 1 日开始新的会计期间，期初库存有 100 把锤子，每把成本 20 元，那么期初库存数量就是 100，金额就是 2000 元。

本期入库：根据进货信息填写本期入库的商品数量和金额。比如，上述五金店在 7 月 5 日又采购了 50 把锤子，每把成本还是 20 元，那么本期入库数量就是 50，金额就是 1000 元。

本期出库：根据销售信息填写本期出库的商品数量和金额。如果五金店在 7 月 10 日卖出了 30 把锤子，销售单价是 30 元，这里出库数量是 30，金额按照成本计算就是 600 元（30×20）。

期末库存：通过期初库存加上本期入库减去本期出库计算得出。还是以五金店为例，期末库存数量就是 100 + 50 - 30 = 120 把，金额就是 2400 元（120×20）。

六、填写进销存的注意事项

准确性：填写的信息一定要准确无误，否则会影响成本核算、库存管理和财务报表的准确性。比如，如果进货数量填写错误，可能会导致库存数量不准确，进而影响销售决策。

及时性：要及时记录进销存信息，避免漏记或者延迟记录。像一家餐厅，如果当天采购的食材没有及时记录，可能会导致库存管理混乱，影响菜品供应。

完整性：所有的进销存业务都要记录，不能遗漏。无论是小额的采购还是零星的销售，都要详细记录。比如，一家便利店的一些小零食销售，虽然金额不大，但也不能忽略不计。

定期核对：定期对进销存记录进行核对，确保账实相符。可以每月或者每季度进行一次盘点，将实际库存和进销存记录进行对比，发现差异及时查找原因并调整。比如，一家超市每月进行一次盘点，发现某种饮料的实际库存比记录少了 10 瓶，就要查找是销售记录错误还是存在丢失等情况。

以上就是关于进销存应该怎么样填写的一些详细介绍，希望能帮助大家准确、规范地填写进销存记录。如果在填写过程中遇到复杂的业务情况，使用建米软件可以更轻松地应对，它能让进销存管理变得更加高效和便捷。

常见用户关注的问题：

一、进销存填写有哪些基本步骤？

我听说好多人在弄进销存填写的时候都有点懵圈，不知道从哪开始。其实啊，这进销存填写就跟咱们记个小账本一样，一步步来就行。下面我就给大家好好说说。

第一步：准备工作

得先把相关的单据啥的都收集好，像进货单、销售单、库存盘点表这些。就好比咱们做饭得先把食材准备好一样，资料齐全了，后面填写才能顺顺当当的。

第二步：录入进货信息

把进货的日期、商品名称、数量、单价、供应商这些信息都准确地填进去。就像给新到的小伙伴登记户口一样，让它们在进销存系统里有个“身份”。建米软件在这一步就能很好地帮助我们准确记录这些信息，避免出错。

第三步：录入销售信息

和进货信息录入类似，要填好销售日期、商品名称、数量、单价、客户等内容。这就像是记录咱们把东西卖给了谁，卖了多少钱。

第四步：更新库存信息

根据进货和销售的情况，实时更新库存数量。进了货库存就增加，卖了货库存就减少。建米软件可以自动计算库存，让我们随时掌握库存动态。

第五步：定期核对

隔一段时间就得核对一下进销存的数据和实际的库存情况，看看有没有出入。要是发现问题，及时调整。就像定期检查身体一样，保证数据的准确性。

二、进销存填写时容易出错的地方有哪些？

朋友说在填写进销存的时候老是出错，这可真是让人头疼。其实啊，只要咱们知道容易出错的地方，多留意一下，就能少走很多弯路。下面我就给大家说说。

数据录入错误

有时候可能会把数字输错，比如把数量 10 写成 100，或者把单价 5 写成 50。这就会导致进销存的数据不准确，影响后面的分析和决策。

单据遗漏

可能会因为忙或者疏忽，漏掉一些进货单或者销售单。这样库存数据就会和实际情况对不上，就像少算了一笔账一样。

分类错误

把商品分类弄错了，比如把食品类的商品归到了日用品类。这会让统计出来的各类商品的销售情况不准确，影响对业务的判断。建米软件可以帮助我们规范商品分类，减少这类错误。

日期填写错误

日期填错会影响数据的时效性和准确性。比如把进货日期填成了销售日期，或者把上个月的日期填成了这个月的。

库存更新不及时

进了货或者卖了货之后，没有及时更新库存信息。这样就会导致库存数据和实际库存不符，可能会出现缺货或者积压的情况。

三、进销存填写需要注意什么？

我就想知道，好多人在填写进销存的时候都不太清楚要注意些啥。其实啊，注意一些关键的点，就能让咱们的进销存填写又准确又高效。下面我来给大家讲讲。

准确性

这是最重要的一点，所有的数据都得准确无误。就像盖房子得打好地基一样，数据准确了，后面的分析和决策才有意义。建米软件可以通过严格的校验机制，保证数据的准确性。

完整性

不能漏填任何重要的信息，像进货的供应商、销售的客户、商品的规格这些都要填全。不然数据就不完整，分析起来就会有偏差。

及时性

进货、销售和库存的变动要及时记录。要是拖拖拉拉的，数据就不能反映实际情况，可能会导致库存管理混乱。

规范性

填写的格式和内容要规范统一。比如日期的格式、商品名称的写法都要一致。这样方便数据的统计和分析。

安全性

要保证进销存数据的安全，防止数据泄露或者丢失。可以定期备份数据，使用有安全保障的软件，像建米软件就有很好的数据安全防护措施。

四、有没有简单的进销存填写方法？

朋友推荐了一些简单的进销存填写方法，我觉得挺实用的。现在好多人都想找个简单又好用的办法来填写进销存，下面我就给大家分享一下。

使用模板

可以找一些现成的进销存表格模板，按照模板的格式填写就行。就像照着图纸盖房子一样，简单又方便。建米软件也提供了丰富的模板，让填写更加轻松。

借助软件

使用专业的进销存软件，像建米软件。它可以自动计算库存、生成报表，还能提醒我们哪些商品快没货了。这样能大大减少我们的工作量，提高填写的效率。

定期整理

隔一段时间就把进销存的数据整理一下，把没用的信息删掉，把数据分类归档。这样后面查找和使用的时候就更方便了。

团队协作

如果是一个团队在做进销存，大家要分工明确，互相配合。比如有人负责录入进货信息，有人负责录入销售信息，最后统一汇总。这样可以提高工作效率，也能减少错误。

学习技巧

可以学习一些进销存填写的小技巧，比如快捷键的使用、数据快速录入的方法等。这些小技巧能让我们填写得更快更准。